PLANIFICACIÓN Y POLÍTICAS EMPRESARIALES

 

TRABAJO FINAL

Plan Estratégico para Fortalecer el Departamento de Catastro de HIDROSUROESTE, C.A.

 

HIDROSUROESTE, C.A., nace en 1991 cuando el extinto INOS (Instituto de Obras Sanitarias) deja de existir, con la finalidad de descentralizar y transferir a los Municipios los servicios y competencias que gestiona y que éstos estén en capacidad de prestar de acuerdo al Artículo 165 literal 11 de la Constitución Nacional.

 

Visión

Ser una Empresa altamente tecnificada que garantice la producción de Agua Potable y el Saneamiento, eleve la Calidad de vida de los tachirenses y estimule un Caudal de Confianza.

 

Misión

Garantizar de manera eficiente la prestación de los Servicios de Abastecimiento de Agua Potable, Recolección y Disposición de Aguas Servidas a los clientes del estado Táchira y Municipio Ezequiel Zamora del estado Barinas, promoviendo el proceso de Descentralización y Participación Comunitaria por una Mejor Calidad de Vida, disponiendo para ello de un Recurso Humano satisfecho, idóneo y capaz.

 

En HIDROSUROESTE, C.A. se establecen objetivos por programas, con la finalidad de definir claramente hacia donde se quiere ir para lograr la misión de la empresa.

 

Los objetivos claramente formulados y comunicados son de vital importancia para el éxito del plan de gestión. Dan a empleados, acreedores, proveedores, distribuidores y accionistas, una visión más clara de su papel en el futuro de la organización. Proporcionan coherencia en el proceso de toma de decisiones entre gerentes, cuyos valores y aptitudes son diferentes. Al lograr el consenso con respecto a  los objetivos, se reduce al  mínimo los conflictos posteriores en la ejecución de las estrategias. ¡Sin los objetivos, una organización quedaría a la deriva, sin propósito conocido!

 

Programas

1. Operación y Mantenimiento

      2. Agua no Contabilizada

      3. Control y Calidad de Agua

      4. Inversión de Obras

      5. Participación Comunitaria

      6. Descentralización

      7. Comunicación Corporativa

      8. Comercialización

 

Políticas

Pautas establecidas para respaldar los esfuerzos, con el objeto de lograr las metas ya definidas. Son declaraciones escritas que reflejan objetivos básicos del plan y proporcionan las guías para seleccionar las acciones que puedan lograrlos. Se formulan con frecuencia en términos de actividades de gerencia, mercadeo, finanzas, producción, investigación y desarrollo. El término “política” se refiere a pautas, métodos, procedimientos, reglas, formas y prácticas administrativas específicas que se formulan para estimular y apoyar el trabajo hacia las metas fijadas.         

 

                 Pueden ser consideradas como instrumentos para la ejecución de estrategias.

                  Fijan límites, fronteras y restricciones a las acciones administrativas que deben tomarse para recompensar y sancionar el comportamiento.

                 Clarifican lo que se puede o no hacer para lograr las metas y objetivos de un organización.

                  Permiten saber tanto a empleados como a gerentes lo que se espera de ellos, aumentando la posibilidad de que las estrategias se ejecuten de manera exitosa.

                  Dan la base para el control gerencial, permiten la coordinación entre las unidades organizativas y reducen la cantidad de tiempo que los gerentes dedican a la toma de decisiones.

                 Son guías para la toma de decisiones.

                 Se establecen para situaciones repetitivas o recurrentes en la vida de una organización.

 

Hay tres tipos de políticas que corresponden a los niveles jerárquicos de una organización:

 

                  Empresarial: De aplicación en toda la organización

                  Divisional: En una división o gerencia específica

                  Departamental: En un departamento, en el caso del presente trabajo es hacia donde va dirigida nuestro plan.

 

Misión del Departamento de Catastro

El catastro es el registro físico y técnico de las entidades geoespaciales urbanas unitarias, con apego a las normas y reglamentos cartográficos, geopolíticos y jurídicos nacionales y locales, de forma tal que permitan integrar el Catastro Municipal y la red de Agua potable con los datos del Cliente o Suscriptor de este servicio

 

 

Análisis FODA del Departamento de Catastro

 

 

 

Objetivo General

Realizar el levantamiento parcelario sectorizado, considerando las Normas y Procedimientos para la Formación del Catastro estableciendo un Sistema de Calidad de Información a todos los usuarios y suscriptores de HIDROSUROESTE, C.A., del Sistema San Cristóbal.

 

Objetivos Específicos

      Actualizar la información de los clientes de HIDROSUROESTE, C.A. en el Sistema Integrado Comercial (SISCOM).

