Universidad Abierta

 

 

LA FUNCION DE COMPRAS EN LAS ORGANIZACIONES

 

FEDERICO AGUILAR RODRIGUEZ

 

INDICE

 

I.          INTRODUCCION

 

II.         OBJETIVOS

 

III.         ANTECEDENTES Y GENERALIDADES DE LAS COMPRAS

 

3.1       Concepto y objetivos de la compra

3.2       Antecedentes e importancia económica de las compras

3.3       Características y funciones del departamento de compras

3.4       Relación de las funciones de compras con la organización         

3.5       El control de calidad en las compras

 

IV.        PLANEACION DE LAS COMPRAS

 

4.1       Planeación y programación de compras

4.2       Pronósticos y objetivos del departamento de compras

4.3       Políticas de compras

4.4       Procedimientos de compras

4.5       Programas y presupuesto de compras

4.6               Condiciones de pago

 

V.         ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

 

5.1       Los principios de la organización aplicados al servicio de compras

5.2       Ubicación del área de compras dentro de la estructura de la empresa

5.3       Centralización y descentralización del servicio de compras

5.4       Estructura del área de compras

5.5       Características de los recursos humanos del departamento de compras

5.6       El manual de compras

5.7       Catalogo de formas

5.8       Coordinación y comunicación del departamento de compras con las demás áreas de la empresa

 

VI.        ESTRATEGIAS DE COMPRAS

 

6.1       Aspectos generales

6.2       El lote económico de compra

6.3       Fabricar o comprar

6.4       Tipos de compra

6.5               El acondicionamiento del producto

 

VII.       EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

 

7.1       Requisición

7.2       Análisis de mercados

7.3       Selección y control de proveedores

7.4       Negociación de la compra

7.5       Orden de compra

 

VIII.      EL CONTROL DE LAS COMPRAS

 

8.1       Control de las compras

8.2       Reportes a la gerencia

8.3       Medición de resultados alcanzados por el departamento de compras

 

IX.        COMPRAS DEL SECTOR PUBLICO

 

9.1       Sistemas de compras

9.2       Características de las compras públicas

 

X.         DEPARTAMENTOS QUE REPORTAN O AUXILIAN AL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

 

10.1      Departamento de informática

10.2      Departamento de tráfico

10.3      Departamento de almacén

10.4      Departamento de embarques

 

XI.                 CONCLUSIONES

 

XII.                BIBLIOGRAFIA

 

XIII.              CUESTIONARIO

 

 

 

I.          INTRODUCCION

 

Desde la antigüedad, la humanidad ha tenido que intercambiar cosas con el propósito de satisfacer sus necesidades.

Ya desde entonces se puede decir, que existían las compras como fomento de progreso y riqueza del hombre.

Con el paso de los años, las compras se fueron generalizando hasta llegar a ser un proceso necesario en todos los ámbitos donde el hombre interactua, ya sea dentro de la familia, la comunidad o en las grandes organizaciones.

 

Las compras en las grandes organizaciones, es una función muy importante hoy en día, es por eso que, una organización sin un sistema de compras bien elaborado y un departamento de compras bien organizado y estructurado, no funcionaría correctamente, ya que no tendría los materiales y servicios necesarios, a tiempo y de la mejor calidad y costo posible, para su total funcionamiento.

 

En la actualidad, los mercados no son muy estables, lo que hace más difícil la labor del departamento de compras, pero gracias al avance tecnológico que ha influido mucho en la generación de nuevas y mejores alternativas de abastecimiento, así como en el desarrollo de las comunicaciones, es que dicho departamento puede cumplir con los requerimientos de una manera eficiente.

 

El departamento de compras en cualquier organización, es fuente de apoyo para la elaboración de planes, y sua funciones deben de ser realizadas eficientemente, ya que es en este departamento donde se gasta gran parte del dinero de una organización, por lo tanto, el departamento de compras debe adquirir los materiales y servicios a un precio adecuado, con la calidad necesaria y justo a tiempo para no entorpecer las funciones de la empresa.

 

Los productos resultantes del esfuerzo de todo el equipo de trabajo de una compañía, serán de calidad a consecuencia de los materiales y servicios utilizados para su producción, por lo cual es necesario que el departamento de compras programe las compras eficientemente, empezando por identificar plenamente las necesidades a satisfacer, para luego seleccionar las mejores opciones en el mercado.

 

Las compras se pueden clasificar de muchas formas, las más conocidas son: compras nacionales (locales y foraneas) y la internacionales (importaciones y exportaciones), todo  proceso necesario para la realización de dichas compras debe de ser ejecutado por personal ampliamente capacitado para realizar tal función, es por ello que ele reclutamiento del personal para el área de  compras debe de hacerse con especial cuidado.

 

Todo el presonal que labore en un departamento de compras, deberá ser capaz de mantener una excelente comunicación y coordinación con todos las demás personas que laboren dentro de los diferentes departamentos de la compañía,  especialmente en aquellos cuyo funcionamiento esté intimamente ligado con el de compras, tales departamentos pueden ser: producción, ventas, control de calidad, contabilidad, almacenes e ingeniería. Así como con los agentes de ventas  y representantes de  todos los proveedores que en determinado momento intervengan o tengan potencial para hacerlo, en elabastecimiento de materiales y servicios necesarios en la compañía.

 

El área de compras, en resúmen deberá; planear, organizar, elaborar estrategias y procedimientos para realizar las adquisiciones de materiales y servicios de calidad, a un precio adecuado y en el tiempo óptimo, con el propósito de satisfacer las necesidades de todas las áreas de la organización, ayudando con ello al logro de los objetivos fijados por la dirección. 

 

 

 

OBJETIVOS

 

El objetivo de este trabajo, es mostrar de una manera concreta cómo deben desempeñarse las funciones del área de compras dentro de cualquier organización, sin importartar el tamaño de ésta, así como, mostrar la estructura que debe tener para lograr un funcionamiento acorde con las necesidades de la organización a la que pertenezca, además, mostrar las estrategias y procedimientos que deberán ponerse en práctica luego de conocer las necesidades de todas las áreas de la organización con el propósito de lograr excelentes negociaciones en beneficio de la organización misma.

También se explicarán las características que deben tener las personas que integren un departamento de compras, así como sus funciones especificas y el grado de integración que deben lograr con los demás departamentos de la empresa, para lograr un buen desempeño de las funciones encomendadas al área de compras.

 

Todo lo anterior con el propósito de ilustrar la manera en que influyen las compras en el éxito de las organizaciones.

 

 

III.         ANTECEDENTES Y GENERALIDADES DE LAS COMPRAS

 

3.1       Concepto y objetivos de la compra

 

Definiremos una compra como: la adquisición de bienes y servicios de calidad, en el tiempo y precio adecuados. Procurando siempre comprar al proveedor más confiable.

En la empresa moderna las compras se deben realizar por un departamento que cuente con personal especializado y, además, debe de formar parte de la organización de la compañía.

El departamento de compras, tiene objetivos muy claros en cualquier empresa tales como: Mantener el abastecimiento y evitar paros innecesarios, con el mínimo de inversión, evitar duplicidades, mantener la calidad adecuada en los materiales de acuerdo a su destino, buscar materiales al  mejor precio y que cumplan con los requisitos necesarios, logrando con lo anterior mantener siempre la posición competitiva de la empresa.

 

3.2       Antecedentes e importancia económica de las compras

 

Las compras han sido muy importantes desde la antigüedad, fomentándose con ello el progreso y la riqueza del hombre ya sea individualmente o en grupo. De tal forma, debemos entender que las grandes organizaciones requieren de materiales y servicios para su funcionamiento y que estos deben de ser de calidad adecuada de acuerdo al proceso al que serán sometidos y al equipo que será utilizado.

 

Cabe mencionar que el departamento de compras es una fuente de aportación  a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de materiales y servicios adquiridos, ya que adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, ayudara a abatir los costos de producción y, por consiguiente, ello se reflejará en utilidades para la empresa.

Si no se cumpliera con alguno de los requisitos solicitados a los proveedores, esto le causaría serios problemas a la empresa debido a que incurriría en una producción de mala calidad o tendría retrasos significativos y costosos, los cuales serían causa de incumplimiento en tiempos de entrega y, a la vez, traería serios problemas con los clientes de la empresa.

 

Es por eso que para garantizar una posición favorable y estable con la cual la empresa pueda hacer frente a la competencia, es necesario la adquisición de materiales al precio más bajo sin sacrificar la calidad y el servicio requeridos.

Es de suma importancia adquirir los materiales y servicios necesarios para la fabricación de un producto, a un costo proporcional a como los está adquiriendo la competencia, ya que una operación eficiente en cualquier empresa depende de; hacer buenas compras que garanticen su producción, con el propósito de poder tener buenas ventas y, por consiguiente, una buena recuperación de las inversiones.

 

Es importante también que el departamento de compras aconseje a la empresa sobre: nuevos materiales en el mercado, variaciones en las tendencias que puedan ser benéficas o perjudiciales para la empresa.

 

3.3       Características y funciones del departamento de compras

 

El departamento de compras es fuente de gran apoyo para la elaboración de planes dentro de la organización, ya sea el lanzamiento de un nuevo producto, la producción mensual o la implantación de normas. Esto debido a su estrecha relación con el mercado, normas de fabricación y con los comerciantes de las grandes industrias. En la época moderna los empresarios no pueden darse el lujo de descuidar su departamento de compras, ya que, “ El bienestar de una compañía depende de la rotación de sus inventarios y de la mejor forma de utilización de su capital”. 1

 

Los gastos que se deriven de la creación de un puesto de comprador siempre serán rentables, sobretodo cuando el dueño o director de una empresa no tiene tiempo suficiente para atender dicha función. Pero, es importante que las funciones de compras y  pago de facturas no sean realizadas por la misma persona para evitar situaciones problemáticas.

