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Procedimientos
y Flujos de Información
Indice
1.
Introducción
2.
Determinación de la existencia de una necesidad
3.
Ordenes de emergencia y urgentes
4.
Ordenes Pequeñas
5.
Ordenes de compra con cheque en blanco
6.
Descripción precisa del artículo deseado
7.
Flujo de la requisición del compra
8.
Uso de requisiciones preimpresas
9.
Uso de la requisición de lista de materiales
10.
Compra de artículos no inventariables o contratación de sistemas
11.
Selección de las posibles fuentes de abastecimiento
12.
Análisis de las ofertas; colocación de pedidos
El área de administración de materiales requiere de una gran diversidad de procedimientos
estandarizados de operación que habrán de utilizarse en las tareas diarias
normales. Cinco razones fundamentales para desarrollar un buen sistema
son las siguientes: por una parte la gran cantidad de artículos y el gran valor monetario de ello y, por otra parte, la necesidad de
mantener un control
adecuado, las graves consecuencias derivadas
de operaciones
no satisfactorias que redundan en resultados desfavorables, así como la
contribución potencial de esta función
para lograr efectividad en las operaciones corporativas. El proceso de adquisición se halla estrechamente ligado a las
demás funciones comprendidas dentro de la organización,
así como al medio ambiente externo, creando la necesidad de sistemas de
información totales. La introducción del procesamiento electrónico de datos
tuvo un gran impacto sobre el proceso de adquisición y su administración. Se
requiere de una gran destreza para garantizar una continua efectividad.
Los pasos que comprenden el sistema de
compras
Los pasos esenciales de un procedimiento
de compras son los siguientes:
- Determinación de la existencia de una necesidad.
- El precisar el tipo de artículo que se necesita,
así como la cantidad que se debe pedir.
- Selección de las posibles fuentes de abastecimiento.
- Análisis de las alternativas y colocación del
pedido.
- Seguimiento de la orden.
- Recepción e inspección de los artículos.
- Revisión de la factura y pago al proveedor.
- El llevar registros
apropiados.
2. Determinación de la
existencia de una necesidad
Toda compra habrá de tener su origen al
reconocerse la existencia definitiva de una necesidad por alguien dentro de la organización.
La persona responsable de alguna actividad en particular deberá
saber cuáles son las necesidades individuales de dicha unidad: qué se necesita,
cuánto se necesita y cuándo se tendrá tal necesidad. Esto habrá de conducir a
una requisición al departamento de almacén.
Ocasionalmente, estas demandas se podrán satisfacer transfiriendo material
sobrante de otros departamentos. Tarde o temprano, por supuesto, surgirá la
necesidad de efectuar la compra de materiales nuevos. Algunas requisiciones de
compra se originarán de los departamentos productivos o usuarios. Las
solicitudes de compra de equipo de oficina
podrán surgir del gerente de oficina o del contralor de la compañía. Incluso
algunas solicitudes podrán provenir de los departamentos de ventas o de publicidad,
o bien, de los laboratorios de investigación.
Frecuentemente, formas especiales habrán de indicar el origen de las
requisiciones; cuando esto no sucede se podrá utilizar números de codificación
que identifiquen a los departamentos.
Por supuesto, también habrá de ser responsabilidad del departamento de compras el poder anticipar las necesidades de los departamentos usuarios.
Se considera parte del equipo del gerente de compras no sólo el exigir que las
demandas de los demás departamentos sean lo más estándar posible en cuanto a su
naturaleza,
y que se pase de órdenes especiales o extraordinarias, sino además, que tales
demandas sean previstas con la debida anticipación para evitar un exceso número
de pedidos "urgentes". Asimismo, puesto que el departamento de
compras está enterado de las tendencias en los precios y de las condiciones generales del mercado,
podrá considerarse indispensable el que se coloquen pedidos por anticipado a
las necesidades con el fin de protegerse en contra de la escasez de materiales
o alza de precios. Esto significa que el departamento de compras deberá
abastecerse de todos los materiales estandarizados que utilizan los
departamentos usuarios, tomando en consideración un tiempo
de espera razonable y una tolerancia
para contingencias.