      Realizar la codificación con el nuevo número de cuenta siguiendo la metodología de manzaneo

      Enlazar las bases de datos de la Alcaldía de San Cristóbal con las bases de datos de HIDROSUROESTE, C.A., a través del código catastral

      Detectar durante el levantamiento tomas ilegales, reclamos pendientes, ficticios y procesar esta información hasta lograr su solución

      Realizar la digitalización de cada uno de los inmuebles levantados

      Recopilar el Registro de Información Fiscal (RIF)

      Conectar los datos gráficos con la base de datos de los suscriptores de la empresa a través de un software de sistema de información geográfica

      Generar estadísticas y mapas temáticos de la información levantada en campo que sirva de apoyo para la gestión comercial

 

Consideraciones Generales

El levantamiento parcelario, como fase del levantamiento catastral es considerado de importancia básica, ya que representa una actividad a ser realizada en el terreno, que permitirá la identificación, delimitación y descripción física de cada parcela a través del llenado de la Ficha Catastral. En tal sentido el Catastro Resende a la ejecución sistemática de una serie de actividades técnicas, desarrolladas tanto en oficina como en campo.

 

El levantamiento parcelario consiste en el reconocimiento en forma detallada de todos y cada uno de los inmuebles ubicados dentro del perímetro urbano del Municipio San Cristóbal, servidos por HIDROSUROESTE, C.A. En dicho levantamiento se definen las características específicas del terreno construido o no, así como la información relacionada con el servicio de agua potable que se recibe, la ubicación relativa del inmueble dentro de la manzana a la cual pertenece y la ubicación de la manzana dentro del sector catastral. La información obtenida en campo será representada por una parte en el croquis y por la otra en la ficha catastral, para luego realizar su respectiva validación y por último su trascripción y digitalización.

 

Con este proyecto se busca constituir la fuente de actualización de la información del Sistema Comercial, con la finalidad de gestionar la cartera de clientes a partir de ese momento.  El personal que participa en este proyecto está consciente de la importancia y responsabilidad que tienen en el desarrollo y evolución del mismo, ya que se constituye en información valiosa para la empresa hidrológica, tomando en cuenta que permitirá obtener información de la ubicación y número exacto de nuestros clientes.

 

En el país no existen muy buenas experiencias en la evolución del manejo técnico de la información catastral, la cual siempre ha sido vista como un complemento a los procesos tributarios, en el caso del catastro municipal,  y  al área comercial, en el caso del catastro hidrológico. Con contadas excepciones en áreas específicas, en el caso del manejo de la información catastral en las empresas hidrológicas, observamos una carencia total del uso de alguna práctica profesional en el control de calidad de esta información. En algunos casos se puede observar proyectos de servicios catastrales en los cuales no se fijan metas de producción o rendimiento diario.

 

Escenarios

      Político: Nueva conformación del Estado. HIDROSUROESTE como empresa regional operadora del ART, sistema incorporado a la empresa Nacional de Aguas, contemplado en la Ley de la Prestación de los Servicios de APS. Este escenario contempla la oferta de servicios a los Municipios para la Operación y Comercialización de los sistemas independientes.

      Jurídico: Nueva Legislación

      Económico: Recursos Financieros, Variables Macroeconómicas

      Institucional: Lineamientos y Políticas del Sector

      Social: Calidad de Vida. Responsabilidad con el hecho ambiental: Preservar el agua y sus fuentes. Responsabilidad con la educación: Promover una cultura de uso racional. Responsabilidad con la Salud: Procurar óptimas condiciones sanitarias a las comunidades, mejorando su calidad de vida. Responsabilidad con el Desarrollo y Crecimiento de las poblaciones.  

 

Beneficios

Obtención de la información real y eficiente de la población servida por la empresa en cuanto a:

      Datos personales del propietario u ocupante del inmueble

            Dirección estructurada de cada inmueble

            Uso del servicio

            Datos de la toma y del medidor

            Disposición final de aguas servidas

            Dispositivos de almacenamiento de agua

      Actualización de la Base de datos

      Detección de usuarios ilegales, cambios de usos

      Percepción de la calidad del servicio por sectores que presta la empresa

      Detección de deuda ficticia y cuentas repetidas.

      Dispones de una plataforma de sistema de información geográfico para la empresa hidrológica

      Notificación y recuperación de deuda pendiente

      Incremento en la recaudación de las oficinas comerciales

 

Desarrollo del Proyecto del levantamiento y organización Catastral

Debemos ejecutar una serie de procesos, los cuales van a determinar progresivamente los logros y metas propuestas.