 

En la época moderna, es necesario comprender claramente los objetivos  y principios básicos de lo que llamamos la función de compras.

Actualmente las organizaciones públicas o privadas, ya sean industriales, comerciales o de servicio, desembolsan grandes cantidades de dinero en la compra de materiales y servicios, y el éxito que éstas obtienen es logrado en gran parte gracias a su departamento de compras, el cual se encarga de seleccionar los mejores proveedores y establecer con ellos una estrecha relación, además de preparar y adecuar las especificaciones de los materiales,  solicitarlos a tiempo, elaborar contratos u órdenes de compra para evitar posibles problemas jurídicos, así como también;  verificar el recibo de los materiales, solucionar  diferencias con los proveedores, vigilar que se efectúen los pagos de las facturas, y estar al pendiente de cualquier detalle por mínimo que parezca, dándole solución inmediata y evitar con ello posibles retrasos o errores en la producción, que pongan en riesgo la estabilidad de la empresa.

 

Dentro de las funciones del departamento de compras está, el mantener informado al solicitante de los materiales (cliente interno), respecto al curso del proceso de adquisición del material o servicio solicitado, con la finalidad de poder tomar las acciones necesarias en caso de algún retraso o desvío.  En caso de existir éste, compras podrá comprar algún contratipo del material, sin necesidad de avisar al solicitante.

 

La función de compras es muy importante y para ello es necesario que todos los requerimientos contengan la descripción exacta del material o servicio que se requiere.

 

La función del departamento de compras no se limita a compras nacionales, también, su personal debe tener conocimientos acerca de compras internacionales, ya sea de importación o de exportación. Al realizar este tipo de funciones, el departamento de compras se enfrenta a varios problemas potenciales que pueden ser:

 

1. De aspecto legal

2. Estándares de calidad

3. Tiempos de entrega e inventarios

4. De comunicación.     

 

También se deberá tener especial cuidado en la negociación de las condiciones de pago, ya que por ser proveedores muy lejanos, se deberán tomar en cuenta el pago de fletes, tanto extranjeros como nacionales, impuestos y gastos aduanales, etc.

 

Las funciones del departamento de compras según Joaquín Rodríguez Valencia son las siguientes:

 

1. Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias

primas, suministros y servicios a la empresa.

2. Entrevistar a los proveedores o sus representantes.

3. Cotizar los precios, calidad y transporte.

4. Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios en caso de rechazo y ajustes.

5. Vender los deshechos, sobrantes y artículos de desuso.

6. Recepción, guarda y almacenaje.

7. Efectuar la clasificación de los recursos materiales.

8. Realizar el control de existencias. 2

 

Lo anterior quizás pueda llevarse a cabo en las pequeñas empresas, pero en las medianas y grandes, como ya dijimos antes, es necesario la creación de un departamento de compras con personal capacitado y especializado en funciones especificas, siempre con el propósito de lograr los mejores resultados en cuanto a la adquisición de materiales y servicios requeridos a un precio óptimo, de la calidad necesaria y en el tiempo acorde con las necesidades de la empresa, para finalmente contribuir a la obtención de utilidades, que es la finalidad para la cual la mayoría de las empresas han sido creadas.

 

3.4       La relación de las funciones de compras con la organización

 

En la época moderna, debe existir una clara comprensión de los objetivos y principios básicos de la función de compras, por parte de todas las áreas que integran la organización, esto debido a que, los esfuerzos coordinados dentro de la organización son la mejor manera de lograr los objetivos planeados.

La función de compras es abastecer de materiales y servicios a toda la organización y para ello debe trabajar en conjunto con todas las áreas.

 

Las áreas con las que compras debe tener una estrecha relación son:

 

Dirección:

La relación que debe  existir con la Dirección general es mediante reportes de las actividades realizadas por el departamento de compras en lo referente a la totalidad de sus funciones en un determinado período de tiempo, además de hacer mención especial a las compras de mayor volumen, que por lo mismo representan un desembolso importante para la organización.

Estos reportes deben contener información estadística de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos, lo cual permitirá evaluar de una mejor manera y tomar decisiones adecuadas para el desarrollo global de la organización.

 

Producción:

En esta área recae la función de compromiso de procesar los insumos y convertirlos en productos de calidad.

La relación entre los departamentos de compras y producción es; que compras procure los materiales necesarios para la producción a satisfacción de los requerimientos establecidos para tal efecto.

Ambos departamentos comparten una obligación igual con respecto a la administración; ambos son responsables de mantener los costos en un nivel óptimo. Producción producirá a costos bajos siempre y cuando la actuación de compras se enfoque a la obtención del máximo valor por unidad monetaria gastada.

 

Es responsabilidad de producción avisar a compras con oportunidad de las necesidades de materiales, para tener entregas de los mismos, con calidad, tiempo y cantidades suficientes de acuerdo a los planes de producción, evitando con ello paros innecesarios en producción y perdidas cuantiosas a la organización.

 

Ventas:

La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital, esto debido a que la función de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organización; El éxito de dicho esfuerzo depende de la calidad, precio, cantidad y confiabilidad de entrega del producto vendido, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia del departamento de compras para abastecer de materiales de calidad a la planta productiva, entre otras cosas.

 

Programación y planeación:

Aunque muchas veces no están identificadas en forma separada dentro de la organización; sin embargo, es necesario programar y planear las actividades y los objetivos a largo plazo. Cuando en una organización estas funciones se desarrollan, la relación de compras con este departamento es la siguiente:

 

1. Cumplir los programas de abastecimiento o dar razones suficientes para que se realice un cambio en el programa.

2. Seguir de cerca el desarrollo del mercado y avisar oportunamente de los posibles cambios que puedan influir en los programas y planes.

3. Desarrollar información basándose en presupuestos de los abastecimientos de materiales, mercados, y programar las entregas.

 

Almacenes:

Es responsabilidad de la función de almacenamiento; con ayuda de un efectivo sistema de procesamiento de datos para control de inventarios, solicitar los materiales especificando correctamente la cantidad necesaria, los requisitos y el programa de entregas; con el propósito de que el departamento compras haga  su labor con efectividad, buscando siempre abatir costos.

En ocasiones el hecho de que los almacenes intenten tener un funcionamiento mecanizado y un control sistematizado, pueden ser un factor de  choque en cuanto a la flexibilidad y efectividad de las compras.

 

Ingeniería:

La relación entre el departamento de compras y el de ingeniería, es de servicio mutuo. El departamento de compras sirve a ingeniería procurando los materiales, refacciones y equipos solicitados, obteniendo cotizaciones y asistencia técnica de los proveedores, así como en la preparación y evaluación de alternativas e investigación de mercado en búsqueda de nuevos materiales y equipos.

Ingeniería da a compras su asistencia invaluable, en cuanto a asesoría de parte de los ingenieros expertos, en relación con las especificaciones necesarias para la comprensión de los requerimientos de  materiales y equipos, que por la función que realicen sean de carácter especial.

 

Contabilidad:

La relación de compras con contabilidad debe ser muy estrecha, podría decirse que ambos departamentos son como socios que deben cuidarse entre sí, ya que parte de la función de compras es gastar el dinero de la organización con la finalidad de mantener los materiales y abastecimientos necesarios para el perfecto funcionamiento de la organización, y la de contabilidad es ejecutar los pagos de dichos gastos, siempre y cuando los comprobantes de los proveedores sean correctos, de acuerdo con las políticas de la organización y las leyes de hacienda vigentes. Contabilidad debe ver que siempre existan fondos disponibles y en la cantidad necesaria para que la función de compras no se vea obstruida  y esto pueda ocasionar problemas mayores en las demás áreas que requieren de los servicios de compras.

 

Entre compras y contabilidad, se establecen los plazos de crédito que podrán ser negociados con los proveedores, se elaboran presupuestos y pronósticos basándose en las fluctuaciones de las monedas que se manejen en las compras, así como los índices de inflación proyectados por el gobierno para determinado período de tiempo, y muchos otros factores que pudiesen influir en el futuro de cualquier organización.

 

Relaciones públicas:

La función de compras con el departamento de relaciones públicas debe de ser de una alianza común, debido a que el personal que labora en le departamento de compras mantiene un amplio contacto con todos sus proveedores y es de una influencia importante en las relaciones públicas, para la organización.

 

3.5       El control de calidad en las compras

 

Los tres principales factores en la decisión de una compra son:

 

1. La calidad 

2. La funcionalidad

3. El precio

 

1. La calidad, no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto.

2. El precio, es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica que ya no es una guía confiable para un comprador.

 

En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar solamente su elección en el precio, más bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que más bien está moviéndose por la calidad,  se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño para lograr la calidad que el cliente esta solicitando.  

 

El área de compras tiene la obligación de comprar justo los materiales que ayuden a abatir los costos de producción para que ésta resulte de la calidad apropiada a las necesidades de los clientes de la empresa.

 

En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos,  el costo de producción se incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente disminuye, ya que es él quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto.

 

3. Funcionalidad, como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales  y determinar que función van a desarrollar en beneficio del producto final.

Escribir sobre las especificaciones  alrededor de un diseño o describir solamente sus características no es la aproximación adecuada, lo importante es definir qué función van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta función debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio.

 

Control de calidad en compras:

Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto directo en la calidad del producto y para lograr lo anterior, deben tenerse siempre presentes dos aspectos que son importantes para lograrlo:

 

1. La calidad de los materiales y de los componentes

2. La calidad del cliente como un todo

 

Los siguientes puntos son muy importantes para asegurar la calidad:

 

1.  El área de compras necesita saber justo lo que se requiere.

2. La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la descripción exacta de lo que se necesita.

3. El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador.

4.  Se deben aplicar medidas de inspección y prueba a todos los materiales

con el fin de comprobar que cumple con todos los requisitos

5. Los materiales y servicios que se reciban de parte del proveedor deben estar totalmente de acuerdo con las definiciones de calidad o con los requisitos establecidos en la orden de compra o contrato, de otra manera el comprador puede rechazarlos.