3. Ordenes de emergencia y
urgentes
Con frecuencia se habrán de recibir un gran
número de requisiciones que indiquen ser "urgentes". No siempre se
pueden suprimir las órdenes urgentes; pueden surgir emergencia que justifiquen
su empleo. Aun el programa
de materiales mejor planeado podrá verse alterado como consecuencia de cambios
repentinos en el estilo o en el diseño, así como por cambios inesperados en las condiciones
del mercado. Las interrupciones son algo inevitable y éstas podrán originarse
de demandas de piezas de repuestos o materiales que resultaría incosteable
manejar dentro de los inventarios
normales.
Sin embargo, también existen algunas órdenes
denominadas urgentes que no pueden justificarse por ningún motivo. Consisten de
aquellas requisiciones que surgen como consecuencia de a) un deficiente control de
inventarios, b) una mala planeación
de la producción o presupuestos erróneos, c) una aparente falta de confianza en
la capacidad del departamento de compras de poder conseguir el material para la
planta de una manera oportuna, y d) la simple costumbre de anotar a las órdenes
el término de "urgente". Independientemente de cuál sea el motivo,
tales órdenes Selene ser muy costosas. Este mayor costo
puede deberse, en parte, a la probabilidad
de error que se tiene cuando el trabajo se efectúa bajo presión.
Las órdenes urgentes también implican un mayor trabajo para el vendedor y estas
molestias de una manera directa o indirecta habrán de repercutir en el precio que pague el comprador.
¿Qué podrá hacerse para reducir la gravedad
del problema? Respecto a la mayor parte de las órdenes denominadas urgentes,
pero que no lleguen al carácter
de emergentes, la solución será la de educar en lo concerniente a
procedimientos de compra. En una compañía, por ejemplo, se ha establecido una
regla que consiste en que siempre que se envíe una requisición
"urgente" al departamento de compras, será necesario que el
departamento que envíe tal orden señale al superintendente general la razón
para tal emergencia, para así obtener su autorización. Además, aun cuando la
requisición sea aprobada por el superintendente, los costos
adicionales, al grado en que éstos puedan ser determinados, se habrán de cargar
al departamento que ordene el material. Como resultado del procedimiento, se ha
reducido el número de tales órdenes.
Las órdenes pequeñas son motivo de constante
preocupación en toda organización. La mayoría de las requisiciones siguen la ley
de Pareto que señala que el 70% de todas las requisiciones en cuanto a cantidad
representan tan sólo el 10% del importe monetario total. Una consideración de
mucha importancia habrá de ser el costo del sistema utilizado para manejar
estas órdenes pequeñas, comparado con el propio costo de los artículos. Puesto
que la autorización de una parte considerada pequeña puede crear un verdadero
problema que esté del todo alejado de su valor monetario, es preciso como un
primer objetivo que se garantice plenamente el abastecimiento de
dicha parte. Diversos enfoques deberán emplearse para poder encontrar la
solución al problema de las órdenes pequeñas. Algunos de estos enfoque son los
siguientes:
- Si el problema radica en los departamentos
usuarios, podrá emplearse la persuasión con el fin de incremental el
número de bienes estandarizados solicitados.
- Una segunda posibilidad podrá ser el que el
departamento de compras retuviera las requisiciones pequeñas hasta en
tanto se hubiesen acumulado varias de éstas cuyo valor monetario pudiera
ser entonces significativo.
- Un tercer método consiste en establecer un calendario de
requisiciones, separando fechas específicas para hacer requisiciones de
materiales específicos, de manera tal que aquellas para un artículo
determinado sean recibidas en un mismo día. Como una ayuda para el
almacenista, el calendario podrá ser arreglado de manera tal que casi toso
el material que se haya de adquirir de determinado proveedor se solicite
en la misma fecha.
- Aún otro método o procedimiento es el conocido
como "compras sin inventario", o concepto
de "contrato de sistemas". Este concepto se ha empleado mayormente
en la compra de MRO (accesorios de mantenimiento, de reparaciones, de operación).
5. Ordenes de compra con cheque en blanco
Este método para combatir el problema de las
órdenes pequeñas se denomina sistema "Giro-Orden de Compra de
Kaiser". Hace cierta cantidad de años, cuando la Kaiser Aluminum and
Chemical Corporation analizó toda la documentación y trámites concernientes a compras, descubrieron
que el que el 75% se sus órdenes de compra tenían un valor de $200 o menos,
pero si embargo, representaban tan sólo un 5% del valor monetario de las
compras; además, descubrieron que el 92% de sus órdenes de compra eran por un
valor de o inferior a $1000, pero representaban sólo el 6% del valor monetario
de las compras. Para manejar estas órdenes pequeñas, diseñaron el procedimiento
de compras con cheque en blanco.
