RAPPORT I BIBLIOTEKS- OCH INFORMATIONSVETENSKAP VID BIBLIOTEKSHÖGSKOLAN/BIBLIOTEKS- OCH INFORMATIONSVETENSKAP

2001-12-07

Innehållsförteckning

Till innehållsförteckningen

Strategisk planering

Med hjälp av strategisk planering kan man på ett systematiskt sätt bestämma bibliotekets mål, välja strategier för att uppnå dessa mål och försöka maximera effektivitet i organisationen i enlighet med dessa (Claesson 1997, s.78) (Hessler, 01-10-25).

Enligt Claesson karaktäriseras vår tid av en allt större marknadsanpassning och privatisering, snabb förändring, ekonomisk återhållsamhet och konkurrens. För att överleva och bli framgångsrika kan biblioteken inte längre bara lita till en god beståndsplanering utan de måste leda och planera alla sina resurser (material, ekonomi, personal, teknik etc.) effektivt, framförallt på en långsiktig strategisk nivå (1997, s.9).

Den strategiska planeringens syfte är bland annat att skaffa fram beslutsunderlag till organisationens ledning, så att man kan hantera osäkerheten i omvärldsutvecklingen och därmed säkerställa verksamhetens utveckling med hänsyn till begränsade resurser och långsiktig överlevnad (s.7). Den används även för att klargöra syftet och målet med en verksamhet, bestämma riktningar och prioriteringar, stödja effektiv fördelning och användandet av resurser samt för att uppmärksamma hinder och kritiska punkter. (Hessler, 01-10-25) Fördelarna med strategisk planering är många. Butler och Davis nämner en av dem i sin artikel “Strategic planning as a catalyst for change in the 1990’s”: ”Strategic planning processes create opportunities for staff at all levels of the organization to inform themselves about the organization and its environment and empowers them to work creatively” (1992, s.395). Den slutliga strategin är resultatet av en planeringsfas (klarlägga vilka omvärldsbehov organisationen kan tillgodose och med vilka resurser), en genomförandefas (där strategin realiseras via mål) och slutligen en resultatfas (Claesson, 1997, s.7).

Den modell av strategisk planering som vi har valt att visa är en förenklad modell av den som Pedersen m.fl. beskriver i boken ”Strategisk planlegging i offentlig virksomhet” (1986, s.26) och den återfinns i Anders Claessons magisteruppsats (s.9)

Bilden visar relationen mellan vad organisationen bör göra (behovsrelaterat), önskar göra (värderelaterat) och kan göra (resursrelaterat).

Den strategiska planeringsprocessen utgår från en intern analys av organisationens nusituation, inkluderande nuvarande mål och strategier. Den fokuserar på organisationens starka och svaga sidor, d.v.s. konkurrensposition, och är starkt kopplad till dess resurser; deras kvantitet, kvalitet och effektivitet, karaktär och fördelning etc. Syftet med den interna analysen är att man utifrån den ska kunna skapa en bättre balans i organisationen, där de starka sidornas konkurr-enskraft utnyttjas och de svaga elimineras. Sedan följer en extern analys där de externa strategiska förutsättningarna för organisationens fram­tida verksamhet klarläggs och analyseras. Analysen kartlägger framtida möjligheter och hot vad gäller omvärldsförändringar av strategisk betydelse för organisationen. Det gäller att utnyttja möjligheterna och undgå hoten. Att anpassa sig till omvärldens förändringar är avgörande för organisationens utveckling.

De omvärldsfaktorer som kan påverka biblioteket är t.ex.: marknaden; den ekonomiska utvecklingen (finansiell, personell, teknologisk, materiell); politiska miljön (budget, kulturpolitik); geografiska miljön; sociala och kulturella miljön; trender (konkurrenter, möjliga samarbetspartners) (Claesson, 1997, s.10-14). Med hjälp av den strategiska planeringsmodellen tittar man sedan på dessa faktorer utifrån bör-, önskar- och kan-mängden.

Målformulering

Det vanligaste sättet att dela upp de olika typerna av mål är att strukturera dem hierarkiskt:

Övergripande (mission)
Anger vad verksamheten skall uppnå och varför, verksamhetens yttersta syfte eller idé. Den strategiska planeringen omfattar en systematisk process att bestämma de övergripande målen (var ska vi) och att välja strategier (hur ska vi komma dit) för att främja dessa mål.

Taktiska (goals)
För att komma vidare från det strategiska planeringsstadiet till den operativa verkligheten måste de övergripande målen konkretiseras i delmål. Dessa har ett kortare tidsperspektiv och anger på vilket sätt organisationen avser att agera de närmasta åren för att främja det övergripande målet. Formulerandet av de taktiska målen sker inom ramen för verksamhetsplaneringen, vilken är samordnad med det årliga budgetarbetet.

Operativa (objectives)
De taktiska målen bryts ner i operativa mål som anger vilka resultat som skall uppnås under verksamhetsåret. De ska vara mätbara, genomförbara och tidsbegränsade och implementeras genom utvecklandet av aktivitetsprogram (vad, hur, när, vem) (Claesson, 1997, s.6-7).

