แฟ้มข้อมูล มีกี่ประเภท

แฟ้มข้อมูล File คือ ระเบียบ (Record) รายการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกันมารวมกัน เช่น แฟ้มข้อมูลนักศึกษา จะประกอบด้วยระเบียบ (Record) ต่าง ๆ ของนักศึกษาแต่ละคนนั้นเอง แฟ้มข้อมูลที่จะนำมาใช้ประมวลผลด้วยเครื่อง Computer อาจมีแฟ้มข้อมูลเดียวหรืออาจมีหลายแฟ้มข้อมูลก็ได้ แฟ้มข้อมูลมีหลายประเภท แฟ้มข้อมูลที่ควรรู้จักได้แก่

1. แฟ้มข้อมูลหลัก (Master file) หรือแฟ้มข้อมูลถาวร คือ แฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อมูลไว้อย่างถาวร ข้อมูลที่เก็บต้องเป็นข้อมูลที่ทันสมัย (Up to date) และตรงกับความเป็นจริง โดยปกติแฟ้มข้อมูลหลักมักไม่ค่อยมีการเปลี่ยนแปลง แต่ถ้าข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงก็ต้องมีการปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยอยู่เสมอ การปรับปรุงจะใช้ข้อมูลจากแฟ้มรายการ (Transaction File) ที่เกี่ยวข้อง ตัวอย่างแฟ้มข้อมูลหลัก เช่น แฟ้มข้อมูลลูกค้า แฟ้มข้อมูลรายการสินค้า แฟ้มข้อมูลพนักงาน แฟ้มข้อมูลสินค้าคงคลัง แฟ้มข้อมูลผู้ถือหุ้น เป็นต้น
2. แฟ้มรายการ (Transaction file) หรือแฟ้มข้อมูลชั่วคราว คือ แฟ้มข้อมูลที่รวบรวมการเปลี่ยนแปลงบางอย่างของแฟ้มข้อมูลหนัก เก็บเป็นรายการย่อย ๆ ที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาหนึ่ง แฟ้มข้อมูลชนิดนี้อาจส่งเข้าไปประมวลผลควบคู่กับแฟ้มข้อมูลหลักก็ได้ เมื่อนำไปปรับปรุงแก้ไขข้อมูลในแฟ้มข้อมูลหลักให้ทันสมัยแล้วก็สามารถลบทิ้งได้ ส่วนมากแฟ้มรายการจะเก็บข้อมูลที่ใช้ในธุรกิจประจำวัน เช่น แฟ้มข้อมูลการชำระหนี้ของลูกค้า รายการขายสินค้าประจำวัน รายการเงินฝากถอน การสำรองเที่ยวบิน เป็นต้น

การปรับปรุงแก้ไขข้อมูลในแฟ้มข้อมูลหลัก

วิธีการจัดแฟ้มข้อมูล (File Organization Methods)

1. การจัดแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ (Sequential File)

การประมวลผลข้อมูลโดยทั่วไปจะใช้ข้อมูล 2 แฟ้ม คือ แฟ้มแรกจะเป็นแฟ้มข้อมูลหลักจะบันทึกข้อมูลเก็บไว้อย่างถาวร และแฟ้มรายการจะเก็บข้อมูลเฉพาะรายการที่เปลี่ยนแปลง (Transaction) เอาไว้

เมื่อเตรียมแฟ้มข้อมูลทั้งสองแฟ้มเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมที่ทำหน้าที่ปรับปรุงข้อมูลจะทำการอ่านข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลหลักและแฟ้มรายการ ถ้าใช้รหัสเป็นคีย์ (Key) ก็จะอ่านรหัสจากเรคคอร์ดแรกเรียงตามลำดับจนกว่าจะพบเรคคอดร์ดที่มีค่าของคีย์เท่ากันโปรแกรมก็จะทำการปรับปรุงแก้ไข ข้อมูลที่ระบุไว้ในรหัสลงในแฟ้มข้อมูลหลักแฟ้มใหม่ ต่อไปโปรแกรมก็จะอ่านข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลหลักอีก จนกว่าจะหมดแฟ้ม ฉะนั้นการเก็บข้อมูลลงในแต่ละแฟ้มต้องเรียงลำดับตามคีย์ที่กำหนดไว้