La orden de compra con cheque en blanco es
una forma especial en la cual el proveedor se le remite un cheque conjuntamente
con la orden de compra. Cuando se embarca la mercancía, el proveedor anota el
importe que se adeuda en el cheque y lo cobra. Este sistema incluye sus propios
controles; el cheque sólo podrá depositarse en la cuenta del proveedor; deberá
presentarse para el depósito en un plazo de 60 días; y claramente aparece en él
la indicación: "este no será válido cuando la cifra supure los $1000. El riesgo
para el comprador será pequeño bajo estas restricciones, y se reducirá el costo
de tramitación y documentación respecto a compras por pequeños montos. El
procedimiento evidentemente tiene otras ventajas: ahorra costos de correos; el
comprador podrá negociar un mayor descuento por pronto pago y solicitar que se
surtan embarques completos (no se admitirán embarques parciales), lo cual habrá
de reducir el número de informes de recepción de materiales, asientos concernientes a
inventarios y pagos. El proveedor tendrá un fuerte incentivo para embarcar la
orden completa, puesto que el pago será inmediato con respecto a los artículos
embarcados.
6. Descripción
precisa del artículo deseado
No será posible esperar que el departamento
de compras adquiera artículos en forma apropiada si no conoce con precisión qué
es lo que desean los departamentos usuarios. Es por esta razón que se considera
algo básico el que se tenga una descripción precisa de la necesidad, el
artículo, el bien o el servicio que se solicita.
El encargado de las compras podrá cuestionar
una especificación si él pensara que la organización pudiera salir beneficiada
con alguna modificación a la solicitud. Un caso evidente es aquél en el cual
existe escasez de un producto solicitado y se considera que un sustituto representa
la única alternativa razonable. Puesto que las futuras condiciones del mercado
constituyen un elemento vital, tendrá sentido el que exista un elevado grado de
interacción entre el departamento de compras y los demás grupos
de personas quienes hacen las especificaciones en las primeras etapas en las
cuales se precisan las necesidades. En el mejor de los casos, una descripción
inexacta podrá provocar pérdida del tiempo; pero en ocasiones podrá tener
serias consecuencias financieras provocando interrupciones en el
abastecimiento, resentimientos entre personas y la pérdida de confianza y respeto
en el proveedor.
Puesto que es el departamento de compra el
último que se entera de las especificaciones antes de que se envíe la orden al
proveedor, la necesidad de una verificación final se considera determinante.
Tal verificación no habrá de ser factible cuando el personal
del departamento de compras no está familiarizado con el producto o servicio
solicitado. Cualquier duda respecto a la corrección de una requisición deberá
turnarse de regreso a quien hizo las requisiciones, no estando facultado el
departamento de compras para resolver tal duda de una manera unilateral.
Deberá existir una gran uniformidad de
términos para describir los artículos deseados. No puede pasar inadvertida la
importancia que tiene el utilizar la nomenclatura
apropiada como un medio para evitar todo tipo de confusiones. La manera más
efectiva para lograr esta uniformidad consiste en mantener en el departamento
de compras un archivo o listado de los artículos comúnmente comprados. Tales
listados podrán llevarse de diversas formas. Algunas empresas
han considerado prudente el establecimiento de un catálogo general que incluye
todos los artículos utilizados, así como un catálogo de almacén o existencias
que contiene un listado de todos los artículos que se mantienen en inventario.
Tales catálogos podrán llevarse en forma de hojas sueltas o de índices de tarjetas.
También promoverán la uniformidad de descripción si se planean en una forma
adecuada y se llevan de una manera apropiada. Tenderá a reducir aquellos
tamaños poco utilizados o calidades poco solicitadas, facilitando los
procedimientos contables y de almacenes.
Salvo que tales catálogos o sus equivalentes sean debidamente planeados,
llevados y en realidad utilizados, habrán de provocar confusiones y resultarán
demasiados costosos superando cualquier beneficio que pudiera derivarse de
ellos.
Una requisición deberá tener espacio para
incluir la siguiente información
a dicha solicitud:
- Fecha.
