ฐานข้อมูลคืออะไร

กล่าวโดยย่อฐานข้อมูลก็คือ ที่รวมของแฟ้มข้อมูลหลาย ๆ แฟ้มที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันนั่นเอง ยกตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลบุคลากรอาจประกอบด้วยแฟ้มข้อมูลพื้นฐานของบุคลากร แฟ้มประวัติการทำงาน (มีเหตุอันดีที่จะแยกแฟ้มประวัตินี้ออกจากแฟ้มข้อมูลพื้นฐาน) แฟ้มคู่สมรส แฟ้มบุตร แฟ้มสุขภาพการเจ็บป่วย ฯลฯ จะเห็นว่าแฟ้มเหล่านี้ต่างก็เกี่ยวเนื่องกันกับบุคลากรทั้งสิ้น

กำเนิดแนวคิดเรื่องฐานข้อมูลมาจากข้อเท็จจริงที่ว่า แผนกต่าง ๆ ในหน่วยงานมักจะเก็บข้อมูลของตนเอาไว้โดยไม่แบ่งให้ผู้อื่นใช้งาน และถึงอยากจะให้ใช้แต่ก็เกิดเรื่องยุ่งยากขึ้นเป็นอันมาก โดยเฉพาะเวลาที่ต่างคนต่างก็ใช้คอมพิวเตอร์ด้วยกัน ยกตัวอย่างเช่น แผนกบุคลากรมีแฟ้มข้อมูลบุคลากรเก็บอยู่ในเทปแม่เหล็ก ถ้าแผนกสวัสดิการต้องการขอแฟ้มข้อมูลนี้ไมใช้เพื่อเพิ่มรายการข้อมูลเกี่ยวกับการยืม และคืนเงินสวัสดิการลงไปในเทปแม่เหล็กนั้น จะทำให้เกิดปัญหาในด้านโปรแกรมทันทีคือ แผนกบุคลากรจะต้องคอยเปลี่ยนแปลงแก้ไขโปรแกรมตามไปด้วย การทำเช่นนั้นอาจจะทำให้โปรแกรมซึ่งทำงานดีอยู่แล้วอาจผิดพลาดได้ ด้วยเหตุนี้จึงเป็นธรรมดาที่แผนกบุคลากรจะต้องไม่ยอมให้แผนกสวัสดิการมาใช้เทปแม่เหล็กนั้น แผนกสวัสดิการจึงจำเป็นจะต้องจัดทำข้อมูลบุคลากรของตนเองขึ้น ซึ่งเป็นของแน่ว่า ข้อมูลจำนวนมากในเทปแม่เหล็กของแผนกสวัสดิการจะต้องซ้ำซ้อนกับข้อมูลในเทปแม่เหล็กของแผนกบุคลากร

เมื่อมีปัญหาไม่สะดวกเช่นนี้จึงมีผู้คิดว่า น่าจะต้องทำระบบโปรแกรมสำหรบจัดการข้อมูลขึ้นมาดูแลข้อมูลที่หลาย ๆ แผนกใช้ร่วมกันได้ โดยไม่ให้แผนกเหล่านั้นต้องแก้ไขโปรแกรมใหม่ เมื่อมีผู้เปลี่ยนแปลงข้อมูลที่เก็บไว้ร่วมกันนั้น ความคิดนี้ทำให้เกิดการพัฒนาระบบฐานข้อมูลขึ้น และระบบโปรแกรมที่ว่านั้นก็ได้รับชื่อว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System เรียกย่อ ๆ ว่า DBMS)

ระบบจัดการฐานข้อมูลเป็นโปรแกรมที่ทำหน้าที่ในการกำหนดลักษณะข้อมูลที่จะเก็บไว้ในฐานข้อมูล อำนวยความสะดวกในการบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล กำหนดตัวผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ฐานข้อมูลได้พร้อมกับกำหนดด้วยว่าให้ใช้ได้แบบใด เช่น ให้อ่านข้อมูลได้อย่างเดียวหรือให้แก้ไขข้อมูลได้ด้วย นอกจากนั้นยังอำนวยความสะดวกในการค้นคืนข้อมูล การแก้ไขปรับปรุงข้อมูล ตลอดจนการจัดทำข้อมูลสำรองด้วย