Praktiska exempel på målformulering

I Stadsdelsnämnden Lundbys "Kulturplan 2001" finns uppnåendemål för Hisingens Resursbibliotek. Vi har dock valt att exemplifiera målformuleringar med Haninge kommuns verksamhetsplan för biblioteksavdelningen år 2000 med anledning av att den är utförligare än Lundbys och har utarbetats med utgångspunkt från en strategisk plan. Lundbys målformuleringar är under uppbyggnad. Vad som kan ligga till grund för en verksamhetsplan är t.ex. bibliotekslagen, statliga och kommunala kulturpolitiska mål. Budgeten är också en av de viktigaste faktorerna som styr. Av utrymmesskäl återger vi endast enstaka exempel på saker de listat under följande rubriker.

Biblioteksverksamheten

· nusituation

· statistik

Organisationsplan

· vem som ansvarar för vilka verksamheter och uppgifter

Organisationsprinciper

· delegerat ansvar och delegerade befogenheter till ”effektivast möjliga nivå” - innebär bl.a. delat personalansvar

Trender i omvärlden

· privatisering och kommersialisering

· IT-utveckling

· förändrad studieteknik med problembaserad inlärning och ökad efterfrågan på fack- och kurslitteratur

· våld och skadegörelse

Styrkor/möjligheter

· engagerad, ambitiös, kunnig, erfaren, flexibel och serviceinriktad personal

· bra mediabestånd

· tillgången till Internet och databaser

· taltidningen och inläsningstjänster

Hot/svagheter

· brist på personal

· dålig telefonservice

· otillräcklig teknisk IT-support

· begränsad ekonomi

· stort behov av fortbildning och omvärldsorientering p.g.a. den snabba utvecklingen inom informationssektorn

Vision år 2009

· biblioteken tryggar alla invånares tillgång till kunskap och information, oberoende av ålder, ras, kön, religion, nationalitet, språk eller samhällsklass

· självbetjäningssystem

Verksamhetsidé

· bibliotekens och kulturverksamhetens huvuduppgift är att verka för läsning, information, utbildning och kultur bl.a. genom att:

§ ge invånarna fri tillgång till information som garanti för demokrati och yttrandefrihet

§ underlätta utnyttjandet av/och kunskapen om IT

Prioriterade verksamhetsområden

· utbud och service till funktionshindrade

· barnverksamheten

Resultatmål år 2000-2002

· antalet boklån och besök på biblioteken uppgick till 6 boklån och 6 besök per invånare år 2000 och till 7 per invånare år 2002

· under perioden skall policydokument för mediainköp, utställnings- samt programverksamhet tas fram

· biblioteket skall under perioden utveckla sina webbaserade utbildningar i informationssökning på olika nivåer

Viktiga aktiviteter för år 2000

· under år 2000 kommer ett utskick om ”Boken kommer”-verksamheten att göras till alla invånare med färdtjänst

· projektgruppen fortsätter förberedelserna för införandet av ett nytt bibliotekssystem och ett självbetjäningssystem

(Kultur- och biblioteksplan: Verksamhetsplan för biblioteksavdelningen år 2000, Haninge kommun: Kultur och Fritid, Biblioteksavdelningen)

Barn- och ungdomsavdelningen på biblioteket
Foto: Mats Savolainen

Till innehållsförteckningen

Personalrekrytering

Bibliotekarien kan ses som en viktig intern förutsättning för att ett bibliotek ska utvecklas. Man talar ofta om bibliotekens roll i samhället, mindre om bibliotekariens roll. Detta trots stora förändringar när det gäller arbetssituation och kompetenskrav som är direkt knutna till biblioteksutvecklingen (Almerud, 2001 s.3).

Med detta som bakgrund har vi gjort en liten undersökning om vilka kompetenskrav och kvalifikationer som är önskvärda av bibliotekarier idag genom att studera 69 platsannonser ur facktidningen DIK-forum (nr 9-16, 2001). Samtliga krävde bibliotekarieutbildning. Hela
60 % ansåg att god samarbetsförmåga var viktigt, 48 % ville ha erfarenhet inom området och nästan lika många ville ha goda IT-kunskaper (45 %).

Runt 21 % önskade egenskaper som initiativ, vara utåtriktad, intresserad av barn och ungdomar och kunna arbeta självständigt. Serviceinriktad, kunskaper om informationssökning och flexibilitet hamnade strax under 20 %.

Det som var lite förvånande var att endast 4 av 69 platsannonser önskade kunskaper om katalogisering och/eller klassificering. Endast två efterlyste noggrannhet och endast en stresstålighet.

I dessa åtta tidningar fanns elva bibliotekschefsannonser (bortsett från de som endast hänvisar till en webbsida). Även här krävs en bibliotekarieutbildning i samtliga annonser tätt följt av erfarenhet av ledning (10 av 11). 73 % kräver erfarenhet av bibliotek och kultur och
55 % önskar god samarbetsförmåga. 36 % söker en ledare som har förmågan att inspirera och engagera sina medarbetare och 27 % vill ha någon som kan skapa arbetsglädje, ta initiativ och ha kunskaper om marknadsföring.

Vissa arbetsgivare sökte bibliotekschefer med ”goda ledaregenskaper”…

Läsesal med släktforskningsmaterial
Foto: Mats Savolainen

Till innehållsförteckningen

Till innehållsförteckningen

Till innehållsförteckningen

Omvärldsbevakning

Vår analys utgår från en uppgiftsinriktad omvärld vilket bl.a. innefattar bibliotekspersonalens kontakt med låntagarna på olika vis, men även till viss del marknadsföring. Vi är medvetna om att det finns andra inriktningar t.ex. generell omvärldsbevakning (kulturell, utbildning, politik etc.). Av intresse valde vi den förstnämnda inriktningen.