6. Las especificaciones deben permitir al proveedor tener una idea clara de la calidad que se le está solicitando en el producto comprado.  

 

La calidad tiene un significado especial  en cualquier área de compras de todas las organizaciones,  no puede ser nada más caracterizada como alta o pobre, la calidad debe de ser total ya que debe reflejarse tanto en el producto o servicio comprados, así como en los componentes inherentes a los mismos tales como: confiabilidad,  durabilidad, empaque, nivel de servicio, materiales utilizados en su fabricación, mano de obra en caso de los servicios, etc.

 

El área de compras debe preocuparse por todos estos componentes y en especial por los que pueden ser medidos y definidos exactamente, ya que son los que deben ser solicitados al proveedor por parte del comprador y de esta manera el proveedor sabrá justo lo que tiene que entregar.

Esta definición de calidad en mayor o menor detalle debe aplicarse al describir cada articulo o servicio y debe ser transmitida al proveedor, correctamente descrita sobre la orden de compra o contrato..  

 

 

Tipos de descripciones de calidad:

Para el propósito de las áreas de compra la calidad de un material puede ser definida en diferentes maneras, de acuerdo a los grados de variación de los diferentes tipos de ordenes de compra, la calidad puede ser descrita por:

 

1. Las características químicas o físicas

2. El grado del mercado

3. Marca

4. Especificaciones de desempeño

5. De acuerdo a una muestra

6. Estándares comerciales

7. Dibujos o diseños formales de construcción interna 

 

1. Especificaciones de acuerdo a características químicas o físicas.

Cada dimensión de calidad esta basado en un estándar mensurable que tiene que ser el mismo para el comprador y el proveedor. Un análisis químico puede ser un análisis de medición, otro lo constituyen las pruebas físicas que podamos aplicar a un producto  para determinar sus propiedades tales como: Ductilidad, elasticidad, resistencia, abrasión, etc., teniendo siempre en cuenta el nivel de tolerancia de cada una de estas características.

 

2. El grado del mercado.

El grado del mercado se aplica a los artículos de consumo que están regulados por el gobierno o agencias privadas. 

Este tipo de regulaciones es controlado  por diferentes instituciones que sirven de inspectores para saber si el producto cumple con las especificaciones y los estándares que son permitidos.

 

3. Marca.

La forma más simple de definir un nivel de calidad  alrededor de un producto es identificarlo por la marca del fabricante. Para los compradores  este método tiene bastantes ventajas  ya que simplifica la labor de búsqueda de materiales en el mercado al existir distribuidores exclusivos  y consecuentemente la disponibilidad  del producto en el mercado se puede verificar rápidamente.

Solicitar materiales por una marca certificada específica, elimina inspecciones al recibirlos y, además, éstos deben tener cierta garantía que ampare al comprador en caso de existir algún defecto de fabricación.

 

Se puede asumir que al recibir un producto de una marca certificada, cumple con todas y cada una de las  especificaciones de calidad que se requieren y que, además, el proveedor debe cuidar para conservar la imagen de su producto en el mercado.

La desventaja de esta metodología es que si no se ha hecho una selección apropiada de la marca que realmente satisfaga los requisitos del usuario dentro de la organización, se corre el riesgo de limitar las compra a un solo proveedor y eliminar el factor competitividad, con lo cual se descarta cualquier posibilidad de oferta de alguna marca diferente y quizás mejor que la que se esté comprando.

 

4. Especificaciones del desempeño.

Una de las mejores formas para determinar la calidad, sobretodo en el caso de maquinaria y equipo, es  midiendo el desempeño de estos.

Medir el desempeño o las especificaciones del producto esta volviéndose un método cada vez más utilizado para definir la calidad ya que ha traído buenos resultados.

  

 

5. Ordenar una compra basándose en un ejemplo.

Esta forma de solicitar o comprar algo es invitar al  proveedor a que iguale justo las características de una muestra proporcionada por el cliente, siento esta una de las formas más simples de decirle a un proveedor los requisitos del material solicitado. Aunque pareciera ser la forma más fácil, realmente es una de las más problemáticas ya que requiere de mucho tiempo por parte del comprador y del mismo proveedor, esto debido a que éste último deberá hacer el contratipo de la muestra y será sólo cuando el usuario lo apruebe, que se procederá a elaborar la orden de compra.

 

6. Estándares comerciales o de la industria

Los parámetros de calidad establecidos por la industria y grupos que comercializan algunos materiales por ejemplo: metales y componentes electrónicos, son muy altos. Lo anterior ha beneficiado en parte a las organizaciones, debido a que se han creado más fuentes de abasto de dichos materiales, y los precios se han estandarizado siendo más fácil adquirirlos, porque no hay necesidad de buscar el mejor precio, debido a que todos los distribuidores deben ofertar los productos al mismo precio.

 

Un ejemplo veraz es el de la industria automotriz, donde algunas compañías  han obligado a sus distribuidores a estandarizar sus precios en el ámbito nacional.

 

Con estas medidas aplicadas, se tiene un incremento en la disponibilidad de los productos ya que todo proveedor de los productos estandarizados tiene que cumplir con estas especificaciones y esto ayuda a la reducción de inventarios, lo que representa un ahorro para la organización.

 

 

7. Dibujos o diseños de ingeniería formales.

Se da el caso de  algunos materiales, sobretodo maquinaria de características especiales que requieren de la elaboración de un diseño basado en ingeniería, debido a que no existen en el mercado común y tampoco se puede aplicar ninguno de los métodos de descripción mencionados. En estos casos el diseño hecho ha base de ingeniería son los que determinan las especificaciones.  

 

 

Una visión proactiva de calidad:

La inspección de los materiales al momento de recibirlos es una manera de trabajar en conjunto con los proveedores, de tal forma que esta inspección también los beneficie haciéndoles recapacitar con relación a los defectos o fallas que puedan tener sus productos o servicios, Más que utilizar la inspección y regresar el producto que no satisfaga los requerimientos, de lo que se trata es que los compradores trabajen muy de cerca con los proveedores en tratar de implementar técnicas que los lleven a tener cero defectos en sus materiales y servicios. La clave para todo esto es desarrollar claras y realistas especificaciones, y trabajar con los proveedores  de una manera cooperativa y coordinada para asegurar que ellos logren el nivel de calidad y servicio que la organización necesita.

 

Manejo de programas de calidad:

Los problemas de calidad de los materiales o servicios adquiridos, se dan muy frecuentemente cuando no están bien establecidos los requisitos en las ordenes de compra o bien cuando no se ha seleccionado al proveedor de una manera adecuada. Pero, ¿de quién es la responsabilidad técnica de aceptar o rechazar  un material  o servicio por no cumplir con los requisitos?,  Es importante tener en mente que hay diferentes niveles de responsabilidad, la del departamento de compras es comprar materiales de la calidad adecuada y la obligación del vendedor es de entregar estos productos de acuerdo a la orden establecida.

 

La responsabilidad de quién ejecute la inspección es probar y confirmar que las acciones de compras hayan sido las adecuadas y que el proveedor cumplió o no con los requisitos.

El vendedor evidentemente argumentará que estos requisitos fueron alcanzados durante su proceso de producción y embalaje y entrega.

Es prudente por parte de la oficina de compras  tener una consulta técnica y utilizar a los departamentos internos encargados de la calidad,  para probar si esta calidad se logro o no.

 

Cuando un los materiales adquiridos no cumplen con los requisitos al ser recibidos, se pueden rechazar y devolver al proveedor, para lo cual existen tres tipos de devolución:

 

1. Regresar el pedido totalmente.

2. Regresar el pedido para ser reemplazado.

3. regresarlo para ser ajustado técnicamente.

 

IV.        PLANEACION DE LAS COMPRAS

 

4.1       Planeación y programación de compras

 

En cada empresa u organización existen amplias variaciones, por lo tanto, no resulta factible establecer un solo conjunto de acciones para poder planear o programar, sin embargo, existen pasos que se siguen en toda institución, estos son, en resumen la identificación de necesidades, y la selección de las mejores opciones.

La planeación sistemática requiere de una recopilación  de datos, la determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generales como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas establecidas.

Respecto a las compras y abastecimientos la planeación representa una parte de la responsabilidad del gerente de compras.

 Iremos por pasos para comprender de la mejor forma estas dos básicas, e importantes acciones y actividades, que así mismo van de la mano:  

 

Planeación:

De una forma concreta y sencilla, podemos definirla como:   El proceso de selección de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en una empresa, u organización.

 

Ha existido mucho interés en la planeación en el ámbito corporativo mismo que podría describirse como un intento sistemático para planear el futuro de una organización, con el propósito de prever las pros y contras que el futuro tiene reservado,  además de trazar estrategias para asegurarse que la empresa está debidamente protegida independientemente de lo que pudiera suceder.

 

 Otros términos, que en la práctica parece ser que tienen implicaciones similares son, la planeación a largo plazo; la planeación a intervalos largos y la planeación estratégica.

Dicha planeación, la necesitan mas las grandes organizaciones dentro de medios ambientes cambiantes. Si se pensara que el futuro, este parecería ser muy similar al presente, de todas maneras sería muy útil la planeación de dicho futuro, pero evidentemente, se le dedicaría menos atención en contraste a la planeación que se hace cuando las condiciones están sujetas a cambios bruscos.  

 

La planeación estratégica a largo plazo deberá tomar en consideración tanto el insumo de materiales, así como los productos terminados y en ocasiones se deberá incluso dar preferencia a los primeros. Será necesario que la función de compras recopile mayor información y se proyecte hacia el futuro, dedicando generalmente un esfuerzo a la planeación. De ser necesario contribuir en tal función y en efecto deberá hacer sus propios planes para asegurar el abastecimiento  a largo plazo más que emplear su propio tiempo en solucionar problemas que posiblemente  podrían haberse evitado con una buena planeación.