สื่อที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลแบบนี้นิยมใช้เทปแม่เหล็ก (Magnetic Tape) เพราะราคาถูกและเหมาะสมกับงานที่ต้อง การเรียกใช้ข้อมูลนั้นบ่อย ๆ

        ข้อดี ของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ

• เรียกใช้ง่าย สะดวก และเสียค่าใช้จ่ายน้อย
• สามารถใช้กับงานที่ข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงเป็นจำนวนมาก


ข้อเสีย ของแฟ้มข้อมูลแบบเรียงลำดับ

• การทำงานจะช้า
• ข้อมูลที่ใช้จะต้องถูกจัดเรียงลำดับก่อน

1. การจัดแฟ้มข้อมูลแบบสุ่มหรือโดยตรง (Random Access or Direct Access File)

วิธีที่ 1 โดยการกำหนดให้ค่าของคีย์ (Key) ของแต่ละเรคคอร์ด แสดงถึงตำแหน่งที่เก็บข้อมูลในจานแม่เหล็ก เช่น กำหนดให้รหัสปะจำตัวพนักงานเป็นคีย์ เช่น พนักงานรหัสที่ 120 ข้อมูลถูกเก็บไว้ในจานแม่เหล็กในแทร็ก (Track) ที่ 10 และเป็นเรคคอร์ดที่ 5 ในแทร็กนั้น ถ้าต้องการเรียกข้อมูลของพนักงาน ก็นำค่ารหัสมาแปลงเป็นตำแหน่งที่เก็บในจานแม่เหล็กได้โดยตรง

วิธีที่ 2 ใช้เทคนิคที่เรียกว่า แฮชชิ่ง (Hashing) คือ กระบวนการแปลงค่าของคีย์ให้เป็นตำแหน่งที่ในจานแม่เหล็กโดยใช้สูตรซึ่งมีหลายสูตร ผลที่ได้จากวิธีแฮชชิ่งเป็นการสุ่มว่าจะเลือกใช้สูตรไหนในการเก็บข้อมูล จึงเรียกวิธีการเข้าถึงข้อมูลนี้ว่าเป็นวิธีเข้าถึงข้อมูลแบบสุ่ม

สื่อที่ใช้ในการบันทึกข้อมูลแบบนี้ ได้แก่ จานแม่เหล็ก (Magnetic Disk) การจัดแฟ้มข้อมูลแบบนี้เหมาะกับงานที่มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลครั้งละไม่มาก

        ข้อดี ของการจัดแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม

• สามารถทำงานได้เร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลาเรียงลำดับข้อมูล
• เหมาะกับการประมวลผลบบออนไลน์ (On-Line)
ข้อเสีย ของการจัดแฟ้มข้อมูลแบบสุ่ม

• การเขียนโปรแกรมสำหรับวิธีการจัดแฟ้มแบบนี้สลับซับซ้อนมากกว่าแบบเรียงลำดับ

1. การจัดแฟ้มข้อมูลแบบลำดับเชิงดัชนี (Indexed Sequential File)

ดังนั้น การจัดแฟ้มข้อมูลแบบลำดับดัชนีนี้จะสร้างแฟ้มสำหรับเก็บดัชนีเพิ่มขึ้นอีก 1 แฟ้ม โดยแฟ้มดัชนีจะแบ่งข้อมูลออกเป็น 2 ส่วน ส่วนแรกจะระบุคีย์ที่มีค่าสูงสุดในแต่ละบล๊อก (Block) ส่วนที่ 2 จะระบุหมายเลขบล็อก

งานที่จะต้องกระทำกับข้อมูลมีอะไรบ้าง

โดยทั่วไปเรามักจะคิดว่างานเกี่ยวกับข้อมูลมีเพียงการเก็บบันทึก และค้นหาข้อมูลมาใช้เท่านั้น แต่เมื่อเรานำระบบคอมพิวเตอร์มาใช้ในการเก็บบันทึกข้อมูล เรามีงานอื่น ๆ ทีจะต้องกระทำกับข้อมูลอยู่หลายอย่างด้วยกัน คือ

