TEORÍA DE SISTEMAS APLICADA A LA EMPRESA

 INTRODUCCIÓN

 Todas las personas, en general, participan en forma simultánea en diversas organizaciones, siendo estas de diversa naturaleza (entre otros ejemplos se pueden mencionar la familia y el club deportivo).

 Dichas organizaciones se caracterizan por el trabajo conjunto de las personas que las componen para el logro de ciertos objetivos comunes. A esta definición, es preciso ahora agregar un concepto adicional: el de sistema que, sin lugar a dudas, enriquece la comprensión de la organización.

LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA: IMPORTANCIA DE LAS INTERACCIONES

 Un sistema se define como un conjunto de partes cuya interacción produce determinados resultados. Lo fundamental en este tipo de relación es que exista la interrelación, pues de esta forma se logran rendimientos superiores, lo que permite alcanzar objetivos en forma eficiente.

 La teoría de sistemas entrega una forma simple para analizar las organizaciones, poniendo énfasis en el estudio de su estructura y en las interrelaciones entre sus componentes.

 Las partes que componen una organización desde un punto de vista sistémico son: 

 Además de los anteriores, es necesario considerar el papel del entorno de la empresa y los procesos de retroalimentación del sistema. Este último será aclarado más adelante cuando se analicen los sistemas abiertos.

 Para comprender mejor la forma en que se relacionan estos componentes, se muestra la siguiente figura.

Un ejemplo de negocio de comida rápida, permitirá aplicar los conceptos anteriores a un caso real, para facilitar la comprensión de los mismos.

 A modo de resumen, es posible resaltar los siguientes aspectos:  

 Esto pone en evidencia el hecho que muchos resultados vuelven a entrar en la forma de insumos al proceso de transformación.

SISTEMAS CERRADOS Y SISTEMAS ABIERTOS

 Para ilustrar estos nuevos conceptos, la isla de Robinson Crusoe aporta características suficientes como para considerarla un sistema. En ella se encontraban recursos dados por las especies vegetales y animales que la naturaleza proveía, además de las personas que en ella habitaban: Robinson Crusoe y Viernes. Cada tarde, producto de la pesca y la recolección de frutos, Crusoe y Viernes podían comer y, a la vez, aprovechar las ramas de los árboles para construir instrumentos y herramientas que facilitaran la tarea del día siguiente.

 Esta descripción de la isla corresponde a un sistema cerrado. Todos los insumos provienen de la misma isla pues no existían posibilidades de “importarlos” de otro lugar. Además, el resultado que se obtenía del proceso (pesca, caza y recolección de frutos) permanecía en el mismo sistema y tampoco podía ser enviado fuera debido a la ausencia de vías efectivas de transporte o comunicación.

 En oposición al caso de la isla, las organizaciones que existen en el mundo contemporáneo (fábricas de zapatos, hospitales y muchas otras) no son sistemas cerrados, pues reciben insumos o recursos del medio externo y los resultados que obtienen también salen fuera de ellas. A su vez, estos mismos resultados afectan nuevamente sus insumos a través de los procesos de retroalimentación.

 Lo dicho anteriormente permite que la organización pueda ser descrita mediante un modelo de sistema abierto que incorpora relaciones entre la empresa y el medio externo. Esta permanente interacción entre los componentes internos y externos del sistema abierto obliga a la empresa a poner permanentemente su atención tanto dentro como fuera de ella.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS

 A continuación, se presentan algunas características de la organización desde la perspectiva sistémica: 

Integridad

El concepto de integridad se refiere a que la organización debe ser comprendida como un  todo, cuyo eje lo constituyen las relaciones que se dan entre sus componentes. En este contexto, el  análisis de partes no conectadas carece de sentido.

Sinergia

Es razonable pensar que deben existir incentivos que mantengan unidos a los componentes del sistema. Dichos incentivos están dados por las sinergias que se producen en ella. En términos sencillos, sinergia significa que el todo es mayor que la suma de las partes, es decir, que los componentes del sistema valen más como una unidad – a la cual llamamos empresa – que como una unidad independiente. Es a partir de esto, justamente, desde donde surge el valor de las interrelaciones. Para comprender mejor este concepto existe un ejemplo, el de las Nuevas salas de cine.

