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Aplicação: Microsoft Excel

Microsoft Excel é uma aplicação de planilha electrônica adaptável que serve, bastante adequadamente, a maioria das necessidades para processo de dados. Se tarefas de processo de lista complexas são porém necessárias, uma aplicação de banco de dados, como Acesso de Microsoft é recomendado ao invés. Uma decisão importante que deveria ser tomada antes de começar qualquer lista processando está decidindo na complexidade das tarefas requerida e se uma planilha eletrônica será adequada ou se um banco de dados será necessário. Ao contrário um Processamento de textos documento onde o objectivo primário é exibir texto de uma maneira legível e coerente, o propósito primário de uma planilha electrônica é processo de dados. Excel é principalmente um cálculo e ordenando aplicação em lugar de uma ferramenta de apresentação.

Como com a discussão em Palavra, isto é escrito principalmente do ponto de vista de Excel 2002 (também conhecido como Supera 10). são descritos As operações básicas, características fundamentais e problemas comuns. Características novas em Supere 2002 incluem integração com o estilo do Windows sistema operacional de XP, etiquetas inteligentes e vidraças de tarefa, Feiticeiros de Função se expandidos, e erro que conferem para fórmulas. O Supere tela consista em uma Barra de Título, uma Barra de Cardápio, uma Barra de Fórmula, normalmente o Padrão e Formatando Toolbars, uma Caixa de Nome, uma Vidraça de Tarefa (em Supere 2002), Abas de Folha de trabalho (a falta é três), Scrollbars Horizontal e Vertical, uma Barra de Estado, e uma Janela de Folha de trabalho que consistem em Filas, Colunas, uma Cela Activa e um Ponteiro de Cela.

O grupo básico de comandos é exibido como gota-abaixo de cardápios debaixo do estado tranque - Arquivo, Edite, Visão, Suplemento, Formato, Ferramentas, Dados, Janela e Ajuda. Abrir um novo Excel documento vá Arquivar -> Novo. Abrir um documento existente vão Arquivar -> Aberto. Supere pode abrir um razoavelmente gama extensiva de documentos, incluindo versões todo prévias de MS Excel, que texto arquiva, webpages, MS Acesso bancos de dados, Loto 1-2-3 arquivos, Quattro A favor de arquivos, MS-trabalhos, dBase, SYLK e Formato de Intercâmbio de Dados. Excel assume que você está trabalhando com Excel arquivos e abrir arquivos de um formato diferente a pessoa tem que selecionar que tipo de arquivo a pessoa está tentando para extrair da Janela Aberta.

Quando a pessoa economiza um arquivo (Arquivo -> Economize), Excel assumirá que você quer economizar o arquivo na versão de que Excel que você está usando. Como MS-palavra, este não é sempre o caso, como você podem querer enviar o arquivo a pessoas que não estão usando Excel ou quanto ao assunto, a versão de Excel que você está usando. Por exemplo, se for ser distribuído ao redor do Ministério por usar a rede de área local, a pessoa tem que economizar o arquivo que outorga a versão mais velha de Excel isso está sendo usado. MS-Excel-95 é uma falta boa. Se a planilha electrônica está sendo distribuída a alguém que não está usando que Excel, se é o dados em lugar de formatando isso ser importante, ou há largura da banda limitada (por exemplo, a planilha electrônica está sendo enviada por webmail), é preferível para economizar o arquivo como CSV (vírgula separou valores). Este formato é legível por qualquer planilha eletrônica ou programa de banco de dados. Note porém aquelas folhas de trabalho separadas devem ser economizadas individualmente com CSV e que não serão economizadas fórmulas - só os dados crus.

Excel descreve seus arquivos como workbooks, enquanto consistindo em três folhas e colunas (de UM para IV) e filas (de 1 a 65536). A combinação de filas e colunas está chamado celas (por exemplo, D45) que seguram os dados ou fórmulas. Dados em celas são descritos através de formatos específicos (Formato->Cells); o General, Número, Moeda corrente, Contabilidade, Data, Tempo, Porcentagem, Fração, Científico, Texto ou Especial. Estes formatos determinam o modo que Supera exibirá os dados de cela e como administrará cálculos e ordenando aos dados. Outras opções formatando incluem Alinhamento, Fonte, Borda, e Padrões. Com uma planilha eletrônica é o dados, não a apresentação que deveria ser a prioridade do trabalho da pessoa, embora alguns formatando opções poderiam fazer os dados mais legível. Opções formatando necessárias incluem o tamanho de filas e colunas - normalmente é uma idéia boa que você pode ver todos seus dados em uma cela! Um modo fácil para alcançar isto é realçar o texto inteiro (fazendo tique-taque no topo partiu da folha de trabalho) e fazendo tique-taque então em uma coluna ou separador de fila. A folha ajustará automaticamente ao tamanho necessário para ver todos os dados. Também, Excel oferece a opção de Formato Condicional (Formato -> Condicional que Formata) que pode ser certamente uma ajuda útil para legibilidade.

