ฐานข้อมูลเป็นงานสำคัญสุดยอดของการประยุกต์คอมพิวเตอร์ ตอนนี้จึงอยากจะขยายความเรื่องนี้ออกไปอีกสักเล็กน้อย เพื่อให้รู้จักฐานข้อมูลมากยิ่งขึ้น

ข้อมูลที่ต้องใช้ในหน่วยงานหนึ่ง ๆ นั้นมีธรรมชาติที่แตกต่างกันออกไปมากมาย สุดแท้แต่หน้าที่ของหน่วยงานนั้น ๆ ลักษณะของข้อมูลก็แตกต่างกันไปได้อีกมาก ข้อมูลบางรายการอาจจะเป็นข้อมูลตัวเลข เช่น ราคาและจำนวนสินค้าที่อยู่ในสต็อก บางรายการอาจจะเป็นตัวอักษร หรือข้อความ เช่น ชื่อลูกค้า หรือข่าว อาจจะเป็นรูปภาพ เช่น ข้อมูลภาพถ่ายอาชญากร หรือข้อมูลลายนิ้วมือ ข้อมูลรูปภาพนี้ก็คือข้อมูลแบบภาพลักษณ์ที่เคยกล่าวถึงข้างต้นนั้นเอง สุดท้ายอาจมีข้อมูลเสียงซึ่งอาจจะอยู่ในรูปแบบของ Voice Mail หรือที่บันทึกในมัลติมีเดียก็ได้

ถ้าพิจารณาในอีกด้านหนึ่ง ข้อมูลที่ใช้อาจจะเป็นข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานธุรกิจ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้า ข้อมูลเกี่ยวกับการใช้จ่ายต่าง ๆ ข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าและผู้ส่ง สินค้า ข้อมูลเหล่านี้เมื่อเกิดขึ้นจะถูกบันทึกไว้ในแฟ้มข้อมูลปรับปรุงหรือ Transaction File แฟ้มนี้เมื่อถึงกำหนดจะถูกนำไปแก้ไขแฟ้มข้อมูลหลัก หรือ Master File เพื่อให้ข้อมูลในแฟ้มถูกต้องเป็นปัจจุบันเสมอ กระบวนการนี้เป็นงานที่สำคัญมากที่สุดอย่างหนึ่งของงานประมวลผลข้อมูล

ข้อมูลประเภทต่อมาเป็นข้อมูลที่ใช้งานแล้ว และต้องเก็บไว้เป็นหลักฐาน เรียกว่าเป็น Archival Data เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินงานเมื่อหลายปีก่อนและต้องเก็บไว้เป็นหลักฐานเผื่อเกิดปัญหาจะต้องค้นดูในอนาคต ข้อมูลประเภทต่อมาอีกเป็นข้อมูลอ้างอิง หรือ Reference data ได้แก่ ข้อมูลต่าง ๆ ที่ต้องการเก็บไว้เพื่อใช้งานเมื่อเกิดความต้องการ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับระเบียบปฏิบัติทางกฎหมาย เช่น กฎเกณฑ์ภาษีอากร ข้อมูลการตลาดของคู่แข่ง ข้อมูลเศรษฐกิจ ข่าวต่าง ๆ ที่น่าสนใจและเกี่ยวข้องกับธุรกิจที่กำลังดำเนินงานอยู่ ข้อมูลเหล่านี้ต้องหาวิธีการเก็บไว้เป็นพิเศษ

ในห้องสมุดหรือศูนย์ข้อมูลยังมีการเก็บข้อมูลอีกลักษณะหนึ่งไว้ใช้งาน นั่นคือข้อมูลเกี่ยวกับเอกสาร บทความ รายงาน หนังสือ ฯลฯ สำหรับใช้อ้างอิง ซึ่งรวมเรียกว่าเป็น Bibliographic Database ข้อมูลเหล่านี้มีประโยชน์ต่อนักวิจัยที่ต้องการค้นหาข้อมูล หรือเรื่องเกี่ยวกับงานที่ตนทำอยู่ ข้อมูลนี้ปกติหน่วยงานมักจะไม่จัดทำเอง เนื่องจากมีบริษัทข้อมูลจัดทำจำหน่ายหลายรายแล้ว ความจริงบริษัทขายข้อมูลเวลานี้ไม่ได้รวบรวมจัดทำเฉพาะข้อมูลเชิงวิชาการเท่านั้น แม้ข้อมูลทางด้านธุรกิจและข้อมูลข่าวก็มีผู้ทำขายเหมือนกัน

