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Elaborado por: Daniel Infante

05-04-2008

La Prospectiva Estratégica

El uso de técnicas, disciplinas y/o metodologías que permitan prever un futuro prometedor en las organizaciones y convertirlo en acciones que permitan reducir el nivel de incertidumbre y especulación, enmarcan las características de las decisiones estratégicas y la aplicación de una prospectiva para lograrlo (Moreno, 2002).

“El uso de la prospectiva le da el carácter estratégico a las acciones”(Godet, 2000, p.8). Una estrategia es una acción y está condicionada por la incertudumbre, el éxito que pueda tener o no, viene delineada por el grado de acierto de los pronósticos futuros en el campo de las posibilidades y el manejo de alternativas en el campo de las probabilidades.(Beltran, 2002). Mantener una posición reactiva ante los cambios y pretender creer que es la mejor opción, eqivale a la inexistencia de políticas que permita a una organización tener una vanguardía ante sus competidores, comprobando falta de visión de las metas, el status quo no es una opción cuando una organización solo mira su realidad ya que sus relaciones se tranforman en un engaño.

INCERTIDUMBRE

La Inceridumbre es el grado de desconocimiento de una condición futura, es consecuencia de una falta de información o un desacuerdo de lo que se sabe o podría saberse. La incertidumbre es la fuerza que empuja a las organizaciones a cuestionarse sobre los planes de acción (López,2001), entonces ante este nivel de ansiedad organizacional se infunde el diseño de realidades (estratégias), donde el azar y la incertidumbre son factores de interpretación, el desarrollo de estudios de Gestión de la Incertudumbre permite crear modelos que ayuda a disolver la coyontura y manejar los imprevistos. Cuando la organización realiza planes respecto a su futro entran en consideración factores como: la intuición, deseos, clima emocional, esto debido a que el futuro es la concepción emocional que diseña la imagen deseada, el resto es incertidumbre y el devenir genera las opciones para el desarrollo de la imagen deseada. (Manucci, 2004).

En su artículo “la toma de decisiones estratégicas bajo incertidumbre”, Carlos López (2001) enuncia los niveles de incertidumbre con los cuales convive con la gerencia y la organización: 1)Futuro Claro: aquí la incertidumbre no es determinante en la toma de decisiones, es producto de pronósticos con un margén de error reducido, 2) Escenarios Alternos: juega con el manejo de alternativas y se elige aquella a la que más se adapte a los requerimientos que se presenten, 3) Futuros Potenciales: no deterministicos, todas las opciones son viables y son definidos por variables en el entorno, y 4) Total Confusión: virtualmente impredecible, se reducen las variables de medición y con posibilidades limitadas. La incertidumbre es catalizador intelectual en las organizaciones y esta responde a su acción amenazante a través de la creación de escenarios que permitan modelar la estrategia que se amolde a su realidad cambiante. Existen herramientas que permiten enfrentar la incertidumbre como lo son: estudios de mercados, analisis de costos, analisis de competencia, estudio de escenarios y eso sí instinto.

PROSPECTIVA

Según Jordi Serra(s/f) la prospectiva: “es la ciencia que estudia el futuro para comprenderlo y poderlo influir. ciencia sin objeto que se mueve entre la necesidad de predecir lo que puede ocurrir y el deseo de inventar el mejor futuro posible. Porque aunque el devenir no puede predecirse con exactitud, si podemos imaginar nuestro mañana preferido“, se puede decir que la prospectiva busca un acercamniento a futuros escenarios, pronosticar, estimar, proyectar son mecanismos que ayudan a despejar la incertidumbre.

Godet (2000, p.6), indica que “La anticipación no tiene mayor sentido si no es que sirve para esclarecer la acción “, la acción administrativamente está expresada en la planeación, los planes que le permitan a las organizaciones emprenden y apostar a un futuro deseable, es necesario identificar amenazas y oportunidades del entorno y el desarrollo de políticas para tomar partido de las desaveniencias y de esta forma convertir los planes en estratégicos, La prospectiva ayuda a plantear escenarios futuros y la estratégia se diseña en base a las acciones. La proyección es proceso que utiliza la empresa producto de la prospección, esta permite el diseño de estratégias y son consecuencia de estudios prospectivos o diseño de escenarios, Los escenarios son metedologías que permiten modelizar efectos y consecuencias a través de tres planos: a) Lo más probale, lo más optimista y el más pesimista. (Moreno, 2002).

