MANUAL DE INSTRUÇÕES
COMO
FORMAR, ORGANIZAR
E
ADMINISTRAR UMA
ASSOCIAÇÃO OU SOCIEDADE
AMIGOS DE BAIRRO
SUMÁRIO
Introdução
1- O que é
Sociedade ou Associação Amigos do Bairro
2 - Como criar
2.1 - Motivação da Comunidade
2.2 - Convocação da Assembléia Geral
3 - Legalização da entidade
3.1 - Realização da Assembléia Geral
3.2 - Registro da entidade
3.3 - Inscrição no Cadastro Geral de Contribuinte ( CGC )
3.4 - Abertura de Contas Bancárias
4 - Organização da entidade
4.1 - Livro Ata
4.2 - Livro de Registro de Sócios
4.3 - Livro Tombo (inventário)
5 - Administração da entidade
5.1 - Assembléia Geral
5.1.1 - Assembléia Geral Ordinária
5.1.2 - Assembléia Geral Extraordinária
5.2 - Conselho Fiscal
5.3 - Conselho Deliberativo
5.4 - Diretoria
5.4.1 - Presidente
5.4.2 - Vice - presidente
5.4.3 - Secretário
5.4.4 - Tesoureiro
5.5 - Sócios
Anexo I - Modelo de Ata da Assembléia Geral de Constituição da Entidade
Anexo II – Modelo de Lista de Presença
Anexo III - - Modelo de requerimento para Registro da Entidade
Anexo IV – Cópia da Lei n.º 934, de 19 de março de 2002.
Anexo V – Minuta de Estatuto Padrão
Anexo VI – Minuta de Convênio
Anexo VII – Minuta de Plano de Trabalho
INTRODUÇÃO
1 - O QUE É SOCIEDADE OU ASSOCIAÇÃO DE
AMIGOS DO BAIRRO?
É
uma sociedade civil com personalidade Jurídica de direito privado, sem fins
lucrativos. É instituída após aprovação em reunião com os moradores de um
determinado bairro, interessados na melhoria do local onde vivem, mediante a
execução de várias ações.
A Entidade tem como função verificar as necessidades, os problemas e os anseios dos moradores da localidade, objetivando a busca de soluções mediante meios próprios ou por parceria com outras entidades particulares, como também com o Poder Público. A Entidade tem como objetivo também, administrar recursos transferidos por órgãos públicos, aqueles advindos da comunidade mediante contribuição ou doação, de entidades privadas e provenientes da promoção de campanhas, bem como fomentar as atividades de lazer para os moradores do bairro. As funções especificas da Entidade como, por exemplo: assistência ao morador desempregado, limpeza de valas, capina, roçada, entre outros serviços, dependerão da necessidade de cada uma.
Para o desempenho de suas funções é
indispensável que a entidade esteja alicerçada em bases sólidas sob o ponto de
vista jurídico e administrativo.
Sociedade ou Associação Amigos do Bairro é
uma denominação genérica adotada para referir-se à entidade de direito privado,
sem fins lucrativos, vinculada ao moradores de determinado bairro.
O importante é que ao criarmos a nossa Associação ou Sociedade não percamos de vista o princípio básico de que ela é uma entidade que congrega os moradores de um determinado bairro, objetivando a cooperação e a integração entre os mesmos.
Estabelecido
esse ponto de interesse comum, as entidades criadas deverão seguir determinados
princípios legais para se efetuarem como entidades civis.
É o que veremos a seguir.
2 - COMO CRIAR UMA ASSOCIAÇÃO OU SOCIEDADE AMIGO DO BAIRRO
Qualquer
morador poderá tomar a iniciativa para a sua criação. No principio, deve haver a preparação da comunidade,
para que eles tenham consciência da finalidade e dos benefícios que tal
entidade poderá proporcionar à sua comunidade..
2.1 - Motivação da Comunidade
Deverá ser feita utilizando os meios de comunicação da comunidade: rádio, jornal local, televisão, alto - falante etc. Poderão ser realizados encontros, palestras e reuniões com pequenos grupos para debater assuntos relacionados à importância e à necessidade da fundação de uma ASSOCIAÇÃO OU SOCIEDADE AMIGO DO BAIRRO que irá fortalecer a comunidade. Como poderia ocorrer esse fortalecimento? As ações ou até mesmo reivindicação dos moradores, quando unidos, tornam-se muito mais fortes quando um número maior de moradores do bairro participam de uma entidade. As questões discutidas com a comunidade motivariam ainda mais, a necessidade de trabalharem juntos, unidos, surgindo a vontade de se criar uma ASSOCIAÇÃO OU SOCIEDADE AMIGO DO BAIRRO.