1. การเก็บข้อมูล (Data Acquistion) เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวกับการเก็บข้อมูลดิบมาใช้ เช่น กรมอุตุนิยมวิทยามีสถานีวัดน้ำฝนที่เก็บข้อมูลว่าแต่ละวันมีฝนตกมากเท่าใด ตำรวจนำผู้ต้องสงสัยที่ถูกจับตัวมาสอบปากคำบันทึกลงไว้ในกระดาษ เป็นบันทึกประจำวัน พนักงานสารบรรณบันทึกว่าได้รับหนังสือจากหน่วยงานใดเวลาเท่าใด การเก็บข้อมูลนั้นเป็นกิจกรรมแรกของกรรมวิธีข้อมูล และเป็นงานที่ต้องให้ความสนใจมาก เพราะอาจเกิดความผิดพลาดในการจดบันทึกได้ถ้าหากเขียนหวัด หรือทำงานอย่างลวก ๆ เราควรทราบด้วยว่าขณะนี้มีแนวโน้มที่บริษัทต่างๆ จะพยายามใช้เครื่องมือและอุปกรณ์อัตโนมัติมาเก็บข้อมูลมากขึ้น เพราะช่วยให้เก็บข้อมูลได้ถูกต้องโดยใช้เวลาน้อยลง ยกตัวอย่างเช่น การใช้รหัสแท่งก็เป็นการทำให้สามารถเก็บข้อมูลเข้าเครื่องได้โดยอัตโนมัติ

2. การบันทึกข้อมูล (Data Entry) เป็นกิจกรรมในการนำข้อมูลที่เก็บมาได้แล้วมาบันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ โดยอาศัยอุปกรณ์ต่างๆ เช่น การใช้แป้นพิมพ์ของเครื่องไมโครคอมพิวเตอร์ ทำให้เราสามารถบันทึกข้อมูลเชิงจำนวนและข้อมูลอักขระได้อย่างสะดวก การใช้เครื่องกราดตรวจ หรือสแกนเนอร์ทำให้เราบันทึกภาพลักษณ์ของเอกสารได้ การใช้กล่องถ่ายภาพหรือกล้องวิดีทัศน์ก็ทำให้เราบันทึกภาพบุคลากรได้ และการใช้เครื่องอ่านพิกัด (Digitizer) ช่วยให้เราอ่านภาพพิกัดของแผนที่เก็บไว้ในเครื่องได้

3. การตรวจสอบความถูกต้องข้อมูล (Data Edit) ข้อมูลที่บันทึกไว้อาจจะผิดพลาดได้เช่น พนักงานอาจอ่านเลข 1 เป็นเลข 7 แล้วบันทึกไปตามที่อ่านซึ่งจะทำให้ข้อมูลผิดไปจากความจริง ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีวิธีการตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลหลังจากการบันทึกแล้วการตรวจสอบนี้มีสองแบบ แบบหนึ่งคือ Verification เป็นการตรวจว่าข้อมูลที่บันทึกไว้นั้นตรงกับข้อมูลที่ปรากฏเอกสารต้นฉบับข้อมูลหรือไม่ อีกแบบหนึ่งคือ Validation เป็นการตรวจสอบว่า ข้อมูลนั้นสมเหตุสมผลและใช้ได้หรือไม่ เช่น ถ้าใช้รหัสเพศของบุคลากรเพียงสองคือ M กับ F ก็ต้องตรวจสอบว่าข้อมูลในช่องรหัสเพศต้องไม่เป็นช่องว่าง หรือมีใครพิเรนใส่รหัสว่า G หรือไม่ อีกตัวอย่างหนึ่งคือ ตรวจว่าไม่มีวันที่ 30/2/94 เพราะเดือนกุมภาพันธ์ย่อมไม่มีวันที่ 30

