ฐานข้อมูลและระบบจัดการฐานข้อมูลที่อยู่บนบนเครื่องคอมพิวเตอร์เพียงเครื่องเดียวที่มีหน่วยเก็บข้อมูลสำรองอยู่ เรียกว่าเป็น ระบบฐานข้อมูลศูนย์กลาง (Centralized database system) เพราะอุปกรณ์ต่าง ๆ ของระบบติดตั้งอยู่บนเครื่องเพียงเครื่องเดียว หรือเรียกว่าไซต์ (site) เดียวเท่านั้น ถึงแม้ว่าฐานข้อมูลดังกล่าวอาจจะถูกเรียกใช้ข้อมูลจากเทอร์มินัลระยะไกลที่ติดต่อเข้ามายังเครื่องส่วนกลางนั้น แต่ข้อมูลและระบบจัดการฐานข้อมูลยังคงทำงานอยู่บนเครื่องเพียงเครื่องเดียว

ในปัจจุบันมีการใช้ฐานข้อมูลจากหลาย ๆ เครื่องหรือหลายไซต์ โดยผ่านระบบเครือข่ายการสื่อสาร เรียกว่า ฐานข้อมูลแบบกระจาย (Distributed Database Systems หรือ DDBSs) ซอฟต์แวร์ที่ใช้ในการจัดการฐานข้อมูลแบบนี้เรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูลแบบกระจาย (Distributed Database management System หรือ DDMBS)

ฐานข้อมูลแบบกระจายเป็นที่รวมของข้อมูลซึ่งอยู่บนระบบเดียวกัน แต่ในทางกายภาพมีการจัดเก็บกระจายอยู่บนเครื่องคอมพิวเตอร์หลายเครื่องหรือหลายไซต์ และมีการเชื่อมต่อกันผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์

โครงสร้างหลักที่แยกควมแตกต่างระหว่างระบบจัดการฐานข้อมูลศูนย์กลางออกจากระบบ จัดการฐานข้อมูลแบบกระจายคือฮาร์ดแวร์ เพราะระบบจัดการฐานข้อมูลแบบกระจายต้องมีเครื่องคอมพิวเตอร์หลายเครื่องที่ ไซต์ (site) หรือที่เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า โหนด (node) ต่าง ๆ และแต่ละโหนดจะต้องติดต่อกับเครือข่ายสื่อสาร เพื่อส่งข้อมูลหรือคำสั่งต่าง ๆ ระหว่างโหนด

โหนดต่าง ๆ ที่กล่าวถึงนี้อาจจะอยู่ในตึกเดียวกันหรืออยู่ห่างกันไม่มากนัก และติดต่อกันผ่านระบบเครือข่ายท้องถิ่น (LAN) หรืออาจอยู่ห่างไกลกันคนละอำเภอซึ่งจะต้องติดต่อผ่านเครือข่ายระยะไกลเช่นสายโทรศัพท์ก็ได้ นอกจากนี้แต่ละโหนดอาจจะมีรูปแบบการติดต่อผ่านเครือข่ายที่แตกต่างกันก็ได้ เช่น โหนดที่หนึ่งติดต่อกับโหนดที่สอง และโหนดที่สองติดต่อกับโหนดที่สาม แต่โหนดที่หนึ่งไม่ได้ติด

ต่อกับโหนดที่สาม เป็นต้น ในกรณีนี้ถ้าโหนดที่หนึ่งและโหนดที่สามต้องการติดต่อกันก็ต้องติดต่อผ่านโหนดที่สองก่อน ซึ่งอาจทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงบ้าง แต่ก็ไม่มีผลกับระบบฐานข้อมูลแต่อย่างใด

ฐานข้อมูลแบบกระจายทำให้การออกแบบระบบ และการจัดการดูแลฐานข้อมูลมีความยุ่งยากมากขึ้น รวมทั้งระบบจัดการฐานข้อมูลที่จะนำมาใช้กับฐานข้อมูลแบบกระจาย ก็จะมีความซับซ้อนมากขึ้นกว่าระบบจัดการฐานข้อมูลแบบศูนย์กลาง กล่าวคือต้องมีคุณสมบัติต่าง ๆ ดังนี้