Människan har ett behov att överblicka, kommunicera med och kontrollera sin omgivning. När informationsflödet ökar skaffar hon sig metoder för att hantera detta (Strandvik, 1994, s.21). Biblioteken har en viktig uppgift att fylla här. På Hisingens Resursbibliotek ligger huvudansvaret för informationsflödeshanteringen hos stadsdelsnämnden i Lundby (32.200 invånare) som ingår i Göteborgs kommun. Var fjärde person har utländsk anknytning och var femte är över 65 år. Resursbibliotekets uppdrag är att förstärka Göteborgs folkbiblioteks utbud av t.ex. talböcker, språkkurser och utländsk litteratur (www.lundby.goteborg.se, 2001).

Biblioteket följer också ”Kulturpolitisk strategi” som antogs av kulturnämnden i Göteborg 1998. I den nämns att biblioteken är till för att främja demokrati och jämlikhet och även bl.a. kunskap och litteratur. Verksamheten ska fungera som informationscentra och göra informationsteknologi tillgänglig för alla (s.24-25).

Kultur anses i programmet öka medborgarnas engagemang och deltagande i samhällsutvecklingen som stimuleras av kulturintresse. Kultur är ett vitt begrepp som gör att värderingar, traditioner och livsformer håller samman människor i en social gemenskap. Hit räknas aktiviteter som eget skapande, folkbildning, föreningsliv och idrott. Stadsdelsbibliotek räknas som en lokal arena för kultur (s.12-14).

När det gäller bibliotekens kvalitetsbedömning menar Strandvik att biblioteket många gånger värderar sin verksamhet efter sådant som de objektivt kan mäta t.ex. antalet besökare. För kunden är den personliga kontakten med bibliotekarien den viktigaste, även om biblioteket ser på denne som en av många kunder. Om 90 % av besökarna är nöjda med bibliotekariens service är det tyvärr 10 % som inte är det (1994, s.24). Dessa kommer i sin tur att föra dålig PR för biblioteket. För att minimera detta är det viktigt att se till att varje låntagares individ-uella behov tillgodoses. Den intervjuade personalen ger uttryck för att man på Hisingens Resursbibliotek tar stor hänsyn till vad som uppfattas som kvalité ur kundernas synpunkt i samband med inköp av böcker. De menar att det är en stor skillnad jämfört med 1980-talet då bibliotekarierna mer eller mindre bestämde över inköpen helt själva. Detta tyder på att man nu mer än tidigare betonar kundens intressen.

Exempel på omvärldsbevakning vid Hisingens Resursbibliotek

Bibliotekschefen vill i sin framtida strategi inrikta sig på att tillgodose studenter och deras behov. Främsta skälet är att det är en grupp som ökar i Lundby. Enligt information från Lundbys hemsida, består 50 % av alla hushåll av ensamhushåll varav en stor del är studenter. (www.lundby.goteborg.se, 2001)

Invandrarantalet är också stort i Lundby och därmed finns det behov för att tillgodose deras behov av information på deras hemspråk. Biblioteket har bl.a. extra anslag för inköp av litteratur, tidningar och tidskrifter på utländska språk. Det förekommer också kulturaktivitet för att skapa en ökad ”integration och interkulturalism”(Kulturplan 2001, s.11).

Biblioteket har inrättat verksamheten på ett sådant sätt det finns en handikappansvarig (läs- och skrivtekniker) på biblioteket. Det gäller främst dyslektiker, synskadade och förståndshandikappade. Enligt kulturplanen erbjuds individuellt inriktad service, i form av talböcker, storstilsböcker och ”Boken kommer”. Specialinriktad verksamhet för dyslektiker och synskadade är ”Läs och Skrivstugan” där de kan få extra personlig hjälp. De har informerat olika handikapporganisationer om verksamheten.

Det finns ett antal datorer med Internet på biblioteket som besökarna bokar. Biblioteket önskade mer utbildning inom datoranvändning och har ansökt om pengar av EU till detta.

Biblioteket utlåter sina lokaler till de äldres behov, 55+, för att de ska kunna lära sig använda Internet. Resursbiblioteket har kontakt med servicehusen för de äldre, där de lånar ut en viss mängd böcker vi vid några tillfällen har de bjudit in "Boken-kommer"-låntagare till biblioteket på kaffe. En kontaktperson finns för denna verksamhet, som är anställd på servicehuset.

Ett medborgarkontor och ett kafé med låga priser finns intill biblioteket. Det är tänkt att biblioteket ska vara en kultursamlingsplats för stadsdelen Lundby. Det anordnas lokala kulturarrangemang på biblioteket.

Andra verksamheter på biblioteket är öppna politikermöten, diskussionsaftnar, släktforskning, utställningar, videouthyrning, utlåning av CD-skivor, barn- och vuxenvisningar av biblioteket samt konsumentupplysning. Vidare har biblioteket en avdelning med språkkurser och man samarbetar med ABF när det gäller kulturutbud.

Datorer för besökarna
Foto: Mats Savolainen

Till innehållsförteckningen

Marknadsföring

På Hisingens Resursbibliotek är marknadsföringsstrategi invävd på ett övergripande sätt i kulturplanen.