 

Fases

 

	Planificación				Levantamiento parcelario

 

 

 

Fases de la Planificación

      Realizar la sectorización del área donde se va a efectuar la fase de Levantamiento Parcelario. Tiempo aproximado una (01) semana

      Coordinar y ejecutar recorridos en campo para la actualización de la planimetría existente. Tiempo aproximado dos (02) semanas

      Actualizar la planimetría digitalmente. Tiempo aproximado dos (02) semanas

      Coordinar y preparar el material para el proceso de adiestramiento del personal. Tiempo aproximado tres (03) semanas

      Iniciar el proceso de adiestramiento al personal en las actividades a desarrollar. Tiempo aproximado tres (03) semanas

      Realizar notificación a través de volantes a los suscriptores involucrados en el levantamiento parcelario. Tiempo aproximado una (01) semana

      Generar los listados de clientes para la fase del levantamiento parcelario. Tiempo aproximado tres (03) semanas

      Preparar el material que será utilizado en la fase del levantamiento parcelario (sobres de trabajo).  Tiempo aproximados dos (02) semanas

 

Para el desarrollo de esta fase se determina un tiempo aproximado de tres (03) meses, tiempo que podría variar debido a circunstancias exógenas en cuanto a la adquisición de recurso requeridos para el desarrollo del mismo.

 

Fase del Levantamiento Parcelario

Esta etapa es la más laboriosa y se pretende ejecutar con el personal capacitado previamente, los recorridos por manzana donde efectuarán y pondrán en práctica las técnicas adquiridas. En esta fase se pondrá en práctica el Control de Calidad, que estipula el desarrollo de tres principios; control previo, control estadístico y control posterior.

 

Este levantamiento parcelario se realizará de manera sectorizada, en el cual cada grupo de trabajo le corresponderá una manzana para que realice su respectivo levantamiento y procese la información hasta lograr una data transparente.

 

La sectorización propuesta para el inicio de esta fase es la correspondiente a los suscriptores que pertenecen a la Oficina Comercial Coromoto, de acuerdo a los límites de sectorización de la Alcaldía incluyen once (11) sectores.

 

 

Para esta fase se determina que el cumplimiento para su ejecución es de diez (10) meses

 

Fase de Actualización de la Información

Se desarrolla paralelamente con la del Levantamiento Parcelario y consiste en realizar actividades de trascripción y digitalización de la información obtenida en campo.

 

Para su desarrollo se hace necesario el acondicionamiento de equipos computarizados, tomando en cuenta que el área para realizar esta actividad será el Departamento de Catastro, se hará necesario habilitar cinco (05) equipos para el trabajo diario.

 

Recurso Humano

Para ejecutar este proyecto se presentan tres propuesta de trabajo:

 

      Propuesta 1

Realizando la selección del personal administrativo de la empresa que posea capacidad para efectuar actividades en campo, búsqueda y reproducción de información, trascripción y  digitalización de la información los cuales participarán ocho (08) horas diarias.

 

En la preselección para la creación de los equipos de trabajo en campo se escogerán treinta personas empleadas con capacidad de trabajo en campo, quienes serán los líderes de cada grupo de trabajo.

 

El total de personas que intervendrán será de 141s empleados del área administrativa y operativa de la empresa hidrológica.

 

La organización de los equipos de trabajo estará conformada de la siguiente manera:

1.      Equipo para el adiestramiento del personal (5 personas) Perfil: Conocimiento en levantamiento parcelario, digitalización, trascripción y búsqueda de información en Alcaldías

2.      Equipo encargado de la búsqueda  y reproducción de la información en la Alcaldía (2 personas) Perfil: Responsables, poseer vehículo propio disponible.

3.      Equipo para preparar, ordenar y codificar la información de trabajo de campo (2 personas) Perfil: TSU en administración

4.      Equipo para reproducción de reportes y listados (2 personas) Perfil: TSU en informática

5.      Equipo para la trascripción de la información. (4 personas) Perfil: Conocimientos básicos de sistema operativo Windows

6.      Equipo para la digitalización de la información (5 personas) Perfil: Conocimientos básicos de sistema operativo Windows

7.      Equipo para el nuevo diseño de rutas y codificación de las cuentas propuestas. (2 personas) Perfil: Conocimientos en codificación de cuentas y rutas

8.      Equipo encargado de la coordinación estadística y control de calidad de la información (3 personas)

9.      Equipo para el diseño del Sistema de Información Geográfica (2 personas)

10.  Un fiscal del Departamento de Catastro que realizará las validaciones en informes de campo de los cambios de usos y la eliminación de deuda.

11. Equipo para realizar el levantamiento parcelario conformado por dos personas por equipo, sesenta personas en total para rotarlas cada 15 días. Perfil: Disponibilidad para realizar trabajo en campo y buen trato al cliente.

