& Ramiro Rodríguez Rodríguez 
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Preguntas Frecuentes de PCVA (DOS)
Preguntas Frecuentes Usuarios de PCVA
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TOMA Y APLICACIÓN DEL INVENTARIO INICIAL.
Una vez que se terminó de etiquetar la mercancía se procede con la toma del inventario físico y su aplicación en el sistema PCVA (Ver el manual del usuario PCVA Soft, Capitulo 2, Paso 6, Toma de Inventario Físico Inicial).
Se recomienda iniciar con la instalación y capacitación del Punto de Venta (PCVAPOS) antes de realizar la toma física del Inventario, para que cuando el inventario este listo, también lo estén las personas que van a manejar el Programa de Punto de Venta y permitan un seguimiento de Ventas e Inventario adecuado.
PROCESO DE TOMA Y APLICACIÓN DEL INVENTARIO INICIAL
- Verificar que toda la mercancía se encuentre correctamente etiquetada.
- Acomodo de la mercancía por proveedor, modelo color y talla, en cualquier tipo de negocio el acomodo se refiere al poder localizar CUALQUIER artículo de la tomo del inventario de una manera rápida. .
- Mapeo y zonificación del área de Inventario.
- Prueba de descarga de Terminal Portátil, Configuración del archivo ASIASOFT.INI y de la Terminal Portátil.
- Toma de inventario con terminal portátil / Laptop o PC en base a zonas.
- Descarga de la terminal portátil en el PCVA.
- Pegado de archivos en caso de ser necesario (por la toma por zonas).
- Leer Inventario Físico.
- En caso necesario impresión de Código NO encontrados.
- Verificación física de los códigos NO encontrados.
- Corrección de códigos NO encontrados en editar inventario físico.
- Leer Inventario Físico, NO deben aparecer excepciones
- Inventario Inicial
- Grabado del Reporte de Inventario Inicial /Parcial.
- Aplicación de Inventario Inicial / Parcial (Se recomienda verificar el total de inventario).
- Reporte de Inventario (se verifica el total de inventario).
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VERIFICAR QUE TODA LA MERCANCÍA SE ENCUENTRE CORRECTAMENTE ETIQUETADA.
Es muy importante estar seguro de que TODOS los artículos se encuentren bien etiquetados, ya que es frecuente en el ramo del calzado encontrar que en una caja de zapatos se encuentra una mercancía que no corresponde en modelo, talla o color al de la etiqueta.ACOMODO DE LA MERCANCÍA.
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Los artículos deben estar acomodados de manera que puedan ser fácilmente localizados para resolver cualquier duda o aclaración. El área de toma de inventario debe numerarse de acuerdo a la toma del inventario (Ver el manual del usuario PCVA Soft, Capitulo 2, Paso 6, Lectura de las etiquetas con código de barras con un equipo de toma de inventario portátil ).
MAPEO Y ZONIFICACIÓN DEL ÁREA DE INVENTARIO.
Deberá realizar un dibujo del área a inventariar para que todo el personal conozca la ruta de toma de inventario.PRUEBA DE DESCARGA DE TERMINAL PORTÁTIL
Se recomienda que ANTES de la toma de inventario realice una prueba de funcionamiento de la Terminal Portátil, para esto es necesario verificar la configuración del archivo ASIASOFT.INI y de la terminal portátil.CONFIGURACIÓN DE TERMINAL PT-805
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Para utilizar la terminal portátil se debe primero verificar la configuración de la misma, Se detalla a continuación los parámetros correctos (NOTA: Todas las terminales adquiridas en CSI y en PCVA, S.A. DE C.V. se configuran antes de entregarse a nuestros clientes):
Los siguientes parámetros son los necesarios para una buena configuración de su Terminal Portátil PT-805 y su TOTAL compatibilidad con los programas de PCVA y PCVAPOS.
Se compone de 3 partes, la primera está en MAYÚSCULAS y termina con un signo de interrogación (?) o dos puntos (:), nos da el nombre de la configuración; la segunda es la que va seguida de los dos puntos y en MAYÚSCULAS, es la opción seleccionada, si la pantalla nos muestra una variable ó un dato que no es el deseado, lo podemos cambiar presionando a tecla [NO] cuantas veces sea necesario, hasta que aparezca la opción adecuada; y una tercera, separada por un espacio vacío más largo, que nos indica la tecla que debemos presionar para aceptar la información anterior y proseguir configurando.