- Número (identificación).
- Departamento que le dio origen.
- Cuenta a la cual se deberá de cargar.
- Una descripción completa del material deseado y
su cantidad.
- Instrucciones de embarque incluyendo la fecha en
que se necesita el material.
- Firma de la (s) persona (s) para expedir la requisición.
7. Flujo de la requisición
del compra
Como mínimo, será necesario que se formulen
dos copias de la requisición: una de ellas la conservará el departamento que
hace la requisición y la otra se deberá enviar al departamento de compras. Se
considera una práctica generalizada que en una requisición sólo se incluya un
tipo de producto, particularmente cuando se trata de artículos estandarizados.
En el caso de algunos artículos especiales, como podrían ser los materiales de
plomería que no se mantienen en inventario, se podrá incluir diferentes
artículos en una sola requisición, condicionado esto a que se hayan de comprar
a un solo proveedor y con entrega a una misma fecha. Esto simplificará el
manejo de los registros, puesto que se adquirirán artículos específicos de
diferentes proveedores, se precisarán fechas de entrega diferentes,
órdenes de compra por separado y otras clase de tratamiento.
Se considera de suma importancia para el
departamento de compras que se sepa quién tiene la autoridad para presentar solicitudes de compra. Bajo ningún
concepto aceptará aquél requisiciones de personas que no estén específicamente
autorizadas para elaborar tales requisiciones. Esto se considera tan importante
como el que todo el personal de ventas esté consciente que una requisición de
compra no es en definitiva una orden de compra.
Será necesario que se revisen cuidadosamente
todas las requisiciones antes de proseguir. La cantidad solicitada deberá
basarse en necesidades previstas y deberá cotejarse con lo que se consideran
lotes óptimos de compras. La fecha de entrega solicitada deberá conceder el
suficiente tiempo para que se obtengan cotizaciones y muestras, si fueran
necesarias, así como para colocar el pedido y obtener la entrega de los productos. Si no se concediera tiempo suficiente, o si para
poder cumplir con la fecha estipulada se tuviera que incurrir en costos
adicionales, esto deberá comunicarse de inmediato a la persona que presenta la
requisición.
El procedimiento que aplica el departamento
de compras para manejar las requisiciones al recibirlas, se considera de tanta
importancia que amerita citar un ejemplo:
Cuando el departamento de compras recibe las
requisiciones, después de que se les anota la fecha, se turnan en su totalidad
a la persona que mecanografía
la orden y que las tarjetas de especificaciones, quien habrá de adjuntar la
tarjeta correspondiente de especificación a cada una de las requisiciones.
Estas se turnan luego al comprador quien habrá de señalar cuáles corresponden a
contratos,
anotando el término "contrato" en la orden, el nombre de la empresa
a la cual se le hará el pedido, el precio, los términos, las condiciones de
l.a.b., el valor total y la fecha de pago, información que necesita el
contralor. Las requisiciones se habrán de regresar a la persona que
mecanografía las órdenes, quien procederá a elaborar la orden y al terminar de
hacer esto se procederá a compararla con la tarjeta de especificación, con el
precio y términos, etc., antes de enviarla finalmente al proveedor.
Cuando los artículos no estén comprendidos en
contratos, será necesario que se envíen solicitudes de cotización en las formas
estándar que se tienen para tal efecto. Cuando se tenga que enviar solicitudes
de cotizaciones, será necesario que en el reverso de las requisiciones se anote
el listado de nombres de proveedores potenciales. Las requisiciones se turnarán
luego a la persona que mecanografía, quien habrá de elaborar las formas de
solicitud de cotización entregándoselas a la persona encargada de compras quien
las revisará y firmará antes de enviarlas.
Cuando se reciban las cotizaciones de los
diversos proveedores, habrá de vaciarse los datos en una hoja de cotizaciones y
el empleado que haga tal trabajo la turnará al encargado de compras, quien
decidirá a cuál de los proveedores se le pasará el pedido. El comprador inicial
hará la requisición y la turnara al empleado que se encargará de mecanografiar
la orden de compra.
