UNIVERSIDAD YACAMBU
ESTUDIOS VIRTUALES
CATEDRA: GERENCIA
PARTICIPANTE: MIRELYS M. PETIT
CEDEÑO
TRABAJO NRO. 2.
Descripción de la Actividad de la
que son Co-Dueños.
Ø
En qué
consiste esa Actividad
Formo parte del Equipo de
personas que conforman el Departamento de Compras de la Gobernación del Estado
Lara, el cual se encarga de atender las solicitudes de Bienes y Materiales
requeridos por cada una de las Direcciones adscritas al Ejecutivo Regional. Mi
actividad principal en relación a las
Adquisiciones a través del Proceso
Compras Directas, se inicia con la
recepción electrónica de las solicitudes referidas al Ramo de Equipos de
Computación e Impresión. Seguidamente, se emiten comprobantes de solicitud a
cada uno de los proveedores inscritos previamente en el Ramo. Una vez obtenidos
los precios, se confirma que las características de los Equipos de Computación
solicitados coincidan con los ofertados, se registran los precios para generar
automáticamente un Análisis de Precios, del cual va a depender la emisión de la
Orden de Compra, queda a criterio del comprador seleccionar los proveedores
favorecidos de acuerdo a los resultados obtenidos en el análisis, o según la
calidad de los equipos cotizados o bien la disponibilidad presupuestaria que
cada Dirección tenga. Una vez definido el Análisis, se emiten las Ordenes de Compra, donde se señalan los datos del proveedor,
precios unitarios totales, impuestos, descripciones detalladas de los Bienes a
adquirir, lapsos de entrega, entre otros. Una vez que el comprador avala la
emisión de los documentos, mediante su firma y sello, envía al Jefe para su
aprobación y continuación del proceso.
Se procede a una serie de firmas, dependiendo de los montos a los cuales
asciende las adquisiciones, y es entonces cuando se les entrega a los
proveedores la orden de compra para su debida facturación y entrega de
materiales en la sección de almacén, donde se realizan una serie de trámites,
tales como control Perceptivo a los materiales, por ejemplo. Posteriormente se
envían las Ordenes de Compra con todos sus soportes
para el respectivo Proceso de Pago, el cual implica otra serie de pasos para
que pueda ocurrir la emisión del cheque de los compromisos adquiridos. Durante
todo este proceso están en permanente contacto cada uno de los compradores,
inclusive el Jefe de Compras, ante cualquier inconveniente que pueda paralizar
la cancelación de los compromisos.
Paralelamente a este
proceso controlo las fallas a nivel de hardware y software de los Equipos en
red; presto asesorías al personal
encargado de adquirir Equipos de computación a través de Procesos Licitatorios,
Adjudicaciones Directas, Contratos, entre otros.
Actualizo las Bases de
Datos inherentes al Proceso y los Manuales de Procedimientos, de acuerdo a las
modificaciones realizadas al sistema.
Ø
Estructura.
Organigrama Informal.
Ø
Tecnología:
Equipos, Sistemas, Mecanismos para el manejo manual.
Para llevar a cabo la actividad
en estudio, se cuenta con una serie de Equipos
de Computación interconectados con configuraciones acordes para tener
acceso el Sistema Automatizado Integrado
llevado en la Gobernación del Estado Lara, el cual incluye una serie de módulos
que nos permiten, completar los trámites administrativos relativos a la
Adquisición de Bienes, Materiales y Servicios.
Entre los mecanismos
utilizados para llevar a cabo los procedimientos manuales, se tienen: Libros
para el Registro de Entradas y Salidas de Documentos, Sellos de Recepción,
Llamadas Telefónicas, Mensajeros externos a la Organización que mantienen la
comunicación oficial con las dependencias que se encuentran ubicadas en lugares
diferentes al nuestro Manuales de Normas y Procedimientos, Equipos de copiado,
Envío y Recepción de Fax, Consultas a las diferentes Leyes, Plan único de Cuentas, entre otros.
Ø
La Gente:
Profesiones, Formación, Carácter.
