PCVASoft® , Control de Inventarios , Distribuidores Locales de PCVA , PreguntasFrecuentes , Cambios del PCVA

& Ramiro Rodríguez R.

Cambios del PCVA desde la 2000a a la 2000ag

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PUNTO DE VENTA

Tels. (33) 3585-1528 y (33) 3627-3845 (PCVAPOS y PCVAPOSW)

NOTA: La información proporcionada es para los Puntos de Venta para DOS (PCVAPOS) y para la versión en DOS para PCVAWin (PCVAPOSW), cuando existan diferencias entre ambos se hará la aclaración correspondiente.

REQUISITOS

El Punto de Venta requiere cualquiera de los siguientes sistemas operativos:

MS-DOS Versión 3.3 en adelante.
Windows 95/98.
Windows NT Workstation (para trabajar como terminal de red).
Novell 4.x en adelante (para trabajar como servidor para la versión red).
Windows NT Server (para trabajar como servidor para la versión red).
Trabaja incluso bajo Windows ME (Vea el apartado de Configuración en el Apartado de Conocimientos Generales).

Procesador I386-DX o 100% compatible, 8 MB mínimo de memoria RAM con MS-DOS y 32 MB de memoria RAM mínimo para Windows 95/98, requiere al menos de 100 MB de espacio disponible en Disco Duro, por el crecimiento a futuro.

CONFIG.SYS

AUTOEXEC.BAT

PROCESO DE INSTALACIÓN

NOTA: Para Obtener el diskette de Instalación es necesario hacerlo desde el Sistema Central. 5-Enlaces -> Genera disco de PCVAPOS/TDA -> [F2] -> (SE COLOCA EL DISKETTE EN EL DRIVE A) -> (se indica la tienda a generar) y [S]. (Para la versión en DOS, es el mismo diskette 5 de la instalación, pero es necesaria una instalación manual, pida detalles a su distribuidor más cercano).

Este proceso puede variar un poco dependiendo si tiene la versión Monousuario o Red y de cual tipo de servidor de red tenga, en esta sección se indicará la manera general de instalar del programa para consultar la instalación a mayor detalle y dependiendo del tipo de red, consulte el Apéndice F .

Para Win 95/98, El archivo CONFIG.SYS debe tener al menos FILES=100 y BUFFERS=30,0.
Para Win ME, El Archivo SYSTEM.INI agregar en el apartado: [386enh] la línea: pervmfiles=150.
Para Win NT/2000/XP, El archivo \Windows\System\CONFIG.NT, debe tener al menos FILES=100 y BUFFERS=30,0.
Realizar las adecuaciones necesarias de acuerdo al tipo de computadora o red (Apéndice F).
Si modificó el archivo CONFIG.SYS/.NT/SYSTEM.INI debe reiniciar su computadora.
Colocar el diskette en el drive, Recuerde Generar el Disco desde el pcva , (puede no ser la versión más reciente)..
Si tiene Windows 95, Windows 98, Windows NT Workstation, abrir una ventana de MS-DOS.
Cambiarse al drive A:\
Escribir INSTALA A: C: (y presionar ENTER).
Siga las instrucciones.
Entrar al programa con la instrucción PCVAPOS INSTALA (o PCVAPOSW INSTALA) (y presionar ENTER).
Siga las instrucciones.
Y ¡listo!

NOTA: En caso de que tenga problemas para entrar al programa, consulte el Apéndice G .

COMPLEMENTOS DE LA INSTALACIÓN

Una vez instalado el programa se procede a realizar las conexiones del equipo complementario:

Lector de Código de Barras. Permite la lectura de las etiquetas de código de barras..
Impresora de Tickets. Imprime los comprobantes de venta.
Modem. Permite los enlaces vía telefónica para recibir la lista de precios y enviar las ventas al sistema central.

NOTA: Para mayores detalles sobre la conexión de este equipo a su computadora consulte el Apéndice H

CONFIGURACIÓN INICIAL.

REQUERIMIENTOS DE INFORMACIÓN PARA INSTALACIÓN DEL SISTEMA PCVAPOS

Es importante tener la mano la información referente a quienes van a ser los usuarios del sistema de Punto de Venta, los cajeros, los agentes de Venta o vendedores y las formas de pago a recibir en el establecimiento.

NOTA: En el caso de tener el Punto de Venta para la Versión del PCVAWin, los Agentes de Ventas (vendedores) y las Formas de Pago se capturan en el Sistema Central.

