ข้อมูลคือ ข้อเท็จจริงที่มีอยู่ในชีวิตประจำวันเกี่ยวกับบุคคล สิ่งของ หรือเหตุการณ์ที่สนใจศึกษา ข้อมูลอาจเป็นตัวเลข (NUMBERIC) เช่น จำนวนปริมาณ ระยะทาง หรืออาจเป็นตัวอักษรหรือข้อความ (Alphabetic) และข้อความที่เป็นตัวเลขผสมตัวอักษร (Alphanumeric) แต่สำหรับ Computer จะรู้จักข้อมูลเพียง 2 ประเภทคือ

1. ข้อมูลที่ใช้ในการคำนวณ (Numeric) ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นตัวเลขล้วน ๆ และจะใช้ตัวเลขนั้นในการคำนวณ

2. ข้อมูลที่ไม่นำไปใช้ในการคำนวณ (Character หรือ String) ได้แก่ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรหรือข้อความที่ผสมตัวเลขหรือตัวเลขล้วน ๆ แต่ไม่นำไปใช้ในการคำนวณเช่น อันดับที่ เลขประจำตัว บ้านเลขที่ หมายเลขโทรศัพท์ ระหัสไปรษณีย์ เป็นต้น

หน่วยงานทุกหน่วยงานจำเป็นต้องใช้ข้อมูลในด้านต่าง ๆ เป็นประจำอยู่เสมอ ทั้งนี้เพื่อจะได้มีความรู้ความเข้าใจเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในบ้านเมือง เช่น รู้ว่าเกิดอุทกภัยขึ้น ณ ตำบลนั้น ๆ มีผู้ได้รับความเดือดร้อนมากน้อยเพียงไร จำเป็นจะต้องบรรเทาทุกข์ และจัดส่งสิ่งของใช้ที่จำเป็นไปช่วยเหลือมากน้อยหรือเร่งด่วนขนาดไหน ช่วยให้แก้ไขเหตุการณ์สำคัญ ๆ หรือป้องกันเหตุร้ายไม่ให้เกิดขึ้นได้ เช่น เมื่อเกิดโรคระบาดในประเทศใกล้เคียง ก็รีบหาทางป้องกันหรือการหาทางดำเนินการแก้ไขปัญหาเศรษฐกิจ ถ้ามีข้อมูลเพียงพอก็สามารปรับทิศทางการแก้ไขปัญหาได้ถูกต้อง

ข้อมูลถือได้ว่าเป็นหัวใจสำรัฐของระบบงาน Computer เนื่องจากการประมวลผลทาง Computer ทุกประเภทจะเป็นการประมวลผลข้อมูลในรูปแบบใดแบบหนึ่ง เพื่อให้ได้รับผลลัพธ์ที่ต้องการออกมา หากข้อมูลที่ป้อนให้ Computer ผิด ผลลัพธ์ที่ได้จาก Computer ก็จะไม่มีคุณค่าอะไรเลย หรือที่นิยมเรียกว่าป้อนขยะเข้าย่อมได้ขยะออกมา (Garbage in – Garbage out)

ปัจจุบันนี้บริษัทขนาดใหญ่ที่ต้องการแข่งขันกันมากล้วนถือว่าข้อมูลเป็นทรัพยากรที่สำคัญของบริษัท และจำเป็นจะต้องได้รับการดูแลจัดการอย่างเหมาะสม ข้อมูลที่สำคัญของบริษัทเช่น เรื่องของลูกค้า ผู้จัดส่งวัตถุดิบ ราคาสินค้าในตลาด คู่แข่งขัน ศักยภาพของคู่แข่งขัน ความต้องการของลูกค้า ข้อมูลเกี่ยวกับเศรษฐกิจและแนวโน้ม ข้อมูลเหล่านี้ช่วยให้บริษัทสามารถวางแผนดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว และสามารถตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงของตลาดได้เป็นอย่างดี

ถ้าเราพิจารณาความเป็นไปได้ในโลกนี้จะพบว่า ประเทศต่าง ๆ ล้วนให้ความสำคัญต่อเรื่องข้อมูลมากที่เดียว ยกตัวอย่างเช่น ประเทศญี่ปุ่น นั้นมีหน่วยงานที่ให้ทุนวิจัยแก่อาจารย์มหาวิทยาลัย อีกทั้งยังว่าจ้างบริษัทวิจัยตลาดให้หาข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับเมืองไทย สินค้าไทย ศักยภาพในการแข่งขันและการผลิตของไทยส่งไปให้ญี่ปุ่นเพื่อใช้ในการวางแผนที่จะทำการค้ากับเมืองไทยอย่างได้เปรียบ ขณะนี้อาจกล่าวได้ว่า หน่วยงานของประเทศญี่ปุ่นเข้าใจเรื่องราวและความเป็นไปของประเทศไทยดียิ่งกว่าคนไทยเอง นอกจากประเทศญี่ปุ่นแล้ว ยังมีประเทศอื่น ๆ อีกมากที่มีหน่วยงานจัดหาข้อมูลของประเทศไทยส่งไปให้แก่ประเทศของเขาซึ่งถือว่าเป็นเรื่องปกติ แม้ประเทศไทยเองก็ทำเหมือนกัน แต่ไม่ใคร่จะได้ทำอย่างจริงจัง ไทยเราจึงขาดข้อมูลที่จะใช้ในการเจรจาหรือต่อรองกับประเทศอื่น ๆ ในด้านการค้า เรื่องความมั่นคง หรือเรื่องสำคัญอื่น ๆ