บริษัทขายข้อมูลเวลานี้อาจจะให้บริการในแบบออนไลน์ หรือแบบแบตช์ก็ได้ บริการออนไลน์นั้นใช้วิธีส่งข้อมูลผ่านระบบโทรคมนาคม จากศูนย์ข้อมูลไปให้ลูกค้าโดยตรง ส่วนแบบแบตช์นั้นอาจจะเป็นการค้นหาข้อมูลมาพิมพ์บนกระดาษแล้วส่งให้ลูกค้าทางโทรสารหรือให้ลูกค้ามาค้นหาข้อมูลที่ศูนย์ข้อมูลเองก็ได้

ผู้ให้บริการข้อมูลออนไลน์ในประเทศไทยมีหลายรายด้วยกัน อาทิ ลิสนิวส์ จี้หลง ซิสเทกส์ อินโฟโปร โมบิคอม รอยเตอร์ แม้แต่บริษัทที่รัฐบาลไทยเป็นผู้ร่วมลงทุนก็มี นั่นคือ บริษัทข้อมูลการค้าระหว่างประเทศ หรือ ITIC บริษัทแห่งนี้มีวัตถุประสงค์ที่จะให้บริการข้อมูลการค้าที่สำคัญ ๆ เช่น กฎระเบียบการค้า ความเคลื่อนไหวทางธุรกิจ ราคาสินค้าส่งออก

ผู้ให้บริการข้อมูลแบบแบตช์นั้นมีอยู่มากรายด้วยกัน ส่วนมากก็คือห้องสมุดมหาวิทยาลัย ซึ่งอาจจะให้บริการแตกต่างกันไปตามลักษณะความเชี่ยวชาญของสถาบัน เช่น ห้องสมุดมหาวิทยาลัยมหิดล ก็ให้บริการข้อมูลทางด้านการแพทย์และการสาธารณสุข ห้องสมุดของสำนักงานมาตรฐานอุตสาหกรรม ก็ให้บริการค้นข้อมูลเกี่ยวกับมาตรฐานต่าง ๆ ยังมีหน่วยงานอีกแห่งหนึ่งซึ่งให้บริการค้นข้อมูลวิชาการอย่างกว้างขวางทุกด้าน นั่นก็คือ Technical Information Access Center หรือ TIAC ซึ่งสังกัดอยู่กับสำนักงาน

พัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี่แห่งชาติ หรือ สวทช. หน่วยงานนี้นอกจากมีฐานข้อมูลวิชาการด้านต่าง ๆ ไว้ให้บริการแล้ว ขณะนี้กำลังรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับวิทยานิพนธ์ของมหาวิทยาลัยต่าง ๆ เอาไว้เป็นฐานข้อมูลใหญ่ ผู้สนใจอาจไปค้นข้อมูลเหล่านี้ได้โดยเสียค่าบริการเป็นรายครั้ง และนับตามจำนวนข้อมูลที่ค้นคืนได้ หน่วยงาน TIAC นี้ตั้งอยู่ชั้น 3 อาคาร สวพช. ถนนโยธี กทม.