Subsistemas

Los sistemas están compuestos, a su vez, por subsistemas. En el caso de una fábrica, por ejemplo, el departamento de contabilidad y la sala de ventas corresponden a subsistemas. Cada uno de ellos se compone de distintos elementos relacionados entre sí. Por otra parte, cada uno de los subsistemas interactúa con el resto, conformando una compleja red de interacciones en donde cualquier decisión que afecte a una de sus partes, tendrá repercusiones en el resto de los miembros del sistema. Se presenta en este punto el ejemplo de los Chocolates RA.

Entropía

Un fenómeno que se observa con frecuencia en sistemas de distinta naturaleza es la entropía, la que se define, en términos amplios, como el decaimiento natural de un sistema. Si se analiza al hombre como un sistema compuesto a su vez de subsistemas, tales como los aparatos circulatorio, digestivo y nervioso, entre otros, se puede observar que con el paso de los años su cuerpo comienza a decaer. El corazón trabaja con más dificultad, las piernas pierden agilidad y la memoria se hace frágil. Una forma de atenuar los efectos de la entropía en el cuerpo es a través de una vida y alimentación sana, ejercicio regular y chequeos médicos periódicos.

 De la misma forma, en la empresa es posible detectar síntomas de decaimiento o degradación del sistema. Los edificios envejecen, las máquinas comienzan a fallar o se vuelven obsoletas y las ventas decaen, tal vez debido a que los productos y servicios ya no llaman la atención de los clientes como solían hacerlo.

 Para contrarrestar este proceso normal de degradación, los gerentes o quienes dirigen la empresa también cuentan con herramientas apropiadas. Algunas de las más efectivas son, probablemente, la inversión en activo fijo, el desarrollo de nuevos productos y, sobre todo, la creatividad y la capacidad de innovación de los miembros de la organización.

PENSAMIENTO LINEAL Y PENSAMIENTO SISTÉMICO

 Con frecuencia, cuando analizamos un problema nuestra mente tiende a seguir una secuencia lógica como la que sigue:

Lo anterior significa que, enfrentados a un problema, intentamos emprender una acción que nos permita lograr una solución a través de la cual obtendremos los resultados deseados. Al revisar el ejemplo de Chocolates RA es posible observar que la solución aplicada apara revertir el problema de la escasa venta de chocolates, en principio, pareció conseguir el resultado deseado, haciendo crecer las ventas. Sin embargo, el efecto final de esta decisión produjo resultados no deseados tales como la sobrecarga de trabajo de las máquinas y la consecuente falla de ellas y la huida de parte de sus clientes hacia la competencia. Todos estos elementos afectaron negativamente la reputación de la empresa y, por ende, su potencial de crecimiento futuro.

 ¿Qué se quiere ilustrar con este ejemplo? Cuando un problema es abordado desde una perspectiva lineal no es posible ver la totalidad de los efectos que se derivan de una decisión, esto es, resultados deseados y no deseados. De la misma manera, tampoco es posible ver cómo estos efectos actúan sobre el problema inicial, empeorándolo en muchos casos.

 Pensamiento Sistémico

El pensamiento sistémico nos ayuda a comprender las interrelaciones que se dan entre los componentes del sistema en análisis. Esto significa que, enfrentados a un problema, debe haber capacidad para “ver el bosque y los árboles” (por referencia al refrán popular “los árboles no dejan ver el bosque”). Desde la perspectiva sistémica, entonces, se pueden abordar los problemas en su integridad y, a la vez, esto permite ver cómo interactúan los distintos elementos dentro de ella.

 Para desarrollar el pensamiento sistémico al enfrentar situaciones de complejidad, es fundamental tener en cuenta dos premisas básicas:  

1. Frecuentemente, las consecuencias de determinadas acciones que se llevan a cabo, no se producen en el mismo lugar en donde se aplica una solución. En el ejemplo de la empresa de Chocolates RA, si bien la intervención para mejorar la venta de chocolates se llevó a cabo en el departamento de ventas, los efectos se produjeron en la fábrica; en los supermercados, cuyas estanterías se vaciaron rápidamente y en la mente de los clientes, quienes quedaron disconformes. Por lo mismo, cada vez que en la empresa se toma una decisión, es preciso prever dónde se verán los efectos de tal decisión.