O interessado deve convocar a Assembléia Geral de pessoas da comunidade para a criação da Associação ou Sociedade. Essa convocação poderá ser feita de varias maneiras:
-
publicação
no jornal local de um edital de convocação especifico (modelo anexo);
-
envio
de correspondência, em forma de convocação, aos moradores;
Concomitantemente à convocação da Assembléia, o interessado com os demais moradores que estiverem envolvidos na criação da Associação ou Sociedade deverão discutir e elaborar o estatuto da entidade, que deverá ser submetido à Assembléia Geral para debate e aprovação.
(
segue anexo modelo padrão do estatuto)
3 - LEGALIZAÇÃO DA ASSOCIAÇÃO OU SOCIEDADE.
3.1 Realização da Assembléia Geral
A Assembléia será uma reunião de todos os que foram convocados para deliberar acerca dos assuntos que dizem respeito à constituição da Associação ou Sociedade. São objetivos da Assembléia:
· fundar a Associação ou Sociedade
· eleger e dar posse à Diretoria, ao Conselho Deliberativo e ao Conselho fiscal:
- Diretoria - constituída de Presidente, vice - presidente, secretário e tesoureiro, com funções definidas no estatuto;
- Conselho Fiscal - constituído de três membros efetivos e três suplentes com funções especificas;
- Conselho Deliberativo - constituído de sete membros: presidennte, secretário e cinco conselheiros
· discutir
e aprovar o Estatuto da Associação ou
Sociedade.
· lavrar a ata da Assembléia Geral de constituição da Associação ou Sociedade (modelo anexo), com as assinaturas dos participantes da reunião, o que será feito pelo Secretário da Associação ou Sociedade.
O presidente da Diretoria deve solicitar o registro do Estatuto da Associação ou Sociedade no Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas que responde pelo atendimento do Município no qual a Associação ou Sociedade está localizada.
Normalmente os Cartórios solicitam os seguintes documentos:
- requerimento ( modelo anexo), dirigido ao Oficial de registro Civil de Pessoas Jurídicas, solicitando o registro do Estatuto da Associação ou Sociedade, com firma reconhecida do Presidente;
- dois exemplares do Estatuto com todas as folhas rubricadas e assinadas no final pelo Presidente da Diretoria com firma reconhecida, contendo o visto de um advogado com o respectivo número de inscrição na Ordem dos Advogados do Brasil (OAB), conforme a Lei nº 8.906, de 04 de julho de 1994.
- Livro de Atas que contém a ata de fundação da Associação ou Sociedade.
Obs.: Segundo a Lei nº 9.042 de 09 de maio de 1995, publicada no Diário Oficial da União em 10 de maio de 1995, é dispensada a publicação de atos constitutivos de pessoa jurídica, para efeito de registro público.
Após a apresentação de duas vias do estatuto, será lançada a competente Certidão do registro, com o respectivo número de ordem, livro e folha. Uma das vias será entregue ao Presidente da Associação ou Sociedade e a outra arquivada no cartório.
3 .3 - Inscrição no Cadastro
Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ)
Para que a Associação ou Sociedade possa abrir conta bancária e participar de benefícios, tais como: subvenções, isenção do Imposto de Renda e assinatura de convênios com órgãos governamentais, é necessário que a mesma esteja inscrita no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica, do Ministério da Fazenda.
O Presidente da Diretoria da Associação ou Sociedade, de posse do registro da mesma, deve então, apresentar-se à Delegacia, Agência ou Inspetoria da Receita Federal, munido dos seguintes documentos.
- Ficha de inscrição do Estabelecimento - 3 vias (formulário próprio da Receita Federal, adquirido em livrarias);
- Ata da Assembléia Geral de constituição da Associação ou Sociedade (posse da Diretoria)
- Estatuto da Associação ou Sociedade
- Registro da Associação ou Sociedade no Cartório;
- CPF do Presidente.
3.4 - Abertura de Conta Bancária
O Presidente da Diretoria da Associação ou Sociedade deverá abrir conta bancária em conjunto com o tesoureiro.
