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Aplicação: Microsoft Word

Microsoft Word é uma processamento de textos de aplicação altamente caracterizada - e alguns discutiriam caracterizado muito altamente. É fácil de se perder na gama de opções disponível e às vezes suas operações parecerão bastante opacas até mesmo ao usuário de fim - até mesmo um usuário experiente. Este resumo começa com esboçar as operações básicas, alguns das características fundamentais e problemas comuns que surgem. É escrito principalmente do ponto de vista Palavra 2002 (também conhecido como Palavra v10.0), mas notas ao longo de diferenças entre esta versão de Palavra e versões prévias para Formular 97.

O grupo básico de comandos é exibido como gota-abaixo cardápios debaixo do estado tranque - Arquivo, Edite, Visão, Suplemento, Formato, Ferramentas, Mesa, Janela e Ajuda. Abrir um Palavra documento novo, de acordo com qualquer versão de Palavra está sendo usado, vá Arquivar - Novo. Abrir um documento existente vão Arquivar - Aberto. Palavra pode abrir razoavelmente uma gama extensiva de documentos, incluindo versões todas prévias de Palavra de MS, Rich Texto Formato, Loto 1-2-3 arquivos, MS Excel Planilhas eletrônicas, texto de MS-DOS, MS Endereço Livros, Palavra de MS para Macintosh, o Windows Write, Palavra versões Perfeitas 5 e 6 e MS Works arquivos e Webpages. Formule porém assume que você está trabalhando com Palavra arquivos e abrir arquivos de um formato diferente a pessoa tem que selecionar que tipo de arquivo a pessoa está tentando para extrair da Janela Aberta. Se você é inseguro que tipo de arquivo que você está tentando para abrir freqüentemente isto só pode ser melhor para selecionar 'Todos os arquivos.

O mesmo aplica quando arquivos econômicos. Quando a pessoa economiza um arquivo (Arquivo -> Economize), Palavra assumirá que você quer economizar o arquivo na versão de Palavra que você está usando. Este sempre não é o caso, como você podem querer enviar o arquivo a pessoas que não estão usando Palavra ou quanto ao assunto, a versão de Palavra que você está usando. A decisão de que tipo de arquivo que você economiza como requer algum pensamento. Se for ser distribuído ao redor do Ministério que usa a rede de área local por exemplo, a pessoa tem que economizar o arquivo que outorga a versão mais velha de Palavra que está sendo usada, neste caso Word97. A pessoa também deveria olhar para o documento deles/delas e deveria determinar se o formatar do texto é essencial ao conteúdo. Se não for, então é melhor para economizar o documento como um arquivo de texto. Isto é particularmente importante se enviando o documento por webmail. Texto claro é muito mais a largura da banda eficiente que MS Palavra arquivos.

Quando compondo um Documento em Palavra a escolha de Toolbars usados pode ser de grande ajuda (Visão -> Toolbars). Em a maioria dos casos Padrão e Formatar são o único dois exigido, e uso do anterior é questionável. Todo o toolbar Standard provê é uma gama de ícones que substituem as batidas de tecla para características de arquivo simples (como documento novo, abra, economize, imprima, imprima pré-estréia, corte, cópia e pasta etc). é normalmente melhor usar o gota-abaixe cardápios ou o atalho tecla nestes exemplos. Estes são ambos mais rápido usar e são practicados melhor. Em contraste, o toolbar Formatando provê uma gama de texto acessível e parágrafo que formatam ferramentas, como tipo de fonte, estilo e tamanho, alinhamento de parágrafo, espaçamento de linha, que numera e balas e entalhe de parágrafo. Outro toolbars, como Puxar, Quadros e Mesas e Bordas são de utilidade marginal e só deveriam ser viradas em se o ser de documento composto usa este uma grande transação.

