เรื่อง รายการค้าและการวิเคราะห์รายการค้า

รายการค้า หรือรายการทางบัญชี (Transaction or Accounting transaction)
หมายถึง เหตุการณ์ที่ก่อให้เกิดการโอน หรือการแลกเปลี่ยนระหว่างหน่วยงานทางการบัญชีหนึ่ง
กับหน่วยงานหรือบุคคลอื่น ซึ่งมีผลกระทบการดำเนินงานหรือฐานะการเงินของหน่วยงานนั้น

ตัวอย่างของรายการค้า

• การนำเงินสดหรือสินทรัพย์มาลงทุน เช่น การนำเงินสด ที่ดิน อาคาร มาลงทุน ในกรณีที่เป็นบริษัทการลงทุนหมายถึงการจำหน่ายหุ้น ได้แก่ การจำหน่ายหุ้นสามัญ หุ้นบุริมสิทธิ

• ซื้อสินทรัพย์ต่าง ๆ เป็นเงินสดหรือเงินเชื่อ เช่นอุปกรณ์สำนักงาน ที่ดิน วัสดุสำนักงาน เครื่องมือต่าง ๆ เป็นต้น นอกจากนี้ยังรวมถึงการลงทุนในเงินทุนระยะสั้นหรือระยะยาวด้วย

ในการดำเนินงานของธุรกิจที่ไม่ก่อให้เกิดการโอนเงินหรือสิ่งที่มีมูลค่าเป็นเงิน เช่น การจัดร้านค้าให้สะอาด สวยงาม การเชิญชวนต้อนรับลูกค้า การพาชมสินค้า เป็นต้น รายการเหล่านี้ถือว่าไม่ใช่รายการค้า ดังนั้น จึงไม่มีการนำมาบันทึกในสมุดบัญชีของกิจการ

การวิเคราะห์รายการค้า (Business Transaction Analysis)

ในการบันทึกบัญชีนั้น รายการที่จะนำไปบันทึกจะต้องเป็นรายการค้า แต่การที่จะนำรายการค้าไปบันทึกบัญชีใดนั้น จะต้องมีการวิเคราะห์รายการค้านั้นเสียก่อน ว่ารายการค้าที่เกิดขึ้นนั้นมีผลกระทบต่อจำนวนเงินของสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของหรือไม่ อย่างไร

กล่าวคือการเกิดรายการค้าดังกล่าวทำให้สินทรัพย์ หนี้สินและส่วนของเจ้าของ เพิ่มขึ้นหรือลดลง ซึ่งการวิเคราะห์รายการค้าที่ถูกต้องจะนำไปสู่การบันทึกบัญชีได้อย่างถูกต้องเช่นกัน

การวิเคราะห์รายการค้าสามารถแสดงการวิเคราะห์ได้ตามรูปแบบของสมการบัญชี ดังนี้

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ

เนื่องจากเมื่อเกิดรายการค้าจะส่งผลกระทบต่อสินทรัพย์ หนี้สิน หรือส่วนของเจ้าของ เพิ่มขึ้นหรือลดลง เพื่อให้เป็นแนวทางในการวิเคราะห์รายการค้าได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว จะขอสรุปหลักเกณฑ์ในการวิเคราะห์รายการค้า ซึ่งในการวิเคราะห์รายการค้า ต้องเข้าใจถึงการเปลี่ยนแปลงของสมการบัญชี ไม่ว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไรสมการบัญชีทั้งด้านซ้ายและด้านขวาจะต้องเท่ากันอยู่เสมอ

เรื่อง การบันทึกรายการค้าในบัญชีแยกประเภท

ในการบันทึกบัญชีของกิจการจะใช้ "หลักการบัญชีคู่" คือมีการบันทึกบัญชี 2 ด้าน คือ ด้านเดบิด และด้านเครดิต

ดังนั้น รูปแบบของบัญชีจึงต้องประกอบด้วยด้านเดบิต และด้านเครดิตเช่นกัน

รูปแบบของบัญชีแยกประเภทที่นิยมใช้กันโดยทั่วไปมีลักษณะคล้ายอักษรภาษาอังกฤษตัวที (T) เรียกว่าบัญชีรูปตัวที (T Account) เพื่อใช้บันทึกรายการค้าของกิจการ แบ่งเป็น 2 ด้าน ด้านซ้ายมือเรียกว่า ด้านเดบิต (Debit)

ด้านขวามือเรียกว่า ด้านเครดิต (Credit)

รูปแบบของบัญชีแยกประเภทที่สมบูรณ์แบบที่ใช้โดยทั่วไปมี 2 แบบ คือ

1. แบบบัญชีมาตรฐาน (Standard Ledger Account Form)
2. แบบบัญชีแสดงยอดคงเหลือ (Balance Ledger Account Form)