En anledning till att marknadsföring har fått en sådan undanskymd roll på biblioteket kan bero på att under nedskärningstiderna på 1990-talet ersattes inte personal som slutade. Detta har gjort, enligt personalen, att de är underbemannade, och det saknas därför tid till annan verksamhet.
Omvärldsbevakningen och marknadsföring kan många gånger vara svårt att skilja åt. Hur man bemöter kunderna är också en form av marknadsföring, likaså vem man riktar verksamheten mot. Vi har ansett att detta är ett så viktigt ämne att vi på ett mer teoretiskt plan velat redogöra för det. Biblioteken är en av flera tjänster på informations-marknaden som slåss om medborgarnas tid och intresse. Det är viktigt att biblioteken syns och marknadsförs så att medborgarna vet om att de finns. Marknadsföring kan även fungera som ett instrument att hjälpa biblioteket att satsa på det väsentliga i verksamheten (Roberts, 1998, s.6).

Resursbiblioteket har, vad vi kunde se, en del aktiv marknadsföring som när man ger en bokgåva till varje nyfödd lundbybo. När barnet fyller sex år blir det inbjudet till biblioteket och får ett eget lånekort.

Man kan via Göteborgs stadsbiblioteks hemsida reservera böcker samt se om de finns på Resursbiblioteket. På stadsdelsnämnden Lundbys hemsida finns en länk till biblioteket där de informerar om verksamheten. Denna sida uppdateras ofta. Bibliotekschefen menade att verksamheten skulle till största delen genomsyras av Public Service konceptet så länge biblioteket är skattefinansierat och politiskt styrt.

Kotler som är känd för att ha forskat om marknadsföring i den offentliga sektorn definierar marknadsföring som en social förvaltningsprocess där individer och grupper erhåller vad de behöver och vill ha genom att skapa och byta produkter och värden med andra (Kotler & Armstrong, 1994, s.6). I enlighet med denna definitionen är marknadsföring ett vitt begrepp som omfattar hela verksamhetens aktiviteter både internt och externt. Detta kan vara en förklaring till att omvärldsbevakning och marknadsföring har många likheter.

Grönroos är professor i marknadsföring och menar att forskningen i ämnet har förändrats från transaktionsmarknadsföring till relationsmarknadsföring. Transaktionsmarknadsföring inriktar sig främst på att kunderna skall köpa varan av företaget, medan relationsmarknadsföring går vidare och vill skapa en relation med kunden och på detta sätt skapa en lojalare kundkrets. Viktigt också är att göra kunden nöjd för då återkommer hon och sprider positiva omdömen om verksamheten till sin omgivning. (Grönroos, 1996, s.12-18). Även om denna forskning i första hand är inriktad på tjänsteföretag som påminner bibliotek, som vi ser det, om ett tjänsteföretag i den meningen att det i sin verksamhet kan liknas vid serviceyrket med en intensiv personlig kundkontakt med människor.

Savard skriver i Biblioteksbladet 1996 (nr.3) att personal på biblioteken har en tendens att tycka att marknadsföring främst är produktorienterad istället för kundorienterad. När man är produktorienterad är man fokuserad kring den egna produktens förträfflighet och vägen till framgång är att förbättra den produkt som redan finns. Kunderna tillfrågas inte. Denna syn går emot relationsmarknadsteorin som den presenteras av Grönroos. Savard citerar Levitt i sin artikel, som menar att denna kortsynthet är farlig för den egna organisationen på lång sikt för informationsindustrin, även public service påverkas av den alltmer tilltagande konkurrensen om medborgarnas tid och intressen. (s.40).

Tidskriftsrummet
Foto: Mats Savolainen

Till innehållsförteckningen

Sammanfattning

Med hjälp av strategisk planering kan man på ett systematiskt sätt bestämma bibliotekets mål, välja strategier för att uppnå dessa mål och försöka maximera effektivitet i organisationen i enlighet med dessa.

Bra ledaregenskaper är att vara tydlig i sin målformulering och att inte låta det stanna vid fina ord. Personligt engagemang och strategi är två aspekter som varken ska eller bör delegeras bort. Att ha en vision av framtiden, vara öppen för nya idéer, våga ta risker, skapa förtroende och finna glädje i arbetet är ytterligare några egenskaper som karakteriserar bra ledarskap.

Kulturpolitiken har ofta som målsättning att fördjupa demokratin. Biblioteken spelar här en viktig roll och ser IT/Internet som medel för det. Yttrande- och informationsfrihet är medborgerliga rättigheter för fritt meningsutbyte, dock regleras den med olika lagar.

En sorts omvärldsbevakning är uppgiftsinriktad, detta innebär bl.a. bibliotekets kontakt med låntagarna. En definition av marknadsföring är en social process bland individer och grupper där de byter varor med varandra. Marknadsföringsforskningen har numera mer inriktat sig på relationsmarknadsforskning.

Till innehållsförteckningen

Vi börjar med att redogöra för vårt studiebesök. Därefter följer informationssökningsprocesserna för varje delområde vi valt att skriva om i rapporten. Arbetsprocessen redovisas möte för möte sist i denna bilaga.

Intervju på Hisingens Resursbibliotek:

En av gruppmedlemmarna åkte den 19:e november till Hisingens Resursbibliotek i Göteborg. Efter att ha besökt informationsdisken och presenterat sig själv, gruppen och vår rapport lyckades han få några minuter med kultur- och bibliotekschefen. Vi föreslogs olika tider för intervjuerna med chefen och bibliotekarierna. Efter lite mejlande fram och tillbaka fick vi möjlighet att samordna vårt studiebesök och intervjuerna till den tredje december; kl. 13.00-14.00 (chefen) och kl. 14.00-15.00 (bibliotekarierna).