A escolha de opções de default de arquivo (Ferramentas -> Opções) isso é aplicado quando Palavra também é aberta requer consideração como estes é freqüentemente nenhum fim de frustração. Autosave habilitando (cada 10 ou 15 minutos) é essencial, particularmente dado as quebras de poder súbitas que os encontros de Ministério. Outras opções são uma questão de gosto. Algumas pessoas preferem estar usando o spellchecker automático com substituições como a pessoa digita - outros acham este "característica" aborrecendo, junto com a suposição habitual que o usuário está compondo um documento naquele dialeto estranho com ortografia interessante conhecido como "EUA inglês". Incapacitando o arraste e derrube texto que edita característica também é uma idéia boa, especialmente se a pessoa está usando um rato sensível. Outra opção que é valor incluindo está ampliando a recente lista de arquivos o máximo (em Palavra 2002 estes é 9). Finalmente, quando trabalhando com computadores que fazem parte da rede de área local do Ministério isto é recomendado altamente que o local de arquivo de falta é fixado à pasta de papéis do usuário no servidor. Não só faz isto proveja muita maior segurança de arquivo que o que é provido no sistema de desktop de um usuário (especialmente se você está usando Windows98 que efectivamente não tem nenhuma segurança nada).

Outro fixado de opções que são uma fonte de frustração e isso deveria ser fixado sao as opções de formato de falta (Formato -> Autoformato). é recomendado fortemente que tudo em opção de Autoformato é inválido, ou a um mínimo as substituições de Autoformato - quer dizer, a substituição de citações directas com citações "inteligentes" denominadas, a conversão de ordinals para sobrescrito, a conversão de hífenes para hífenes, a inserção de caráter especiais, a substituição de erros de datilografia assumidos e a conversão de site da Web e endereços de rede para hyperlinks. Também note que o Autoformato assume que dias da semana como capitalizado - que é nem não retifique para Tetun ou português. Em resumo, não só é alguns dos carácteres de Autoformato sugestionaram incompatível com padrões internacionais aceites no mundo de computador, incapacitando a inclusão automática destas características lhe permite os incluir quando você quiser - em lugar de a decisão que é feita para você.

Tendo ditto isto, muitas das características formatando são muito úteis e ajudam uma grande transação de produzir um documento avançado-olhando. Uma característica que é particularmente útil como sendo intuitivo e rápido usar é o toolbars (Visão -> Toolbars). Da gama longa de Toolbars apresentada, o mais útil é o toolbar Formatando que permite para colocação o estilo, tamanho, cor e tipo de fontes, espaço de linha, números e balas entalhe de texto selecionado ou parágrafos. Dos outros, eles são realmente só úteis se o documento concentrar nas tarefas especialistas para as que eles são projetados. Até mesmo o toolbar Standard que inclui uma gama de ícones por abrir arquivos, economia, impressão, que copia e adiante não é recomendado - é muito mais eficiente para aprender o quickkeys da gota abaixo cardápio (por exemplo, alt-f e s ou cntrl+s) em lugar de fazer tique-taque no ícone que se assemelha a um disquete. Igualmente, quando selecionando texto por formatar isto é normalmente mais rápido para usar a chave de troca com o cursor, pageup, pagedown, casa e fim em lugar de usar o rato.

Outras características formatando que podem ser implementadas para melhorar o aparecimento profissional de um documento incluem números de página (Insira -> Números de Página), cabeçalhos de página e footers (Visão -> Cabeçalho e Footer) que pode ser estabelecido para todas as páginas pode diferenciar entre o primeiro e subequentemente chamado, pode ser criado para estranho e até mesmo páginas e até mesmo para partes diferentes de um documento. Inserção de referências (Insira - Referências), como notas de rodapé, endnotes, cruz-referências, índice e mesas também são uma tarefa relativamente fácil, com gamas múltiplas criadas começando uma secção nova (Insira - Fratura). Em alguns casos, a inserção de quadros (Insira -> Quadro) é necessário, porém precaução é expressada. A adição de um arquivo de gráficos pode fazer seu tamanho de documento aumentar por uma quantia extraordinária, especialmente se a resolução do gráfico é alta. Em algumas circunstâncias (por exemplo, você quer copiar o arquivo a um disquete) você pode ter que apagar os gráficos completamente ou mudar a resolução deles/delas em uma imagem que edita arquivo. Nota que o tamanho e outras características do gráfico podem ser mudadas fazendo tique-taque no botão de do rato-direito quando o gráfico é seleccionado. Porém, mudando o tamanho do parente gráfico ao documento não farão nenhuma mudança ao tamanho atual do arquivo.