เมื่อใช้ระบบจัดการฐานข้อมูลแล้ว ผู้ใช้ไมต้องกังวลว่าข้อมูลของตนจะเสียหายหรือถูกผู้ไม่ปรารถนาดีมาแอบอ่านไป เพราะระบบจัดการฐานข้อมูลจะตรวจว่า ผู้ที่ขอใช้ฐานข้อมูลนั้นเป็นผู้ที่ได้รับอนุญาตหรือไม่ และได้รับอนุญาตให้ทำประการใดกับฐานข้อมูลบ้างถ้าหากผู้ใช้พยายามทำอะไรนอกเหนือจากที่ได้รับอนุญาตไว้ ระบบจัดการฐานข้อมูลก็จะไม่ยอมให้ทำ

เวลานี้ระบบจัดการฐานข้อมูลที่ได้รับความนิยมมาก ๆ นั้นมีอยู่ด้วยกันหลายระบบเช่น Oracle, Informix, Ingres, Progress, Sybase, Access, dBase, Foxpro, Paradox ฯลฯ การเลือกซื้อระบบเหล่านี้มาใช้จึงเป็นเรื่องที่ซับซ้อน และท่านผู้อ่านควรปรึกษาผู้รู้ผู้ชำนาญให้ถี่ถ้วนก่อน

กล่าวโดยสรุป ฐานข้อมูล เป็นระบบข้อมูลที่ใช้ระบบจัดการฐานข้อมูลดูแลจัดการ การบันทึก จัดเก็บและเรียกใช้ข้อมูลต่าง ๆ ซึ่งมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกัน ฐานข้อมูลยอมให้ผู้ใช้หลายคนใช้ข้อมูลเดียวกันได้แต่จะต้องเป็นไปตามที่ได้อนุญาตไว้เท่านั้น

ปัจจุบันนี้หน่วยงานต่าง ๆ เริ่มสนใจนำระบบจัดการฐานข้อมูลมาใช้มากขึ้น ในการนี้หน่วยงานจะต้องมีวิธีการออกแบบฐานข้อมูลที่ถูกต้องตามหลักการ จึงจะได้ประโยชน์จากการพัฒนาระบบฐานข้อมูลอย่างเต็มที่ การออกแบบฐานข้อมูล และการใช้ฐานข้อมูล ทำให้เราได้รับประโยชน์หลายอย่างด้วยกัน อาทิ

1. เกิดความเข้าใจเรื่องข้อมูลของหน่วยงานมากขึ้น ผู้ปฏิบัติงานในหน่วยงานราชการหรือรัฐวิสาหกิจส่วนใหญ่มักจะไม่ทราบและไม่สนใจประวัติความเป็นมา ตลอดจนนโยบายและแนวคิดของหน่วยงานของตน ดังนั้นจึงย่อมจะไม่ทราบว่าหน่วยงานของตนมีข้อมูลอะไรใช้บ้าง ทำไมจึงต้องใช้ข้อมูลนั้น และที่อาจจะแปลกก็คือ บางคนอาจจะไม่ทราบว่า ข้อมูลนั้น ๆ หมายความครอบคลุมถึงอะไรบ้าง การเริ่มต้นพัฒนาฐานข้อมูลในหน่วยงานนั้น บังคับให้เราต้องศึกษารายละเอียดของข้อมูลต่าง ๆ อย่างละเอียด ทำให้เราเข้าใจความหมายและรูปแบบของข้อมูลแต่ละรายการอย่างชัดเจน นอกจากนั้นเรายังเข้าใจความต้องการด้านข้อมูลของเราด้วย ทำให้เราสามารถพิจารณาได้ว่าข้อมูลที่มีอยู่นั้นจำเป็นหรือไม่ ข้อมูลที่จำเป็นมีอยู่หรือไม่ การจัดหาข้อมูลมาใช้ต้องผ่านกระบวนการอะไรบ้าง กระบวนการนั้นล่าช้า ซ้ำซ้อนหรือไม่ จำเป็นบ้างหรือไม่ ที่จริงการศึกษาข้อมูลในช่วงต้นของการพัฒนาฐานข้อมูลนั้นเป็นกิจกรรมอย่างหนึ่งของการรีเอ็นจิเนียริงนั่นเอง

