Ejemplo de una intranet típica

Si la introducción de las computadores constituyó una revolución en las operaciones de todas las empresas, grandes o pequeñas, un segundo paso más importante en estas operaciones se da con la incorporación del internet, o propiamente con la incorporación de los protocolos de conexión TCP/IP, en las actividades de la empresas. Hubo una época, la cual probablemente todavía se viva en nuestro estado y en nuestro país, en la que todos los controles de la empresa se computarizaron. Nóminas, inventarios, órdenes de producción, de compra y de venta, requisiciones, costos, entradas y salidas de almacén, facturación, etc. pasaron a ser documentación electrónica en computadoras personales, minicomputadoras, main frames, redes, etc.
Ahora todas estas operaciones se realizan con la misma interface, con el mismo concepto, el concepto del intranet. Aunque toda la documentación de la empresa se accede a través del navegador de internet, sólo la información que la empresa considera conveniente, se presenta en la red mundial. La información restringida se accede por niveles de seguridad con contraseñas individuales y protocolos de seguridad. Las ventajas de hacer esto son evidentes. Primero, se optimizan recursos, pues por ejemplo, para los movimientos de materiales hay una sóla base de datos, alimentada por todos los departamentos involucrados y su acceso restringido y controlado.
Una Intranet es una red privada empresarial o educativa que utiliza los protocolos TCP/IP de Internet para su transporte básico. Los protocolos pueden ejecutar una variedad de Hardware de red, y también, pueden coexistir con otros protocolos de red, como IPX. Aquellos empleados que están dentro de una Intranet pueden acceder a los amplios recursos de Internet, pero aquellos en Internet no pueden entrar en la Intranet, que tiene acceso restringido.
Una Intranet se compone frecuentemente de un número de redes diferentes dentro de una empresa que se comunica con otra mediante TCP/IP. Estas redes separadas se conocen a menudo como sub - redes. El software que permite a la gente comunicarse entre ella vía e-mail y tablones de mensaje públicos, y colaborar en la producción usando software de grupos de trabajo, está entre los programas de Intranets más poderoso. Las aplicaciones que permiten a los distintos departamentos empresariales enviar información, y a los empleados rellenar formularios de la empresa (como las hojas de asistencia) y utilizar la información corporativa financiera, son muy populares. La mayoría del software que se utiliza en las Intranets es estándar: software de Internet como el Netscape, Navigator y los navegadores Explorer para Web de Microsoft. Y los programas personalizados se construyen frecuentemente usando el lenguaje de programación de Java y el de guión de CGI.
Para proteger la información corporativa delicada, y para asegurar que los piratas no perjudican a los sistemas informáticos y a los datos, las barreras de seguridad llamadas firewalls protegen a una Intranet de Internet. La tecnología firewall usa una combinación de enrutadores, servidores y otro hardware y software para permitir a los usuarios de una Intranet utilizar los recursos de Internet, pero evitar que los intrusos se introduzcan en ella. Mucha Intranets tienen que conectarse a "sistemas patrimoniales": el hardware y las bases de datos que fueron creadas antes de construir la Intranet. A menudo los sistemas patrimoniales usan tecnologías más antigua no basada en los protocolos TCP/IP de las Intranets. Hay varios modos mediante los que las Intranets se pueden unir a sistemas patrimoniales. Un método común es usar los guiones CGI para acceder a la información de las bases de datos y poner esos datos en texto HTML formateado. Haciéndolos asequibles a un navegador para Web.

Cómo Funciona una Intranet

El centro de una Intranet es la www (World Wide Web). En muchos casos gran parte de la razón por la que se creó una Intranet en primer lugar es que la Web facilita la publicación de la información y formularios por toda la compañía usando el Lenguaje de Marcado de Hipertexto (HTML). La Web permite la creación de páginas iniciales multimedia, que están compuestas de texto, gráficos, y contenidos multimedia como sonido y vídeo. Los enlaces de hipertexto te permiten saltar desde un lugar en la Web a otro, lo que significa que puedes saltar a lugares dentro de una Intranet o fuera en Internet desde una página inicial.

• Las Intranets están basadas en la arquitectura cliente / servidor. EL software cliente-un navegador para Web, se ejecuta en una computadora local, y el software servidor en una Intranet anfitriona. El software cliente está disponible para PC, Macintosh y estaciones de trabajo UNÍS. El software servidor se ejecuta en UNÍS, Windows NT y otros sistemas operativos. El software cliente y el software servidor no necesitan ejecutarse en el mismo sistema operativo. Para una Intranet, primero pone en marcha tu navegador para Web. Si estás conectado directamente con tu Intranet, el programa TCP/IP que necesitas para ejecutar el navegador ya estará instalado en tu computadora.
• Cuando se ponen en marcha los navegadores, visitarán una cierta localización predeterminada. En una Intranet, esa localización puede ser una página Web departamental o una página Web por toda la compañía. Para visitar un sitio diferente, escribe la localización de la Intranet que quieres visitar, o pulsa en un enlace para dirigirte allí. El nombre para cualquier localización Web es el URL (localizador uniforme de recursos). Tu navegador para Web envía la petición URL usando http (Protocolo de Transferencia de Hipertexto) que define el modo en el que se comunican el navegador para Web y el servidor Web.
• Si la petición es de una página localizada en la Intranet, los navegadores envían la petición a esa página Web de la Intranet. Puede estar disponible una conexión de alta velocidad, puesto que las Intranet pueden construirse usando cables de alta velocidad, y todo el tráfico dentro de la Intranet se puede conducir por esos cables. La conexión Internet puede ser mucho más lenta debido a la cantidad de tráfico de Internet, y porque puede haber varias conexiones de baja velocidad que la petición desde la Intranet tendrá que atravesar. Los paquetes que componen la petición se encaminan hacia un enrutador de la Intranet, que envía en turnos la petición al servidor Web.
• El servidor Web recibe la petición usando http, la petición es para un documento específico. Devuelve la página inicial, documento u objetivo al navegador para Web cliente. La información se muestra ahora en la pantalla de la computadora en el navegador Web. Después de enviar el objeto al navegador para Web, la conexión http se cierra para hacer un uso más eficaz de los recursos de la red.
• Los URL constan de varia partes. La primera parte, el http://, detalla qué protocolo Internet hay que usar. El segmento “www.zdnet.com" varia en longitud e identifica el servidor Web con el que hay que contactar. La parte final identifica un directorio específico en el servidor, y una página inicial, documento, u otro objeto de Internet o de la Intranet.