1. Para configurar la Terminal Portátil se realiza el siguiente procedimiento una vez encendida la terminal:
Se presionan las teclas [SHIFT] + [CLEAR] al mismo tiempo y aparece lo siguiente en la pantalla:
1-SETUP 2- PURGE
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# 1 entra a configuración # 2 borra los datos de la terminal portátil.
2. Se presiona el # 1 para configurarla. ( En caso de que no aparezca la pregunta del renglón de abajo presione una vez la tecla`[ SHIFT ] y vuelva a presionar el # 1)
SET AUTO BOOT? [N]
SET DATE & TIME? [N]
SET COMM? [Y]
COMM PORT: RS232 [ENTER]
BAUD RATE: 9600 [ENTER]
DATA BIT: 7 [ENTER]
PARITY: EVEN [ENTER]
CTS/RTS: OFF [ENTER]
PROTOCOL: OFF [ENTER]
SEND EOF: ON [ENTER]
HEADER: OFF [ENTER]
INTERDELAY (MS): 0 [ENTER]
SET BAR CODE? [Y]
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1. UPC/EAN: ON [ENTER]
UPC-A=EAN: OFF [ENTER]
SEND FIRST: OFF [ENTER]
SEND LAST: OFF [ENTER]
UPC-E=UPC-A:OFF [ENTER]
2. CODE 39: ON [ENTER]
CAL CDV: OFF [ENTER]
FULL ASCII: OFF [ENTER]
SEND CDV: OFF [ENTER]
3. I 2 DE 5: ON [ENTER]
CAL CDV:OFF [ENTER]
SEND FIRST: OFF [ENTER]
SEND LAST: OFF [ENTER]
4. CODABAR: ON [ENTER]
CAL CDV: OFF [ENTER]
START/STOP: OFF [ENTER]
SEND CDV: OFF [ENTER]
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5. MSI: ON [ENTER]
6. CODE 128: ON [ENTER]
SET DATA FORMAT? [Y]
HOW MANY FIELDS? 1 [ENTER]
# 1 FLD PROMPT [ENTER]
# 1 FLD PICTURE [ENTER]
# 1 MIN LENGTH 11 [ENTER]
# 1 MAX LENGTH 11 [ENTER]
ROP ECHO: OFF [ENTER]
DELAY (MS): 0 [ENTER]
FLD DELIM: , [ENTER]
RCD DELIM: CRLF [ENTER]
TIME STAMP: OFF [ENTER]
SET BEEP VOLUME? N [ENTER]
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Definidos estos parámetros se presiona la tecla [EXIT]
para finalizar.
NOTA: los parámetros en letra negrita van de acuerdo al archivo ASIASOFT.INI.
3. Posteriormente en el directorio de PCVA o PCVAPOS, haga lo siguiente:
C:\> CD PCVA [ENTER]
C:\PCVA>EDIT ASIASOFT.INI [ENTER]
En caso de NO estar Debe agregar las siguientes líneas:
TERMINALNAME=PW800 (Marca de la Terminal, es válido también
para PT-805 y 815)
TERMINALPORT=1 (Puerto de la Terminal )
TERMINALRATE=9600 (va de acuerdo al baud rate configurado anteriormente).
TERMINALPARITY=E (Va de acuerdo al Parity).
TERMINALDATA=7 (Data bits).
TERMINALSTOP=1
TERMINALCTS=OFF (CTS/RTS). (Puede cambiarse a ON según la configuración
de la terminal ).
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EXCLUSIVAMENTE EN EL SISTEMA DE PUNTO DE VENTA:
TERMINALHANKSHAKE=ON El sistema controla el protocolo de comunicaciones
deseado.
TERMINALDTR=ON Protocolo DTR/DRS
TERMINALDTR=OFF Protocolo CTS/RTS
TERMINALHANKSHAKE=OFF El sistema NO tiene ningún control sobre el
protocolo de comunicaciones del puerto, éste únicamente depende
del equipo.
Grabar y salir.
4. Es necesario ejecutar la siguiente instrucción antes de
entrar al programa PCVA o PCVAPOS (o bien agregar esta línea al archivo
AUTOEXEC.BAT).
C:\>MODE COM1:9600,E,7,1,B
NOTA: Si la terminal esta en COM1 de lo contrario modifiquelo.
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NOTA: En caso de tener instalado Windows 95 o 98, es necesario desconectar el mouse y conectar en su lugar la terminal Portátil y reiniciar antes de intentar bajar la terminal portátil en el sistema PCVA o PCVAPOS.