 

Una estrategia de compras a largo plazo la constituyen los pedidos abiertos, aunque algunos están en contra de ellos, la verdad es que son muy útiles, pareciera que este tipo de pedidos sometiera al comprador en una rutina, pero en realidad los pedidos abiertos liberan al comprador del flujo de papeleo que implica generar varios pedidos en lugar de uno solo anual, se obtienen descuentos por compras en volumen, etc.

El tiempo que se ahorre el comprador al tener pedidos abiertos, podrá ocuparlo en aspectos propios de la función de compras y que puedan redituar ahorros en gastos para la empresa.

 

Dentro de la planeación se comprende: Elaborar pronósticos, establecer objetivos, programar, implementar políticas, elaborar procedimientos, y presupuestar gastos, ya sea para un área en específico o para la organización en general.

 

4.2               Pronósticos y objetivos del departamento de compras

 

Los pronósticos:

Son estrategias basadas en las opciones ofrecidas por las diversas alternativas que existen en el mercado, son una visualización del futuro de manera constante para poder tomar ventaja a las oportunidades y descartar a tiempo los posibles riesgos.

Es necesario pronosticar el volumen de compras requerido por la empresa para determinado período de tiempo, antes de iniciar con las compras de los materiales.

 

Establecer objetivos:

Los objetivos dentro de la planeación, se establecen con la finalidad de obtener los materiales e insumos necesarios para la producción, en tiempo, calidad, cantidad y condiciones de pago óptimos. Con ello se apoya al cumplimiento de los objetivos generales de la organización.

El precio es un elemento al que se le debe poner especial atención al negociar una compra, cualquier ahorro que se obtenga repercutirá en beneficio de la empresa.

El precio de compra está integrado de varios factores: costo de materiales, mano de obra, gastos indirectos, gastos de operación, volumen de compra transporte, etc.

Se debe llevar un excelente control de todos los factores posibles, que puedan afectar el precio ya que en esta época los niveles inflacionarios varían frecuentemente y afectan la estructuración de los precios.

 

 La calidad es una meta a conseguir en cualquier compra, el precio es también una meta importante, pero no se debe sacrificar la calidad de los materiales por conseguir un precio más bajo.

 

Es importante cuidar la calidad de empaque y envase de los materiales que se estén comprando.

 

Las mejores condiciones de pago se deben negociar siempre de acuerdo con las políticas generales de la organización.

 

Los volúmenes de materiales requeridos deben ser comprados de acuerdo a los programas, para evitar faltantes o sobrantes que puedan ser motivo de paros de producción o perdidas por obsolescencia.

 

El control de inventarios también debe considerare dentro de los objetivos de la planeación, un buen control de inventarios será motivo de ahorros para la organización.

 

El método más usual en el control de inventarios es el de Máximos y Mínimos, el cual se adapta a los materiales de tipo estándar que sus precios no varían frecuentemente y que, además, se usas en cantidades considerables.

El mínimo debe ser mantenido en su nivel más bajo, pero con la seguridad de que será suficiente de acuerdo a las necesidades de la empresa.

La orden de compra debe de hacerse por una cantidad óptima, que no represente riesgos de gastos innecesarios o perdidas por obsolescencia de materiales, deberá colocarse cuando el nivel de inventario se encuentre en el punto de reorden, el cual se establece sobre el nivel mínimo, con un margen de material suficiente para ser utilizado entre la colocación de la orden y la recepción del pedido.

Al momento de recibir el material, se estará alcanzando el nivel máximo de inventario, lo cual resulta de la sumar la cantidad recibida al punto mínimo.

 

4.3       Políticas de compras

 

Las políticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y estas deben estar acordes con las políticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las políticas de compras son:

 

1. Deben estar claramente expuestas.

2. Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica.

3. Indicar los factores limitativos y determinantes.

4. Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas.

5. Niveles que deben abarcar. 3

 

El departamento de compras debe contar con políticas de: Fuentes de abastecimiento, especificaciones, precios, calidad, investigación y desarrollo, ética, ventas de material de desperdicio.

 

Es responsabilidad del gerente de compras de atender las variaciones que pudieran afectar las políticas y hacer los cambios necesarios tomando en cuenta la opinión del personal de compras involucrado con dichas políticas

 

Ejemplos de políticas  propias de un departamento de compras:

 

1.  Se deben centraliza en el departamento de compras todas las cotizaciones de los proveedores, así como la selección de las mismas salvo el caso de determinados operaciones especiales en las que se aceptará una opinión autorizada.

2. Toda comunicación que exista entre proveedores y jefaturas de otros departamentos deberá manifestarse al jefe de compras para tomar conjuntamente la decisión final.

3. Toda correspondencia con los proveedores deberá ser canalizada a través del departamento de compras, incluyendo todas las reclamaciones y ajustes con los mismos así como las compañías transportadoras y compañías de seguros.

4. En los casos específicos de maquinaria, equipo e instalaciones de fábrica, ña selección será echa en conjunto con el gerente de producción, aclarando cualquier diferencia de opiniones con el gerente de la empresa.

5. Se establecerá hasta donde sea posible, la estandarización en las compras.

6. Se deberá contar con la coordinación necesaria con los otros departamentos a fin de contar con información suficiente sobre las características y normas de calidad requeridas.

7. No se otorgará en ninguna operación anticipos a proveedores, salvo casos especiales en que se cuente con autorización de la gerencia de la empresa.

8. En las operaciones de extrema urgencia en que haya existido necesidad de que el jefe de otro departamento colocara un pedido, éste es responsable de comunicarlo inmediatamente por escrito al jefe del departamento de compras, acompañando a esta comunicación el comprobante correspondiente, a efecto de seguir el trámite formal y uniforme establecido.

9. La fijación de los máximos y mínimos de existencias deberán establecerse en común acuerdo por el gerente de la empresa, el jefe del departamento de compras y el jefe de producción con base a los programas de fábrica, características de conservación y capacidad de almacén.

10. los proveedores a los que se recurra deberán ser aquellos que reúnan las siguientes características:

 

a) Buena posición financiera

b) Optima calidad

c) Costos convenientes

d) Cumplimiento de contratos

e) Considerable ética 4

 

4.4       Procedimientos de compras

 

Las funciones del control de materiales se agrupan en unidades organizadas, y así como estas, también los procedimientos deben ser ordenados sistemáticamente.

En el caso de las compras, existe un orden en que deben ejecutarse los pasos necesarios para efectuar una compra. Es claro que no es una regla común para todas las empresas ya que cada empresa tiene sus propios procedimientos, pero podemos hacer una lista ordenada de los pasos que pueden ser generales para tal función:

 

1. Requisición de un material al departamento compras.

2. Elaboración, registro y seguimiento de la orden compra.

3. Recepción, inspección, supervisión y almacenamiento del material.

4. Control de documentos de la recepción del material.

5. Revisión de documentos y ejecución del pago correspondiente.

 

Este es sólo un procedimiento que se puede aplicar a actividades elementales y solo muestra la secuencia de los pasos que se deben realizar. Un procedimiento formal, para ser aplicado en una empresa necesita de cumplir ciertos requisitos tales como:

 

1. Las actividades a realizar deberán ser explicadas a detalle.

2. Se deberá mencionar el departamento que realizará la actividad.

3. Cumplirá con una secuencia lógica requerida

4. Será escrito en un lenguaje común.

5. Deberá incluir, las formas y documentos requeridos (como anexo)

 

Los procedimientos garantizan ciertas ventajas tales como: Delimitación de responsabilidades y autoridades, deberes y funciones, las instrucciones están escritas,  describen el departamento completamente, clasifican al personal involucrado, son de gran ayuda en la preparación de presupuestos y fijación de costos, son base para determinar sueldos y en los cambios de organización se constituyen como la base.

 

4.5       Programas y presupuesto de compras

 

Programas de compras:

Un programa de compras es un instrumento administrativo  donde se establecen los pasos a seguir para la compra de materiales racionalmente, en el se establecen fechas precisas de iniciación del proceso y tiempos en que deberá desarrollarse y finalizar.

Las etapas contenidas en un programa de compras deben de ser acordes con las necesidades, y  los pasos y fechas serán regidos por las dificultades del mercado y del tiempo disponible.

Las compras programadas tienen un lugar definido dentro de los procedimientos de compras, y el uso apropiado de este tipo de compras tiene varias ventajas, tales como:

 

1. Reducción del papeleo al eliminar el uso repetitivo de requisiciones de compra.

2. Se logran mejores precios al comprar por volumen y largo plazo.

3. Se facilita el control  de los materiales comprados.

4. Permite el análisis respecto al proveedor principal o único, con el propósito de buscar fuentes alternas de surtimiento.

 

Existen tres situaciones de abastecimiento en la que es factible optar por las compras programadas:

 

1. Cuando la habilidad  para escoger una o más fuentes de abastecimiento, está restringida, como en el caso de un producto con un diseño único y que solo lo fabrica o distribuye un solo proveedor.

2. Cuando la aprobación de ingeniería cubre a un solo proveedor.

3. Cuando se compran materiales de la misma marca a diferentes distribuidores, y la diferencia en precios es mínima, en tal caso se podrá negociar con un solo proveedor un mejor precio.

 

Una cuidadosa programación de entregas, evita el exceso o la falta de existencias en los almacenes. Esta se obtiene mediante la intima cooperación de los departamentos  de proyectos,  programación de producción, control de materiales y todos aquellos donde se formulen requisiciones.

 

Con lo anterior, podemos decir que el departamento de compras puede ser medido  en función de cómo programe las compras, y esto podría ser tomando como referencia los siguientes puntos:

 

1. La frecuencia con que escasean los materiales por una mala programación.

2. Hasta que grado, se reducen los inventarios al tener proveedores confiables para llevar a cabo los programas establecidos.

