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Aplicação: Microsoft Outlook

No seu nível mais simples, está a Microsoft Outlook um cliente de e-mail que quer dizer isto pode enviar e pode receber e-mails mas sem as características de administrar isso é achado em um servidor de e-mail. Um cliente de e-mail é por si só um programa bastante simples, assim a Microsoft empacotou uma gama de outras características em Perspectiva que é associado com organização individual diária. Estes incluem um Livro de Endereço e lista de Contactos, um detalhado Calendario, uma lista de Tarefa e um Diário. Outlook é criticada freqüentemente por ser desnecessariamente grande e complexo, e há mais que alguma justificação nestes reivindicações. Porém, quando simplesmente usou, as características adicionais são apresentadas como um pacote integrado com Perspectiva e então são freqüentemente mais funcional que separe, sem conexão, entradas. A Microsoft Outlook e Perspectiva Expresso além de versão 4 usa formatos proprietário que outros clientes de e-mail não enlatam nem leitura nem importação.

Esta secção é escrita com Outlook 2002 (também conhecido como Outlook 10) em mente. Características novas em Outlook 2002 incluem o XP Escritório-largo nomeiam, etiquetas inteligentes e vidraças de tarefa. Mais adiante, em Outlook 2002, MS-palavra é o editor de mensagem de falta e são enviadas mensagens em HTML. Finalmente, Outlook oferece apoio integrado também agora pelo Hotmail de Microsoft. Outras aplicações distintas, há muita pequena dificuldade integrando Outlook 2002 com versões prévias. Podem ser importadas mensagens, Livros de Endereço e pastas de papéis de Contato facilmente e podem ser exportadas a versões diferentes.

Outlook é aberta de Começo -> Programas -> Outlook. A tela consiste em uma Barra de Título, uma barra de Cardápio, uma bandeira de Pasta de papéis, um Espectador de Informação, uma Vidraça de Pré-estréia e normalmente um toolbar Standard e barra de Outlook. É preferível para virar fora a barra de Outlook (Visão -> barra de Outlook) e vira na Lista de Pasta de papéis (Visão -> Lista de Pasta de papéis). Se isto é terminado, a primeira pasta de papéis exibiu (Outlook Hoje), listará na coluna de mão esquerda a lista de pasta de papéis e no centro e na direita, um calendário, tarefa e resumo de mensagens. As exibições de lista de pasta de papéis uma lista para Calendario, Contactos, Artigos Apagados, Desenhos, Inbox, que Diários, Notas, Excedem em boxe, Artigos Enviados e Tarefas. A barra de cardápio provê opções para Arquivo, Edite, Visão, Favorito, Ferramentas, Ações, e Ajuda.

Arquivo -> Novo proporciona para um submenu a gama de tarefas de Outlook. Estes incluem Mensagem de Correio, Compromisso, Contato, entradas de Diário, Tarefas, Lista de Distribuição e assim sucessivamente. Um dados de Outlook arquiva lojas toda a informação e é para trás compatível com versões mais novas de Outlook (Outlook 97, Outlook 98, Outlook 2000). De Arquivo -> Aberto, Outlook pode abrir dados arquiva, outras pastas de papéis de usuário e, se em uma pasta de papéis de Outlook, artigos selecionados. Subfolders novos podem ser criados por Novo -> Pasta de papéis. Isto é útil se o usuário achar a necessidade para organizar pastas de papéis existentes em substituto-categorias, por exemplo, tipos de correio.

Apesar da gama de tarefas disponível por Outlook, a maioria das pessoas ainda só usa isto para e-mail. De começar um e-mail a Arquivo -> Novo -> Mensagem de Correio que uma janela nova abre. Isto é, através de falta, uma mensagem de Microsoft Word, assim para todos os comentários relativo a plano, formatando e inserindo quadros e diagramas vêem a seção em Microsoft Word. O e-mail que comandos específicos são a quem que a mensagem está sendo enviada, quem está sendo copiados, o que o assunto é e que está enviando isto de facto (de qual conta). Clicando no 'para' ou 'cc' botões expõem a lista de contacto de endereços de e-mail para os quais incluem a opção 'bcc' (cópia-carbono cego). enviar a mensagem, simplesmente clique no 'envie' botão.