โดยปกติแล้ว เราถือว่าข้อมูลนั้นช่วยให้เราเข้าใจความเป็นไปของโลก หรือของสถานการณ์ต่าง ๆ ที่เราสนใจ แต่เราจะเข้าใจโลกจากข้อมูลได้ดีก็ต่อเมื่อข้อมูลนั้นมีความถูกต้อง ทันสมัยและสมบูรณ์ เท่าที่ผ่านมามีหน่วยงานไม่กี่แห่งที่เห็นความสำคัญของข้อมูลจนถึงขั้น มีการจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ หน่วยงานส่วนใหญ่ยังไม่ได้สนใจในเรื่องนี้มากนัก เป็นเหตุให้เราสูญเสียข้อมูลที่สำคัญไปทุกวัน ด้วยเหตุนี้ ผู้บริหารหน่วยงานจะต้องเริ่มพิจารณาเรื่องของข้อมูลอย่างจริงจัง การทำความเข้าใจเรื่องข้อมูลนั้นไม่ยาก เราควรจะเริ่มด้วยการพิจารณาการปฏิบัติงานและการบริหารงานของเราว่า ในแต่ละวันเราต้องใช้ข้อมูลอะไรบ้าง และข้อมูลเหล่านั้นมีอะไรที่สำคัญ เรื่องความสำคัญบางครั้งก็ตัดสินใจยาก เพราะเรามักจะคิดออกว่าต้องการอะไรก็ต่อเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉินขึ้นเท่านั้น

เมื่อเราพิจารณาถึงความสำคัญของข้อมูลแล้ว ขั้นต่อมาเราก็นำข้อมูลนั้น ๆ มาหาวิธีการจัดเก็บ บันทึก และนำมาใช้อย่างไร ที่สำคัญที่สุดเราต้องคิดว่าจะนำมาเก็บไว้ใน Computer สำหรับนำมาใช้ได้อย่างไร

ข้อมูลที่ดีควรมีลักษณะดังนี้

1. เรื่องที่เราสนใจจะทราบ ข้อมูลในโลกนี้มีมากมาย เราคงไม่สามารถให้ความสนใจหรือจัดเก็บได้หมด ดังนั้นเราจะต้องเลือกเก็บเฉพาะเรื่องที่เราสนใจจะทราบเท่านั้น ไม่จำเป็นจะต้องพยายามเก็บข้อมูลให้ครบทุกเรื่อง เพราะจะนำไปสิ้นเปลืองเวลาและค่าจัดเก็บ

2. สมบูรณ์ ในขณะที่เราอาจพิจารณาเก็บข้อมูลเฉพาะเรื่องที่เราสนใจนั้น เราก็ต้องตระหนักด้วยว่าข้อมูลที่จัดเก็บมานั้นจะต้องสมบูรณ์มากพอที่จะช่วยให้เราทราบความเป็นไปของโลก หรือเรื่องที่เราในใจนั้นได้อย่างครบถ้วน เช่น ในระบบบุคลากร เราอาจให้ความสนใจกับวุฒิความสามารถ แต่ถ้าเราไม่เก็บไว้ก็ไม่สมบูรณ์และไม่สามารถบอกได้ว่า มีความแตกต่างหรือไม่ในการปฏิบัติงานของบุคลากรทั้งสองเพศ หรือบุคลากรที่อายุต่างกัน

3. ทันสมัย ข้อมูลที่เราบันทึกเก็บไว้นั้นจะมีลักษณะคงที่จนกว่าจะมีผู้มาแก้ไขเปลี่ยแปลง ในโลกของความเป็นจริงสิ่งต่าง ๆ ตลอดจนผู้คนล้วนเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ เหตุการณ์ต่าง ๆ ก็เกิดขึ้นเป็นประจำ ดังนั้นข้อมูลที่เราบันทึกไว้เมื่อเดือนที่แล้วย่อมจะไม่ได้บอกถึงความเป็นไปที่ถูกต้องของวันนี้ แต่อาจจะถูกต้องเมื่อเดือนที่แล้ว เมื่อเป็นเช่นนี้ หากเรานำข้อมูลนั้นไปใช้ก็จะเกิดความผิดพลาดคลาดเคลื่อนได้ ดังนั้นเราจึงต้องวางแผนบันทึกเก็บข้อมูลให้ทันสมัยอยู่เสมอ

4. ถูกต้อง เรื่องนี้มีความสำคัญมาก เพราะถ้าข้อมูลผิดก็จะทำให้การปฏิบัติงานและการตัดสินใจที่ใช้ข้อมูลนั้นเป็นพื้นฐานต้องพลอยผิดพลาดไปด้วย ในงานบางงาน การจัดเก็บข้อมูลให้ถูกต้องทั้งหมดอาจเป็นไปไม่ได้ แต่ก็ควรจัดเก็บให้มีความแม่นยำมากพอที่จะนำไปใช้ได้

5. นำมาใช้ได้สะดวก การเก็บข้อมูลเอาไว้นั้นจะปราศจากประโยชน์ หากเก็บไว้แล้วไม่สามารถค้นคืนออกมาใช้งานได้ ดังนั้นเราต้องตรวจสอบว่าการเก็บบันทึกข้อมูลต่าง ๆ ของเรานั้นไม่ใช่เป็นการเก็บทิ้ง แต่เป็นการเก็บที่สามารถค้นคืนข้อมูลได้ตลอดเวลา นั่นคือมีการเก็บบันทึกไว้เป็นแฟ้มต่าง ๆ ตามความเหมาะสม และความจำเป็นในการใช้งาน