• ตัวอย่างแบบฟอร์มบัญชีแยกประเภท แบบบัญชีมาตรฐาน

                                                                               ชื่อบัญชี                                            เลขที่บัญชี

• ตัวอย่างแบบฟอร์มบัญชีแยกประเภท แบบบัญชีแสดงยอดคงเหลือ

ชื่อบัญชี                                                   เลขที่บัญชี

ส่วนต่าง ๆ ของบัญชีแยกประเภท มีดังนี้

• ชื่อบัญชี (Account Name) ใช้เขียนชื่อของบัญชีที่ต้องการจะบันทึกรายการ ปกติจะเขียนไว้ กึ่งกลาง ของหน้ากระดาษ

• เลขที่บัญชี (Account Number) สำหรับเขียนเลขที่ของบัญชี เลขที่ของบัญชีจะแสดงแยกเป็นหมวดหมู่ของประเภทบัญชีแต่ละหมวดหมู่

• วันที่ (Date) สำหรับแสดง วัน เดือน ปี ของรายการค้าที่เกิดขึ้นตามลำดับก่อนหลังที่เกิดรายการนั้น

• รายการ (Explanation) ช่องนี้ใช้สำหรับเขียนคำอธิบายรายการว่า จำนวนเงินที่นำมาบันทึกบัญชีนั้นเกิดขึ้นได้อย่างไร หรือมาจากไหน

• หน้าบัญชี (Post reference) สำหรับลงเลขที่หน้าบัญชีของสมุดบัญชีขึ้นต้นที่ใช้บันทึกรายการค้านั้น มาก่อน ทั้งนี้เพื่อประโยชน์ในการอ้างอิงและตรวจสอบหลักฐานในภายหลัง

• เดบิต (Debit) สำหรับบันทึกจำนวนเงินของรายการค้าที่ถูกบันทึกบัญชีทางด้านเดบิต

• เครดิต (Credit) สำหรับบันทึกจำนวนเงินของรายการค้าที่ถูกบันทึกบัญชีทางด้านเครดิต

• ยอดคงเหลือ (Balance) สำหรับแสดงจำนวนเงินคงเหลือทุกครั้ง หลังจากที่บันทึกรายการค้า

บัญชีแยกประเภททั้งสองแบบนี้ กิจการสามารถเลือกใช้ได้ตามความเหมาะสมกับกิจการ ซึ่งแต่ละกิจการไม่จำเป็นต้องเหมือนกัน กิจการที่มีลูกหนี้หรือเจ้าหนี้มาก ๆ เช่น ธนาคาร ย่อมต้องการทราบยอดคงค้างของลูกหนี้ หรือเจ้าหนี้อย่างรวดเร็ว ก็จะเลือกใช้รูปแบบของบัญชีแยกประเภทแบบแสดงยอดดุล ซึ่งสามารถหายอดคงเหลือได้ทุกวันตามที่ต้องการได้ สำหรับกิจการที่ไม่จำเป็นต้องทราบยอดคงเหลือเป็นประจำทุกวัน ก็อาจเลือกใช้รูปแบบของบัญชีแยกประเภทแบบมาตรฐานแทน

การจัดหมวดหมู่ และการกำหนดเลขที่บัญชี

เนื่องจากสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป ประกอบไปด้วยบัญชีต่าง ๆ จำนวนมาก ดังนั้นเพื่อที่จะจำแนกบัญชีต่าง ๆ เหล่านั้นออกเป็นหมวดหมู่ โดยทั่วไปนิยมแบ่งบัญชีออกเป็น 5 หมวด และกำหนดเลขที่แต่ละหมวดดังนี้

หมวดที่ 1 หมวดสินทรัพย์ เลขที่บัญชีเริ่มต้นด้วยเลข 1

หมวดที่ 2 หมวดหนี้สิน เลขที่บัญชีเริ่มต้นด้วยเลข 2

หมวดที่ 3 หมวดส่วนของเจ้าของ เลขที่บัญชีเริ่มต้นด้วยเลข 3

หมวดที่ 4 หมวดรายได้ เลขที่บัญชีเริ่มต้นด้วยเลข 4

หมวดที่ 5 หมวดค่าใช้จ่าย เลขที่บัญชีเริ่มต้นด้วยเลข 5

ในแต่ละหมวดของบัญชียังประกอบไปด้วยบัญชีต่าง ๆ จำนวนมาก ดังนั้น เพื่อความสะดวกในการค้นหาและอ้างอิงจึงได้มีการกำหนดเลขที่ของบัญชีต่าง ๆ ย่อยลงไปอีก การกำหนดเลขที่ให้กับบัญชีต่าง ๆ นี้เรียกว่า

"ผังบัญชี" (Chart of Account)

• ผังบัญชี หมายถึง รายการแสดงชื่อและเลขที่บัญชีทั้งหมดที่ใช้ในระบบบัญชีของกิจการโดยจัดหมวดหมู่ไว้อย่างเป็นระบบและมีหลักเกณฑ์ ผังบัญชีของแต่ละกิจการไม่จำเป็นต้องมีชื่อบัญชีที่เหมือนกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะการดำเนินงานของธุรกิจ ขนาดของธุรกิจ การดำเนินงาน ความละเอียดของรายการในบัญชี เพื่อใช้ในการตัดสินใจของฝ่ายบริหาร เป็นต้น