Arquivo -> Importação e Exportação abre um Feiticeiro para arquivo fácil transfere e de outras aplicações. O mais comum está importando correio de Internet e endereços, e Outlook pode importar de Eudora (A favor de e Luz) versões 2 a 4, Netscape correio versões 2 e 3, Microsoft Internet Correio versão 3, Expresso de Outlook 4 e 5 e Netscape Messanger 4. A menos que aplicação que são planejadas manipulações específicas, deveriam ser economizados arquivos exportados como vírgula separou valores (o DOS).

As opções de manipulação de dados standards estão disponíveis abaixo do Edite cardápio (Desfaça, Corte, Copie, Pasta). de acordo com o ser de pasta de papéis de Outlook específico tido acesso a este cardápio aumentará para incluir Claro, Selecione Tudo, Apague, Mark como Leia, Se mude para Pasta de papéis, Copie a Pasta de papéis e assim sucessivamente. Todo estes são auto-explicativos. O cardápio de Visão é um pouco mais complexo. Debaixo de Outlook hoje pasta de papéis, a opção existe para se mudar para outras pastas de papéis (Visão -> Vá). Quando um usuário é usado a este método que eles deveriam virar fora a visão de Pasta de papéis deles/delas, enquanto livrando à mão assim para cima o espaço inteiro da tela à tarefa. Um das opções é Goto -> Notícias que recorrem ao sistema de newsgroup de público da Internet Usenet. Você tem que poder conectar a um nntp (notícias de rede transferem protocolo) acessar este sistema. Outra opção existe para exibir vário toolbars (Padrão, Formatando, Vidraça de Tarefa, Web). outras aplicações Distintas, é recomendado que tudo menos a Vidraça de Tarefa sejam usados. O outro Toolbars são úteis e espaciais eficiente, embora, outro, como tudo é muito practicado de aprendizagem melhor e mais eficiente aprender as batidas de tecla em vez de confiar no Toolbars.

Outras opções do cardápio de Visão variam de acordo com o ser de pasta de papéis tido acesso a. Por exemplo, no Inbox e pasta de papéis de Desenhos, podem ser vistas mensagens em uma variedade de modos (por exemplo, ordene por nome, mensagens não lidas, mensagem enviada etc) pela Visão de comando -> Visão Atual. Na pasta de papéis de Calendário, as opções de Visão incluem Day/Week/Month, Eventos, Compromissos e adiante. O método de Day/Week/Month é muito comum e sua exibição pode ser variada de acordo com Dia, Semana de trabalho (segunda-feira a sexta-feira), Semana ou Mês. Esta escolha realmente depende da natureza dos usuários trabalhe. Por exemplo, se a pessoa tiver o tipo de posição onde há várias tarefas pequenas, diversas e numerosas reuniões, então o método Diário pode ser o mais apropriado. Por outro lado, se a natureza do trabalho for projeto-baseada com poucas interrupções para a rotina, então a versão Mensal é apropriada.

O artigo de Cardápio de Favorito é o mesmo por todas as pastas de papéis. É idêntico e deriva sua informação do Cardápio de Favorurites em Internet Explorer. São acrescentados artigos à lista por Favorito -> Some e a lista pode ser organizada através de Favorito -> Organize (criando pastas de papéis, renomeando locais, que apaga locais etc).

O cardápio de Ferramentas é muito importante a Microsoft Outlook. E aqui e que se estabelece enderecos de e-mail organiza o livro de endereço deles/delas, e estabelece regras para conteúdo, personalize Outlook, e jogo várias opções. Contas de e-mail são estabelecidas por Ferramentas -> As dirrecoes de E-mail onde o nome de conta do usuário, endereço de e-mail, informação de logon e o IP numera ou endereços para o POP3 (correio entrante) e SMPT (correio de partida) podem ser entrados em servidores de correio. Quando estabelecendo uma conta nova é altamente recomendado que as colocações são testadas. Dois comandos úteis relacionados do cardápio de Ferramentas são Ferramentas -> Send/Receive. Isto faz o cliente de e-mail contactar o servidor imediatamente para enviar e receber e-mail e Achado Avançado que procuram por pastas de papéis de Outlook para uma frase particular remetente etc.