Entrada de dados e modificação de celas podem ser uma tarefa altamente repetitiva e felizmente podem Superar ofertas várias ferramentas fazer este mais fácil. Como com Palavra, há o básico Desfaça, Copie, Corte, Pasta e Apaga opções do Edite cardápio. Além disso porém, há também Encha (Edite -> Encha) e Claro (Edite -> Claro) opções. Selecionando uma gama dentro de uma coluna ou rema a opção anterior repete os dados ou fórmula na cela básica para tudo selecionou celas. Para a opção posterior, as celas são clareadas dos conteúdos, formatos, comentários ou tudo (equivalente de Apague). Mais adiante Excel pode fazer uma suposição a repetições de sucessão (Autofill). selecionando dados seguidos ou coluna que está em uma sucessão lógica (por exemplo, 1, 3, 5, 7, 9 etc), fazendo tique-taque na coluna de direito-fundo da cela final na sucessão e arrastando abaixo ou por nas colunas ou filas Excel preencherá as celas vazias automaticamente de acordo com a sucessão. Também supere oferece Ache e Substitua opções, a habilidade para Copiar ou Apagar folhas de trabalho inteiras e a habilidade para mover o cursor a uma cela particular ou ponto caso contrário marcado na planilha eletrônica.

As várias opções de Visão que Excel oferece não são críticas à função da aplicação, embora eles podem ser úteis a legibilidade de exibição. Pageview (Visão -> Pageview) organizará a planilha eletrônica em páginas de acordo com as opções de organização de página da impressora usadas. Não funcionará claro que, se não há uma impressora de falta. Como MS-palavra, uma variedade grande de Toolbars opcional está disponível. A maioria destes só é útil se a planilha eletrônica incluir os formatos particulares em níveis significantes. Normalmente o Padrão e Formatando toolbars são tudo aquilo é requerido, junto com os Estados e Barras de Fórmula. Em Excel, o toolbar Standard vem com funções Excel-específicas, inclusive um botão de Autosum, Ascendendo e Descendo botões de Tipo, e um Feiticeiro de Quadro. Como com outras recentes aplicações de MS-escritório, costume Toolbars pode ser criado (Insira -> Toolbars -> Personalize).

Uma exigência comum em uma planilha electrônica é a necessidade para somar celas adicionais, filas e colunas ou em alguns casos, folhas de trabalho adicionais. Isto enlata tudo seja alcançado pelas opções de cardápio de Suplemento (Insira -> Celas, Insira -> Colunas, Insira -> Filas, Insira -> Folha de trabalho). UMA opção adicional que é útil para propósitos de exibição é Quadro de Suplemento. Selecionando uma gama de dados por filas e colunas e selecionando Suplemento -> Quadro uma variedade de opções de exibição é provida (coluna, tranque, torta etc) com as opções de somar cabeçalhos de quadro e referências. Quadros provêem um modo rápido para que os seres humanos interpretarem dados de uma maneira heurística.

Função insere (Insira -> Função) é um workhorse de Excel. Excel pode prover uma variedade de cálculos a uma gama de celas nomeando uma fórmula para um outro cela. Por exemplo, a cela A10 pode estar de acordo a soma de celas A1 para A9 com a fórmula = SOMA (A1:A9). Outras funções incluem a média de celas selecionadas, = AVERAGE(cell percorrem), o valor maior = MAX(cell percorrem), uma divergência standard calculada, = STDEV(cell percorrem) e assim sucessivamente, inclusive condicionais. São expressadas gamas de cela no formato de separações de vírgula para celas individuais, por exemplo, (A1, A2, A3, A4) ou com cólons para uma gama de celas, por exemplo (A1:A4). Quando a pessoa é usado às fórmulas de modo é expressado o uso da barra de fórmula pode ser mais rápido que usando Suplemento -> Fórmula do cardápio. Excel ordens cálculos complexos na ordem matemática aceita, quer dizer, equações postas entre parênteses primeiro, porcentagens e exponentials, multiplicação e divisão, adição e subtração e finalmente comparações.