Funcionamiento básico de una Intranet

Características de una Intranet

Cuando se examina o estudia una Intranet, existen ciertas características que saltan rápidamente a la vista, he aquí algunas de ellas:

• Rápida implantación (horas/días).
• Escalable (se puede diseñar en función de las necesidades).
• Fácil navegación.
• Accesible a través de la mayoría de las plataformas informáticas del mercado.
• Puede integrar entornos distribuidos.
• Se puede añadir a fuentes de información propietarias (bases de datos, documentos realizados con procesador de texto, bases de datos groupware).
• Es extensible para aplicaciones con sonido, vídeo, interactivas, etc.

Si decidimos ser más específicos y observar con mayor detalle la forma y el tipo de trabajo que permite una Intranet podemos definir una caracterización orientada hacia el usuario y la forma en que interactúa con este tipo de tecnología, entre ellas:

• Totalmente basada en web.
• Foros internos de discusión según temáticas.
• Carpetas para todos los tópicos relevantes.
• Determina códigos de acceso según niveles de seguridad.
• Crea lugares para publicar notas, artículos, opinión, etc.
• Quien origina la información define, en conjunto con el administrador de la Intranet, las personas que tienen acceso a dicha información.
• Facilita la realización de encuestas internas de manera ágil y simple.
• Permite o niega el acceso a los resultados de encuestas según el perfil de seguridad.
  Calendario personal.
• Agenda de contactos (base de datos sobre los contactos de la empresa).
• Publica eventos destacados, novedades, etc.

En muchas ocasiones la respuesta a las cuestiones clave de un campo de conocimiento se halla en otro campo muy diferente. Este es uno de esos casos: la solución al dilema de cuáles son las características que debe aunar una buena Intranet se puede hallar en la obra de Timothy Galpin Guía completa sobre fusiones y adquisiciones. En ella cita las claves para gestionar la incertidumbre en los casos de fusión empresarial; esta son: comunicación, rapidez en la toma de decisiones, planteamiento claramente definido y gestión de la resistencia. Desde nuestra perspectiva, toda Intranet que aglutinara estos atributos constituiría un modelo ejemplar.

Comunicación

La Intranet es un gestor de información al que los empleados acceden en busca de soluciones puntuales. Desde el momento en el que se produce esta interacción, se convierte en un vehículo comunicacional. Ahora bien, no hay que confundir los dos términos que se han descrito en estas líneas: información y comunicación.

Rapidez en la toma de decisiones

Una Intranet ha de ser rápida. Esta afirmación tan simple, abarca a su tiempo una cantidad ingente de responsabilidades. Para empezar, la interfaz gráfica de la Intranet debe ser ligera y cargarse rápidamente (como ya se comentó en artículos anteriores dentro de esta sección, debe cargarse antes de que el empleado pueda teclear otra URL en la barra del navegador). Hay que tener en consideración, como decíamos en el epígrafe anterior, que la Intranet facilita un proceso de comunicación (de ida y vuelta). Por eso la velocidad de respuesta en el caso de que una web pese mucho se duplica: tarde en cargarse para el usuario y tarda a su vez para enviar los datos al servidor. Del mismo modo, hay que procurar diseñar frames simples: tablas con pocos datos, muy específicos y reveladores, dado que cuantos más datos porte la web, más tardará en cargarse.

Planteamiento claramente definido

El planteamiento claramente definido está íntimamente ligado a la noción de usabilidad. Para el maestro en este campo, Jackob Nielsen, los elementos ineludibles en una Intranet usable son el directorio, el campo de búsqueda y las noticias actualizadas.
Sin embargo, la pretensión final siempre que se implementa una Intranet es que el usuario la domine. Que conozca todas sus posibilidades, que pise cada uno de sus rincones. Esa meta sólo se alcanzará a través de la práctica. El usuario ha de manejar asiduamente la Intranet y para ello debe encontrar un motivo para hacerlo. El más imprescindible es, sin duda, el contenido actualizado.

Gestionar la resistencia

La última característica de la Intranet que vamos a mencionar se halla, paradójicamente, fuera de ella: la gestión de la resistencia.
Gestión se traduce en inglés como management. El management, a su vez, se atribuye en lenguaje empresarial a la actividad de la dirección de la organización. Por lo tanto, el proceso de gestión de la resistencia recae sobre la cúpula de la empresa. La dirección debe creer en la Intranet, sólo así la gente le otorgará la credibilidad que necesita. Además, no debe escatimar en recursos para promoverla, al menos en el proceso de implantación de la misma. Finalmente, debe ser creativa e idear cuantas campañas de marketing, de persuasión y participación pueda para que los usuarios accedan a ella de un modo natural.