Kulturplaner/-stragier hämtades från aktuella hemsidor på Internet, beställdes från kulturnämnden Göteborg och från kultur- och bibliotekschefen i Lundby via mejl. En research om Göteborgs kulturpolitik gjordes för att förstå organisationsstrukturen i kommunen. Kulturnämndens kansli besöktes för kompletterande uppgifter som inte Göteborgs stads och stadsdelsnämnden Lundbys hemsidor gav.

Vi ansåg att ett studiebesök vore lämpligt och gjorde frågor till detta. När sammanställningen av frågorna var klar (35 frågor till biblioteks- och kulturchefen och likaså 30 frågor till bibliotekarier) mejlades dessa till vår handledare Rolf Hasslöw, som redan nästa morgon godkände dem. De skickades sedan vidare till biblioteket.

Den tredje december gjorde alla en liten utflykt till Hisingens Resursbibliotek i Göteborg där intervjuer med biblioteks- och kulturchefen och två bibliotekarien utfördes. Renskrivning av frågorna och svaren efter intervjun genomfördes och blev senare utdelade till de övriga i gruppen, för att se vad som kunde vara av intresse för rapporten.
Bilder av verksamheten och personal togs, i och med besöket, och infogades senare i rapporten.

Individuella informationssökningsprocesser:

Strategisk Planering
Först översattes och studerades artiklarna i kompendiet för kollegium fyra som behandlade strategisk planering (kurslitteratur). Innan vi hittat vårt fokus på rapporten var vi på Haninge bibliotek och ställde några allmänna frågor om målformulering och fick då ta del av deras verksamhetsplan som vi använt oss av. Efter att vi bestämt att undersöka Lundbys Resursbibliotek tittade vi på deras hemsida och hittade där informationen vi behövde. Besöket på Lundby och intervjuerna med de anställda där har använts. Vi sökte efter ytterligare artiklar om strategisk planering i nordiskt BDI-index men fann ingenting som vi ville använda. För att hitta litteratur utanför kurslitteraturen sökte vi på strategisk planering i högskolebibliotekets katalog. Vi tog fram åtta titlar som verkade intressanta och gjorde en snabb genomgång av dessa. Vi valde sedan ut två som var de mest relevanta. ”Strategisk planering - verktyg för marknadsorientering och långsiktig överlevnad” av Anders Pehrsson valdes bort då den behandlade privat affärsverksamhet. Många av de böcker vi skulle velat använda var utlånade och blev då automatiskt bortvalda, t.ex. ”Strategisk Styrmodell för ett högskole-bibliotek” av Göran Widebäck. Vi använde även en del från Gunnel Hesslers föreläsning om strategisk planering, 2001-10-25. Huvudkällan har varit Anders Claessons magisteruppsats ”Arkitektur-museets nya biblioteksfunktion - ett utvecklingsförslag baserat på en strategisk planeringsmetodik”.

Ledarskapet
Började med att läsa och sammanfatta de angivna texterna i kompendium 4 som handlar om ledarskapet; Herzberg (1968), Glass-Schuman (1984) och Shaughnessy (1996). Därefter markerades de avsnitt som var intressanta och relevanta för vår rapport och frågeställningen.

Intervjufrågorna till bibliotekschefen bearbetades vid ett ganska tidigt stadium. Det var frågor om hur beslut fattas, hur personalen motiveras, framtidsvisioner och hur han ansåg att en bra ledare ska vara m.m. Alla svaren har p.g.a. utrymmesskäl inte kunnat redovisats i rapporten.

Övrig litteratur söktes på biblioteket, via Libris databas och nordiskt BDI-index. Efter otaliga sidor hittades några böcker som verkade intressanta, bl.a.: Olsson, ”Dialog om ledarskap för idéburna organisationer”, 2001; Praesto, ”Intuitivt ledarskap”, 2001 och Jacobsson, ”Managing human service organizations”, 2001. Alla var tyvärr utlånade.

Då de första försöken till att hitta litteratur om ledarskap gav oändligt många träffar mejlade en person i gruppen Gunnel Hessler, föreläsare i kollegie 4. Som informell källa ställdes frågan om hon kunde rekommendera några bra böcker inom området. Hon svarade att det fanns en uppsjö av sådan litteratur, men kunde ge två referenser, varav den ena var utlånad och den andra valdes bort p.g.a. att den var engelskspråkig och tjock som en lagbok.

Nordiskt BDI-index gav tre utmärkta källhänvisningar efter att ha sökt på ordet ”ledarskap”.

Lindmark & Törngren, ”Blick för strategiskt ledarskap”, 2001; Olsson, ”What characterizes a good library leader?” och Häkli, ”Viljan och expertisen”, 2000. De två förstnämnda har varit viktiga i arbetet då de på ett tydligt sätt exemplifierar bra biblioteksledare. Den sistnämna fick tyvärr väljas bort p.g.a. utrymmesskäl, trots sitt intressanta innehåll.

Demokrati, IT och juridik
Började den 21:a november att leta reda på litteratur om omvärldsbevakning, IT, framtids-visioner och, nätjuridik som lånades från bibliotek i Göteborg. Det mesta ratades tyvärr p.g.a. att det var för övergripande eller för visionärt och handlade, tyvärr, för lite om bibliotek, t.ex. Manuel Castells trilogi ”Informationsåldern”. Nätjuridiken var dock av intresse för rapporten.