A gama de funções em Excel é tão grande que eles se agrupam em categorias, com a falta do Suplemento -> comando de Função que deixa de comparecer o recentemente usado. Outras categorias incluem Tudo (uma lista muito longa!), Financeiro (como taxas de depreciação e lucros de interesse), Data e Tempo, Matemática e Asseado (arredondando, conversões, funções etc), Estatístico (médias, divergências standards etc), Lookup e Referência, Banco de dados (uma gama pequena de cálculos principalmente matemáticos de um banco de dados especificado), Texto (vário formato para conversões de texto, ache e substitua etc), Lógico (E, Falso, Se, Não, Ou, Verdadeiro) e Informação (confere o resultado e tipo de valores de cela).

Também no cardápio de Suplemento há uma opção para celas de labelling ou uma gama de cela que são freqüentemente muito úteis (Insira -> Nome). Para o usuário, é muito mais fácil de se lembrar de um nome que recorre a um jogo de celas em lugar da própria gama - por exemplo, se a gama de cela B5:Z5 representou uma fila de valores de doação, está a lote mais fácil de se lembrar destes pelo nome "DonorValues" em lugar de a gama B5:Z5. Os nomes designados a gamas de cela se aparecem como um artigo de cardápio na caixa de nome. Finalmente, em muitas circunstâncias, um usuário ou revisor podem desejar chamar atenção a uma cela particular que pode ser alcançada por Suplemento -> Comentário que marca a cela como feito um comentário sobre o canto da mão direita superior. Outras funções de Suplemento (Quadro, Esquematize, Hyperlink) é auto-explicativo e não requer nenhuma elaboração adicional aqui.

O cardápio de Ferramentas provê uma gama de opções para conferir ortografia, proteção (folha, workbook ou gama), compartilhando e erro e examinando características. O erro que confere ferramenta (Ferramenta -> Erro que Confere) confere e realça uma folha para sintaxe ou erros matemáticos. A Meta Busca ferramenta ajusta o valor de uma cela para obter um resultado específico para outra cela. A Fórmula que Examina ferramenta deriva da habilidade de Supere para localizar mudanças sobre mudanças para uma folha de trabalho e é útil quando uma folha de trabalho é compartilhada e de uma história de mudanças e revisões é precisada. Setas de investigador indicam as relações precedentes e dependentes entre celas. Seleções que deveriam ser implementadas da ferramenta de Opções (Ferramenta -> Opções) inclua Autosave (cada 10 ou 15 minutos), opções de segurança (segurança de Macro particularmente alta), ampliando a lista de arquivo recentemente usada ao máximo, e todo o erro que confere regras exclui fórmulas que se referem para esvaziar celas. Outras opções estão de acordo com gosto pessoal, porém os problemas com inglês norte-americano observaram em na seção em MS-palavra também é aplicável aqui.

Opções de manipulação de dados incluem Tipo, Filtro, Forma, Subtotais, Validação, e importando dados externos (Dados -> Tipo, Dados -> Filtro, Dados -> Forma etc). Como o nome indica, Tipo organiza coluna selecionada de acordo com ascender ou descer ordem, com celas em branco sempre colocadas por último. Com um tipo alfanumérico, Excel tem caráter de tipos através de caráter com números e caráter especiais antes de cartas, assim o valor de cela "A900" será ordenado depois de "A9" mas antes de "A91". UM Filtro é usado para ordenar dados em subconjuntos. Uma lista Filtrada só exibe os critérios estabelecidos pelo usuário. Aplicando um Filtro a uma lista (umas séries de filas de folha de trabalho com dados relacionados), permite Supere achar, por exemplo, os números maiores ou menores entre os dados, texto específico, espaço em branco ou celas de nonblank, topo e fundo numera através de por cento. Uma Forma de dados provê os meios para entrar ou exibir uma fila completa de informação em um único momento. Validação de dados é usada para ter certeza que entradas estão dentro de usuário-determinadas gamas. Quando uma folha de trabalho tem complexo e listas longas, Mesas de Pivô e exibição de Quadros de Pivô a informação de uma maneira lida fácil. Activando Dados -> Mesas de Pivô e Quadros, um Excel o Feiticeiro ajuda o usuário na construção da Mesa e, se desejou, um Quadro.

O Cardápio de Janela permite o usuário para trocar entre Excel workbooks ou exibição simultaneamente workbooks múltiplo. O cardápio de Ajuda é idêntico a isso com MS-palavra, com a exceção que há uma opção especial para Lotus1-2-3 ajuda em lugar de Palavra Aperfeiçoar.