CONFIGURACIÓN DEL ENCABEZADO DEL TICKET, DATOS DE LA TIENDA (TIENDA.POS)

La primera vez que se pasa la lista de precios a una tienda es necesario copiar el archivo tienda.pos que se encuentra localizada en el mismo directorio en donde se crea la lista de precios (por ejemplo, para la tienda uno se encontraría en C:\PCVA\T001> o en C:\PCVAWIN\T00001> ).

Se procede a realizar una impresión de prueba del encabezado, en la pantalla principal del Punto de Venta, sí esa en la que nos dice: "Introduzca dato de etiqueta:", presiona las teclas [ALT]+[F10] y listo, se verifica que la información impresa sea la correcta, nombre del comercio, domicilio fiscal y comercial, RFC, teléfono, etc.

NOTA: Recuerde que debe poner el domicilio fiscal y el domicilio físico del negocio.

En caso de que se detecte que le hace falta alguna información se puede corregirlo de la siguiente manera:

- Si tiene Windows 95, Windows 98, Windows NT Workstation, abrir una ventana de MS-DOS.
- Cambiarse al directorio de PCVAPOS.

C:\WINDOWS> CD \PCVAPOS [ENTER]

- Editar el archivo TIENDA.POS

C:\PCVAPOS> EDIT TIENDA.POS [ENTER].

- Anotar los datos correctos, grabar el archivo y salir. (Para mayores detalles consultar el Apéndice A el apartado dedicado al EDIT).

CARGA DE LISTA DE PRECIOS

De las primeras cosas que es necesario realizar es cargar una lista de precios, para poder proceder con la capacitación.

F1 \ Utilerías \ Carga de precios

¿Desea Hacer un respaldo antes de Continuar? S

Cada ocasión en que se reciba una lista de precios NUEVA.

Existe un respaldo previo, ¿Desea continuar con la Operación?

Siempre que sea la primera vez que respaldamos al recibir cada lista de precios.

Nota: Proceso Terminado [ENTER]

Ubicación de Archivos de enlace. Se le indica la ruta en donde se encuentran los archivos de lista de precios, en caso de ser a través de Diskettes es: A:\> [ENTER], también puede modificar el directorio por defecto, para esto consulte elApéndice I .

ALTA DE CLAVES

Es muy importante dar de alta las claves de los usuarios del Punto de Venta desde el principio, a diferencia del PCVA en el PCVAPOS se pueden agregar claves sin necesidad de indicarle derechos o privilegios, es decir que le permitan entrar al programa y realizar ventas pero NO realizar descuentos, ni cambios de precios, además de que permiten controlar cuales personas tienen acceso a cuales opciones.

F1 -> Utilerías -> Claves de Acceso

Usuario: Super Nombre de la persona que tiene derecho a entrar al programa PCVAPOS, ya sea para cobrar o para supervisar, el Usuario SUPER, se mantiene, lo único que se le cambia es la clave.

Clave ***** Clave Individual y personal de acceso al PCVAPOS.

Nivel 0 0 = Cero restricciones, cualquier otro número en caso de tener limitaciones (del 1 al 9).

Usuario: MUESTRA Nos permite ver a los usuarios que están dados de alta.

Usuario: BORRA Nos permite eliminar las claves de los usuarios que ya no laboran, primero muestra todos los usuarios, se posiciona en el que desea eliminar y presiona [ENTER].

NOTA: Recuerde que para PCVAPOS los cajeros con USUARIOS del programa y se deben de dar de alta en este apartado.

NOTA: Recuerde que el usuario SUPER no se puede borrar, y debido a que su clave es conocida, debe cambiarla lo antes posible, para que nadie pueda entrar al programa con la clave original del programa.

ALTA DE AGENTES

Los Agentes de Ventas o Vendedores son los que ayudan a mantener el negocio y normalmente es necesario conocer como están trabajando, es decir cuanto están vendiendo . Para darlos de alta sigue los siguientes pasos estando ubicado en la pantalla principal (sólo para el sistema en versión DOS):

F1 \ Consulta de información \ Agentes
Clave: Más que una clave es un número de identificación de cada vendedor, este puede ser único en todas las tiendas.
Nombre: Nombre del Agente de Ventas.
Domicilio: El domicilio del Agente.
Código Postal: Código Postal del domicilio.
Ciudad: Localidad en donde vive.
Teléfono:
Alta: Fecha en que comenzó a ser cliente o de primer compra.
Tienda: Número de tienda de la cual es cliente.
Descuento: (NO APLICA)
Observaciones: Cometarios en torno al agente, recuerdese que es posible que alguna otra persona tenga acceso a este catálogo.

