La “CRISIS” no es un término nuevo, ni un mal de estos primeros años del siglo XXI, ya a comienzos de los años 70 y 80 autores como Alvio Toffler e Igor Ansoff identificaron en sus trabajos el término “turbulencia” para referirse a la crisis, pero en nuestros días, la crisis se ha puesto tan de moda que parece ser el punto en común de todas las comunidades. Podemos entenderla como una disfunción, como la ruptura de un equilibrio, que podría tomarse para bien o para mal. Es decir, dependiendo de la actitud que se adopte frente a ella, la crisis podría convertirse en el peor de los desastres o bien la mejor de las oportunidades.

La crisis, más que un término que denote inestabilidad, trastorno o inconveniente, es una realidad a partir de la cual se deben tomar las acciones necesarias para lograr superarla. Para manejar la crisis de un modo efectivo, lo primero e indispensable es aceptar que está allí y luego asumirla como un factor más que definirá el curso de nuestras decisiones.

Por otra parte se debe entender claramente el concepto de Planificación y Gerencia. Etimológicamente hablando la palabra Planificación significa: “acción y efecto de planificar. Plan general, bien organizado y de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado”. La palabra Gerencia significa: “Dirección de algo que le incumbe. El cargo del gerente. Acción del gerente o de quien dirige”. Y por último el significado de Estrategia: “Arte de coordinar todo tipo de acción para la conducción de una defensa. Arte para trazar, dirigir un asunto”. (Diccionario Enciclopédico Océano Uno 1997).

Entonces, si llevamos ambos concepto al plano organizacional, una Planificación Estratégica no es más que la creación de un plan suficientemente sustentado y coordinado, que se traza para el logro de un propósito u objetivo específico, el cual estará dirigido por un ente capaz de conocer y manejar las situaciones planteadas.

Ahora bien surge entonces la interrogante:

¿Qué relación tiene la Crisis con la Planificación Estratégica ?

La respuesta podría tener muchas vertientes, hay quienes pueden pensar que la planificación en situaciones de crisis es mucho más compleja y extensa; pero la realidad es que Planificar en economías estables, con más competencia y grandes capitales es igualmente complicado. La verdadera preocupación al momento de hablar de Planificación no son los factores externos como la crisis, la competencia del mercado, entre otros, en términos ampliamente hablando, sino la capacidad que se tenga para adaptarse a los cambios, la velocidad de reacción frente a un cambio repentino de planes y la habilidad para no luchar contra la corriente sino más bien usar la corriente para el beneficio propio. Esto no quiere decir que todos los aspectos negativos puedan ser considerados favorables si se miran desde otra óptica, pero si quiere decir que dentro de lo malo debemos aprender a observar y encontrar lo más favorable.

Las situaciones de crisis obligan a cambiar, renovar y actualizar constantemente el modelo de planificación, por tal motivo se suele decir que lo único constante en este tipo de planificaciones son las rápidas variaciones en función del tiempo. Cuando se reduce el horizonte de certidumbre, la revisión, el control y los ajustes al planificar deben ser más frecuentes y, la cantidad de información que pueda recogerse al igual que la calidad de la misma, se vuelven indispensables, tanto así, que muchas veces todo dependerá de ello. Planificar en medio de una crisis no es más que actuar en un entorno diferente, pero finalmente accesible.

Planificar hoy, implica desarrollar estrategias cada vez más creativas, estar más cerca del mercado, concentrar esfuerzos en negocios rentables, así como desarrollar la capacidad para implementar nuevas estrategias en plazos cada vez mas cortos y con un seguimiento riguroso. Una buena planificación debe considerar la capacidad para anticipar, reaccionar y desarrollar acciones de contingencia.

La planificación es un medio y no un fin. Es el modo o la manera de cómo lograremos un algo. Es un ejercicio de pronóstico con base en acciones propuestas, que se han derivado de una investigación/información previa. La planificación no asegura el éxito, pero sí es una alternativa viable para alcanzarlo.

El punto central para lograr el éxito, sobre todo en estos “tiempos de crisis”, debería ser la realización de una planificación con base en hechos cien por ciento controlables por quienes planifican y dirigen, es decir, un plan de acciones que pueda ser realizado en todos sus niveles de ejecución, donde la ejecución consecutiva de cada fase del plan permita al finalizar alcanzar los resultados deseados. Y no preocuparse por factores insalvables o que están fuera del alcance de nuestras manos, porque en definitiva centrarse en aquello que no depende de nosotros es un desgaste de fuerzas y tiempo que no reflejará recompensa alguna.