Vid ett senare datum undersöktes lagstiftning för nätjuridik. Tryckta författningar fungerar när de är nytryckta, men föråldras snabbt. En portal för juridik fanns på Internet som visade sig vara mycket tillförlitlig (”Rättsnätet”, www.notisum.se), då äldre författningar gav hänvisning till tillägg i lagtexterna så att den mest aktuella lagtexten alltid finns tillhanda (med ca en månads fördröjning).

Omvärldsbevakning
Det fanns inte speciellt många böcker som var bra inom området, svaren från intervjufrågorna gav mest användbar information. Artikeln av Tore Strandvik ”Kvalitet i bibliotekstjänster ur ett strategiskt perspektiv” gav lite material att arbeta med också. Hjälp på traven med vad som borde sökas efter gav ”Kultur och biblioteksplan”, som är en verksamhetsplan för biblioteksavdelningen i Haninge Kommun från år 2000.

Marknadsföring
Informationen hittades genom boolesk sökning på Libris. Där erhölls Tore Strandviks artikel ”Kvalitet i bibliotekstjänster ur ett strategiskt perspektiv”. Genom litteraturförteckningen på kompendiet hittades en del information om marknadsföring. En del annan litteratur fick beställas via fjärrlån. Så var fallet med Lars-Johan Lindkvists bok ”Kunders kvalitetsupplevelse i konsumtionsfasen”. Boken valdes dock bort p.g.a. att den var alldeles för inriktad på privat näringsliv. Maud Roberts magisteruppsats ”Marknads­föring på bibliotek” gav en del tips om övrig litteratur såsom den intressanta tidnings­artikeln av Réjean Savard, som fanns i Biblioteksbladet.

Arbetsprocessen

2001-10-29
Första mötet, problem II.
Vi diskuterade frågeställningen.
Diskuterade även löst om vilken typ av ”informationsverksamhet” vi skulle välja. Folkbibliotek, högskolebibliotek, forskningsbibliotek, företagsbibliotek eller ett företag?
Beslutade att vi skulle ha läst ut hela kompendium 4 till nästa möte.

2001-10-31
Efter att ha läst kompendiet beslutade vi oss för att sammanfatta texterna på svenska. Gruppmedlemmarna fick välja de texter de var intresserade av.
Ledarskapet, strategisk planering, information i organisationen, omvärldsbevakning, marknadsföring och tjänsterna - form och innehåll, var de huvudrubriker som delades upp bland oss.
För informationssökningsprocessen sammanfattas allas känslohumör varje möte och ska redovisas i rapporten med en skala 1-8, där 8 är mest positivt.

2001-11-12
Gruppen diskuterade inriktningen på rapporten. ”Informationsverksamheten” lutar åt folkbibliotek då flertalet i gruppen anser det vara lämpligast. Ett företag var också intressant, men valdes bort då det verkade finnas mer lättillgänglig information om folkbibliotek.
Det hade varit intressant att jämföra ett folkbibliotek med t.ex. ett företagsbibliotek, men det beslutades att det skulle göra vår rapport för stor.
En gruppmedlem hade varit på fackligt möte (DIK) och informerade de övriga om bl.a. löneläget för bibliotekarier. Detta bidrog till en diskussion om personalrekrytering. Vilka IT-kunskaper krävs? Förslag om att göra en undersökning om vad arbetsgivarna kräver av bibliotekarier i platsannonser. Detta ska kopplas till interna förutsättningar.
Vi arbetade fram en skiss om hur vår rapport eventuellt ska se ut (med folkbibliotek som utgångspunkt):

Ledarskapet -delegering, mål, visioner
Strategisk planering - budget, mål, organisation
Omvärldsbevakning/Marknadsföring
IT
Lagar och regler

Gruppen planerar göra ett studiebesök på ett bibliotek och konstaterar att vi måste ta kontakt ganska snart.
En artikel ur Borås Tidning (11/11) skriven av Mikael Karlsson, ”Kunskap i ett hav av ytlighet”, uppmärksammades i gruppen.
Som uppgift till nästa möte beslutade vi att inte bara ha läst kompendium 1, utan även skrivit en kort sammanfattning om vad det handlar om. Även 1-3 förslag på fokus och övrig litteratur ska läggas fram.

2001-11-14
Alla redovisade sina sammanfattningar om kollegium 1.
En gruppmedlem lade fram olika frågeställningar till ett bibliotek inför ett studiebesök.
Vi fortsatte med vår grovplanering av arbetet. Huvudrubriker växte fram och vi diskuterade om de var en intern eller extern förutsättning för biblioteksutveckling.

Strategisk planering (intern)
Ledarskapet (intern)
Omvärldsbevakning/marknadsföring (extern/intern)
IT/Nätverk (intern/extern)
Lagar & regler (extern)

De flesta i gruppen bad om att få jobba med det ämne som intresserade dem och en indelning gjordes. Till nästa möte skulle alla ha läst de artiklar som hör till sitt delområde och formulera intervjufrågor som är relevanta för frågeställningen och vår inriktning.
Fortsatt sökning efter annan litteratur uppmanades.
Vi beslutade också för att använda normal text när vi börjar skriva i Word. Detta för att underlätta för dem som redigerar den färdiga rapporten.