El Equipo está conformado
por una serie de profesionales, tales como: 3 Contadores Públicos, Tres Licenciados
en Administración, Un Ingeniero en Informática, Un Ingeniero Industrial, Un
Abogado, Dos Técnicos en Administración.
De igual forma se cuenta con el apoyo de Dos Estudiantes a Nivel
Superior, una en el área de Contaduría Pública y otra en el área de
Administración; Una Secretaria, Un
Archivista, Dos Mensajeros Internos, Dos Mensajeros Externos y Una
Recepcionista cuyo grado de instrucción es Bachiller.
En su gran mayoría el
personal profesional se ha venido formando desde sus inicios en este departamento,
donde han llegado sin experiencia alguna, y actualmente han logrado demostrar
sus conocimientos, habilidades y destrezas en cada una de sus áreas. Algunas
personas no profesionales, han adquirido experiencia en otros organismos
públicos, mientras que otros iniciaron
su formación laboral en el Sector Privado.
En lo que respecta a los
caracteres del personal, contamos con personas de caracteres fuertes, otros más
pacíficos, pero finalmente caracteres tolerantes entre sí, ajustados a las
situaciones que se presentan a diario entre el público y el personal, o bien,
entre los mismos empleados. Se ha presentado el caso de personas que recién
ingresan, con un carácter fuerte, el
cual va cambiando progresivamente en la medida que se interrelacionan con el
resto de los compañeros y el público asistente, acorde siempre con las normas de atención internas
(de atención al público) establecidas en el departamento.
Ø
Procesos.
Recepción
Documentos:
Ø
Se recibe de la Unidad Solicitante, la Solicitud de Suministro.
Ø
Se firma, se sella y se devuelve una fotocopia en señal de
recepción.
Ø
Se registra en el Libro correspondiente la recepción del documento
y al mismo tiempo se verifica la entrada electrónica del documento.
Ø
El físico original de la Solicitud de suministro se hace llegar al
Comprador.
Ø
Recibe del proveedor las
cotizaciones debidamente selladas y las envía a los respectivos compradores.
Emisión
Orden de Compra:
Ø
Recibe de recepción la Solicitud de Suministro para su proceso,
para la evaluación de las características señaladas y su trámite; al mismo
tiempo recibe electrónicamente el documento.
Ø
Selecciona del catalogo de proveedores, aquellos que pertenezcan
al ramo de lo que se esta solicitando.
Ø
Genera e imprime por cada proveedor seleccionado una forma denominada
Solicitud de cotización.
Ø
Recibe de recepción
Cotizaciones.
Ø
Registra en el Sistema los precios ofertados.
Ø
Genera e imprime la forma Análisis de Cotizaciones.
Ø
Selecciona al proveedor que realice las mejores ofertas
Ø
Emite la Orden de Compra, realizando la debida imputación
presupuestaria.
Ø
Imprime la Orden de Compra, anexa los soportes correspondientes,
firma la orden de compra en señal de conformidad con lo realizado y envía al
Jefe del Departamento, para su aprobación.
Control
Previo:
Ø
Recibe de los compradores la Orden de Compra con sus anexos
respectivos, para la revisión de algunos aspectos, tales como, Imputaciones
Presupuestarias, correlativo de fechas, sellos, entre otros.
Ø
Envía los documentos a los compradores, en el caso de presentar
errores; en caso contrario, envía a Recepción para su registro y entrega a
Proveedores.
Aprobación
Jefe de Compras:
Ø
Recibe del Previo las ordenes de Compra
con sus debidos soportes.
Ø
Firma las solicitudes de precios, los Análisis de Precios.
Ø
Firma las Ordenes de Compra, en señal de
recepción.
Ø
Envía a Recepción los documentos para su registro y entrega a los Proveedores.
Ø
Impulsos.
La preparación y
capacitación que recibe el personal continuamente, a través de la asistencia a
Talleres, Cursos, Seminarios, Diplomados, entre otros. Cuando asistimos a estos
eventos, por lo general regresamos con algunas interrogantes como por ejemplo,
cómo estamos haciendo nuestro trabajo, cómo lo podemos mejorar o aún mejor,
aclaramos muchas dudas sobre situaciones que
realizamos día a día, y de las cuales a veces no nos damos cuenta que
debemos mejorar.