8. Uso de requisiciones
preimpresas
Con el afán de reducir los gastos
de operación, algunas compañías han llegado a considerar deseable el utilizar
requisiciones respecto a demandas recurrentes de materiales y partes
estandarizadas. Esta requisición tiene la forma e un cartón y se utiliza cuando
un artículo específico debe adquirirse frecuentemente por un determinado
departamento. Tal requisición contiene la descripción detallada de un artículo,
habiendo de enviarse al departamento de compras cuando el usuario necesite que
se le abastezca de nuevo con el material solicitado, indicando en tal
requisición la cantidad y la fecha en que se necesitará. El departamento de
compras procederá a elaborar la orden de compra u anotará en la requisición el
nombre del proveedor, el precio y el número de dicha orden, regresando el
documento a la persona que hizo la solicitud de compra, quien colocará la
tarjeta en el archivo hasta en tanto se necesite de nuevo volver reabastecer.
De 24 a 36 compras podrán tramitarse mediante estas requisiciones preimpresas.
El uso de estas requisiciones evita el tener que volver a copiar cierta
descripción de rutina y habrá de reemplazar hasta 24 a 36 requisiciones
individuales de compra, ahorrando papeleo y tiempo del personal de oficina.
Asimismo, proporciona un historial completo y acumulativo respecto de compras y
consumos en una sola forma.
En el anverso de la tarjeta se proporcionará
la siguiente información:
En la parte superior de la tarjeta:
- El número de la pieza o descripción de artículo
o material que se requiere y la indicación donde habrá de utilizarse.
- Inventarios máximos y mínimos, así como los
puntos de indicación para hacer nuevos pedidos.
En la parte inferior de la tarjeta:
- En el lado izquierdo, se incluirá una sección de
"Ordenado" que incluye espacio para la fecha, número de la orden
de compra, fecha en que se necesita el material, departamento en nombre de
quien se hace el pedido y que presentó la requisición, la cantidad que se
necesita y espacio para que se incluyan la firma autorizada.
- A la derecha se incluirá una sección de
"Recibido" en donde se anotará la fecha en que recibe, el número
de la orden de compra, la cantidad y el costo del artículo arenado en el
momento en que se recibe.
El reverso de la tarjeta permite que se
presente una descripción de los artículos incluidos en la orden de compra, así
como el número de la pieza, si lo tuviera; un listado de proveedores
autorizados, incluyendo los términos de descuento por pronto pago y las
condiciones de L.A.B. para cada uno de esos proveedores; incluirá, además, columnas
para indicar cuál de los proveedores fue el que en definitiva obtuvo el pedido;
se indicará también el número de la orden de compra, la cantidad, la fecha
límite de entrega, el precio unitario, así como un espacio para anotar en él el
nombre del encargado de hacer la compra y la fecha.
Cuando se estén ordenando piezas o
materiales comprendidos en una de estas requisiciones preimpresas, el empleado
encargado de control de inventarios anotará en ella la fecha en que hace tal
anotación, la fecha en que se necesitará el material, el nombre del
departamento para el que se hace la requisición y la cantidad, obteniendo una
firma autorizada antes de que se envíe la requisición al departamento de
compras. Después de seleccionar al proveedor, el comprador anota el número de
codificación de éste, la cantidad, la fecha límite de entrega, el precio
unitario, y su nombre y fecha, regresando la tarjeta al departamento de control
de inventario después de que se elabora la Orden de Compra.
9. Uso de la requisición de
lista de materiales
Una segunda variante lo constituye la lista
de materiales. Es utilizada por las empresas que fabrican un producto estándar
durante un espacio de tiempo relativamente largo, como una forma rápida de
notificar al departamento de compras respecto de las necesidades de producción.
Una lista de materiales relativa a un tostador fabricado por un productor de
aparatos habría de señalar el número total o cantidad, la cual deberá proveer
cierta cantidad para desperdicios, de piezas o materiales que se necesiten para
elaborar un producto terminado. El departamento de programación
de la producción sólo habrá de notificar al departamento de compras que ha
programado 18.000 de tal modelo dentro de la producción del siguiente mes. El
departamento de compras habrá entonces de "disparar" la lista de
materiales (generalmente mediante el empleo de un sistema de computador) considerando los 18.000 para así determinar la
cantidad total de materiales que se necesitan para poder cubrir el programa de
producción del siguiente mes. Una comparación de estas cifras con las
cantidades en inventarios brindarán al departamento de compras las cifras de
"aprobación para compra". El empleo del sistema Lista de Materiales
representa un medio para simplificar el proceso de requisiciones cuando están involucradas
grandes cantidades de artículos frecuentemente utilizados.