Recuerde que una vez que probó que su terminal portátil funcionó debe de purgar la información para comenzar su inventario desde 0.
NOTA: ANTES de iniciar con la toma de Inventario verifique el manual del usuario PCVAPOS, Capitulo 2, Paso 3, Configuración del PCVAPOS (Introducción), Parámetros dentro de la edición de algún campo y Parámetros del sistema PCVAPOS y en esta Guía de Usuario la parte dedicada a la CONFIGURACIÓN DEL PCVAPOS, ya que en caso de tener los apartados configurados 1-Al principio, NO deberá tomar la mercancía apartada en el inventario, pero en caso de tener los apartados configurados 2-Al final SI deberá considerar en el inventario los apartados.
TOMA DE INVENTARIO CON TERMINAL PORTÁTIL / LAPTOP o PC EN BASE A ZONAS.
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Si el inventario lo va a realizar con terminal portátil Ver el manual del usuario PCVASOFT, capitulo 2, paso 6, lectura de las etiquetas con código de barras con un equipo de toma de inventario portátil, para tomar el inventario con terminal portátil es necesario que utilice un editor de texto, el cual puede ser el Q.EXE, E.COM, cualquier editor de texto de código ASCII, o, en el último de los casos EDIT. EXE. En este caso, deberá tener un lector de Punto de Venta conectado a la computadora y recuerde de grabar continuamente el archivo. Para mayor información comuniquese con su asesor del sistema o envíe un correo electrónico de CSI.
También puede realizar una captura manual en el Menú
de 3.Inventarios, en la opción de Unitario, pero para esto es necesario
que solicite el programa adecuado para que PCVA permita su captura. (Este
lo puede solicitar sin costo alguno en caso de que haya adquirido su programa
PCVASOFT a través de CSI o alguno de sus distribuidores autorizados.
DESCARGA DE LA TERMINAL PORTÁTIL EN EL PCVA.
Primero asegurese de haber entrado al programa con la fecha de la toma REAL del inventario, que puede no coincidir con la fecha en la que se va a aplicar en el sistema, en el caso de que tenga una fecha errónea, puede ir a 6.Parámetros, Utilerías, Cambiar Fecha e indicarle la fecha del Inventario. En el menú de 3.Inventarios, existe la
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opción de bajar la información de la terminal Portátil, Lectura de Terminal Portátil, la cual ya debió de haber usado al realizar sus pruebas. Para ver el nombre que debe ponerle al archivo de inventario favor de Ver el manual del usuario PCVASOFT, capitulo 2, paso 6, descarga de la información del inventario físico en PCVA.
PEGADO DE ARCHIVOS EN CASO DE SER NECESARIO (POR LA TOMA POR ZONAS).
En caso de haber tomado la decisión de tomar inventarios parciales y estarlos verificando es necesario que junte los archivos antes de proceder con la Aplicación del Inventario Inicial. Por ejemplo, lso archivos que se leyeron de la terminal portátil se nombraron de acuerdo a su toma (parcial1, parcial2 parcial3, etc.), se deben de juntar en un archivo con la siguiente instrucción:COPY parcial1+parcial2+parcial3 parcial123
Si leyó los archivos en PCVA se van a localizar en C:\PCVA\INVEN>.
En caso de tener más archivos repite la rutina hasta tener
sólo un archivo. Para verificar que todos los archivos estén
incluidos debe de llevar un conteo para cada toma parcial y al final revisar
que la suma de estos coincide con lo que el total indicado por la Lectura
del Inventario Físico en PCVA.
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LEER INVENTARIO FÍSICO.
Esta opción permite verificar cuanto fue el inventario tomado y que todos los códigos leídos existan en nuestra lista de precios, (Ver el manual del usuario PCVA Soft, capitulo 2, paso 6, características de los archivos de inventario físico).EN CASO NECESARIO IMPRESIÓN DE CÓDIGOS NO ENCONTRADOS.
Si el efectuar "Leer inventario Físico" le presenta un listado de excepciones, significa que se leyó alguna etiqueta que no existe en la lista de precios, esto puede deberse a varios motivos, por ejemplo: se leyó un código de proveedor que no se dio de alta como SKU, se había dado de alta un modelo, se hicieron etiquetas y se pegaron y posteriormente el modelo se modificó y se olvidó de reetiquetar algún modelo.VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS CÓDIGOS NO ENCONTRADOS.