 

En síntesis, la programación de compras sirve para: Evitar demoras, optimizar gastos, controlar la calidad y controlar inventarios.

La programación se realiza de acuerdo a un plan especifico; que va desde la obtención de información, identificación de las necesidades, selección de los proveedores, hasta la puesta en marcha del programa final.

Lo anterior nos indica que la programación y la planeación siempre se dan en conjunto y, además, debemos aclarar que éstas se dan en los diferentes niveles de una organización, los cuales son: nivel corporativo, nivel empresa y nivel departamento.

 

Suponiendo que una organización realizara un análisis de materiales, con la finalidad de mejorar todo lo concerniente a compras y los resultados relativos al control de inventarios mediante una investigación  sistemática.

El primer paso sería establecer las metas; ya sea bajar el nivel de inventarios, abatir los costos de compras en general  o solo reducir los costos en de en las compras de materiales que representan un elevado valor monetario para la organización.

El segundo paso será, crear un equipo de trabajo, formado por los integrantes de los departamentos directamente involucrados en el proceso de la compra.

El tercer paso sería seleccionar cuales materiales se someterán al análisis.

 

El análisis más utilizado en estos casos es el de pareto, o mejor conocido como ABC.

Este análisis es generalmente utilizado como base de políticas de inventarios como por ejemplo:

 

Los artículos C serán aquellos que solo se piden una vez al año y  representan una importancia relevante en cuanto al funcionamiento de la empresa, generalmente son refacciones difíciles de conseguir o que son partes de fabricación especial para cierta maquinaria en específico, los de tipo B serán los que solicitan más o menos 4 veces al año, y finalmente los tipo A que son todos aquellos materiales cuyo consumo es muy frecuente y se solicitan cada mes o cada 15 días, según las necesidades de la organización.

 

Como podemos observar, esta política implica extremar la vigilancia sobre los artículos de tipo A, mantener un nivel óptimo de control sobre los materiales tipo B, y no así sobre los de tipo C, que pueden conseguirse fácilmente.

 

El período de programación tiene límite, la planeación no lo tiene pues es una actividad continua que solo varía de acuerdo con los cambios en la producción o en el mercado de los materiales o insumos.

 

Presupuestos de compras:

Un presupuesto, es un plan formulado para un determinado período de tiempo que transcurrirá en un futuro, especificado en términos numéricos.

 

Los presupuestos son parte de la planeación y generalmente se refieren a los gastos que serán realizados en el futuro, estos deben ser elaborados basándose en las necesidades de inversión y a los ingresos planeados para un período de tiempo determinado, y finalmente son los presupuestos una base de medición de la actuación financiera de la empresa o de un área determinada, lo cual permitirá detectar alguna desviación en cuanto a lo planeado y se podrán aplicar medidas de corrección.

 

Para el área de compras, los presupuestos se dividen en dos tipos:

 

1. Presupuesto de operación del área de compras.

2. Presupuesto de compras de materiales.

 

El primero se refiere a la estimación de los gastos que serán necesarios de efectuar, para lograr que la operación del área de compras se desarrolle de manera normal  y comprende conceptos tales como: Sueldos, gastos de viaje, cursos de capacitación, gastos de representación, etc.

 

El segundo incluye: La compra de materia prima y lo niveles de inventario que se deseen tener, así como las necesidades de producción en cuanto a: Maquinaria y materiales de ensamble, que serán utilizados para la elaboración o fabricación de un producto final en especial.

Este es el presupuesto que más preocupa e interesa a las organizaciones, ya que su elaboración así como la elaboración de los demás presupuestos de las distintas áreas de la organización depende del presupuesto de ventas, debido a que las ventas son la fuente de ingreso de la organización y marcan la pauta para definir los gastos futuros.

 

En este proceso el departamento de compras juega un papel muy importante, ya que será éste, responsable de gastar un gran porcentaje del presupuesto general de la organización. Esto significa que el personal que integre el departamento de compras de una organización, deberá tener grandes conocimientos en cuanto a: Mercados, fuentes de abastecimiento, calidad de los productos, niveles de precios, etc.

 

En cuanto al presupuesto de ventas, debemos decir que, es muy importante que se elabore con gran exactitud, apegándose siempre a los pronósticos de ventas, ya que ello ayudará a la labor del departamento de compras en cuanto a la colocación de grandes pedidos, que ayuden a obtener mejores precios.

 

El presupuesto de producción está situado en nivel de importancia, abajo del de ventas, dependiendo directamente de él, porque será en relación con los pronósticos de ventas que se elaborará el calendario de producción.

 

4.6       Condiciones de pago

 

Las condiciones de pago son de verdad importantes para la organización, en especial para el área de finanzas que es el departamento responsable de mantener a la organización en condiciones financieras sanas. El  flujo de efectivo que se maneja en la organización, debe equilibrarse de acuerdo al tiempo promedio de recuperación de efectivo por concepto de la cobranza de las ventas realizadas y el promedio en días de créditos obtenidos por la organización, principalmente por las condiciones de pago pactadas en cada una de las compras, mismas que deben de ser a un crédito mayor o por lo menos igual al promedio de tiempo de recuperación de efectivo por concepto de las ventas.

 

Ejemplo: Si una empresa vende sus productos a un crédito promedio de 30 días, deberá  realizar sus compras a un crédito superior a los 30 días, o por lo menos igual para así mantener el equilibrio necesario para no descapitalizarse.

 

Es por ello que se debe tener mucho cuidado al momento de negociar las condiciones de pago de las compras a realizar.

 

 

V.         ORGANIZACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

 

5.I        Los principios de la organización aplicados al departamento de compras

 

Organizar el departamento de compras es estructurar sus partes de tal forma que puedan funcionar como se espera, sabiendo de la importancia que este departamento representa para las empresas, se debe poner especial atención en tratar de organizarlo debido a la importancia que representan las compras para una adecuada operación.

 

Para que se logre obtener una adecuada organización de éste departamento, se deben fijar objetivos claros y definidos, además, debe existir una excelente coordinación del trabajo en equipo, para que los objetivos fijados se puedan alcanzar.

 

Para que se de la coordinación necesaria, se deben observar ciertos principios como, la ubicación del departamento dentro de la estructura de la organización, la centralización o descentralización de actividades, la sencillez de la organización propia del departamento, la armonía con la que se trabaje en relación con los demás departamentos de la empresa, la flexibilidad para adaptarse a los cambios que se den en la empresa, con el buen seguimiento de los principios mencionados anteriormente, se logra el resultado esperado, que traducido a principio se denomina eficiencia.

 

Los principales tipos de organización en un departamento de compras son:

 

1. Organización lineal; Que es en la cual la autoridad  y la responsabilidad se transmiten en línea descendente, como una característica de un crecimiento vertical de la organización.

 

2. Organización funcional; Fue creada por Frederick W. Taylor, el fundador de la Administración científica, basada en la especialización de funciones y la división del trabajo 5,  lo anterior consiste en que las labores de la Dirección deben ser divididas de tal forma que cada individuo realice el mínimo de funciones posible. Así, cada persona que dirija, lo hará sólo sobre una sola operación principal, para lo cual debe especializarse, para poden ejecutar sus propios planes, siendo responsable de los resultados que se obtengan.

 

3. Organización de línea y staff; Este tipo de organización se utiliza como apoyo a la organización lineal, siendo el staff un grupo de apoyo consultivo integrado por especialistas para cada función, sin que esto le reste autoridad a cada jefe de la función que requiera de apoyo, aunque algunas veces los altos directivos no aceptan del todo recibir instrucción del personal del grupo de apoyo, ya que debido a su jerarquía piensan que ellos conocen más del problema que los especialistas.

 

5.2       Ubicación del área de compras dentro de la estructura de la organización

 

La ubicación del área de compras dentro de una empresa varía de acuerdo a la importancia de ésta, y a las necesidades y organización de cada una de ellas, y a cómo se desarrollen las funciones y actividades dentro de la empresa. Es por ello que las funciones del departamento de compras pueden llegar a ser muy diversas de una empresa a otra, en función del tamaño de la empresa.

 

En algunas empresas, los departamentos de compras y producción están estrechamente relacionados debido a que la función que se considera primordial es la de abastecer a la producción.

 

El departamento de compras puede reportar a la Dirección Comercial si se considera la importancia que representan las compras ante las ventas,  al departamento de Contabilidad si se trata de mantener un control sobre las compras, a la Contraloría como parte de la administración especial de las compras o directamente a la Dirección General, cuando sea necesario mantener un riguroso control sobre las compras. Todo depende de la importancia que se le dé al departamento de compras al que por cierto, se le debe de dar una gran importancia, por ser un departamento de asesoría, además, debe contar con la misma libertad de acción que los demás departamentos de la empresa.

 

5.3       Centralización y descentralización del servicio de compras

 

Estos dos aspectos de las compras podrían darse separados y en grados parciales o completos, o bien darse en conjunto, también en grado parcial o total, pero es mejor definirlas en tres partes para que sea más comprensible la función que se realiza en cada caso:

 

1. Las compras centralizadas, son aquellas en las que un departamento de compras es el que se encarga de hacer todas las compras de materiales, insumos, equipo, refacciones o servicios; para lo cual requiere de personal especializado y competente.

 

2. Las compras descentralizadas son aquellas que son efectuadas directamente por los departamentos que van a utilizar los materiales comprados, lo cual en ocasiones en ventajoso para la empresa, ya que se reducen los gastos de transporte, de papeleo y son ellos mismos quienes deben cumplir con sus propias exigencias, y al tratar directamente con los proveedores pueden establecer claramente sus requerimientos, además, de tener un intercambio de información técnica que a futuro pueda ser útil para el desarrollo de sus funciones.

Esta práctica también puede traer graves consecuencias debido a que habrá productos que se utilicen en dos o más departamentos y al comprarlos en pequeñas cantidades reducirá la posibilidad de negociar mejores precios o quizás se comprarán productos de características similares con calidades diferentes, etc.

