Informasi dapat diartikan sebagai pengetahuan yang dimiliki bersama dan 
dikomunikasikan dalam bentuk rekaman (record). Informasi yang diterima 
manusia dapat dikategorikan menjadi dua jenis yaitu informasi terekam 
dan informasi tak terekam. Informasi yang dibuat manusia maupun badan 
korporasi (perusahaan, departemen, instansi, yayasan, dsb.) dapat berupa 
informasi terekam dan dapat pula berupa informasi tak terekam. 
Informasi terekam ini dapat dibagi menurut jenis medianya seperti media grafis, media elektronik dan audio visual. Media grafis berarti informasi 
direkam dalam bentuk grafis atau dicetak. Sedangkan bila direkam dalam 
bentuk elektronik maka untuk menyimpan dan membacanya diperlukan perangkat khusus, contoh media informasi elektronik ini antara lain adalah film, video, kaset, piringan, dsb.

Lalu, timbul pertanyaan, mengapa manusia merekam informasi? Ada 
berbagai alasan yang membuat manusia merekam informasi, seperti alasan 
pribadi, alasan sosial, alasan ekonomis, alasan hukum, alasan instrumental, 
alasan simbolis, maupun alasan pengembangan ilmu pengetahuan. Selain itu 
untuk kebanyakan kegiatan, baik kegiatan sehari-hari maupun kegiatan 
yang sifatnya ilmiah, dibutuhkan informasi. Keberhasilan dan kelancaran 
semua kegiatan sangat tergantung dari teresedianya informasi yang tepat, 
yang dapat diperoleh dengan cepat. Untuk tujuan itu, organisasi 
informasi memungkinkan kita menemukan dan mendapatkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan kita dengan efisien. Dilihat dari jenisnya informasi terekam yang kemudian disebut sebagai dokumen dapat dibagi menjadi dokumen atau informasi publik dan dokumen semi publik. Dokumen publik berisi informasi yang isinya dapat disebarluaskan secara umum dan bebas. 

Dokumen jenis ini biasanya tersimpan dalam perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk buku-buku atau terbitan lainnya dan pustakawanlah yang bertugas mengumpukan, menyimpan, dan mengelola dokumen publik tersebut. Untuk dokumen semi publik, bila masih diperlukan dalam menjalankan kegiatan sehari-hari badan usaha, lembaga, organisasi, dsb. dokumen-dokumen tersebut disimpan di unit kerja pada setiap lembaga dan dikelola oleh records manager, bila sudah tidak diperlukan lagi untuk menjalankan kegiatan sehari-hari, tetapi masih perlu dilestarikan karena nilai historisnya maka dokumen-dokumen tersebut dikumpulkan untuk disimpan di dalam sebuah tempat penyimpanan khusus dan orang yang mengelolanya di sebut arsiparis. 

Dokumen yang berisi informasi semi publik yang masih digunakan dalam 
kegiatan sehari-hari sebuah organisasi disebut sebagai arsip dinamis atau 
rekod, sedangkan arsip statis atau yang biasa disebut “arsip” adalah 
rekod yang sudah tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari namun 
masih perlu dilestarikan karena nilai historisnya. Setelah melewati 
siklus hidupnya sebagai arsip dimanis yang diatur dengan sebuah jadwal 
retensi, rekod kemudian dihadapkan pada dua pilihan, yaitu dimusnahkan atau 
disimpan secara permanen. Pada penyimpanan secara permanen ini rekod 
berubah menjadi arsip statis dengan sebelumnya diidentifikasi dan 
ditaksir arsip-arsip mana saja yang memiliki nilai berkesinambungan untuk 
kemudian disimpan secara permanen di dalam gudang penyimpanan atau pusat arsip.

Adapun arsip-arsip yang memiliki arti yang sangat penting dan 
memiliki pertanggungjawaban nasional, maka arsip-arsip seperti itu kemudian 
disimpan dalam pusat arsip nasional yang di Indonesia disebut Arsip 
Nasional Republik Indonesia (ANRI). Mungkin arsip tak ubahnya sebagai kertas-kertas atau dokumen-dokumen dalam bentuk lain yang sudah tak digunakan lagi namun tidak buru-buru dibuang atau dimusnahkan karena di dalamnya masih terdapat nilai-nilai historis yang perlu dilestarikan dan mungkin masih akan diperlukan di masa mendatang. Jadi sifatnya antisipatif.
(IP/AP/29-09-2001)