10. Compra de artículos no
inventariables o contratación de sistemas
Esta Técnica es relativamente nueva y se ha
utilizado con mayor frecuencia en la compra de papelería y accesorios de
oficina, cuando se trata de compras repetitivas, en la adquisición de
reparaciones y de mantenimiento, y accesorios de operación. Este último género
de compras se caracteriza por muchos diferentes tipos de artículos, todos los
cuales son de valor comparativamente bajo y que se necesitan de inmediato
cuando falla alguna unidad de planta o equipo. Esta técnica gira en torno
de un contrato del tipo abierto el cual se elabora con mucho detalle en cuanto
a las cantidades que se hayan de utilizar dentro de espacios de tiempo
específicos, respecto de los precios, provisiones para ajustar los precios,
procedimientos que se hayan de emplear para tomar las requisiciones diarias y
para hacer entregas en un lapso de 24 h, procedimientos simplificados de
facturación, y un catálogo completo de todos los artículos cubiertos por el
contrato.
Generalmente, todos los artículos inventariados
cubiertos por un contrato serán almacenados por el proveedor, lo cual implicará
que el comprador pueda eliminar la inversión y ahorrase espacio. Las requisiciones de artículos
cubiertos por el contrato se envían directamente al proveedor y, por tanto, no
son procesadas por el departamento de compras. La requisición es utilizada por
el proveedor para buscar los artículos en el inventario, empacarlos,
facturarlos y, finalmente, como nota de entrega. Este procedimiento
simplificado reduce los costos de tramitación y documentación tanto del
comprador como el vendedor y ha llegado a ser de gran ayuda para resolver los problemas relacionados con órdenes pequeñas.
Algunas organizaciones
utilizan un sistema de Transmisión Telefónica de Datos dentro de
"contratación de sistemas", el cual requiere que el departamento de
compras posea una terminal de transmisión de datos. El comprador simplemente
inserta una tarjeta preperforada para cada artículo que se necesite, indicando
la cantidad requerida, transmitiéndose por medios electrónicos al computador del proveedor, el cual
redacta la orden de compra, consideran el precio previamente convenido para
cada uno de los artículos.
La "contratación de sistemas"
también se ha llegado a divulgar bastante dentro de las empresas no
industriales. En la actualidad, no está restringido exclusivamente a accesorios
de mantenimiento, de reparación y operativos (MRO) sino que, además, incluye
varios artículos de elevado valor monetario. El hecho de que se acorte el
espacio de tiempo entre el momento en que se hace la requisicón y el momento de
la entrega ha originado sustanciales reducciones en los inventarios y que haya
respaldo de la organización con respecto al sistema de abastecimiento, La
cantidad de "papeleo" se ha reducido a un mínimo. Puesto que el
usuario por lo general provee una buena estimación de las demandas y comunica
oportunamente cuando haya alguna variación respecto de lo estimado, el
proveedor habrá de arriesgar muy poco en su inversión de inventarios. El grado
de cooperación e intercambio de información que se requiere entre el comprador
y el vendedor dentro de un "sistema basado en contrato",
frecuentemente conducirá a relaciones más estrechas de las que existían
conforme el tradicional método de negociación.
11. Selección
de las posibles fuentes de abastecimiento
La selección de los proveedores constituye
una parte muy importante de la función de compras e involucra la búsqueda de
fuentes de abastecimiento apropiadas, así como el llegar a convenios respecto a
la entrega y precio del material deseado. Dentro de los principales registros
que debe tener un departamento de compras que esté debidamente organizado, se
encuentran:
- Un registro
de todos los contratos vigentes sobre los cuales ya se hayan colocado
pedidos conforme haya sido necesario.
- Una clasificación de artículos comprados.
- Un registro de proveedores.
Respecto a los innumerables productos que se
utilizan de una manera constante dentro de una organización, y particularmente
para aquellos para los que exista un mercado libre y abierto y de los cuales se
pueda obtener cotizaciones prácticamente a cualquier hora del día, no se
considerará que exista problema alguno. Sin embargo, con frecuencia se habrán
de solicitar cotizaciones sobre artículos de uso común, como es el caso de la
papelería.