Una vez que se tiene el listado de excepciones (códigos no encontrados en la lista de precios) se procede a verificar su posición física, en 3.Inventarios\Edición de Inventario, se busca el "modelo excepción" y en la parte izquierda del mismo se presenta un número el cual indica en que orden fue tomado, si se numeró el orden el inventario
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(ACOMODO DE MERCANCÍA y MAPEO Y ZONIFICACIÓN) se podrá rápidamente localizar el modelo físicamente y reemplazarse por el código correcto.
CORRECCIÓN DE CÓDIGOS NO ENCONTRADOS EN EDITAR INVENTARIO ÍSICO.
En la misma opción 3.Inventarios\Edición de Inventario, se pueden editar las excepciones y corregirlas por los códigos correctos.LEER INVENTARIO FÍSICO, NO DEBEN APARECER EXCEPCIONES
Una vez realizada la corrección de TODAS las excepciones se repite la opción de Leer Inventario Físico, en esta ocasión no debe haber excepciones. En caso de que sigan existiendo se regresa hasta el punto de VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS CÓDIGOS NO ENCONTRADOS y procede con las correcciones pertinentes.INVENTARIO INICIAL
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Una vez que se corrigieron las excepciones, se procede a la aplicación del Inventario Inicial.(Ver el manual del usuario PCVA Soft, capitulo 2, paso 6, características de los archivos de inventario físico).
GRABADO DEL REPORTE DE INVENTARIO INICIAL /PARCIAL.
En 3.Inventarios\Inventario Inicial se indica el inventario a aplicar, primero aparece el Inventario físico, se presiona [ESC] para continuar, después aparecen las excepciones se presiona [ESC] para continuar, y el programa pregunta si se desea aplicar el inventario como inicial se le indica que SI.APLICACIÓN DE INVENTARIO INICIAL / PARCIAL
Al indicarle que si desea aplicar el inventario como inicial PCVA procede a grabar la información, una vez grabada la información le presenta un reporte en la pantalla, Se recomienda verificar el total de inventario y grabar este reporte para consultas o verificaciones posteriores.
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REPORTE DE INVENTARIO (SE VERIFICA EL TOTAL DE INVENTARIO).
Una vez grabado el Reporte proporcionado por "Inventario Inicial", se recomienda que realice un Reporte de Inventario o bien un Reporte General de Inventario, en estos PCVA le indicará REALMENTE cual es el inventario que grabó.ENVÍO DE LOS INVENTARIOS A LA TIENDA
Los inventarios se pueden enviar al PCVAPOS, es decir a la tienda, el detalle es que si decide enviarlos, el programa enviará TODOS los inventarios existentes, es decir que si se tienen 5 tiendas el sistema enviará la información de las 5 tiendas, lo cual puede hacer que el archivo sea muy grande y sea tardado en enviarlo por modem, lo cual tiene valor significativo si para llamar a sus tiendas necesita hacer una larga distancia. Si decide enviarlos debe ir a:6. Parámetros\Utilerías\Configuración del Sistema\F10
Buscar:
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Envío de Inventarios a PCVAPOS Y/N, Obviamente indicar Y.
FLUJO DE INFORMACIÓN
Una vez indicado que va a enviar o no los inventarios se procede a Enviar la lista de precios (En la cual va incluido el inventario si así se configuró), en: 5.Enlaces\Envía lista de Precios, en donde le indica el medio de envío (la unidad a la que la va a enviar, [F2] para el drive A:, [F3] para el drive B: y [F5] para el disco duro en su directorio correspondiente) y la tienda a la que le va a enviar esta lista de precios. Ver el manual del usuario PCVASOFT, capitulo 3, paso 12, Envía lista de Precios.
NOTA: La PRIMERA VEZ que envíe lista de precios DEBERÁ enviar el archivo llamado TIENDA.POS que se ubica dentro del directorio \PCVA\Tnnn>, en donde nnn corresponde al número de la tienda, por ejemplo para la tienda 1, sería: \PCVA\T001>
Una vez finalizado el envío de Lista de Precios a la Tienda, se procede a instalar el Punto de Venta y a su uso para la actualización de los inventarios, se recomienda que el Punto de Venta (PCVAPOS) se instale ANTES de realizar la
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toma del Inventario, para que una vez tomado éste, el personal de la tienda ya conozca el manejo correcto de este programa, y nos permita realizar fácilmente el seguimiento de las ventas y el control del inventario.
<-- Impresión de Etiquetas de Código de Barras Indice Punto de Vemta (PCVAPOS) -->