2. เกิดวิธีการที่เป็นระบบในการเก็บบันทึก และแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูล ข้อมูลนั้นเป็นสิ่งจำเป็นต่อการบริหารงานก็จริงอยู่ แต่ถ้าข้อมูลนั้นไม่ได้จัดเก็บไว้ ข้อมูลก็จะหายไปไม่สามารถนำมาใช้ได้ การมีระบบฐานข้อมูลจึงช่วยให้เกิดวิธีการที่จะจัดเก็บ บันทึก และแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูลในฐานข้อมูล ทำให้การทำงานเหล่านี้เป็นระบบดีขึ้น

3. ช่วยให้การค้นข้อมูลสะดวกขึ้น ก่อนการพัฒนาฐานข้อมูลนั้นหน่วยงานอาจจะมีข้อมูลกระจายอยู่ตามที่ต่าง ๆ ไม่สามารถค้นหามาใช้งานได้สะดวก ยิ่งถ้าหากข้อมูลยังคงบันทึกอยู่บนกระดาษ การจะนำข้อมูลมาคำนวณย่อมต้องเสียเวลาบันทึกข้อมูลไปอีก เมื่อจัดทำฐานข้อมูลแล้ว ผู้ใช้ย่อมค้นข้อมูลได้สะดวกขึ้น ค้นได้แล้วก็นำข้อมูลไปใช้คำนวณได้ทันที

4. ช่วยให้เกิดการใช้ข้อมูลร่วมกัน หลักการของฐานข้อมูลคือ จัดทำฐานข้อมูลเพียงชุดเดียวเพื่อให้ผู้ใช้หลาย ๆ คนใช้ข้อมูลร่วมกัน ก่อนหน้านี้การแบ่งข้อมูลให้คนอื่นใช้ทำได้ยาก แต่เมื่อมีฐานข้อมูลแล้วผู้ใช้ย่อมไม่มีข้ออ้างที่จะเก็บข้อมูลไว้ใช้เฉพาะตนเอง ผู้ใช้จำเป็นจะต้องแบ่งปันข้อมูลให้ผู้อื่นใช้ได้ด้วย

5. ช่วยให้เกิดการประยุกต์ระบบสารสนเทศ การมีฐานข้อมูลในหน่วยงานย่อมเป็นฐานที่ดีสำหรับการสร้างระบบสารสนเทศต่าง ๆ เพื่อจัดทำรายงานที่จำเป็นสำหรับเสนอผู้บริหาร ถ้าหากไม่มีฐานข้อมูลแล้วระบบสารสนเทศย่อมสร้างไม่ได้

กล่าวโดยสรุป ฐานข้อมูลเป็นเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับหน่วยงานในอันที่จะใช้จัดเก็บบันทึก และใช้งานข้อมูล ฐานข้อมูลช่วยให้หน่วยงานสามารถสร้างระบบสารสนเทศสำหรับจัดทำรายงานให้ผู้บริหารใช้ได้

ฐานข้อมูลในปัจจุบันได้กลายเป็นส่วนประกอบสำคัญของการประยุกต์คอมพิวเตอร์ในด้านธุรกิจและการบริหารไปแล้ว ฐานข้อมูลช่วยในการเก็บข้อมูลพื้นฐานที่เกิดขึ้นประจำวัน เช่น รายชื่อและเลขทะเบียนของผู้ขอซื้อรถยนต์และรถจักรยานยนต์ใหม่ (ปัจจุบันรวมแล้ววันละพันกว่าราย) หรือรายชื่อของผู้แจ้งย้ายออกและย้ายเข้าในทะเบียนราษฎร์ การจดทะเบียนบริษัทใหม่ ฯลฯ และรวมไปถึงข้อมูลสรุปที่เกิดจากการนำข้อมูลพื้นฐานมาคำนวณ แยกประเภท และสรุปเป็นหมวดหมู่ต่าง ๆ เพื่อใช้ในการตัดสินใจด้วย

การประยุกต์ฐานข้อมูลนั้นถ้าหากจำแนกตามลักษณะของงานแล้วก็จะได้รายงานมากมายไม่รู้จักจบสิ้น เช่น ฐานข้อมูลยาในโรงพยาบาล ฐานข้อมูลทะเบียนปืนของสำนักบริหารการทะเบียน ฐานข้อมูลอาชญากรในกรมตำรวจ ฐานข้อมูลน้ำฝนของกรมอุตุนิยม ฐานข้อมูลผู้แทนราษฎรของรัฐสภา ฐานข้อมูลโรงงานของกระทรวงอุตสาหกรรม ฯลฯ อย่างไรก็ตาม ถ้าหากเราลองจัดประเภทใหม่โดยแยกตามลักษณะของข้อมูลที่จัดเก็บแล้ว อาจจัดแบ่งได้เป็น