Si las prospectiva antipa la creación de un futuro deseable con base a hechos del presente, procesos como la predicción, el pronóstico, la previsión y la proyección son valoradas como medios en este diseño (Gallardo, s/f). La Predicción (forecasting) permite establecer una trayectoria deseada futura en base a un modelo cambiante, se basa en la compresión de datos basados en un modelo de contexto y predicción (Mendiburu, 2006). Armstrong (2000) citado en (Velasquez, 2006) indica “el uso de conocimiento específico y una estructuración adecuada del problema de predicción puede mejorar ostensiblemente la calidad de los pronósticos”. El pronóstico (forecast) es el proceso por el cual las organizaciones diseñan continuamente su futuro deseable, esta se basa en la probalidad, en técnicas cuantitativas, algo que pudiese pasar, evaluando tendencias de comportamientos, se pronostica para ayudar a identificar un problema y solucionarlo, el resultado de un pronóstico es la combinación estadística y la opinión de los expertos (González,2006). La Previsión descanza sobre supuestos o hipótesis basados en probabilidades los cuales serán mayores si se apoyan en datos reales, situaciones conocidas obtenidos a través de métodos estadísticos o cálculos eficientes, es la etapa previa a la planeación, sus bases descansa sobre hechos objetivos y no subjetivos como corazonadas o instituciones. (Flores s/n). La proyección es un medio que se utiliza para representar una realidad futura con el objetivo de esclarecer la acción presente en escenarios de futuros posibles y deseables. Los escenarios deben ser sustentables y creibles si cumplen con la pertinencia, la coherencia, verosimilitud, importancia y transparencia. (Godet ,2000, p.18).

Los estudios de Prospectivas indican aplicar técnicas, las elección de estos métodos radica en el tipo de estudio que se desea aplicar y el que más se adapte a la realidad organizacional. Godet (2000, p.35) sugiere la aplicación de métodos de prospección estratégica: a) Métodos de Escenarios: busca proyectar a la organización en su entorno, considerando su propio entorno proyectandolo a un escenario exploratorio y un escenario de anticipación, b) Talleres de Prospectiva: permite identificar y priorizar los retos del futuro de forma grupal, c) Arboles de competencia: estudia la estructura de todas las parte de la organización con la finalidad de identificar realmente sus competencias y definir así opciones estratégicas, d) Los útiles del análisis estratégico, los que a su vez se componen por la segmentación del área estratégica, el ciclo de vida, el efecto experiencia, los modelos de portafolios de actividades, estudio de las cadenas de valor y las conclusiones prácticas, e) El Diagnóstico Estratégico: busca identificar las amenazas y las oportunidades del entorno interno y externo de la organización, f) Análisis Morfológico: construcción de escenarios exploratorios.

Gallado (s/f) indica que la prospectiva “Conjunto de análisis y estudios realizados con el fin de explorar o de predecir el futuro en una determinada materia ”, de alli la derivación de métodos cuantativos y cualitativos utilizados para la realización de estudios prospectivo que le daran el marco a través del pensamiento estratégico, la innovación y ciberestratégia a la planificación estratégica. Existen tres tendencias basadas en pronósticos, previsión, predicción, proyección: a) Prospectiva Predictiva: se basa en lo fáctico, conocimeintos tangibles, pronóstico lineales y visión contínua del futuro. b) Prospectiva Interpretativa:se base en pronósticos de futuros alternativos incrementando la posibilidad del acierto en la toma de dicisiones y aumentando la capacidad de reacción ante lo inesperado. c) Prospectiva Crítica: no se basa en hechos del presente, se basa en escenarios alternos sin imponer prejuicios el estudio prospectivo, ya que lo convertiría una simple proyección de futuro.

TEMA DE INVESTIGACION

I.- TITULO

DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACION ON LINE PARA EL CONTROL DE LOS EXPEDIENTES JUDICIALES EN LA DIRECCION DE ASUNTOS LEGALES DE LA PROCURADURIA GENERAL DEL ESTADO BOLIVAR.

II.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Los países latinoamericanos han experimentado importantes cambios en sus políticas económicas en los últimos quince años, en la búsqueda del crecimiento y del bienestar social, se ha incorporado la práctica sistemática de la medición, comparación y mejoras del desempeño como una política interna utilizando innovaciones tecnológicas en todas las áreas de la organización para apoyar y actualizar los procesos existentes (Esqueda y Sánchez, 1996). Las organizaciones responden a estos retos y oportunidades aplicando el manejo integral de la información desde un nivel operativo hasta el gerencial implantando sistemas de información. Países como Colombia, Perú, México, Argentina y Venezuela han invertido en tecnologías de información y lo promueven mediante el ofrecimiento de servicios enfocados en la automatización de procesos, la generación de información y la Inteligencia de Negocios incorporando los beneficios del e-business como la factura y los servicios de outsourcing hacia las área de salud, energía , finanzas.(Guerrero, 2007).

