8. Kennisbanken contra niet-kennisbanken


8.1 Inleiding

Veel bedrijven maken nu nog gebruik van Documentaire Informatie Systemen (DIS). Bij de inrichting van het kennismanagementsysteem, gaan deze bedrijven dan ook veelal uit van hun DIS. De vraag is nu of dat wel verstandig is. Passen DIS en het kennismanagementsysteem wel bij elkaar? Is het niet verstandiger om voor een ander systeem te kiezen, de kennisbank gebouwd met behulp van kennistechnologie (KT)? Wat kunnen de redenen zijn van een bedrijf om voor KT-kennisbanken te kiezen in plaats van een niet-kennisbank, zoals het DIS?


8.2 De verschillen en overeenkomsten tussen kennisbanken en DIS

Kennisbanken worden binnen een organisatie opgezet met als doel kennis vast te houden en beschikbaar te stellen aan een brede groep gebruikers. Op deze manier vermijden organisaties corporate amnesia, het verlies van kennis en ervaring door personeelsmutaties. Verder verbeteren kennisbanken de verspreiding van kennis door de gehele organisatie (knowledge sharing).

Documentaire informatiesystemen en full text retrieval-applicaties worden vaak kennisbanken genoemd. Eigenlijk is dit onjuist, omdat deze applicaties niet gerealiseerd zijn op basis van kennistechnologie. Kennisbanken moeten dus worden opgezet door middel van KT-principes en -technieken.

Wat zijn nu precies de verschillen tussen KT-kennisbanken en DIS? Het eerste verschil heeft te maken met het begrip kennisdragers. Vaak worden documenten kennisdragers genoemd, terwijl zij dit niet zijn. Een document komt meestal tot stand op basis van kennis, die de vervaardiger van het document in zijn hoofd heeft. Documenten zijn daarom eerder producten van kennis dan representaties van de echte kennis. In tegenstelling tot een DIS, worden bij een KT-kennisbank daarom niet alleen kennisintensieve documenten opgenomen, maar wordt vooral ook de oorspronkelijke expertkennis opgeslagen.

Een tweede verschil, ligt in de wijze van het aanbieden van de informatie. Binnen een KT-kennisbank worden kennisfragmenten stap voor stap, afhankelijk van de werksituatie aan gebruikers aangeboden. Een gebruiker die bezig is een probleem op te lossen, krijgt dus kennisfragmenten aangeboden, die op dat moment voor hem van belang zijn. Met andere woorden, het aanbod van informatie is context-gebonden en taakgericht. Het werk staat dus centraal. Kennisfragmenten kunnen bijvoorbeeld de vorm hebben van aanwijzingen, regels, of aandachtspunten. Bij een DIS is dit juist niet het geval. Een DIS biedt de gebruiker documenten aan die onderling wel geordend zijn, maar inhoudelijk niet direct relevant hoeven te zijn voor de gebruiker. De wijze waarop datgene wat in de documenten beschreven staat wordt aangeboden aan de gebruiker, is niet direct afgestemd op datgene wat de gebruiker wil gaan doen met de kennis.

Nog een verschil tussen een DIS en een KT-kennisbank, is dat bij een DIS iedere gebruiker in staat gesteld kan worden om zijn eigen zelfgeschreven document toe te voegen aan de bestaande verzameling. Kennisfragmenten representeren echter de formele visie van een organisatie-eenheid op een bepaald thema. Bij een kennisbank worden daarom alleen die fragmenten opgenomen die inhoudelijk gedragen worden door de organisatie.

Uit het bovenstaande kan men wel afleiden dat kennisbanken een aantal voordelen zullen bieden ten opzichte van niet-kennisbanken. Door kennisfragmenten aan te bieden binnen gedetailleerde taakstructuren, wordt een betere aansluiting gevonden op het (denk)werk dat verricht wordt binnen een organisatie. Hierdoor wordt de effectiviteit van de toepassing verhoogd. Een ander voordeel is, dat door toepassing van KT-analyse en modelleertechnieken het mogelijk is dat de echte kennis in plaats van de kennisproducten (documenten) in de kennisbanken worden ondergebracht. Nog een voordeel schuilt in het feit, dat door de taakgerichte modelleringswijze van kennis de in een KT-kennisbank opgenomen kennis over het algemeen overzichtelijker en beter onderhoudbaar is.

Naast de voordelen die een KT-kennisbank biedt, heeft een KT-kennisbank ten op zichte van een niet-kennisbank (zoals een DIS) echter ook enkele nadelen. Zo vergt bijvoorbeeld de realisatie van een KT-kennisbank uiteraard meer analyse- en modelleerinspanningen. Binnen een niet-KT-kennisbank behoeven documenten 'slechts' geselecteerd, geclassificeerd en opgenomen te worden. Ook is het nadelig, dat de realisatie van een KT-kennisbank de betrokkenheid vergt van domeinexperts. Deze experts moeten onder meer (vaak onder begeleiding van kennistechnologen) kennisinhoudelijke verschillen van inzicht oplossen. Wanneer deze verschillen opgelost zijn, biedt dit uiteraard echter weer het voordeel dat de organisatie naar een hoger gecollectiveerd kennisniveau getild wordt.

Op de vraag, of het verstandig is dat een bedrijf bij de inrichting van een kennismanagementsysteem uit gaat van zijn DIS kan men dus het volgende antwoord geven: Een DIS heeft enkele beperkingen. Wie op zoek is naar bepaalde informatie, krijgt alleen een verwijzing naar een documentlocatie of de korte inhoud van het document. Bovendien kan de gebruiker niet zoeken op woorden binnen het document, maar alleen op de woorden die de documentalist aan het document heeft toegekend. DIS en kennismanagement passen daarom niet goed bij elkaar. Het gevaar dreigt dat deze beperkingen de flexibiliteit van het kennismanagementsysteem nadelig be�nvloeden. Bij de inrichting van het systeem moet daarmee dan ook rekening worden gehouden.