เรื่อง การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป

เมื่อมีรายการค้าเกิดขึ้นจะส่งผลกระทบต่อสินทรัพย์ หนี้สิน หรือส่วนของเจ้าของ เปลี่ยนแปลงไปในทางเพิ่มขึ้นหรือลดลง ซึ่งจะมีผลกระทบต่อบัญชีอย่างน้อยสองบัญชีหรือมากกว่านั้นเสมอ ซึ่งนำไปสู่การบันทึกบัญชีตามหลักการบัญชีคู่ คือการบันทึกบัญชีจะต้องมี 2 ด้านเสมอ ได้แก่ ด้านเดบิต (Debit) และด้านเครดิต (Credit)

การจดบันทึกรายการค้าตามหลักบัญชีคู่ลงในสมุดบัญชี สมุดบัญชีที่ได้จดบันทึกรายการค้า คือ สมุดจดรายการขั้นต้น รายการค้าที่เกิดขึ้นทุกรายการจะถูกจดบันทึก 2 ครั้ง

ครั้งที่ 1 ในสมุดบัญชีขั้นต้น

ครั้งที่ 2 ในสมุดบัญชีขั้นปลาย

สมุดบัญชีขั้นต้น หรือสมุดบันทึกรายการขั้นต้น หรือสมุดรายวันขั้นต้น (Journal) เป็นสมุดบัญชีเล่มแรกที่ใช้จดบันทึกรายการค้าต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นโดยเรียงตามลำดับก่อนหลังของการเกิดรายการค้านั้น ๆ ก่อนที่จะนำไปจดบันทึกอีกครั้งในสมุดบัญชีขั้นปลาย

สมุดจดรายการขั้นต้น แบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ

1. สมุดรายวันทั่วไป (General Journal)

2. สมุดรายวันเฉพาะ (Special Journal)

สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) คือ สมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าต่าง ๆ ซึ่งไม่อาจบันทึกในสมุดรายวันอื่นได้ หรือสามารถใช้จดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นได้ทุกรายการถ้ากิจการนั้นไม่มีการใช้สมุดรายวันเฉพาะแต่ถ้ากิจการนั้นมีการใช้สมุดรายวันเฉพาะแล้ว สมุดรายวันทั่วไปก็สามารถมีไว้เพื่อจดบันทึกรายการค้าอื่น ๆ ที่เกิดขึ้นซึ่งไม่สามารถนำไปบันทึกในสมุดรายวันเฉพาะเล่มใดเล่มหนึ่งได้

                                                     สมุดรายวันทั่วไป                               หน้า ……

ประโยชน์ของสมุดจดรายการขั้นต้น

การที่กิจการจดบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้นโดยใช้สมุดจดรายการขั้นต้นก่อนที่จะนำไปบันทึกรายการในสมุดบัญชีแยกประเภท ทำให้กิจการได้รับประโยชน์ต่าง ๆ ดังนี้

1. การบันทึกรายการในสมุดจดรายการขั้นต้นเป็นการบันทึกรายการโดยเรียงตามลำดับก่อนหลังของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น ทำให้ไม่เกิดการหลงลืมในการบันทึกรายการค้าที่เกิดขึ้น

2. การบันทึกรายการในสมุดจดรายการขั้นต้นจะบันทึกโดยแสดงผลการวิเคราะห์รายการค้าที่เกิดขึ้นว่าจะต้อง

เดบิตและเครดิตบัญชีอะไร ด้วยจำนวนเงินเท่าไร จึงช่วยป้องกันข้อผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นจากการหลงลืมบันทึกรายการด้านใดด้านหนึ่งหรือลงรายการซ้ำกันในด้านใดด้านหนึ่ง รวมทั้งมีโอกาสที่จะตรวจสอบก่อนที่จะนำไปบันทึกในสมุดบัญชีแยกประเภท

3. มีคำอธิบายรายการนั้นไว้ชัดเจน ทำให้ทราบความเป็นมาของรายการที่นำมาบันทึก

4. หากต้องการดูรายการย้อนหลังเมื่อเกิดข้อสงสัยในการบันทึกบัญชี ก็สามารถอ่านและเข้าใจข้อมูลได้ง่าย

ทำให้เกิดการกระจายความรับผิดชอบในการทำงานรวมทั้งทำให้มีข้อมูลที่จะยืนยันและอ้างอิงซึ่งกันและกันกับสมุดบัญชีแยกประเภท อันจะช่วยป้องกันการทุจริตของพนักงาน
ตัวอย่าง การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป

                                3   ซื้ออุปกรณ์ในการตัดผมเป็นเงินสด 12,500 บาท

                                                             สมุดรายวันทั่วไป                                          หน้า 1

       ผู้จัดทำและดูแลเว็บไซต์    nirote_kh@ hotmail.com