En tal sentido se podría ejemplificar esta situación al citar el establecimiento del control de cambio fijado por el Gobierno. Aquí la referencia se hace a un aspecto que no puede ser controlado bajo nuestra potestad, entonces esta situación se convierte en un factor externo que no es posible cambiar ni evitar, y que por tanto nos obliga a trazar una nueva línea de acción, o bien podríamos decir “cambiar el plan de estrategias”; dada la situación, lo que se puede hacer es cambiar nuestra acción para adecuarla a la nueva circunstancia, pero no es posible cambiar la circunstancia como tal.

Si se presentan obstáculos, una buena organización bajo una buena gerencia o dirección, debe ser capaz de superarlos a tiempo y con eficiencia. No deben presentarse bloqueos ante la incertidumbre, hay que aprender a manejar los cambios y la adversidad con el mayor control posible, ya que la incertidumbre y las variaciones jamás desaparecerán. Si se piensa que cambiar la forma de actuar o redefinir un plan de acción no es una cuestión insuperable ni una traba, entonces se podría decir que la actitud y la capacidad de dirección es amplia y madura, con un alto grado de imaginación y porcentaje elevado de probabilidades de lograr los resultados esperados a pesar de las situaciones difíciles.

Henry Mintzberg dijo: "cuando un ejecutivo se obsesiona mirando el ojo del huracán, se bloquea y actúa desesperadamente. Asumamos la crisis como una realidad, sin obsesión, pero conscientes".

En definitiva una de las mejores herramientas con las que se puede contar sobre todo en estos momentos de “crisis” es la Planificación Estratégica , mientras mas adversas sean las situaciones, mas necesario se hace el establecimiento de lineamientos y planes de acción, los cuales a su vez deberán estar suficientemente sustentados en información precisa y veraz, y con la diversidad necesaria para contemplar todas las posibles “estrategias” a seguir según y como se presenten las circunstancias. Me atrevería a decir que bajo la adversidad sería catastrófico emprender cualquier actividad si no se cuenta con un plan estratégico para lograr los resultados esperados.

Resulta claro pensar que quienes estén mejores preparados y cuenten con mejores planes estratégicos serán quienes puedan afrontar y sobrellevar de mejor modo una situación de crisis y hasta aprovecharla como una oportunidad.

Como resumen se puede concluir que la Planificación en tiempo de crisis no es tan solo una herramienta más que se encuentra a nuestra disposición, en una necesidad que deberá ser aplicada y utilizada se quiere obtener resultados satisfactorios. Estos resultados no solo van a depender de lo que ocurra, que si bien ya se dijo eso no depende del que planifica, sino más bien de la actitud que se asuma frente a eso que ocurrirá. Y finalmente la actitud asumida dependerá del grado de preparación, la información, el grado de control que se tenga frente a nuestras acciones, o lo que es similar el sustento que se tenga de dichas actitudes.

Qué debe tomarse en cuenta a la hora de hacer una Planificación Estratégica en tiempos de crisis:

Tomando el concepto de crisis dentro del marco de la realidad local del desarrollo, y pariendo del hecho de que la planificación en términos generales amerita una suposición de diversos escenarios que podrían producirse, se pueden advertir cuatro categorías que a su vez, representan variaciones del escenario, y por ende son como piezas de un juego de ajedrez, con las que habrá que jugar y combinar para obtener lo que se desea. Estas categorías son:

Político – Ideológicas: Factores de articulación entre el Estado y la sociedad civil.

Ahora bien, una Planificación Estratégica debe contar con una determinada metodología de desarrollo, sustentable y aplicable, que a fin de cuenta deberá adaptarse a las necesidades y requerimientos de cada organización que de ella quiera valerse, y del contexto o situación donde deba ser aplicada. Estos pasos o etapas que deben cubrirse, forman parte de la estructura que debe desarrollarse para definir una Planificación, pero no son el punto central de este desarrollo. Aquí el punto central es la relación existente entre Crisis y Planificación, pudiendo concluir que mientras mayor sea la crisis que deba enfrentarse, mayores serán las necesidades y exigencias de una Planificación Estratégica y por ende de una Gerencia prepara para cumplir con ello.

Se debe partir de los elementos básicos para cualquier planificación: fijación de un objetivo (“qué quiero obtener”); determinación de los recursos, (“con qué cuento”); análisis del contexto, (“cuáles son los posibles escenarios que se pueden presentar”); determinación de las acciones, (“qué debo hacer en cada escenario”).

Si se tiene conciencia de que se está efectivamente en medio de una crisis, la aplicación lógica de estos pasos básicos van a permitir que se elabore un plan detallado y ajustado a una determinada metodología, que nos permita superar y hasta aprovechar la crisis, de lo contrario, el resultado sería caer en pánico y el mutismo que no permitiría avances de ningún tipo y como resultado el fracaso de la gestión.