Deverá
ser aberta uma conta no Banco do Brasil para recebimento dos recursos de
convênios com a Prefeitura, e uma outra em qualquer banco para os recursos
próprios. Tal procedimento é necessário para facilitar, tanto para a Prefeitura
quanto para a entidade, a prestação de contas dos recursos públicos recebidos.
4 - ORGANIZAÇÃO DA
ASSOCIAÇÃO OU SOCIEDADE
Para se garantir um trabalho organizado, são necessários para o funcionamento da Associação ou Sociedade os livros que se seguem:
4.1 -
Livro Ata
É o livro em que se registra o que se passou na reuniões Ordinárias e nas Assembléias Gerais da Associação ou Sociedade, sendo de responsabilidade do Secretário a lavratura das atas. Sua redação deve ser clara, sem rasuras e sem espaços em branco, e os números devem se escritos por extenso. No final, deve conter as assinaturas dos participantes da reunião. Quando a entidade possuir computador, as atas poderão ser digitadas sendo que, após sua leitura e aprovação, poderão ser coladas nas páginas numeradas do livro e assinadas por todos os associados presentes na reunião.
4.2 - Livro de Registro para Sócios
Os moradores poderão ser associados mediante seu registro em um livro de registro de sócios, vez que não há obrigatoriedade pelo morador de um determinado bairro na participação da entidade, como também para que a diretoria tenha controle principalmente quanto às votações.
4.3 - Livro Caixa
É o livro em que se registra todas as entradas (receitas) e saídas (despesas) dos recursos financeiros que estão sob a responsabilidade da Associação ou Sociedade. Não deve conter rasuras.
4.4 -
Livro Tombo
É o livro utilizado para registrar o patrimônio da Associação ou Sociedade, como equipamentos e móveis, e para registrar baixas, devidamente comprovadas, se houver trocas, inutilizações ou perda de bens. Esses registros devem ser feitos pelo Tesoureiro.
Além desses livros é importante organizar algumas pastas para que se arquivem documentos, correspondências, planos, relatórios e outros tais como:
· Pasta de documentos - devem-se arquivar todos os documentos comprobatórios, como guias, notas, recibos etc , devidamente Assinados.
· Pasta de Correspondência expedida e
recebida - para arquivar a entrada e a saída de correspondência da Associação ou Sociedade.
· Programação Anual - é importante que a Associação ou Sociedade, em conjunto com a comunidade, programe atividades anuais, com ações nas áreas social, esportivas, educativas, etc., como também objetivando a melhoria do bairro, contemplando os interesses da comunidade.
· Relatório Anual - no final de cada ano, a Associação ou Sociedade, ao encerrar suas atividades, deverá elaborar um relatório com as ações e/ou atividades realizadas, bem como as dificuldades que impediram a realização do que foi programado. Esse relatório deverá ser apresentado em Assembléia Geral para aprovação.
· Plano de Aplicação de Recursos - deverá ser elaborado segundo a Programação Anual, no qual as ações físicas programadas deverão ter sua previsão financeira anual.
5 - ADMINISTRAÇÃO DA ASSOCIAÇÃO OU SOCIEDADE
A Associação ou Sociedade é constituída por todos os associados e administrada pela Assembléia Geral, pela Diretoria e pelo Conselho Fiscal.
5.1
- Assembléia Geral
É a reunião de todos os sócios para deliberarem acerca dos assuntos que dizem respeito ao funcionamento da Associação ou Sociedade. É convocada e instalada na forma da Lei e do Estatuto. Cabe à Assembléia Geral:
· fundar
a Associação ou Sociedade
· eleger
e dar posse à Diretoria e ao Conselho Fiscal;
· nomear
e destituir os membros da Diretoria, do Conselho Fiscal e do Conselho
Deliberativo;
· analisar
anualmente as contas da Diretoria e deliberar sobre o balanço por ela
apresentado;
· alterar
e/ou reformular o Estatuto
· analisar
outros assuntos.
Há dois tipos de Assembléia Geral são apresentados a seguir.