 

Las actividades que desarrollarán serán:

a.      Recorridos integral de la manzana

b.      Relación de las parcelas levantadas por manzana en su respectivo sobre

c.      Numeración de las planillas y las parcelas en forma consecutiva de acuerdo al recorrido establecido para el levantamiento

d.      Llenado de la Ficha Catastral a cada inmueble que conforme la manzana

e.      Cotejar la información recopilada en campo con la existente en a correspondiente oficina comercial, a fin de detectar posibles cambios de usos, toma ilegal, reclamos pendientes, eliminación de deuda ficticia, cambio de nombres, corrección de direcciones.

f.        Relación del mantenimiento de tomas y medidores

g.      Notificación de deuda acumulada

 

Propuesta 2

Contratación de personal externo para que ejecute las actividades de levantamiento parcelario, digitalización y trascripción de la información.

 

Un grupo de personas equivale a dos fiscales de catastro que realizaran el levantamiento parcelario de 15 parcelas por día, lo que implica que una manzana tiene 38 parcelas y se tendrá un rendimiento del grupo de dos manzanas por semana.

 

Se requerirá contratar veinte fiscales para realizar actividades de levantamiento de información catastral y se dispondrá de la información para el segundo semestre del año 2004.

 

Propuesta 3

Conformar una cooperativa con veinte personas que hayan laborado en el Departamento de Catastro de la hidrológica, con la finalidad de que estas realicen el levantamiento catastral en un período de seis meses, siguiendo los lineamientos y metodología de trabajo que el Departamento de Catastro desarrollará para tal fin. Además de estar sujetos a controles y evaluaciones de la calidad de la información levantada.

 

Adiestramiento

      Trascripción de información (4 horas)

Tema: Conocimiento de la Planilla del Levantamiento Catastral.

Manejo del Módulo de Catastro del SISCOM

      Digitalización de información parcelaria (16 horas)

Tema: Conocimientos básicos de AutoCad

Conocimientos básicos de Dibujo Técnico

      Validación de cambio de uso y eliminación de deuda (4 horas)

Tema: Conocimiento da la Planilla de Levantamiento Catastral

Conocimiento de procedimientos para realizar cambios de usos.

Conocimiento de procedimientos para realizar eliminación de deuda

      Preparación y distribución de material (2 horas)

Tema: Conocimiento de la metodología de trabajo de campo

Conocimiento de los materiales requeridos y las cantidades necesarias

Recepción y organización de la ficha catastral

      Captación y distribución de la información en la Alcaldía de San Cristóbal (4 horas)

Tema: Conocimiento de la ficha catastral

Identificación del código catastral vigente

Identificación del croquis de la parcela

Calidad del fotocopiado

Horario de recepción y devolución de la ficha catastral

Organización del material por manzanas

      Levantamiento parcelario (20 horas)

Tema: Conocimiento básico de lectura e interpretación de planos

Conocimiento de la metodología del recorrido por manzanas

Conocimiento en el llenado de la Ficha Catastral

Conocimiento de levantamiento parcelario

Elaboración de croquis

Toma de medidas

Conocimiento de la validación de la Ficha Catastral

Conocimiento de la validación de las medidas parcelarias y de ubicación de la toma

Conocimiento en el proceso de legalización de nuevos clientes

Conocimientos para proceder a eliminar cuentas

Conocimientos para la interpretación del cambio de uso

Lectura e identificación de medidores

Seguridad en el trabajo

      Uso de los sistemas de información geográficos AreView 8.2 AreGIS

 

Presupuesto

Los ingresos fueron estimados sobre la base de notificación de deuda e identificación de ileales, de acuerdo a las propuestas presentadas

            Propuesta 1………………………………..….. Bs. 74.970.000,00

            Propuesta 2……………………………………. Bs. 85.720.000,00

            Propuesta 3……………………………………. Bs. 91.720.000,00

 

Los materiales fueron calculados en base a la necesidad de utilizarlos durante un periodo de un año.

Propuesta 1……………………………………. Bs. 2.400.000,00

Propuesta 2……………………………………. Bs. 1.700.000,00

Propuesta 3……………………………………. Bs. 1.700.000,00

 

Los recursos humanos fueron estimados en base a las propuestas:

            Propuesta 1…………………………………….. Bs. 46.470.000,00

            Propuesta 2…………………………………….. Bs. 35.720.000,00

            Propuesta 3…………………………………….. Bs. 29.720.000,00

 

Seguimiento y Control

El levantamiento parcelario que se realice debe ser de calidad certificada y con los mecanismos y recursos que aseguren su conservación y vigencia, para ello debemos ubicarnos en el contexto de su aplicación, porque al hablar de calidad sabemos que existe prácticamente desde que el hombre comenzó a intercambiar bienes y servicios con sus semejantes. La calidad es un concepto complejo que envuelve un valor cuya apreciación se hace por medio del receptor o beneficiario del producto.  Con este planteamiento se pretende acotar esta situación y colocar un marco de organización, sistemas y tecnología con el fin de crear las iniciativas necesarias para implantar un Sistema de Calidad en el levantamiento de la información catastral, su procesamiento y la producción y uso posterior de esta información.

 

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Última actualización: 16DIC03

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