12. Análisis de las ofertas; colocación de pedidos
El análisis de las cotizaciones ofrecidas
por los proveedores y la selección de éstos conducirá a que se coloquen los
pedidos. Puesto que el análisis de las cotizaciones y la selección del
proveedor constituyen cuestiones de criterio, consideramos necesario el sólo
mencionar por ahora que representan pasos lógicos dentro del proceso de
compras. Algunas empresas utilizan una forma como auxiliar en tal análisis de
las ofertas, pero no existe una práctica generalizada. Existen en ocasiones en
las órdenes de compras se colocan sen que se hayan obtenido cotizaciones.
La colocación de una orden generalmente
implica el uso de una orden de compra, salvo que fuera necesario utilizar en su
lugar el contrato de ventas del proveedor, o si se empleara el sistema de
"contrato de compra sin inventario". El dejar de utilizar la forma de
contrato apropiada puede dar como resultado el que se presenten graves
complicaciones legales. Además, pudiera darse el caso de que no existiera una
constancia formal d la transacción de compra. Es por ello que se juzga prudente
que aun cuando la orden sea colocada por teléfono, también exista una orden por escrito para efectos de
confirmación. En ocasiones, cuando surjan condiciones de emergencia podrá ser
conveniente enviar un camión para que recoja las piezas sin tener que pasar a
través de todo el procedimiento de formulación de la requisición y orden de
compra. Pero en ningún caso (salvo en aquellas compras menores que se pagan con
caja chica9 podrán comprarse los materiales sin que exista una forma por
escrito de alguna índole.
Todas las compañías tienen formas de orden
de compra; en la práctica sin embargo, no todas las compras se basarán en las
condiciones estipuladas en las órdenes de compra, sino más bien de estar
gobernadas por el convenio de ventas presentado por el proveedor. La
comparación entre los convenios de ventas y las órdenes de compra podrá
considerarse algo muy interesante. Puesto que toda compañía trata de protegerse
a sí misma lo mejor posible, algunas responsabilidades que la orden de compra
asigna al proveedor son frecuentemente asignadas al comprador dentro del
contrato de venta.
Es natural que una compañía trate de que se aplique su propio contrato de venta
cuando venda sus productos y su propio modelo de orden de compra cuando realice
sus compras.
Algunos funcionarios de compras enfatizan
que ellos solamente efectuarán sus compras si se respetan las condiciones de su
propia orden de compra. Si el proveedor se opusiera con firmeza a alguna de las
condiciones incluidas en la orden de compra y pudiera ofrecer razones
suficientes para ello, se podrá llegar a algún convenio. Sin embargo, dentro de
un mercado donde prevalecen las condiciones de los proveedores, será muy
difícil poder adherirse a esta regla. Cabe también añadir que algunos
proveedores no firmarán los contratos de compraventa, salvo que el comprador acepte
su modelo de orden de venta. Cuando no hubiese una fuente alternativa, como por
ejemplo, cuando una compañía eléctrica posee una patente sobre un artículo que
se considera tan importante que no existe ningún sustituto apropiado, entonces
el funcionario de compras no tendrá otra alternativa más que aceptar las
condiciones del vendedor. Pero generalmente, la decisión respecto a cuál de los
dos documentos haya de dominar dependerá de la fuerza comparativa de ambas partes, de la naturaleza del
artículo que se esté comparando, de lo complejo de la transacción y de la estrategia
utilizada para obtener o colocar la orden.
Suele existir mucha confusión al respecto.
Un agente de compras podrá libremente firmar una orden que le presente el
vendedor (la cual, aun cuando puede comprometer al comprador, no habrá de
comprometer al proveedor hasta en tanto no sea confirmada por las oficinas
centrales), para posteriormente enviar al proveedor una orden de compra,
esperando que sea ésta la que rija. Asimismo, el agente de compras podrá
después de enviar la orden de compra recibir no una confirmación de ésta sino
por el contrario, una orden d venta, la cual habrá de constituir en realidad
una contraoferta, y por ningún motivo una aceptación de las condiciones
incluidas en la orden de compra.
Cuando se trate de pedidos de poco valor,
sin embrago, no habrá mucha necesidad de que haya un contrato legal que
comprometa a las parte, ya que existe muy poca probabilidad de que
posteriormente se presenten problemas de índole legal.
Trabajo enviado por:
Elibeth Cabrera
[email protected]
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