5.1.1. - Assembléia Geral Ordinária - Deve ser convocada pelo presidente duas vezes por ano, ou segundo o prazo estabelecido pelo Estatuto, e deve deliberar sobre eleições, relatório de atividades e prestação de contas. Nessa Assembléia deverão ser colocados à disposição dos associados a prestação de contas da Diretoria e o balanço com o parecer do Conselho Fiscal. Quando for o caso, a Assembléia elegerá a nova Diretoria e o Conselho fiscal, podendo também preencher cargos vagos ou criar novos, se o estatuto assim permitir.
5.1.2. - Assembléia Geral Extraordinária - Convocada em casos especiais, devendo estar presente a maioria simples dos sócios para deliberar a respeito de situações não prevista no estatuto como: alteração do nome da entidade, alteração de endereço da sede, alteração do estatuto e destituição da Diretoria, quando for o caso.
5.2 - Conselho Fiscal
O
Conselho Fiscal deverá ser constituído de acordo com o Estatuto da entidade.
Normalmente, sua constituição possui 3 membros efetivos e 3 membros suplentes,
sendo escolhido entre os efetivos o Presidente do Conselho.
São funções do Conselho Fiscal:
· fiscalizar a movimentação financeira da Associação ou Sociedade: entrada, saída e aplicação de recursos;
· examinar e aprovar a Programação Anual, sugerindo alterações, se necessário;
· aprovar
a prestação de contas da Associação ou
Sociedade.
5.3 - Conselho Deliberativo
Deverá ser constituído por 7 (sete) membros:
· Presidente
· Secretário
· Conselheiros - em número de cinco.
O número de conselheiros poderá variar, de acordo com cada entidade e quantidade de moradores de um determinado bairro.
O Conselho Deliberativo tem como funções, entre outras:
· apreciar a programação anual, o plano de aplicação de recursos e os balancetes;
· promover sindicâncias quando necessário;
· emitir pareceres de mérito em assuntos de sua apreciação.
5.4 - Diretoria
A Diretoria, de acordo com o Estatuto da entidade e com o tamanho do bairro, normalmente é assim constituída: um presidente, um vice - presidente, um secretário e um tesoureiro, com funções explicitadas a seguir:
5.4.1 – Presidente - Convocar e presidir reuniões e assembléias; administrar, juntamente com o tesoureiro, os recursos financeiros da entidade; promover o entrosamento entre os membros da Associação ou Sociedade, acompanhando o desempenho nas funções.
5.4.2. - Vice – presidente - Auxiliar o presidente nas funções pertinentes ao cargo e assumir as funções do presidente, quando necessário.
5.4.3. - Secretário - Elaborar toda a correspondência e documentação: atas, cartas, ofícios, convocações, estatuto etc.; ler as atas em reuniões e assembléias; manter a organização de arquivos e livros de atas atualizados; elaborar, em conjunto com a Diretoria o relatório anual.
5.4.4. - Tesoureiro - Assumir a responsabilidade de toda a movimentação financeira ( entrada e saída de valores); assinar, junto com o presidente, todos os cheques, recibos e balancetes; prestar contas ( no prazo estabelecido pelo estatuto ) à Diretoria e ao Conselho Fiscal e, semestralmente, em Assembléia Geral, aos associados; manter os livros contábeis (caixa e tombo) em dia e sem rasuras.
A Diretoria deverá reunir-se mensalmente para apreciar a prestação de conta, o balanço e elaborar o plano mensal de trabalho e avalia-lo, devendo ser feita ata destas reuniões.
5.5 -
Sócios
A Associação ou Sociedade será constituída com número ilimitado de sócios, tendo cada entidade a liberdade de definir como caracterizar o sócio. Existem várias categorias, as passamos a definir algumas:
· fundadores – são aqueles que compareceram na assembléia geral de fundação, constante da ata de fundação.
· efetivos - são todos os sócios que se associaram após a fundação da entidade;
· beneméritos – são os sócios fundadores ou efetivos que prestaram relevantes serviços ou praticaram atos de benemerência a favor da entidade, desde que considerados assim pela Assembléia Geral;
· honorários – pessoas estranha ao quadro social da entidade que fizerem jus a esse título.
São direitos dos sócios:
· votar e ser votado;
· participar de atividades desenvolvidas pela entidade, inclusive as sociais e culturais;
· apresentar sugestões e oferecer colaboração à Associação ou Sociedade;
· solicitar em Assembléia Geral, esclarecimentos sobre atividades da Associação ou Sociedade e sobre atos da Diretoria e do Conselho Fiscal.