2001-11-20
Det uppdagades att gruppen hade olika uppfattningar om vi hade beslutat upplägget som gjordes under förra mötet. Alla fick precisera sin inriktning. Vi diskuterade om vi skulle banta ner ämnena, blir det för mycket? Eller kunde vi skriva lite om mycket? Det kom förslag på att baka ihop omvärldsbevakning, IT, marknadsföring och rekrytering under strategisk planering.
Flera i gruppen upplevde stor förvirring. Vi enades om att det måste finnas en balans mellan kollegium 1 och 4.
Hisingens resursbibliotek besöktes av en gruppmedlem. Johan Edgren, kultur- och bibliotekschef, välkomnade oss för besök och intervju. www.lundby.goteborg.se uppgavs för mer information om biblioteket.
Boken ”Ökad spårvidd”, Halmstadkonferensen 1991-2001, tog upp som övrig litteratur.
Följande huvudrubriker beslutades ingå i rapporten:

Ledarskapet
Strategisk planering
Omvärldsbevakning
Marknadsföring
IT/Demokrati
Lagar & regler

Under mötet strukturerades ett slags flödesschema om hur våra ämnen relateras till biblioteket.

Intervjufrågorna ska riktas både till bibliotekschefen och bibliotekarierna.
Till nästa möte föreslog gruppen att gå igenom frågorna och mejla dem till vår basgruppshandledare för godkännande.

2001-11-22
Alla i gruppen redovisade för övrig litteratur vi hittat.
Beslut togs om fotnoter efter några oenigheter. De ska ej skrivas med sifferanteckningar utan referenshänvisningar ska skrivas in löpande i texten.
Inför intervjuerna ska vi kolla upp om vi kan få låna en bandspelare. En digitalkamera finns i gruppen.
Vi beslutade att begränsa oss till att skriva max 700 ord/person. Eftersom förra rapporten överskred 5000 ord, var detta en försiktighetsåtgärd.
Intervjufrågorna gicks igenom. Två i gruppen sammanställer och skickar dem till handledaren.
Till nästa träff beslutade vi att alla ska ha påbörjat skrivandet.

2001-11-27
Vi pratade om olika redigeringssätt för vår rapport, bl.a. om på vilket sätt vi skulle citera författare. Alla i gruppen läser litteratur inom sitt område.
De kommande intervjusvaren diskuterades, huruvida de ska redovisas separat eller vävas in i texterna. Det sistnämnda verkade bäst.
Alla i gruppen avlade en lägesrapport. Det varierade i hur långt alla hade kommit i skrivandet. En del var nästa klara, andra hade inte börjat skriva alls (förutom anteck­ningar till den lästa litteraturen).
En deadline gjordes upp: den 5/12 ska alla vara klara med sina texter.
Vem/vilka som intervjuar vem på Hisingens bibliotek beslutades.
Det röda tråden i rapporten kommer att bli intervjun.

2001-11-29
Lägesrapporter.
Vi diskuterade litteraturförteckningen. En person åtog sig den uppgiften.
Kompetensundersökningen, d.v.s. vilka anställningskrav det finns på bibliotekarier, beslutades att genomföras.

2001-12-04
Citeringsregler togs upp. Magisterhandboken undersöktes.

2001-12-05--2001-12-07
Vi har under dessa dagar arbetat med att sammanställa våra texter till en enhetlig rapport. Vi har läst, redigerat, satt in bilder, skrivit inledning och avslutande diskussion.

Känslolägen
För att illustrera våra egna känslor i vår informationssökningsprocess har vi skapat ett diagram. Känslorna redogörs genom en skala 1-8.

Alla i gruppen har gjort en individuell bedömning av sina egna upplevelser under hela processen. Alltså, ju högre poäng, desto mer positiva har vi varit.

	25 okt	29 okt	31 okt	12 nov	14 nov	20 nov	22 nov	27 nov	29 nov	03 dec	05 dec	06 dec	07 dec
Mats	4	6	6	2	6,5	5	6,5	5	4,5	5	6	7	7,5
Emma	7	2	4	6	5	2	7	5	4	5	7	2,5	8
Ann-Caroline	7	1	6	3	5	3	5	5	7	7	8	2	8
Per	4,5	6	5	2,5	5	2		3	4	4	5	6	7
Ulrika	7,5	3	5	4	6	3	5	2	1	7	2	8	8
Petra	5	4	7	7	7	2	4	5	5	6	6	5	7

Till innehållsförteckningen

Bilaga 2

Bilaga 2:1

Frågor till kultur- och bibliotekschefen på Hisingens Resursbibliotek, 2001-12-03

1. På vems uppdrag skrivs verksamhetsplanen/måldokumentet?

2. Vem eller vilka skriver verksamhetsplanen?

3. Om bibliotekarierna skriver verksamhetsplanen, måste den då godkännas av ledningen eller någon annan innan den går i tryck?

4. Vad har legat till grund (lagar, enkäter, kulturmål, budget etc) för er verksamhetsplan?

5. Vilka direktiv får de som skriver verksamhetsplanen?

6. Hur och när utvärderas er verksamhetsplan?

7. Hur ofta skrivs en verksamhetsplan?

8. Kan du ge exempel på interna förutsättningar för att ett bibliotek ska utvecklas?

9. Kan du ge exempel på externa förutsättningar för att ett bibliotek ska utvecklas?

10. Vilka ansvarsområden har du inom biblioteket?

11. Hur många är anställda på biblioteket och hur är personalgruppen sammansatt (bibliotekarier, assistenter, kanslister etc)?