ALTA DE CAJEROS

Para el programa PCVAPOS los cajeros son aquellas personas responsables de entregar el dinero de las ventas al final del día, y se les puedan dar varios usos, además de que se puede optar por no hacer uso estricto de ellos, en el caso de que en su negocio CUALQUIER persona pueda realizar el cobro y la responsabilidad de la entrega del efectivo sea compartida, el alta de cajeros se realiza en el Alta de Claves.

F1 -> Consulta de Información -> Cajeros

F5 Para modificar los datos pertinentes.

Cajero 12 Número de cajero, el cual puede ser igual al del agente.

Cajón 1 En caso de tener 2 cajones se puede indicar cual es el que le corresponde.

Agente 12 Se indica el número de agente, SOLO en caso de que NO se autorice venta del cajero a si mismo.

NOTA: Para una mayor comprensión se recomienda que el número de cajero sea el mismo que el número o clave del Agente de Ventas.

FORMAS DE PAGO

Estas corresponden precisamente a los tipos de pago que se van a recibir en cada negocio y al tipo de cambio que va a aplicar para cada uno de ellos en caso de ser diferente.

F1 -> Consulta de Información -> Formas de Pago

TIPOS:

0.- Efectivo Dólares
1.- Efectivo MN
2.- Nota de Crédito
3.- Tarjeta de Crédito
4.- Vales/Cupones
5.- Descuentos Especiales
6.- Crédito de Casa

NOTA: Aquí es donde se da de alta la Forma de Pago de crédito de casa en caso de Tener el Módulo de Créditos.

NOTA: Para la versión de PCVAPOSW, las formas de pago se dan de alta en el Sistema Central.

CONFIGURACIÓN DE PCVAPOS

El Punto de Venta tiene algunos parámetros que son configurables y ayudan a ajustarse a las necesidades de cada negocio
[F1] -> Utilerías -> Configuración del Programa

1	Porcentaje enganche mínimo para una venta a crédito.	0
2	Plazo máximo en días para una venta a crédito.	0
3	Factor de pago mínimo en abono crédito. ( Días)	0
4	Porcentaje de castigo en cancelación de apartado.	0
5	Porcentaje enganche mínimo para una venta de apartado.	0
6	Plazo máximo en dias para una venta de apartado.	30
7	Factor de pago mínimo en abono apartado. ( Días)	0
8	Reporta apartados ( 1-Principio, 2-Final )	1
9	Apertura de Cajón Manual.	N
10	Imprime factura global al final del día.	S
11	Torre de display presente.	N
12	Renglones entre tickets	5
13	Impresora de Tickets (IBM,DP8340)	IBM
14	Tipo de cajón 1 (DP8340, LPT1, LPT2, LPT3, COM1, COM2, COM3, COM4)	DP8340
15	Manejo de Dolares Americanos. (Depende de FPAGOS.DBF)	S
16	Días de gracia venta a Crédito	0
17	String de apertura de Cajón 1	<-p050
18	Preimpresión de encabezado en ticket/factura venta.	S
19	Switchear entre MENUDEO y MAYOREO.	N
20	Se aplican devoluciones al agente que recibió?	S
21	Operar crédito y apartado para un mismo cliente.	S
22	Operar más de un crédito por cliente.	N
23	Operar más de un apartado por cliente.	S
24	Mezclar contado con cancelaciones de apartado.	N
25	Cantidad de copias en impresiones de tickets	1
26	Cantidad de copias en tickets de apartados	2
27	Se imprime NOTA en el corte o OPERACIÓN (S/N)	S
28	Se reinicializa contador de notas de venta al corte (S/N)	S
29	Porcentaje de intereses Normales	0
30	Porcentaje de Intereses Moratorios	0
31	Se obliga clave para modificación (S/N)	S
32	Se activa [F5] %descuento ultimo movimiento (S/N)	S
33	Se Confirman todas las impresiones?	S
34	Pregunta ACEPTA/DESCARTA Códigos no encontrados?	N
35	Carácter a mandar antes del encabezado de nota
36	Carácter a mandar antes del detalle de la nota
37	Opera el límite de crédito (S/N)	S
38	Dispositivo/archivo de salida de Impresiones de NOTAS	LPT1
39	Dispositivo/archivo de salida de FACTURAS	LPT1
40	Dispositivo/archivo de salida de NOTAS DE CRÉDITO	LPT1
41	Dispositivo/archivo de salida de REPORTES y/o CORTES	LPT1
42	Conversión de dolares a pesos en cambio a pantalla (S/N)	S
43	Desglosa Iva en NOTA de VENTA (S/N)	N
44	Cantidad de copias en Tickets de Traspaso	2
45	Aplica protección de formas de pago en base a clave (S/N)	N
46	Puerto de salida de Cajón 1
47	Tipo de Cajón 2 (DP8340, LPT1, LPT2, LPT3, COM1, COM2, COM3, COM4)
48	String de apertura de Cajón 2
49	Puerto de salida de Cajón 2
50	Se pregunta cliente para notas de crédito (S/N)	N
51	Se restringe Abono/Liquidación de documentos vencidos.	S
52	CORTE y ARQUEO por cajero antes del corte de día (/N	N
53	Se activa arqueo de caja en el corte de día (S/N)	N
54	Pausa entre Impresión de copias (S/N)	S
55	Desglose de moneda en el arqueo de caja (S/N)	N
56	Se desactiva confirmación de plazos de venta (S/N)	N
57	Se imprime solo resumen en corte por cajero (S/N)	S
58	Captura de datos de cliente opcionales (S/N)	S
59	Verificación de Arqueo (S/N)	N
60	Impresión de Arqueo (S/N)	N
61	Restringir modificar Descuentos/Precios en F3 (Modificar) (S/N)	S
62	Precios solo hacia arriba (S/N)	N
63	Se restringen ventas a el cajero activo (S/N)	S
64	Cantidad de Copias en tickets de Créditos	1
65	Cantidad de Copias en tickets de Abono (crédito/apartado)	2
66	String para el corte de nota
67	String activa opción impresora epson TMU375p
68	String cancela activa opción impresora epson TMU375p
69	Imprime pagaré después de imprimir factura a Crédito (S/N)	S
70	Actualiza inventarios en POS estando en línea con PCVA (S/N)	N
71	Porcentaje de descuento máximo permitido en una venta.	50