São acessados livros de endereço por Ferramentas -> Livro de Endereço. Estes são organizados em contactos ou listas de distribuição. Regras (Ferramentas -> o Feiticeiro de Regras) aplique a uma pasta de papéis particular, e recorra a ações a mensagens particulares baseado em remetente, conteúdo e assim sucessivamente. Eles são um método útil de notificar outros quando, por exemplo, você está em feriado automatizando uma mensagem de resposta para qualquer coisa recebida. Opções estão disponíveis por Ferramentas -> Opções. Isto inclui uma variedade de preferências por pastas de papéis de Outlook, administração de correio, ortografia e segurança. As preferências são principalmente triviais, tal uma cor planeada e assim sucessivamente. Porém as opções de e-mail oferecem algumas escolhas importantes. Por exemplo, em respostas e adiante, a falta de Outlook está incluir e recuar. Isto é diferente para a maioria de sistemas de e-mail e o padrão geralmente aceite de antepor cada linha, como freqüentemente pessoas que respondem em uma base de linha-por-linha em lugar de a mensagem como um todo. Debaixo de localizar opções, leitura e receita de entrega estão uns meios para assegurar que as pessoas receberam de facto e leram um e-mail particular.

Opções soletrando estão até o usuário individual. Já foram expressadas advertências prévias sobre o uso de falta de EUA inglês debaixo da seção de MS-palavra e há nenhuma necessidade para os repetir aqui. Ainda a Microsoft usa o mesmo método de segurança como PGP, também descrito neste capítulo, a implementação particular é estranha a MS e-mail clientes. Como tal, não é recomendado. Os outros comandos do Cardápio de Ferramentas (personalize, crie forma, organize) é de utilidade muito limitada, com a excepção de Organize que pode ser uma ferramenta útil para empreender mudanças de balança grandes a uma pasta de papéis (por exemplo, artigos comoventes para um subfolder).

O cardápio de Ação de falta só consiste em Mensagem de Correio Novo, Mensagem de Correio Novo que Usa e Envia Webpage através de E-mail. Debaixo do Inbox e pasta de papéis de Desenhos, esta gama aumenta para incluir correio de tranqueira (que inclui um subcategory para "Adulto Remetentes Contentes"), respostas e adiante. Debaixo da pasta de papéis de Calendário, o cardápio de Ação permite a inserção de compromissos novos, todos os eventos de dia, conhecendo pedidos (i.e., um e-mail), horários de grupo, ocorrendo periodicamente compromissos e reuniões, e remetendo um evento de calendário como e-mail. Debaixo de Contactos, o cardápio de Acção consiste em fabricação contactos novos, distribuição nova lista, mensagens de e-mail novas, cartas novas, conhecendo pedidos, compromissos, tarefas e até mesmo a opção para telefonar o contacto. Finalmente, o Cardápio de Acção de Tarefa consiste em tarefas novas, pedidos de tarefa novos, remetendo tarefas e economizando uma ordem de tarefa.

O artigo final (Ajuda) está igual a outras aplicações de MS-escritório. A opção de Ajuda (Ajuda -> Ajuda de Outlook) provê os três métodos standards de acesso, Conteúdos, Feiticeiro de Resposta e Índice. Como sempre é recomendado que o Assistente de Escritório não seja activado. Um comentário final: embora a Microsoft Outlook é um e-mail popular e integrado e aplicação organizacional, é talvez o targetted de aplicação mais que qualquer outra coisa através de vírus de computador (invariavelmente escrito dentro Microsoft Visual Básico), são prendidos freqüentemente que a mensagens aparentemente inofensivas. Selecionando um anexo somente podem activar alguns vírus. Por causa desta precaução extra é recomendado ao usar Expresso de Outlook.