El reconocimiento por
parte de nuestros superiores en lo que respecta al desempeño de nuestras actividades,
nos infunde seguridad y confianza, impulsándonos cada día más a esforzarnos en
la realización de nuestras funciones,
Los reconocimientos se reflejan en Incrementos de Sueldos, asignaciones de Bonos Especiales al Personal,
Reconocimientos personales por las labores llevadas a cabo, entre otros.
La Actualización de la
configuración de los Equipos de Computación, mejora notablemente el Rendimiento
de las actividades ejecutadas por el personal; tomando en cuenta que cada
día se suman más equipos a la red, lo
cual hace más pesado el acceso a la información y por ende los trámites que la
actividades implican.
Ø
Frenos.
La resistencia al cambio,
muy común en todas las Organizaciones, constituye uno de las principales
barreras al momento de introducir nuevos cambios. Para el personal es difícil
dejar el “Eso siempre se ha hecho así” y adaptarse a las nuevas alternativas,
tal es el caso, la implementación del
nuevo sistema automatizado integrado llevado en la Gobernación del Estado Lara.
En el Departamento se oía decir, “el Sistema no sirve”, “el sistema me tiene
loco”, “era mejor de la otra forma”. Constituye un proceso de adaptación, con
muchos obstáculos, pero que a la larga se ha reflejado en un mejor desempeño de
las actividades, tanto para el
Departamento como para la organización en su totalidad.
La falta de preparación
y capacitación al personal, estanca la posibilidad de que se planteen nuevas
alternativas, nuevas propuestas, del aporte de nuevas ideas, para mejorar el
desarrollo de las actividades.
La Falta de Disponibilidad Presupuestaria
para la Ejecución de Proyectos planteados, constituye un factor limitante a la
hora de gestionar cualquier cambio.
Ø
Intimidades.
A nivel del Departamento de
Compras, no se presentan situaciones similares. Sin embargo, a nivel
organizacional, si se presentan algunas situaciones, tales como: La Tesorera es
sobrina de una de las Directoras Sectoriales; hermanos trabajando en un mismo
departamento, Esposos trabajando para una misma Dirección, en diferentes
departamentos.
Ø
Factores
Externos:
Elementos
al medio ambiente (interno y externo a la organización) que afectan la
actividad.
La falta de Planificación
de las Compras afecta notablemente las actividades del Departamento, dado que
nos impide determinar cuáles son las acciones a aplicar para las
Adquisiciones de Bienes o Materiales
de manera eficiente y oportuna.
La Ausencia del Jefe
Superior, retrasa la continuidad de algunos procesos, como por ejemplo,
concretar un contrato, la aceptación de resoluciones para dar inicio a las
adjudicaciones directas, Procesos Licitatorios, para las Adquisiciones de
Bienes o Materiales, según sea el caso.
Variaciones en la
Alícuota de Impuestos, tales como: El Impuesto al Valor Agregado; lo cual
implica una serie de cambios tanto a nivel de sistema como a nivel
administrativo, que retrasan la culminación de los trámites ya adquiridos.
La Escasez de
Proveedores inscritos en el Registro Estadal de Contratistas. Esta inscripción
constituye un requisito indispensable para llevar a cabo todo Proceso de
Adquisición, bien sea, a través de Licitaciones, Compras Directas, etc.
La serie de trámites
administrativos que conlleva la realización de Proyectos aprobados con Recursos
Económicos provenientes de FIDES, LAEE; que son recibidos y procesados por el
Departamento.
La falta de
disponibilidad presupuestaria para la actualización de los Equipos de
Computación, muy específicamente, de tal forma de evitar fallas de hardware que
retrasen los procesos administrativos.
El Marco Legal que
ampara las Adquisiciones, incide muchas veces de manera negativa en el
desarrollo de nuestras actividades.
Ø
Motor del
Cambio.