NOTA: Los parámetros indicados son los más recomendables, y casi siempre son los que vienen predefinidos, los que están con negritas son aquellas en las que se le recomienda tener cuidado, puede consultar el significado de cada en el Apéndice I

DATOS DE CONTROL

Estos datos permiten un mayor control por parte del usuario

[F1] -> Utilerías -> Configuración del Programa \ F10]

Fecha de Corte Anterior 01/01/1996 Presenta la fecha del último corte realizado.

Porcentaje de Iva 0.15000 Permite indicar el I.V.A. correspondiente.

Drive de Respaldo A Indica en cual dispositivo se realiza el respaldo.

Desactiva PCVA-Soft N En caso de que desee que trabaje SIN PCVA-Soft

Ubicación del PCVA-Soft
Se utiliza al trabajar "en Línea"

Cuenta Contable.....
Deshabilitadas

CAPTURA DE APARTADOS ANTERIORES O SALDOS INICIALES.

NOTA: Recuerde que es necesario ACTUALIZAR el consecutivo de los apartados DESPUÉS de haber capturado los apartados anteriores y ANTES de proceder a realizar cualquier venta nueva de apartado y si va a querer una captura rápida de clientes nuevos, para realizar estas actualizaciones de consecutivos consulte el Apéndice

En muchas ocasiones al adquirir PCVA ya se tienen registros de clientes, ventas de apartados anteriores y es información que no se desea perder y a la que se le puede dar seguimiento de varias maneras.

Primeramente se procede a tener a la mano a todos los clientes y a darlos de alta en el sistema, también necesita tener una clave para cada cliente, y ésta puede ser numérica, la cual permite una captura rápida de CLIENTES NUEVOS en las ventas de apartado , o bien alfanumérica, la cual da opción a poder tener letras y números en las claves, pero NO permite una captura rápida de estos en las ventas de apartado. Para la captura de los clientes de apartado, o bien de aquellos en los que se necesita que PCVAPOS grabe sus ventas (VE Venta a Clientes), se realiza lo siguiente:

[F1] -> Consulta de Información -> Clientes -> [INS]