12. Hur fattas beslut? Är personalen delaktig?

13. Hur motiverar du din personal?

14. Hur ofta har ni personalmöten?

15. Vilka framtidsvisioner/ mål har du för ditt bibliotek? Är de framtagna på statlig/kommunal/lokal nivå?

16. Vilka anställningskrav finns det för en kultur- och bibliotekschef?

17. Hur anser du att en bra ledare ska vara?

18. Finns det saker du skulle vilja förbättra när det gäller din arbetssituation?

19. Hur upplever ni informationsflödet inom biblioteket mellan chef och personal?

20. Vad är kortfattat din syn på bibliotekets och användarens roll i framtiden?

21. Ska biblioteken i högre utsträckning anpassa sig efter ett marknadstänkande eller ska tyngdpunkten fortfarande inrikta sig på public service?

22. Tar ni avgifter av besökarna för tjänster de efterfrågar; fjärrlån, lån av musik etc? Kräver politikerna att vissa tjänster ska bli avgiftsbelagda?

23. Hur stor del av bibliotekets verksamhet ska vara folkbildning, kultur och litteratur?

24. Hur stor del av besökarna använder biblioteket för enbart läsning?

25. Vad är bibliotekets huvudsakliga uppgift?

26. Har ert bibliotek vissa uppförande- och klädregler i er kontakt med besökarna?

27. Hur har ni finansierat datoriseringen. Är det finansierat i befintlig budget eller har ni fått extra anslag till det, eller är det en kombination av dessa?

28. Får personalen vara med och besluta vid rekrytering av ny personal?

29. Har ni någon vidareutbildning av de anställda när det gäller IT och övrig kompetens?

30. Hur bedömer du IT-kompetensen hos de nyexaminerade från Bibliotekshögskolan?

31. Vilka IT-krav ställer du på nyanställda?

32. Hur ser du på elektroniska dokumentens framtid inom biblioteken?

33. Finns det någon handlingsplan när det gäller marknadsföring av bibliotekets verksamhet?

34. Vem bestämmer beståndet som ska köpas in till biblioteket?

35. Vad är din definition av marknadsföring?

Bilaga 2:2

Frågor till bibliotekarierna på Hisingens Resursbibliotek, 2001-12-03

1. Har ni olika ansvarsområden?

2. Hur upplever ni informationsflödet inom biblioteket mellan chef och personal?

3. Vet ni vad chefen har för framtidsvisioner och hur ni ska uppnå dessa?

4. Känner ni att er chef uppmuntrar och motiverar er i ert arbete?

5. Hur anser du att en bra ledare ska vara?

6. Personlig utveckling - är det något som er chef ser till att ni får? I vilken form?

7. Finns det saker du skulle vilja förbättra när det gäller din arbetssituation?

8. Ska biblioteken i högre utsträckning anpassa sig efter ett marknadstänkande eller ska tyngdpunkten fortfarande inrikta sig på public service?

9. Tar ni avgifter av besökarna för tjänster de efterfrågar; fjärrlån, lån av musik etc? Kräver politikerna att vissa tjänster ska bli avgiftsbelagda?

10. Hur stor del av bibliotekets verksamhet ska vara folkbildning, kultur och litteratur?

11. Hur stor del av besökarna använder biblioteket för enbart läsning?

12. Vad är bibliotekets huvudsakliga uppgift: förmedla litteratur och/eller ytterligare verksamheter? Vilka?

13. Har ert bibliotek vissa uppförande- och klädregler i er kontakt med besökarna?

14. Hur har ni, på ert biblioteket, anpassat verksamheten efter olika användarbehov för t.ex. dyslektiker, handikappade och invandrare?

15. Hur informeras dessa användargrupper om dessa förändringar?

16. När började ert bibliotek datoriseras. Har det förändrat förutsättningar och uppdraget för biblioteket?

17. Har ni kurser eller andra verksamheter för IT-svaga grupper för att lära dem hantera datorer?

18. Får personalen vara med och besluta vid rekrytering av ny personal?

19. Vilka krav och/eller önskemål har ni när ni anställer ny personal?

20. Har ni någon vidareutbildning av de anställda när det gäller IT och övrig kompetens?

21. Hur ser du på elektroniska dokumentens framtid inom biblioteken?

22. Finns det någon handlingsplan när det gäller marknadsföring av bibliotekets verksamhet?

23. Har ni publikevenemang, som läsaftnar, författarträffar, föreläsningar, läs-stafetter etc för att locka nya litteraturintresserade grupper till biblioteket?

24. Har ni andra verksamheter som ska locka andra grupper som inte har litteratur som första mål: släktforskardagar, musikevenemang, konstutställningar, medborgarskolor, svampkurser och annat av intresse?

25. Har ni en egen hemsida? Hur sköts uppdateringen, internt eller externt? Kan ni påverka innehållet själva?

26. Kan man göra omlån samt hem- och fjärrlån från hemsidan?

27. Vet ni i så fall hur många som använder hemsidan för att utnyttja dess tjänster?

28. Är Ni ute i skolor och vårdinrättningar och informerar om er verksamhet?

29. Samarbetar ni med skolor och förskolor? I vilka stadier av utbildning?

30. Finns ni på stora konvent, exempelvis mässor tillsammans med andra kommuner och företag?