Outras opções formatando disponível em Palavra quase traga a Aplicação ao nível de um sistema de editoração electrônica. Aparte da inserção e manipulação de gráficos, Palavra permite também colunas múltiplas (Formato -> Colunas), a inserção de caixas de texto (Insira -> Caixa de Texto), uma ordem de parágrafo e texto que formatam (Formato -> Parágrafo, Formato -> Fonte, Formato -> Direção de Texto, Formato -> Bordas e Obscurecendo). Ainda algumas destas opções são infantilment atraindo, como vislumbrar e brilhar animações de texto, a pessoa sempre deve estar atento que a pessoa para que você envia estes pode não ter a mesma capacidade para os ler como você teve enquanto produzindo. Estas características, combinadas com o uso de fraturas de seção (Insira - Fratura) pode produzir jornal, ou ao muito menos documentos de boletim informativo.

A inclusão de mesas em um documento que é freqüentemente especialmente necessário com o tipo de trabalho que o Ministério administra confunde também freqüentemente os usuários. Em geral, o modo mais fácil para fazer uma mesa é a primeiro tipo fora os dados com cada cela separada por uma vírgula. Mentalmente este sistema é o melhor como usando abas por exemplo, distrai o usuário em preocupações de formatar. Depois de digitar fora os dados, então converta o texto a mesa (Mesa -> Converta -> Texto para Mesa) e a mesa será criada. Editando a mesa com o rato pode estar frustrando como requer um grau significante de precisão. Felizmente o cardápio provê opções de seleção (Mesa -> Suplemento, Apague, Selecione) para filas, colunas e celas.

Uma outra tarefa que requer explicação um pouco de que é bastante comum em um ambiente de escritório é a produção de listas de clientes ou cartas de forma (Ferramentas -> Cartas e Mailings). para produzir uma lista de clientes você precisa de dois documentos. O primeiro é a lista das pessoas que você vai enviar para o material ordenar da maneira que Palavra pode usar (usando separação de vírgula, há pouco igual uma mesa, trabalha bom). Isto é chamado o datasource. Segundo é o documento que você quer fundir com a informação. Acrescentando os campos apropriados do mailmerge do datasource ao documento principal, um terceiro documento - que combina o funda campos do datasource com o documento principal - pode ser criado, ou (não recomendado) enviou diretamente à impressora. O correio novo funde o feiticeiro de facto para Windows 2002 parece fazer o processo mais complexo e menos intuitivo.

Três pontos secundários, contudo utilidades de aplicação importantes em Palavra também devem ser comentadas em e deveriam ser usadas antes de imprimir. O primeiro está editando por usar achado e substitui (Edite -> Substitua) até qual tem uma gama boa de opções e incluindo carácter especiais, como fraturas de linha, marcadores de aba e o igual que é freqüentemente inestimável ao converter listas entre formatos de arquivo diferentes. O segundo é a enciclopédia cujo uso é óbvio bastante e o terço é a ortografia e inspector de gramática. Aqui um também acha a opção por fixar o idioma usado no documento inteiro ou há pouco uma seleção.

Finalmente, há algumas opções aquele deveria estar atento durante o processo de impressão. Primeiramente, a pessoa tem que ver o documento impresso pré-estréia (Arquivo -> Imprima Pré-estréia). Isto lhe mostrará para o que o documento se parecerá quando é enviado com a impressora com as opções atuais que você selecionou. É bom praticar isto para fazer com todo o documento antes de você imprimir. Isto vai-lhe poupar muito tempo e papel.

Se você acha que há mudanças que você quer fazer no seu documento da pré-estréia de impressão (como margens), você pode achar que estas mudanças podem ser implementadas pela organização de página (Arquivo -> Organização de Página) que inclui as margens, orientação, tamanho de papel e fonte. Uma vez tudo isto são completamente imprimidos (Arquivo -> Imprima) pode começar.