1. ฐานข้อมูลข้อความ (Text Database) เป็นฐานข้อมูลที่เก็บบันทึกข้อความต่าง ๆ เอาไว้ใช้อ้างอิง เช่น ฐานข้อมูลคำพิพากษาศาลฎีกาอย่างย่อของกระทรวงยุติธรรม ได้จัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับคำพิพากษาศาลฎีกาทุกเรื่องนับตั้งแต่ พ.ศ.2475 จนถึงปัจจุบัน เอาไว้ให้ผู้พิพากษา และทนายความค้นรายละเอียดมาศึกษาและอ้างอิงได้ ปัจจุบันรัฐสภาก็ดำริที่จะจัดเก็บกฎหมายทุกฉบับพร้อมรายละเอียดเกี่ยวกับการแก้ไขปรับปรุงไว้เป็นฐานข้อมูล ข้อความเช่นกัน คำว่า “ข้อความ” ในที่นี้หมายความว่า เราบันทึกตัวอักษรเข้าไปแบบเรียงตัว และคอมพิวเตอร์สามารถค้นหาคำต่าง ๆ ในฐานข้อมูลได้ทุกคำ

2. ฐานข้อมูลภาพลักษณ์ (Image Database) เป็นฐานข้อมูลที่ผู้ใช้สแกน (Scan) ภาพลักษณ์ (Image) ของเอกสารเข้าไปเก็บไว้เพื่อค้นคืนในทำนองเดียวกับฐานข้อมูลข้อความ แต่แตกต่างกันตรงที่ในกรณีของฐานข้อมูลภาพลักษณ์นั้น คอมพิวเตอร์ไม่รู้ว่า ภาพลักษณ์นั้น ๆ มีข้อความว่ากระไรบ้าง เพราะเอกสารที่คนเราอ่านออกนั้น เมื่อสแกนเป็นภาพลักษณ์แล้ว จะปรากฎต่อคอมพิวเตอร์เหมือนเป็นจุดขาวดำ หรือจุดสีที่ไม่รู้ว่าเป็นตัวอักษรอะไร ดังนั้นการค้นคืนจึงกระทำต่อตัวฐานข้อมูลภาพลักษณ์โดยตรงไม่ได้ จะต้องอาศัยการเพิ่มคำสำคัญ (Keyword) เข้าไปในฐานข้อมูลด้วย เพื่อให้ดำเนินการค้นจากคำสำคัญนี้แทนการค้นจากภาพลักษณ์ ปัจจุบันนี้สำนักงานเลขาธิการ ครม. ได้จัดเก็บมติ ครม. ทุกเรื่องเอาไว้ในฐานข้อมูลภาพลักษณ์เพื่อช่วยในการค้นหาและติดตามการตัดสินใจของ ครม.

3. ฐานข้อมูลตัวเลข (Numeric Database) เป็นฐานข้อมูลที่เก็บข้อมูลเป็นตัวเลขเอาไว้มากยิ่งกว่าตัวอักษร เช่น ฐานข้อมูลสถิติน้ำฝนเป็นฐานข้อมูลที่จัดเก็บรายละเอียดเกี่ยวกับปริมาณน้ำฝนที่ตก ณ สถานีอุตุนิยมทุกแห่งทั่วประเทศ

4. ฐานข้อมูลองค์กร (Corporate Database) เป็นฐานข้อมูลที่เก็บข้อมูลต่าง ๆ ทั้งที่เป็นข้อความ ตัวเลข และภาพลักษณ์ที่เกี่ยวข้องกับงานขององค์กรเอาไว้ เพื่อค้นคืนออกมาใช้ในการปฏิบัติงาน หรือในการบริหารตัดสินใจ ฐานข้อมูลเหล่านี้ได้แก่ ฐานข้อมูลบุคลากร ฐานข้อมูลพัสดุในหน่วยงาน ฐานข้อมูลการใช้จ่ายงบประมาณ ฯลฯ