La simplificación de pasos
por los cuales atraviesa la adquisición de Bienes y/o Materiales, nos
permitiría cumplir con los requerimientos de las direcciones adscritas al
ejecutivo Regional de una manera más
oportuna y al mismo tiempo se cumpliría con la cancelación de los
compromisos a los diferentes proveedores en los lapsos pautados, lo cual
incidiría en el aumento del Número de Proveedores dispuestos a proporcionarnos,
bien sea servicios o los materiales o bienes solicitados. Los procesos de
control, siempre deben existir, y nos ayudan a evitar errores graves que
conllevan incluso, hasta sanciones pecuniarias, pero si se pueden establecer
normas de control interno, que nos permitan reducir una serie de trámites que
se pueden omitir de tal forma de hacer los procedimientos más fluidos.
Ø
Comentarios
Determinación de la existencia
de una necesidad
Se
destaca la importancia que tiene para el Departamento de Compras la revisión de
las solicitudes de compra antes de proseguir con el trámite para las
adquisiciones. Dado que todo proceso de compra se
inicia definitivamente con la necesidad de algún departamento dentro una
organización, se deben describir exactamente cuáles son las necesidades, ya que
una descripción inexacta podrá provocar
pérdida del tiempo; pero en ocasiones podrá tener serias consecuencias
financieras provocando interrupciones en el abastecimiento, resentimientos
entre personas y la pérdida de confianza y respeto en el proveedor. El Departamento de Compras puede cuestionar
en algún momento las especificaciones señaladas en las solicitudes, si el
considera que la organización puede salir beneficiada con alguna modificación a
la solicitud. Se resalta además, el papel
fundamental que representa la selección de los proveedores, con la búsqueda de fuentes de abastecimiento
apropiadas y el llegar a acuerdos respecto a la entrega y precios de los
materiales deseados, aspectos fundamentales a la hora de minimizar gastos, activar
garantías, etc.
http://www.monografias.com/trabajos14/flujo-informacion/flujo-informacion.shtml
La Función de Compras en las
Organizaciones.
Resume las tareas que se
llevan a cabo en todo departamento de
compras, entre las cuales resalta: planear, organizar, elaborar estrategias y
procedimientos para realizar las adquisiciones de materiales y servicios de
calidad, a un precio adecuado y en el tiempo óptimo, con el propósito de
satisfacer las necesidades de todas las áreas de la organización, ayudando con
ello al logro de los objetivos fijados por la dirección. Se muestra de manera concreta cómo deben
desempeñarse las funciones del área de compras dentro de cualquier
organización, sin importar el tamaño de ésta, así como, mostrar la estructura
que debe tener para lograr un funcionamiento acorde con las necesidades de la
organización a la que pertenezca, además, mostrar las estrategias y
procedimientos que deberán ponerse en práctica luego de conocer las necesidades
de todas las áreas de la organización con el propósito de lograr excelentes
negociaciones en beneficio de la organización misma. Se resaltan las
características que deben tener las personas que integren un departamento de
compras, así como sus funciones específicas y el grado de integración que deben
lograr con los demás departamentos de la empresa, para lograr un buen desempeño
de las funciones encomendadas al área de compras. Actualmente las
organizaciones públicas o privadas, ya sean industriales, comerciales o de
servicio, desembolsan grandes cantidades de dinero en la compra de materiales y
servicios, y el éxito que éstas obtienen es logrado en gran parte gracias a su
departamento de compras, el cual se encarga de seleccionar los mejores
proveedores y establecer con ellos una estrecha relación, además de preparar y
adecuar las especificaciones de los materiales,
solicitarlos a tiempo, elaborar contratos u órdenes de compra para
evitar posibles problemas jurídicos, así como también; verificar el recibo de los materiales,
solucionar diferencias con los
proveedores, vigilar que se efectúen los pagos de las facturas, y estar al
pendiente de cualquier detalle por mínimo que parezca, dándole solución
inmediata y evitar con ello posibles retrasos o errores en la producción, que
pongan en riesgo la estabilidad de la empresa.
http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/A/AguilarFederico_ComprasEnLasOrg.htm