1. เรียกใช้ข้อมูลที่อยู่ห่างไกลออกไปบนโหนดต่าง ๆ โดยผ่านทางเครือข่ายสื่อสารได้
2. เลือกตัดสินใจได้ว่าควรจะเรียกข้อมูลจากที่ใดมาใช้งานบ้าง
3. จัดการดูแลการเรียกดูข้อมูลจากที่ต่าง ๆ ได้
4. ถ้าระบบใดระบบหนึ่งมีปัญหาไม่ว่าจะด้วยสาเหตุใด เช่น เครื่องมีปัญหา หรือเกิดปัญหากับสายสื่อสาร ระบบจัดการฐานข้อมูลแบบกระจายจะต้องสามารถฟื้นฟูฐานข้อมูลได้เอง

การเลือกใช้งานฐานข้อมูลแบบใดแบบหนึ่ง จะขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายประการ ซึ่งต้องทำการพิจารณาให้มีความเหมาะสมกับสภาพขององค์กร โดยปัจจัยที่ทำให้องค์กรใดองค์กรหนึ่งอาจพิจารณาเลือกใช้ฐานข้อมูลแบบกระจาย คือ

1. ข้อมูลบางประเภทจะมีความเหมาะกับการใช้ฐานข้อมูลแบบกระจาย เพราะโดยธรรมชาติของข้อมูลนั้นอยู่บนที่ต่าง ๆ กันอยู่แล้ว เช่น บริษัทที่มีสาขาอยู่ในจังหวัดต่าง ๆ หรือธนาคารที่มีหลาย ๆ สาขา และแต่ละสาขาอยู่คนละแห่งในที่ไกลกันออกไป บริษัทหรือธนาคารดังกล่าวอาจต้องการเก็บข้อมูลของแต่ละสาขาไว้ที่สาขาเหล่านั้น เนื่องจากงานการเรียกใช้ข้อมูลส่วนมากจะเกิดขึ้นโดยพนักงาน หรือลูกค้าที่สาขานั้น ๆ โดยมีโอกาสที่จะเรียกใช้ข้อมูลข้ามสาขาน้อยมาก แต่ขณะเดียวกันผู้บริหารที่สำนักงานใหญ่อาจต้องการเรียกใช้ข้อมูลจากหลาย ๆ สาขา เพื่อดูข้อมูลสรุปบางอย่างด้วย
2. เพื่อเพิ่มความเชื่อถือได้ของข้อมูลและความมีประโยชน์ของข้อมูล เพราะการเรียกใช้ข้อมูลจะได้ข้อมูลที่ทันสมัยและถูกต้องอยู่เสมอ ไม่ว่าข้อมูลนั้นจะจัดเก็บอยู่ในที่ใด ๆ ก็ตาม และหากเครื่องคอมพิวเตอร์หรือระบบจัดการฐานข้อมูลในโหนดใดโหนดหนึ่งเกิดปัญหาก็จะเรียกใช้ข้อมูลในโหนดนั้น ไม่ได้เท่านั้น ในขณะที่โหนดอื่นจะยังคงใช้งานได้เหมือนเดิม แต่ถ้าใช้ระบบฐานข้อมูลศูนย์กลางแล้ว หากเครื่องที่ศูนย์กลางเกิดปัญหา ก็จะทำให้ไม่สามารถเรียกดูข้อมูลได้ทั้งระบบ
3. ทำให้สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันในขณะที่การดูแลข้อมูลนั้นแยกจากกันในแต่ละโหนด
4. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เนื่องจากการกระจายฐานข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ไปในหลาย ๆ แห่ง ทำให้การเรียกใช้ข้อมูลของแต่ละแห่งสามารถทำได้เร็วที่ขึ้น เพราะข้อมูลได้ถูกแบ่งออกเป็นส่วน ๆ นอกจากนี้ การประมวลผลของแต่ละโหนดก็จะอิสระจากกัน ทำให้สามารถทำการประมวลผลพร้อม ๆ กันได้