 

3. Las compras centralizadas-descentralizadas, son las más comunes en la mayoría de las organizaciones que cuentan con varias plantas. Esto debido a que es más práctico que una sola oficina matriz de compras se encargue de la compra de materiales comunes para todas las plantas con el objeto de obtener mejores precios por volumen, dejando que cada planta compre solamente los materiales que sean necesarios en forma exclusiva para su funcionamiento, apegándose siempre a las políticas generales que para tal propósito deben estar establecidas en la organización.

 

5.4       Estructura del área de compras

 

El área de compras así como todos los demás departamentos de una empresa, cuenta con responsabilidades, y las principales se comprenden en todas las operaciones que se llevan a cabo con los diferentes proveedores de la empresa y se dividen en dos clases:

Las propias del departamento de compras que son:

 

1. Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas,

Suministros y servicios de acuerdo a las necesidades de la empresa.

2. Entrevistar a los proveedores.

3. Visitar las plantas e instalaciones de los proveedores.

4. Cotizar los precios, establecer tiempos de entrega, medios de transporte,

condiciones de pago, etc.

5. Seleccionar el  mejor proveedor y efectuar el pedido.

6. Establecer condiciones de embarque y recibo.

7. Vender los materiales de deshecho y obsoletos.

8. Observar correctamente las regulaciones del gobierno.

 

Las anteriores responsabilidades del departamento de compras son solo algunas de las más importantes, y quizás la más importante sea la de localizar y seleccionar a los proveedores; lo cual puede realizar, consultando folletos, entrevistando a los agentes de ventas de los posibles proveedores, por medio de Internet, revistas exclusivas de comercialización, periódicos y el directorio telefónico.

 

Para adquirir confianza en los proveedores, es necesario visitarlos en sus instalaciones y cerciorarse de que tengan la capacidad y el equipo necesarios para cumplir con los requerimientos establecidos, de no ser así, el cliente podrá hacer las observaciones pertinentes para que mejore, lo cual reforzará la relación entre ambos.

 

En la selección del proveedor se deben considerar todos los factores que giran alrededor de la compra misma siendo la función del departamento de compras, actuar como un juez.

 

Por lo que respecta a los materiales sobrantes y obsoletos, la cantidad y el valor de estos varía de acuerdo a su origen, y es responsabilidad del área de compras de venderlos, con el propósito de generar utilidades a la empresa.

 

El departamento de compras tiene otras responsabilidades tales como:

 

Tomar la decisión de; Si se compra un articulo o se produce; esto significa, evaluar qué es mejor, si se fabrica o se manda fabricar un articulo que se necesita en el proceso de producción, basándose en el costo que esto represente, y se elegirá la opción que mejor convenga a las necesidades de la empresa.

 

En el caso de hacerlo en la propia empresa, se ahorra el pago de la utilidad del proveedor, y permite tener un mejor control y efectuar los cambios que pudieran ser necesarios en el diseño.

 

El comprar los artículos ya fabricados puede ser más barato que fabricarlos, sobretodo si se trata de artículos de temporada, en los cuales se correría el riesgo de que se quedara inventario, también se ahorra tiempo de operación, el cual se puede utilizar en alguna otra necesidad de la producción o en la especialización de la misma operación.

 

Para tomar una decisión con relación a comprar artículos ya hechos o mandarlos hacer, se debe efectuar un estudio minucioso en cuanto a la optimización de costos y la obtención de beneficios a largo plazo, de la decisión que se tome, también se darán cambios en  cuanto a las utilidades.

 

Cuando se trata de la compra de equipo usado, es responsabilidad del departamento de compras hacer un estudio en cuanto a costo, disponibilidad, confianza que ésta pueda dar, necesidades de capacitación para el personal que operará dicho equipo, tiempo de vida útil probable, disponibilidad de refacciones en el mercado, transporte, etc.

 

Respecto a la estructura del departamento de compras, debido a la dinámica de sus funciones, se observa que  no es fácil adaptar una estructura en común para todos los departamentos de compras de las diferentes empresas, lo cual implica que dicha organización sea una combinación de los tres sistemas; lineal, funcional o de comités, de acuerdo  a los fines que se traten de alcanzar.

 

Existen ciertos principios que se deben tener en cuenta al estructurar el departamento de compras:

 

1. Un jefe debe tener un ámbito de control sobre sus subordinados, para verificar que se realicen las funciones de acuerdo a los planes establecidos. El número de subordinados no debe de ser mayor de 7.

 

2. La especialización es otro principio que debe de llevarse a cabo, y consiste en asignar a cada grupo o individuo, obligaciones y actividades de carácter similar, lo cual será benéfico para el logro de la eficiencia, tomando en cuenta siempre la cantidad de actividades de acuerdo a la planeación.

 

La responsabilidad de un jefe en cuanto a la actuación de sus subordinados es absoluta y debe de estar en equilibrio con su autoridad, la cual puede delegar de acuerdo a los resultados que espera por parte de sus subordinados.

 

En empresas pequeñas, el departamento de compras puede estar constituido por una sola persona, en las grandes empresas se llega a tener subdivisiones en líneas especializadas en éste departamento, de acuerdo a las necesidades y al tamaño de la empresa.

 

La organización técnica de las compras propone, confiar al departamento de compras la función de administración así como la de compras específicamente.

La función de administrar se refiere a: La iniciativa, capacidad intelectual, honradez, habilidad para organizar, responsabilidad, etc., características que debe tener un gerente de compras. Además, este debe ser perspicaz al tratar con agentes vendedores y con el personal de la empresa para la cual labora, previsor  en el sentido de pronosticar las necesidades de la empresa, cambios en el mercado y dentro de la propia empresa y, además, debe tener la capacidad de aprender a través de la experiencia y no dejar de hacerlo.

 

5.5       Características de los recursos humanos del departamento de compras

 

Dependiendo del tamaño de la empresa será el tamaño del departamento de compras, en las empresas medianas, este departamento puede estar constituido por un gerente o jefe de compras, una secretaria, uno o dos compradores, y posiblemente un mensajero.

 

El reclutamiento del personal del área de compras es siempre preocupante, debido a que se debe buscar personal con experiencia para ejecutar funciones específicas, esto en el caso de jefes de sección.

 

Un jefe de compras, deberá disponer de la autoridad moral,  de la fuerza de persuasión, y de la amplitud de horizonte necesaria para ser aportador en las decisiones de dirección general de la empresa. Proporcionalmente a su participación en éstas, es decir, en función al peso actual de sus compras. 6

 

El jefe de compras puede ser un antiguo comprador, cuyo nivel intelectual le permita ser libre de complejos respecto a los mandos superiores, a los que, al convertirse en jefe deberá dirigirse en igualdad de jerarquía. También deberá ser un excelente animador para sus compradores, motivándolos a trabajar en beneficio de la empresa, buscando mejores precios, calidad y servicios en las compras, para satisfacer a sus clientes internos.

 

Para el caso de reclutar a un gerente de compras, existen ciertas recomendaciones que se deben tomar en cuenta tales como: Que debe ser una persona que cumpla con la función de servicio hacia todas las áreas de la empresa, debe esforzarse al máximo a conseguir los objetivos de la organización, aplicando las políticas establecidas. Sus conocimientos deben de ser amplios en cuanto a producción, almacenes, control de inventarios, control de calidad, contabilidad, finanzas, además, de que debe ser creativo, inteligente, de fácil comunicación y tener una imaginación abierta para interpretar fácilmente cualquier situación que se presente, con el fin de que pueda enfrentar los retos que se le presenten durante el desempeño de sus funciones.

 

El gerente de compras no deberá contraer compromisos verbales al comprar materiales, a menos que tenga aprobada la una requisición para la  compra y el precio de compra definido, además de   la aprobación del área solicitante.

 

Para ser un ejecutivo, el gerente de compras debe de conocer lo que sucede dentro de la propia empresa; desde las necesidades de producción hasta los objetivos generales de la organización. Debe ser un excelente canal de comunicación para todo el personal dentro de la empresa, con la finalidad de estar bien informado de las necesidades de todas las áreas y departamentos. Finalmente, debe estar consiente de la responsabilidad que se le a otorgado por parte de la empresa y deberá desarrollar al máximo sus habilidades y experiencia para lograr los objetivos planeados.

 

La función del comprador dentro de la empresa, es catalogada como muy amplia, ya de alguna forma se relaciona con todos los departamentos dentro de la empresa. El reclutamiento de un comprador especializado es difícil debido a la escasez  éstos, y es por eso, que debe ser estimulado y reconocido por los niveles superiores dentro de la empresa, porque, un comprador tiene en innumerables ocasiones la necesidad de tomar decisiones respecto a la adquisición de bienes, y una simple decisión puede ser motivo de ahorro económico para la empresa. Por lo mismo, debe ser apoyado en sus decisiones, además, debe estar bien remunerado  en respuesta a su esfuerzo y constancia.

 

Un comprador  no debe ser un malvado que torture a los vendedores y los trate con rudeza, tampoco debe menospreciarlos ante sus jefes, ese tipo de compradores debe pasar a la historia, aunque se aprende mucho ellos no es el tipo de comprador que se necesita en la actualidad, ahora se necesitan compradores capaces de combatir con inteligencia, perseverancia y tenacidad.

 

Un comprador no puede ser una persona de carácter explosivo e impaciente, más bien debe ser dinámico, emotivo - sin dejarse impresionar -, intuitivo, buen negociador y paciente.

 

El perfil mayoritario de un comprador es el de un hombre maduro, de 40 años aproximadamente, equilibrado, que sabe escuchar, honrado, tenaz, ordenado, de gran memoria y capacidad de trabajo.

 

Un buen comprador debe identificarse con su empresa y conocer totalmente las necesidades de todas las áreas a las que él presta servicio.