Rojas(2001) en su artículo: La Reforma de la Administración pública:¿Dónde estamos y hacia dónde vamos? Indica “Son varios los estudios realizados en Venezuela que se han detenido en los problemas que presenta la administración pública. En ellos se encuentran ciertas características que distan mucho de lo que sería una gestión pública moderna, y que son las que determinan que resulte mediocre la evaluación por parte de los ciudadanos de la calidad de los servicios que prestan las instituciones públicas.”. La automatización de los procesos manuales y modernización de las Instituciones públicas, se debe dar partir de un cambio de paradigma de gestión, personalización del servicio, informatización, visión estratégica, liderazgo, reingeniería de procesos, capacitación, transformación burocrática, auditorías externas, así como nuevos métodos o mecanismos para escuchar y aproximarse a los clientes, un gobierno inspirado en el cliente dedicado a satisfacer al cliente y no a la burocracia.

El Estado Venezolano destaca la importancia estratégica que tienen las nuevas tecnologías como herramientas fundamentales para alcanzar los objetivos propuestos por el Gobierno Bolivariano, en el Plan de Desarrollo Económico y Social de la Nación, presente la carta magna.(Mendoza, s/f). Lo que se busca es dinamizar los procesos de mejoramiento de la calidad de vida de la sociedad, porque impacta el mundo científico, tecnológico, académico, la empresa y su entorno (Petrizzelli,2007), en el marco de esta necesidad a través del decreto 805, publicado el 10 de mayo de 2000, se fortalece, amplía y detalla el marco regulatorio sobre las Tecnologías de Información y Comunicación, (TIC) que se establece en el artículo 110 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela, la Ley Orgánica de Ciencia, Tecnología e Innovación, la Ley Orgánica de Telecomunicaciones, El Artículo 12 de la Ley Orgánica de la Administración Pública, la Ley de Delitos Informáticos, el Decreto con Fuerza de Ley de Simplificación de Trámites Administrativos y el Decreto con Fuerza de Ley sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas, sirviendo éstos como base del Gobierno Electrónico medio para que el Estado dé respuestas oportunas a las nuevas exigencias de los ciudadanos, reduzca la burocracia, la duplicación de esfuerzos y los retrasos innecesarios.(Mendoza, s/f).

La Procuraduría General del Estado Bolívar es una Institución autónoma cuyo proceso principal es defender los intereses patrimoniales del Estado de forma judicial o extrajudicial, administrativamente la Dirección de Asuntos legales es el departamento encargado de llevar un control y segumiento de los expedientes judiciales de los casos que se litigan en los tribunales, de estas actividades se desprende: llevar un registro de las partes legales que actúan en la demanda, el tipo de causa, el monto o cuantía y un registro de todas las actuaciones legales que de allí se desprendan. Todo este proceso es manejado de forma manual, lo que implica una tarea de revisión minuciosa y exhaustiva a la hora de actualizar, buscar y emitir reportes de gestión de los de los expedientes.

Bajo estas circunstancia se plantea lo siguiente: ¿Es el sistema actual el más adecuado para llevar el control de los expedientes?, ¿Es neceario implantar un nuevo sistema para administrar los expedientes?, ¿Posee la Institución los recursos Económicos, humanos y tecnológicos para albergar un nuevo sistema?

METODOGIA PROSPECTIVA: EL DIAGNOSTICO ESTRATEGICO

El Diagnóstico estratégico permite conocer las fuerzas, debilidades, amenazas y oportunidades que se derivan del entorno estratégico (Godet, 2000, p.56).

CONCLUSION

Una repuesta sencilla ante la incertudumbre es despejarla, el desconocimiento siempre ha sido el estado que ha impulsado al ser humano hacer cosas extraordinarias en la búsqueda de una nueva realidad. Las empresas siempre han tenido que luchar con las incognitas como parte latentente de su existencia. La manera en que responden a esta adversidad depende de las estrategías que se diseñan para reducirla y tomar ventaja de la misma. Los estudios prospectivos ante situaciones de incertidumbre proveen de una hemamienta poderosa ante este estado, el uso de tecnicas cuantitativas y cualitativas le permite obtener un proyecto de estados futuros en base a la realidad del presente, estimar, proyectar, predecir y pronosticar permitiran establecer acciones que plasmaran en el plan estratégico y así garantizarse la toma de deciones efectivas y permitir una holgura ante los cambios imprevistos.

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