4. การจัดแฟ้มข้อมูล (Filing) ถ้าหากเป็นข้อมูลเอกสาร กิจกรรมนี้ก็คือ การเก็บเอกสารลงในแฟ้มให้ถูกที่ถูกตำแหน่ง ในระบบคอมพิวเตอร์ก็เช่นกัน การเก็บบันทึกข้อมูลลงในระบบคอมพิวเตอร์นั้นจะแยกเก็บเป็นแฟ้มต่าง ๆ ตามเรื่องที่เกี่ยวข้อง แต่ขณะเดียวกันแฟ้มนั้น ๆก็จะต้องจัดในลักษณะที่สามารถค้นหาข้อมูลได้โดยสะดวก ยกตัวอย่างเช่น สมุดโทรศัพท์ธรรมดานั้นจัดเรียงชื่อผู้เช่าโทรศัพท์ตามลำดับอักษรชื่อต้น เมื่อเราต้องการค้นหาหมายเลขโทรศัพท์ของเพื่อนเราก็เพียงแต่พลิกหาหมวดอักษรไล่ดูรายชื่อจนพบ แล้วก็ไล่ดูนามสกุลต่อรวมแล้วก็ไม่เสียเวลาเท่าใด แต่ถ้าหากองค์การโทรศัพท์ที่จัดเรียงชื่อผู้เช่าตามลำดับหมายเลขโทรศัพท์ แล้วละก็การค้นหาชื่อเพื่อนในสมุดโทรศัพท์แบบนี้คงจะทำไม่ได้เลย เพราะจะต้องไล่ดูชื่อคนนับล้านคนทีเดียว ด้วยเหตุนี้การจัดแฟ้มข้อมูลของคอมพิวเตอร์จึงต้องมีหลักการ และวิธีการที่เหมาะสมกับการใช้งาน

5. การประมวลผล (Data Processing) การเก็บข้อมูลต่าง ๆ ไว้ในแฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์นั้นก็เพื่อจะนำมาใช้ในการประมวลผลให้เกิดเป็นรายงานต่าง ๆ ตามที่ผู้ใช้และผู้บริหารต้องการ การประมวลผลนั้นจะกระทำโดยโปรแกรมซึ่งเราจะต้องจัดเตรียมไว้ก่อนแล้ว

6. การสอบถามและค้นคืนข้อมูล (Data Query and Data Retrieval) ในบางครั้งเราจัดเก็บข้อมูลเอาไว้ เพื่อสอบถามหรือค้นหาข้อมูลมาใช้งานตามใจชอบยกตัวอย่างเช่น ถ้าหากเราต้องการนั่งเครื่องบิน จากกรุงเทพมหานครไปเชียงใหม่ในตอนเช้าวันที่ 15 เราอาจขอให้พนักงานขายบัตรโดยสารของบริษัทการบินไทยค้นได้ว่า เที่ยวบนที่ต้องการนั้นมีผู้จองที่นั่งไว้เต็มแล้วหรือยัง การสอบถามยอดเงินในบัญชีผ่านระบบ ATM หรือแม้แต่การสอบถามหมายเลขโทรศัพท์ ทางบริการ 13 ก็เป็นการใช้คอมพิวเตอร์เหมือนกัน ปัจจุบันนี้มีผู้พัฒนาภาษาสำหรับสอบถามข้อมูลที่ใช้ง่ายมาให้ใช้แล้ว ภาษานั้นมีชื่อว่า SQL ซึ่งย่อมาจาก Structured Query Languge ผู้บริหารสามารถเรียนรู้ได้โดยใช้เวลาไม่นานนัก

7. การปรับข้อมูลให้เป็นปัจจุบัน (Update) ได้กล่าวมาแล้วว่าข้อมูลจะเป็นประโยชน์ถ้าหากถูกต้องเป็นปัจจุบัน ดังนั้นเราจะต้องดูแลให้เจ้าหน้าที่ของเราปรับข้อมูลที่เก็บไว้ให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ การปรับนี้จะทำบ่อยครั้งแค่ไหนก็สุดแท้แต่ความจำเป็น เช่น การปรับแฟ้มข้อมูลบุคลากรให้เป็นปัจจุบันนั้นปกติจะกระทำเพียงเดือนละครั้ง คือก่อนหน้านำข้อมูลไปใช้ในการคิดบัญชีเงินเดือนก็น่าจะเพียงพอแล้ว แต่การปรับแฟ้มบัญชีเงินฝากของลูกค้าตามธนาคารต่าง ๆ นั้นจะต้องทำทันทีหรือจะต้องมีวิธีการที่บอกให้คอมพิวเตอร์รู้ได้ทันทีว่าตัวเลขในบัญชีได้เปลี่ยนแปลงไปแล้ว