 

En beneficio del comprador, se establece que debe contar con un tiempo razonable para cada negociación, el cual, él mismo establecerá en función de la carga de trabajo. Siempre y cuando disponga de tiempo el comprador podrá planear sus negociaciones, en caso contrario, es posible que caiga en precipitaciones  debido a la carga de trabajo en el servicio lo cual puede traer graves consecuencias económicas a la empresa, por tal motivo, es necesario distribuir de una manera eficaz las funciones no solo de los compradores sino de todo el personal dentro del área de compras

 

La secretaria del departamento de compras es más bien un asistente del gerente del área, y debe de estar capacitada de acuerdo a las necesidades de la empresa, debido a que será un soporte muy importante para el gerente, en la búsqueda de buenos resultados con el fin de lograr los objetivos del departamento y como consecuencia los objetivos de la empresa.

En teoría sus funciones son:

 

1. Recibir, revisar, registrar y turnar al jefe de compras, las requisiciones.

2. Mecanografiar órdenes de compra, efectuar modificaciones a las mismas y

distribuir las copias a los departamentos afectados,

3. Atender llamadas telefónicas.

4. Realizar comunicaciones.

5. Recibir proveedores.

6. Recibir cotizaciones, registrarlas y turnarlas al comprador.

7. Recibir muestras y folletos en general.

8. Efectuar y actualizar catálogo de proveedores.

9. Archivar y actualizar información histórica de proveedores.

10. Mecanografiar los distintos comunicados.

11. Efectuar labores administrativas y actualizar controles de compras. 7

 

Teóricamente las anteriores son las funciones que debe realizar una secretaria del departamento de compras, aunque, en la actualidad se ha convertido como ya dijimos, en un asistente del gerente, y gracias al avance tecnológico en computación, muchas funciones que ella debería realizar las realiza el mismo comprador.

 

La evaluación de los recursos humanos del departamento de compras raramente se lleva a cabo de una manera eficiente, debido a que cada integrante del departamento tiene funciones totalmente diferentes, además, están tan ocupados en sus funciones que en ocasiones ni siquiera se les nota dentro de la empresa y, por consiguiente, es muy común que algunos funcionarios de la empresa ni siquiera sepan como trabaja el departamento de compras, y no es sino hasta cuando requieren de algún servicio de dicho departamento, que se dan cuenta de la realidad de la importancia del departamento de compras.

 

El costo de operación y salarios del departamento de compras, es a menudo de menos de 1% del global de las compras efectuadas y es alrededor de un 0.5% del total de las ventas de la empresa, entonces, a quién le llamaría la atención evaluar el desempeño de dicho departamento.

Sin embargo, el departamento de compras es uno de los más importantes dentro de la organización de cualquier empresa.

 

 

5.6       El manual de compras

 

El manual de compras es un elemento que no debe faltar en ninguna empresa como parte de la estructura formal de la misma. Es un compendio exclusivo que funciona como guía del departamento de compras, en el se describe la organización del departamento y la definición de las operaciones que en el se desarrollan.

 

El manual de compras debe apegarse a los lineamientos del manual general, y debe funcionar de acuerdo a los aspectos que comprende con el propósito de acrecentar la eficiencia de la operación  por medio de la definición de responsabilidades de cada puesto, acciones a seguir de acuerdo a las políticas y debe contener las instrucciones de las operaciones a desarrollar, con lo cual se convierte en un compendio de consulta para resolver problemas propios de la operación del departamento de compras.

 

El manual de compras debe contener:

 

1. Introducción.

2. Contenido.

3. Indice.

4. Organización.

5. Políticas.

6. Procedimientos.

7. Introducciones técnicas.

8. Circulares.

.

 

5.7       El catálogo de formas

 

Las formas constituyen un medio para transmitir, guardar o registrar información de la manera más simple y uniforme, por lo cual se debe tener un catálogo de todas las que se utilizan en el departamento de compras, sin importar si son externas o internas.

El tener este catálogo evitará la duplicidad y se podrá saber que utilidad ofrece la utilización de cada una de ellas.

Con este control se pretende evitar las copias o formatos innecesarios, que cada una de ellas se utilice para el fin que fue creada y que su producción sea económica.

El manual de compras y el catálogo de formas, son de mucha importancia en la industria moderna y sirven como medios de comunicación escrita en la gerencia de compras.

 

 

5.8       Coordinación y comunicación del departamento de compras con las demás áreas de la empresa

 

El gerente de compras debe de tener excelentes relaciones con los demás gerentes   responsables de  las distintas áreas de la empresa y que son clientes del departamento de compras.

Principalmente el departamento de compras tiene relaciones con los departamentos de contabilidad, producción, ventas, control de calidad, almacenes e ingeniería.

 

El departamento que más utiliza los servicios de compras es el de producción.

De acuerdo a los planes de producción y ventas, el departamento de compras podrá establecer su plan propio para la adquisición de materiales.

 

La administración y operación de los almacenes, en varias empresas está bajo la responsabilidad del departamento de compras.

 

Por otro lado los departamentos de contabilidad e ingeniería, deben estar estrechamente relacionados con el departamento de compras.

 

 

VI.        ESTRATEGIA DE COMPRAS

 

6.1       Aspectos generales

 

Después de que se ha definido la calidad de los materiales que serán utilizados en la manufactura de los productos, es necesario planear las cantidades de dichos materiales, con el fin de negociar las compras,  buscando siempre realizarlas a un costo óptimo que permita reducir los costos de la inversión que ha de efectuarse.

 

Los aspectos que se deben considerar son muy comunes en casi todas las compañías, siendo estos: Existencias actuales en almacén, fecha planeada para su utilización, grado de obsolescencia, costos de transporte y manejos, costo de la compra, precios que se pueden logra al comprar por volumen, condiciones en que se encuentra el mercado actual de los materiales a comprar y los plazos de entrega.

Si se tiene una buena planeación en cuanto a producción, será fácil establecer tiempos de entrega reales y así abatir costos.

 

Cuando no se cuenta con lugares suficientes para el almacenamiento, se incide gastos que afectan el costo final del producto y, además, posiblemente se tendrá que compras en cantidades pequeñas.

El afectar de tal manera el costo del producto puede llegar a ser un factor que ocasione incompetencia en el mercado por tener que vender muy caros los productos finales.

 

Los materiales que se llegan rezagar en los almacenes debido a cambios en los procesos de manufactura, los cuales se dan generalmente por cambios en la tecnología, pueden ser factor de perdida para la empresa y es un factor que se debe tomar en cuenta al momento de planear la cantidad a pedir.

 

Otro factor que influye en los costos es el manejo de materiales en los almacenes, de ser factible, se recomienda comprar en cantidades mayores para evitar dichos gastos.

 

También se debe estudiar muy bien que tipo de transporte deberá utilizarse para  tipo de material que se compre.

 

Cuando por necesidades de producción es necesario almacenar los materiales por varios días antes de ser procesados, se recomienda hacer una revisión de los calendarios de producción y establecer en conjunto con los proveedores, un calendario de entregas menores, logrando con ello un ahorro en inversión, que podrá ser utilizado en otros fines.

 

En relación con materiales de alta demanda y que por lo mismo sufren a menudo grandes fluctuaciones, es recomendable tener siempre actualizados los estudios de mercado, con la finalidad de saber cuando se deben compras dichos materiales.

 

 

6.2       El lote económico de compra

 

El lote económico de compra, es utilizado en empresas donde se produce basándose en pedidos ya fincados, en dichas empresas, son los departamentos de ingeniería y producción los que deben calcular todos los materiales que necesitan para la producción de los artículos que tienen ya solicitados. Cuando la producción es calculada para varios meses, se deberán comprar materiales necesarios para la producción y, además, un cierto margen para poder utilizarlo en el futuro, teniendo cuidado de observar los costos de almacenamiento, transporte, manejos, etc.

 

Un plan de inventarios se elabora basado en el control de inventarios y se aplica a artículos que se utilizan repetitivamente en la producción.

Dicho control principia en una cantidad máxima  de la cual se van tomando los materiales a utilizar, hasta llegar a un a cantidad donde debe de realizarse el pedido, misma que debe de ser mayor al mínimo necesario para protección en caso de falla de parte de los proveedores.

El mínimo es también llamado cantidad de reserva para caso de emergencia.

 

Un ejemplo numérico hará más comprensible la forma en que se debe establecer el máximo y mínimo en de compra de un material en específico.

 

Supongamos que el proveedor de alguna materia prima fijada en 3000 Kg, tarde 20 días contados a partir de la colocación del pedido hasta la recepción del mismo. Además, que el consumo diario sea de 30 kg, con variaciones de 33 y de 28 Kg durante el mes.  Con estos datos podemos establecer el límite mínimo de compra y el punto de pedido como sigue:

 

33 x 20 = 660…………. Punto de pedido, cuando se llega a 660 Kg en inventario, para cubrir los 20 días que tarda el proveedor en surtir los 3000 kg a solicitar.

28 x 20 = 560…………. Si se usaran 28 kg diarios durante los 20 días de tránsito del pedido.

                100…………. Es la diferencia los dos casos y significa el límite mínimo de emergencia que quedaría en inventario

 

El límite máximo se calcula  sumando los 3000 kg del pedido fincado más  el mínimo de emergencia, en este caso 100 kg

El autor Davis nos ejemplifica el lote económico de compra  desde el punto de vista de los costos por adquisición, almacenamiento e intereses, y nos proporciona la siguiente ecuación:

 

 

Q = a la raíz cuadrada  de 2GS /  CI + BE

 

Definiendo las literales como sigue:

 

Q = Cantidad total a comprar para obtener el costo unitario mínimo de compra, en unidades.

G = Costo total de preparar el pedido de compra medido en dinero (gastos de operación del departamento de compras, costos de los materiales utilizados, viajes, tiempo de ejecutivos en relación con el pedido, etc.).

