3. Kennismanagement toepassen


3.1 Aanpak operationeel kennismanagement

Er zijn momenteel veel organisaties die wel aan kennismanagement willen doen, maar nog moeten beslissen of zij het gaan gebruiken. Ze willen eerst zien wat voor uitwerkingen dit voor hun organisatie kan hebben. Vele lopende activiteiten kunnen al kennismanagement genoemd worden (bijvoorbeeld het intranet, interne opleidingen en R&D). Een goede aanpak van operationeel kennismanagement bestaat uit drie componenten:

1. het analyseren van de kennishuishouding;
2. het �re-engineeren� van kenniswerk;
3. het ontwikkelen van ondersteunende instrumenten en systemen.

1.	Analyseren van de kennishuishouding Bij dit component wordt er gekeken naar wat er voor knelpunten zijn met betrekking tot de invoering van kennismanagement. Er wordt dus bijvoorbeeld gekeken naar of er al een computernetwerk, een bibliotheek, een documentatiecentrum en dat soort faciliteiten in de organisatie aanwezig zijn. Er wordt een analyse gedaan op de werking van de kennishuishouding binnen de organisatie, wat ook wel Quick Scan genoemd wordt. Er zijn enkele manieren waarop dit gedaan kan worden, denk maar aan enqu�tes, workshops of interviews. Aan de hand van de uitkomsten worden plannen gemaakt voor de aanpassingen van de situatie. Dit actieplan moet ook een stimulerende werking hebben op verdere ontwikkelingen.
2.	'Re-engineeren' van kenniswerk Het bovenstaande actieplan stelt ook het ambitieniveau van de organisatie vast inzake kennismanagement. Ligt dat hoog, dan is er (indien nodig) ruimte voor ingrijpende wijzigingen in de processen. Dit met als doel optimaal gebruik te maken van de bestaande kennisbasis in de organisatie en tevens het leervermogen te versterken (vooral door het expliciet organiseren van en aandacht hebben voor de vier leerprocessen). Hierdoor is ook in de toekomst een juiste kennisbasis en een optimaal gebruik van de kennis te garanderen.
3.	Ontwikkelen van ondersteunende instrumenten en systemen Er moet gekeken worden naar de mogelijkheden van de systemen met betrekking tot kennismanagement. Voor een deel worden hiervoor de reeds bekende instrumenten ingezet, zoals cultuurveranderingen met betrekking tot kenniswerk, veranderingen in beloningssystemen zodat het personeel zich meer in zal zetten voor het kennismanagementsysteem, kwaliteitszorg, R&D-beleid, enz. Een andere mogelijkheid is het gebruik van op IT gebaseerde systemen, zoals databases, personeelssystemen met uitgebreide cv�s van medewerkers (inclusief kennisgebieden, ervaring, vaardigheden, contacten enzovoort). Anderzijds is het vaak goed mogelijk bestaande gegevens van metadata en een moderne interface te voorzien, zodat op intelligente wijze gezocht kan worden. Veelal wordt hier de intranettechnologie voor gebruikt. Bij de analyse en het daar op volgende ontwerp kunnen informatieprofessionals een nuttige rol spelen.

3.2 Kennismanagement, voor wie?

Hieronder wordt weergegeven voor wie kennismanagement bedoeld is. Dit wordt gedaan aan de hand van enkele voorbeelden.

Kennismanagement wordt gebruikt in organisaties die op zeer korte termijn gaan herstructureren of reeds een herstructurering achter de rug hebben. In deze bedrijven kan meteen een systeem voor kennismanagement worden ingevoerd, aangezien ze toch al een algehele verandering ondergaan. De informatie die in de organisatie aanwezig is kan meteen in het systeem worden opgenomen.

Ook voor een bedrijf dat een grote groei heeft doorgemaakt is de stap naar kennismanagement logisch. Doordat het bedrijf door de groei nieuw personeel aan heeft moeten nemen, komt er dus ook nieuwe kennis in het bedrijf. Om deze kennis met iedereen in het hele bedrijf te delen, moet er een goed systeem zijn om de kennis om te zetten in informatie en de informatie voor iedereen toegankelijk te maken. Het systematiseren van de informatie moet gebeuren, omdat door de grote groei van het bedrijf een grotere behoefte ontstaat aan informatie, zodat het bedrijf met dezelfde kwaliteit door kan werken.

Een derde voorbeeld van een toepassingsgebied voor kennismanagement zijn bedrijven die (project)ervaring willen hergebruiken. In veel bedrijven bestaat een behoefte aan het structureren van informatie, omdat er veel medewerkers op locatie werken. Deze werknemers zijn dus niet regelmatig op het eigen kantoor en hebben dus weinig mogelijkheden om op deze manier aan de voor hun belangrijke informatie te komen. Daarom worden er systemen opgezet om deze problemen te omzeilen of te voorkomen. Dit gebeurt bijvoorbeeld door de informatie via een telefoonlijn toegankelijk te maken of door belangrijke informatie die nuttig is voor een bapaalde functie per post aan de mensen op te sturen. Je kunt bijvoorbeeld een database maken waarin staat wie informatie over bepaalde onderwerpen kan gebruiken, waardoor automatisch kopie�n aan de desbetreffende personen gestuurd worden.


3.3 Waarom is men kennismanagement toe gaan passen?

Door de toenemende hoeveelheid informatie en de groei van de economie is er een grote behoefte ontstaan aan goed gestructureerde informatie. De bedrijven van tegenwoordig zijn gecompliceerder samengesteld als vroeger. Het is vaak niet duidelijk waar in het bedrijf welke informatie te vinden is. De individuele afdelingen hebben vaak hun eigen documentatie-afdeling. De afdelingen zijn vaak niet op elkaar afgestemd. Dit gaat ten koste van het functioneren van het bedrijf. Dit is een reden waarom veel bedrijven al zijn overgestapt op het gebruik van kennismanagement. Als je de informatie op een slimme, makkelijke, begrijpelijke manier opslaat, is deze veel makkelijker toegankelijk voor de werknemers.

De werknemers binnen een bedrijf hebben vaak een grote kennis van zaken. Het probleem is alleen dat deze werknemers deze kennis niet willen delen. Ze zijn bang dat ze daardoor hun positie binnen het bedrijf op het spel zetten. Als een ander hetzelfde weet als jij, bestaat de kans dat deze persoon jouw werk overneemt. In een systeem waar kennismanagement wordt toegepast wordt alle kennis opgeslagen als informatie in een systeem. De informatie is voor alle werknemers binnen dit bedrijf toegankelijk. Op deze manier kunnen de werknemers van elkaar leren. Hierdoor krijgen de werknemers dus een grotere kennis van wat er binnen het bedrijf gebeurt en kunnen dan misschien de kwaliteit van werken een goede impuls geven.

Kortom: de reden dat veel bedrijven met kennismanagement begonnen zijn is dat de informatie vroeger vaak erg slordig of moeilijk toegankelijk was. Door kennismanagement toe te passen kan dit gestructureerd worden en kan alle kennis binnen een organisatie gebundeld worden. Dit geeft een sterkere concurrentiepositie.