8. การจัดทำรายงาน (Reporting) เป้าหมายของการประมวลผลก็คือ การจัดทำรายงานเพื่อส่งให้แก่ผู้ใช้และผู้บริหาร รายงานแบบเก่า ๆ มักเป็นตารางตัวเลขที่มีรายละเอียดมากทำให้อ่านและทำความเข้าใจได้ยาก บางทีผู้ใช้รายงานอาจมองข้ามความสำคัญของตัวเลข บางรายการไปได้โดยง่าย ดังนั้นปัจจุบันนี้จึงนิยมเปลี่ยนไปจัดทำรายงานในลักษณะเป็นกราฟแบบต่าง ๆ มากขึ้น ทำให้ผู้บริหารสังเกตเห็นสิ่งผิดปกติในการปฏิบัติงานได้รวดเร็วและทันต่อเหตุการณ์พอที่จะแก้ไขเรื่องนั้น ๆ ได้

9. การทำสำเนา (Duplication) เป็นการนำรายงานมาถ่ายเอกสารทำสำเนาเพิ่มเติมหรืออาจใช้คอมพิวเตอร์พิมพ์รายงานหลาย ๆ ชุด รวมไปถึงการนำแฟ้มข้อมูลมาทำสำเนาเพื่อส่งไปให้หน่วยงานอื่นใช้ด้วย

10. การสำรองข้อมูล (Backup) เป็นการสำเนาแฟ้มข้อมูลทั้งหมดลงในสื่อบันทึกข้อมูล เช่น เทปแม่เหล็ก หรือจานแม่เหล็ก แล้วนำสื่อนั้นไปแยกเก็บไว้ต่างหากเพื่อสำรองไว้ใช้ในกรณีที่แฟ้มข้อมูลเดิมในระบบคอมพิวเตอร์มีอันถูกทำลาย หรือสูญหายไปด้วยประการใดก็ตาม การสำรองข้อมูลนั้นเป็นเรื่องสำคัญมากเพียงใด อาจจะลองคิดดูได้ไม่ยาก นั่นคือจะเกิดอะไรขึ้นถ้าหากแฟ้มข้อมูล เงินฝากธนาคารที่เราฝากเงินไว้มีอันถูกไฟไหม้ไปจนหมด และไม่มีแฟ้มข้อมูลสำรองอื่นใดเหลืออยู่เลย ในฐานะผู้บริหารเราจะต้องคอยดูแลให้มีการสำรองข้อมูลหน่วยงานของเราอยู่เสมอ ถ้าเป็นข้อมูลสำคัญมากควรสำรองทุกวันหลังเสร็จงานประจำ แต่ถ้าเป็นข้อมูลอื่นอาจสำรองทุกสัปดาห์ก็ได้

11. การกู้ข้อมูล (Data Recovery) เป็นงานที่จะต้องทำเมื่อแฟ้มข้อมูลจริงถูกทำลายและเราต้องนำข้อมูลสำรองกลับมาใช้ใหม่ วิธีการก็คือ จะต้องบรรจุข้อมูลที่สำรองไว้ลงในจานแม่เหล็กของระบบคอมพิวเตอร์ใหม่ พร้อมกันนี้ก็จะต้องปรับปรุงข้อมูลอื่น ๆ ที่ได้เปลี่ยนไป นับตั้งแต่เมื่อได้สำรองข้อมูลครั้งสุดท้ายเอาไว้ การกู้ข้อมูลนั้นเป็นเรื่องที่ซับซ้อนและสมควรฝึกฝนเอาไว้ให้ชำนาญ

12. การสื่อสารข้อมูล (Data Communication) เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการส่งข้อมูลจากจุดหนึ่งไปยังอีกจุดหนึ่ง เช่น การส่งข้อมูลดิบจากจุดที่บันทึกข้อมูลซึ่งอาจจะอยู่คนละจังหวัดไปเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ที่อยู่ที่กรุงเทพมหานคร หรือการส่งรายงานที่ประมวลผลที่กรุงเทพมหานคร ไปให้ผู้ใช้ที่อยู่จังหวัดอื่น ๆ การส่งข้อมูลนี้อาจกระจำได้โดยการส่งแผ่นดิสเกตต์ที่ใช้บันทึกข้อมูลไปทางไปรษณีย์ หรือส่งข้อมูลผ่านระบบโทรศัพท์ระหว่างคอมพิวเตอร์ของส่วนกลางกับของผู้ใช้ที่อยู่จังหวัดอื่น