2. A veces, estos efectos tardan en llegar. Siguiendo con el ejemplo anterior, las ventas comenzaron a crecer y probablemente en un primer momento las máquinas respondieron a las nuevas exigencias. Sin embargo, con el paso del tiempo, otros resultados comenzaron a aparecer. En este punto, cabe destacar la importancia que significa considerar las demoras involucradas en las respuestas de la empresa ante determinadas demandas, es decir, el cuándo.

MODELOS: HERRAMIENTAS PARA EL ESTUDIO DE LOS SISTEMAS

 A lo largo de este escrito, se han abordado las ventajas de analizarla empresa como un sistema abierto, cuyos resultados se encuentran determinados por un conjunto amplio de recursos utilizados, variadas operaciones o procesos y la interacción o retroalimentación con su medio.

 Sin embargo, debido a la complejidad inherente de toda organización, la enorme cantidad de elementos que en ella participan y las variadas relaciones que ocurren entre estos, los elementos de la teoría de sistemas parecen ser insuficientes para hacer un análisis de los problemas de la empresa, de tal forma de avanzar en la proposición de soluciones efectivas.

En este contexto, surgen los modelos.

¿Qué son los modelos?

 Son abstracciones de la realidad, o bien,

 Son representaciones simplificadas de algún o algunos fenómenos de la realidad.

¿Por qué surgen los modelos?

 En el contexto de organizaciones cada vez más complejas en cuanto a la cantidad y a la diversidad de personas que ahí trabajan, en relación con los métodos y las técnicas para llevar a cabo las operaciones y dada la rapidez de los cambios internos del negocio y de su entorno, los modelos surgen como una respuesta que permite simplificar el análisis de una parte del sistema, entregando pautas de solución valiosas.

 Esto quiere decir que la utilización de modelos para el estudio de la organización como un sistema, facilita su comprensión y ayuda a clasificar los fenómenos y las relaciones entre los mismos. De esta manera, los modelos surgen como un complemento que agrega valor a la intuición y, en ocasiones, la reemplaza. Cabe señalar que el valor de los modelos está dado, en gran medida, por su capacidad descriptiva, esto es, que sean capaces de explicar la realidad que desean  abordar ¡y no otra! Y, además, que sean lo suficientemente flexibles como para incorporar nuevas perspectivas de análisis.

Aplicación de un modelo

 Para comprender la situación financiera de una empresa se han planteado distintos modelos. Probablemente, el más sencillo sea el que intenta explicar la propiedad de sus activos. Todo lo que la empresa tiene corresponde a sus activos, los cuales provienen de:

 Lo que sus propietarios han aportado a ella como capital.

 Lo que la empresa ha generado fruto de su operación, es decir, sus utilidades.

 Los créditos de terceros recibidos – pasivos o deudas.

 Por lo tanto, si llamamos patrimonio a la suma del capital más las utilidades, la fórmula sería:

 ACTIVOS = PASIVOS + PATRIMONIO

 Dentro de los activos se considera una gama amplia de bienes tales como caja, edificios, materia prima en inventarios y hasta el derecho de uso de un local, expresado como un arriendo pagado por adelantado. Sin embargo, resumir bajo una moneda y una categoría común todos los anteriores, permite analizar cómo evoluciona el valor de los bienes que la empresa opera y la riqueza de los dueños de la empresa (para efectos del análisis no no se tomarán en cuenta las desviaciones propias de las mediciones contables).

 Con este sencillo ejemplo contable, se ha querido expresar el valor de usar modelos para el análisis en la empresa.

Actividades:

 Si quieres aprender más tienes a continuación las siguientes actividades. Si las respondes tendrás tu primer punto para la prueba de la primera quincena del Tercer Trimestre.

Actividad 1: Sistemas en la producción de un licor.

Actividad 2: Mundial de atletismo para Chile.

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