ซอฟต์แวร์สำหรับใช้กับงานค้นข้อมูลของบริษัท ข้อมูลนั้นมีลักษณะแตกต่างกันไปสุดแท้แต่ประเภทของข้อมูลที่จัดทำขึ้น ซอฟต์แวร์เหล่านี้มักจะเก็บข้อมูลไว้เป็นสองระดับ ระดับหนึ่งอาจเป็นข้อมูลภาพลักษณ์ และอีกระดับหนึ่งเป็นข้อมูลข้อความซึ่งเก็บเฉพาะบทคัดย่อ ชื่อผู้เขียน ชื่อวารสาร วันเดือนปีที่พิมพ์บทความ หรือรายงาน และคำสำคัญ (Keyword) ในการค้นนั้นผู้ใช้จะระบุฐานข้อมูลที่ต้องการค้น แล้วกำหนดคำสำคัญใช้ระบุเนื้อหาของบทความนั้น จากนั้นคอมพิวเตอร์จะค้นหาหมายเลขและชื่อบทความให้ผู้ใช้ทราบ หากต้องการได้รายละเอียด หรือต้นฉบับเต็ม ก็อาจจะสั่งให้ค้นหาภาพลักษณ์ของบทความนั้น แล้วพิมพ์ออกมาทางเครื่องพิมพ์เลเซอร์ก็ได้ งานแบบนี้เรียกว่าเป็นงาน Information Storage and Retrieval คืองานเก็บและค้นคืนข้อมูล ซอฟต์แวร์มีผู้ใช้ที่แพร่หลายมากที่สุดในเมืองไทยคือ CDS/ISIS ซึ่งจัดทำและเผยแพร่โดยไม่คิดมูลค่าโดย องค์การ UNESCO ผู้สนใจนำไปใช้อาจติดต่อขอได้จากสำนักวิทยบริการ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

ปัจจุบันการเก็บข้อมูลข่าวสาร หรือเอกสารได้ก้าวหน้าไปถึงระดับที่เป็น Hypertext หรือเอกสารหลายมิติแล้ว นั่นคืออาจจะเก็บข้อมูล ข้อความ และภาพเชื่อมโยงกันได้ เมื่อเราอ่านข้อความบนจอภาพแล้ว เกิดความสนใจสนเนื้อหาตอนอื่น ๆ ที่อ้างถึงอยู่ในขณะนั้นก็อาจใช้เมาส์เลื่อนเคอร์เซอร์ไปเลือกเนื้อหาตอนนั้นมาอ่านได้ทันที ไม่ต้องเลื่อนไปทีละหน้า ๆ จนถึงเนื้อหานั้น Hypertext กำลังมีบทบาทสำคัญมากในการจัดทำข้อมูลข่าวสารเผยแพร่ทางระบบอินเทอร์เน็ต

ย้อนกลับไปถึงเรื่องฐานข้อมูลในองค์กรอีกครั้ง ฐานข้อมูลประเภทนี้ปกตินิยมจัดทำเป็นตารางซึ่งเรียกว่าเป็นแบบ Relational Database ซอฟต์แวร์สำหรับจัดการฐานข้อมูลประเภทนี้มีอยู่มากด้วยกัน แต่ที่รู้จักกันดีและใช้กันมากตามองค์กรต่าง ๆ ก็คือ Oracle ซึ่งมีบริษัทตัวแทนในเมืองไทยแล้ว ซอฟต์แวร์อื่น ๆ ที่มีผู้ใช้มากเป็นอันดับรองลงไปก็คือ Ingres, Progress, Informix และ Sybase ชื่อที่กล่าวถึงไปแล้วนี้เป็นซอฟต์แวร์ซึ่งใช้งานได้กับคอมพิวเตอร์หลายระดับ และทำงานภายใต้ระบบปฏิบัติการได้หลายแบบ ส่วนซอฟต์แวร์จัดการฐานข้อมูลที่ใช้กับเครื่องพีซีนั้นที่กำลังได้รับความนิยมมากก็คือ Access และ FoxPro ของไมโครซอฟต์

การพัฒนาฐานข้อมูลให้มีประสิทธิภาพนั้นเป็นเรื่องสำคัญมาก ถ้าหากจำนวนข้อมูลมีมากการค้นหาระเบียบข้อมูลที่ต้องการก็จะต้องใช้เวลานาน ถ้าหากไม่ออกแบบฐานข้อมูลให้เหมาะสมแล้ว เมื่อผู้ใช้ค้นหาข้อมูลแทนที่จะได้ระเบียนที่ต้องการในทันทีก็อาจจะต้องเสียเวลาหลายนาที ทำให้ผู้ใช้เบื่อหน่ายและต้องถือว่างานฐานข้อมูลเรื่องนั้นประสบความล้มเหลว