Código: Puede ser numérico o estar formado por letras y números.
Nombre: Nombre del cliente o Razón Social, deberán los capturistas ponerse de acuerdo respecto al orden de alta nombre+apellidos o al revés, y tener cuidado con la ortografía, de lo contrario se tendrán dificultades para encontrar a los clientes al momento de buscarlos.
Agente/Aval: De momento no tiene uso.
R.F.C.: En caso de que se facture al cliente
Domicilio: Calle y número, fiscal en caso de factura.
Colonia: Colonia o Fraccionamiento
Código Postal: Código Postal.
Ciudad: Ciudad y Estado
Teléfono: Número telefónico.
Alta: Fecha de alta del cliente o primera vez que compra
Cumpleaños: Fecha de Cumpleaños
Tienda: Número de tienda de la cual es cliente.
Límite de Crédito: Si es cliente de Crédito, su límite.
Descuento:Si es cliente asiduo cual es su descuento en porcentaje.
Clasificación: Clasificación del cliente Tipo A, B, C, puede ser Excelente, Bueno, Regular o Compra grandes volúmenes, medio, bajos, o muy frecuente, medio o poco frecuente, etc.
Zona:En caso de tener cobradores a domicilio.
Exclusivo Créditos: Si SÓLO es cliente de créditos es T, si es de apartado F, de ambos es F.
No cobrar hasta: De momento esta inhabilitado.
Forma de pago: Se refiere a la forma de pago del crédito, y de momento esta inhabilitada
Observaciones: Comentarios respecto al cliente.

NOTA: En caso de que opte por dar de alta los clientes ÚNICAMENTE con números, el resultado de velocidad se verá reflejado al dar de alta un cliente nuevo al hacer una venta de apartado. Ver Apéndice K.

Una vez dados de alta los clientes se puede proceder con la captura de los apartados pendientes por entregar, es necesario aclarar que se deben agregar TODOS los apartados en un solo evento, e inmediatamente proceder con el uso del PCVAPOS para poder seguir capturando los abonos y los nuevos apartados.

NOTA: TODA la mercancía que este en bodega con carácter de APARTADA debe tener su etiqueta de código de barras correspondiente ANTES de comenzar el control de inventarios, es decir ANTES de a tomar el inventario y de usar el Punto de Venta.

Existen dos opciones para esta inserción de apartados:

- CAPTURA EXCLUSIVA DE SALDOS.
- CAPTURA DE LOS APARTADOS CON CONTROL DE INVENTARIOS.

CAPTURA EXCLUSIVA DE SALDOS.

Es la captura más rápida, ya que solamente se capturan los adeudos pendientes de los clientes, sin importar cuales fueron las prendas que separaron.

Para actualizar la información de inventarios, cuando algún cliente CANCELA el apartado o cuando el cliente no se presenta a recoger las prendas y es necesario regresarlas a piso para su venta se procede de acuerdo a la configuración del programa, Ver en esta guía CONFIGURACIÓN DE PCVAPOS.

Reporta Apartados 1-Al principio, en esta caso se debe de realizar primero la Cancelación de Apartado y posteriormente una Devolución de Mercancía. Ver en esta Guía el Apéndice I.

Reporta Apartados 2-Al final, en este caso se realiza primero la cancelación del apartado y después se bajan los artículos a piso para su venta. Ver en esta Guía el Apéndice I.

NOTA: TODOS los saldos deben de estar capturados ANTES de dar comienzo con el uso del programa, o al menos ANTES de que cualquier cliente vaya a realizar algún abono y ANTES de realizar cualquier venta e apartado.

CAPTURA DE LOS APARTADOS CON CONTROL DE INVENTARIOS.

Es la captura más completa, pero también es la más lenta, para realizar este procedimiento es necesario tener a la mano TODOS los datos de los apartados a la mano, ordenarlos por fecha (primero los de mayor antigüedad) y realizar el siguiente procedimiento:

Entrar al programa con la fecha del apartado.
Proceder con la Venta de Apartado, ver en esta Guía el Apéndice J.
Si el siguiente apartado es de la misma fecha de procede con su captura
Al terminar la captura de las ventas de apartado de esa fecha se sale del programa.
Se entra al programa con la fecha del siguiente apartado, y así hasta terminar con la captura de los apartados pendientes.
Un vez terminada la captura de los apartados pendientes y sus abonos, se procede a hacer un corte de caja para que todo quede perfectamente grabado, esto se debe hacer con al menos un día antes del inicio de actividades, este corte va a servir sólo para actualizar la información de los apartados anteriores.
Si algún cliente procede a cancelar un apartado o no se presenta por él en la fecha pactada se procede con la cancelación del mismo, en este caso de CAPTURA DE LOS APARTADOS CON CONTROL DE INVENTARIOS es lo único que procede ya que el inventario se actualiza de forma automática.

NOTA: AL igual que con la captura exclusiva de saldos, TODOS los apartados deben ser capturados en un sólo evento ANTES del inicio del control de inventarios, es decir ANTES de comenzar a usar el PCVAPOS.

<-- Toma y Aplicación del Inventario Inicial Indice Punto de Venta (cont...) ->

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& Ramiro Rodríguez Rodríguez

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