13. การทำลายข้อมูล (Data Scraping) เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการทำลายข้อมูลที่ไม่มีความจำเป็นจะต้องเก็บรักษาไว้ ในกรณีของเอกสารเราอาจทำลายได้โดยใช้เครื่องทำลายเอกสาร ส่วนในกรณีของสื่อบันทึกคอมพิวเตอร์ เราอาจจะใช้วิธีต่าง ๆ ได้หลายวิธีเช่น ถ้าเป็นจานแม่เหล็ก เราอาจสั่งให้คอมพิวเตอร์จัดเนื้อที่ใหม่ (Format) หรือถ้าเป็นเทปแม่เหล็กเราอาจนำเทปนั้นไปบันทึกทับก็ได้

แฟ้มเอกสารที่เราเก็บไว้ในหน่วยงานนั้นมักจะเรียงเป็นเรื่องย่อย มีเอกสาร หนังสือติดต่อ หรือรายละเอียดเกี่ยวกับเรื่องนั้นรวมไว้หมด หยิบแฟ้มเอกสารมาดูแฟ้มเดียวจะพบรายละเอียดของเรื่องย่อยนั้นครบถ้วนทุกอย่าง เช่น แฟ้มบุคลากรก็จะเป็นแฟ้มเกี่ยวกับคน ๆ หนึ่ง และแฟ้มนี้จะรวมไว้ในตู้ ซึ่งเป็นตู้แฟ้มบุคลากร

แฟ้มข้อมูลคอมพิวเตอร์นั้นความจริงก็มีลักษณะเหมือนกับแฟ้มเอกสาร แต่เราเลือกบันทึกรายละเอียดบางอย่าง ของเรื่องเดียวกันลงไปในนั้น เช่น แฟ้มข้อมูลบุคลากรจะบันทึกข้อมูลพื้นฐานของบุคลากรทุกคนไว้ในแฟ้มโดยแยกเป็นระเบียบละคน ดังนั้นเมื่อกล่าวถึงแฟ้มบุคลากรที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ เราจึงหมายถึงแฟ้มที่เก็บข้อมูลพื้นฐานของเจ้าหน้าที่ทุกคน แต่เมื่อกล่าวถึงแฟ้มเอกสาร เราหมายถึงแฟ้มที่เก็บข้อมูลของเจ้าหน้าที่คนเดียว

แฟ้มข้อมูลนั้นเป็นส่วนประกอบที่สำคัญของการประยุกต์คอมพิวเตอร์ เนื่องจากงานประยุกต์ ใด ๆ ก็ตามจำเป็นจะต้องเก็บบันทึกข้อมูลที่จะใช้เอาไว้ในรูปแบบของแฟ้มคอมพิวเตอร์เสมอ ยกตัวอย่างเช่น งานพิมพ์เอกสารก็จะต้องเก็บเอกสารไว้ในรูปแบบของแฟ้มคอมพิวเตอร์ งานจัดทำงบประมาณก็ต้องเก็บรายละเอียดไว้ในแฟ้มงบประมาณ ฯลฯ

โดยทั่วไปแล้วแฟ้มข้อมูลหนึ่งๆ ประกอบด้วยระเบียนหลายระเบียน (Record) แต่ระเบียนประกอบด้วยเขตข้อมูล (Field) หลายเขต เขตข้อมูลเดียวกันของทุกระเบียนนิยมให้มีความยาวเท่ากันเพื่อสะดวกสบายต่อการทำงานของคอมพิวเตอร์ นอกจากนี้ยังนิยมกำหนดด้วยว่า เขตนั้นจะให้เก็บข้อมูลประเภทใด เช่น เขตที่ 1 ข้างต้นเป็นเขตข้อมูลตัวเลข เขตที่ 2 เป็นเขตข้อมูลอักขระ หรือตัวอักษร