S = Consumo anual del material, expresado en unidades.

C = precio total por unidad comprada, incluyendo costo de flete.

I = Porcentaje de interés sobre el dinero en tanto por uno, expresado el interés en forma decimal.

B = espacio de piso ocupado por una unidad en almacén, expresado en metros cúbicos.

E = costo anual de almacenamiento de un metro cuadrado de área de suelo.

 

Al  aplicar la ecuación obtenemos como resultado, la cantidad más económica de material a comprar, a un costo mínimo incluido su almacenamiento.

 

A continuación, se muestra la ecuación para obtener el lote óptimo de compra con un máximo de rendimiento sobre el capital de trabajo empleado para comprar un material en específico:

 

Q = ( 2S ( P-T))  ((F – 1)Z)  /  Z

 

Donde los términos son definidos así:

 

P = Rendimiento neto efectivo esperado por unidad de material dispuesto en el costo de venta, cuando se realiza la venta de un producto acabado, en tanto por uno.

T = Tiempo establecido y necesario para la recepción de un nuevo lote de producto, expresado dicho tiempo en decimales de año.

F = Relación del punto de pedido efectivo al de pedido teórico, expresados en unidades.

Z = Ganancia bruta anual que se desea obtener sobre el capital de trabajo en tanto por uno.

Q = Cantidad total a comprar.

S = Consumo anual de materiales, expresado en unidades.

 

Las anteriores fórmulas pueden ser utilizadas, en las empresas que cuentan con él, en el departamento de planeación de la producción, ya que es éste departamento el que se encarga de elaborar los requerimientos al departamento de compras y, además, establece el calendario de tiempos de entrega necesarios de todos los materiales que serán utilizados en la producción como materia prima.

 

Existe un plan llamado; De pedidos abiertos, donde se debe determinar la cantidad de materiales que serán utilizados durante un determinado espacio de tiempo, y una vez obtenida dicha cantidad, se negocia con los proveedores un pedido que cubra dicha cantidad, pero, ese pedido deberá ser surtido en parcialidades de acuerdo a las necesidades de producción de la empresa.

Un pedido de compra abierto puede ser el sistema más efectivo y adecuado para las compras repetitivas, con lo cual se eliminarían los requerimientos repetitivos de pequeñas cantidades de dichos materiales, lo que significaría un ahorro en muchos factores, para el departamento de compras tales como: Tiempo del comprador, gastos de papeleo, gastos de teléfono, etc.

 

Es obligación de la alta dirección en conjunto con el departamento de compras, de determinar las reservas necesarias de los productos cuyos precios fluctúan muy a menudo debido al ley de oferta y demanda en el mercado, además de que existen productos que por naturaleza son de carácter especulativo y es necesario que el departamento de compras esté siempre informado de la situación de dichos productos en el mercado.

 

Comprar cantidades indeterminadas, es un plan donde solo se trata de cubrir necesidades haciendo responsable totalmente responsable al vendedor, quien se arriesga a tener que cubrir al 100% el volumen de material, de acuerdo a las  necesidades de producción de la empresa, teniendo únicamente como referencia los consumos históricos y la buena fe del comprador.

 

6.3       Fabricar o comprar

 

En este punto, deben considerarse seis preguntas importantes para antes de toma una decisión sobre si se manda fabricar algún componente necesario para la producción, o si se debe fabricar dentro de la misma empresa, claro que también se deben tomar en cuenta otros factores como por ejemplo: la capacidad de producción de la empresa, la carga de trabajo, la programación de producción, la destreza para la fabricación de dicho componente y la comparación de costos que esto ocasionaría.

Las preguntas que se deben contestar son:

 

1. Respecto a control de calidad, ¿ Existe o no?

2. Sobre capacidad, ¿ Se tiene espacio utilizable en almacén?

3. Sobre factores de trabajo, ¿ Es necesario una preparación especial?

4. Respecto a programación,  ¿ Se pueden conseguir a tiempo todos los componentes necesarios para su fabricación?

5. Respecto a destreza, ¿ Se tiene o puede conseguir un diseño experimental confiable?

6. ¿ Sobre qué cantidad se debe hacer la comparación de costos?. En este caso es recomendable sobre 100 piezas.

 

Una vez determinado el resultado de la evaluación, y se haya tomado una decisión de fabricar o comprar,  será necesario observar los factores externos, de acuerdo al tipo de material  de que se trate y que, del mismo modo, deberán evaluarse.

 

6.4       Tipos de compra

 

Existen diversos tipos de compras que se practican, entre los cuales se distinguen tres, que son los siguientes:

 

1. Compras a precio alzado: Son las que se refieren a compras de cosas  pequeñas que son comunes en el mercado y se compran por kilos, metros, piezas, etc., tales como: Tornillos, clavos, madera, granos, legumbres, etc., y que son de fácil adquisición, por lo cual el comprador no puede poner pretextos para comprar las cantidades requeridas en el tiempo establecido.

 

2. Compras sobre muestras: Son aquellas en las que es necesario proporcionar al proveedor una muestra física del material que se desea comprar, con el objeto de que sea elaborado o fabricado exactamente igual a la muestra, con lo cual, se supone, no habrá problemas al momento de ser utilizado dicho material en la producción.

También se lleva a cabo este tipo de compra cuando lo que se desea comprar es por ejemplo: Una refacción algún equipo muy viejo o único, y para el cual no existen refacciones en el mercado o tal vez es un equipo importado y, traer la refacción pudiera ser muy costoso, por tal motivo, si es posible la fabricación de dicha refacción localmente a un costo razonable, se puede intentar por medio de una muestra física, a la cual se le podrán sacar las medidas exactas necesarias para su fabricación.

 

3. Compras sobre contrato: Son aquellas compras que se hacen por un determinado período de tiempo, el cual generalmente se programa en por trimestre, semestre o anual, y para las cuales se firma un contrato especial que contiene cláusulas donde se establecen las condiciones de pago, penalizaciones en caso de incumplimiento del proveedor, etc., como  parte de las responsabilidades de ambas partes. (Cliente y proveedor),  con la finalidad de evitar problemas en el abasto de los materiales comprados.

 

Existe otra forma de clasificar las compras, y es de acuerdo al ámbito en que se realizan, pudiendo ser nacionales o internacionales.

Las compras nacionales, son las que se llevan a cabo dentro de un país determinado y que están sujetas a cumplir con las leyes establecidas para tal efecto, en dicho país. Estas compras se subdividen a su vez en:

 

a) Locales: Que son aquellas que se realizan dentro de la misma plaza donde está situada la empresa.

 

b) Foráneas: Son las que se realizan dentro del país de que se trate, pero fuera de la plaza donde está situada la empresa.

 

Una fuente local puede ofrecer un servicio más confiable que otra que se encuentre localizada a grandes distancias,  debido a que la distancia sea más corta, como porque se reduce el riesgo de interrupción en el servicio de transporte; el conocimiento de los requerimientos específicos del comprador, podrá tenerse ganancias a la cercanía de las partes, además, posiblemente exista una mayor flexibilidad para satisfacer los requerimientos del comprador, y los proveedores locales quizás tengan los equipos e instalaciones más apropiadas, los conocimientos y la solvencia económica como cualquier otro proveedor localizado en lugares distantes.  Una segunda base para preferir fuentes locales de abastecimiento, descansa sobre aspectos bastantes razonables, ya que la empresa le debe mucho a la comunidad donde viven la mayor parte de sus empleados y donde desarrolla sus actividades.

 

Las compras internacionales, Son las que se efectúan entre dos o más países y se rigen con las leyes de los países que  las realizan,  y se clasifican en Importaciones y exportaciones.

 

Compras de importación:

Son las que se realizan directamente a un proveedor extranjero o también a través de un distribuidor autorizado, establecido en el país que realiza la compra.

 

Aquí es importante resaltar un aspecto muy importante, que puede favorecer a la empresa, es el aspecto de los tratados de libre comercio que sostiene nuestro país con otras naciones como por ejemplo Chile, Estados Unidos, Canadá, Japón, Unión europea, entre otros países, de los cuales se logra la compra de las importaciones con la reducción o en algunos casos la anulación de tarifas aduanales en diversos productos, materias primas y/o servicios, lo importante es saber  con que país se puede realizar la transacción para que pueda gastar nuestra empresa la menor cantidad de dinero posible, siempre cuidando que lo que compremos sea de la calidad requerida, que tenga tiempos de entrega relativamente cortos y las entregas sean realizadas en el tiempo establecido, y demás, ahora con los adelantos tecnológicos en comunicaciones y transportes, esto puede ser posible,  solo debemos de dominar bien el idioma inglés,  además de manejar toda transacción en dólares.

 

La diversidad de materiales en el extranjero, hace necesario la inclusión de proveedores extranjeros, en el campo competitivo de las compras, lo que requiere la comprensión de muchas circunstancias y problemas no esperados relacionados con las compras de importación.

 

Los problemas de las compras de importación, se relacionan en mucho mayor grado, que en el caso de las compras nacionales, con la naturaleza y las costumbres del extranjero pues la moneda, la documentación, condiciones de pago, calidad, seguros, controles, restricciones oficiales, impuestos y transportación, son elementos vitales.

También es importante considerar la naturaleza y las costumbres de la gente, porque debe crearse un ambiente mutuo de intereses y comprensión como el  que existe en el comercio nacional, que proviene del lenguaje común de los ciudadanos, las leyes y las costumbres.

 

El comprador debe saber las tarifas aduanales, contingencias de importación, fluctuaciones de las monedas, así como los detalles que se requieran, para la fácil ejecución y entrega, de acuerdo con sus contratos. En caso de no contar dentro del área de compras, con personal especializado en importaciones y exportaciones.

 

El gobierno impone ciertos controles a la importación de mercancías, tanto para hacer cumplir las restricciones aplicadas, como para cobrar derechos de importación que se exigen por todas las mercancías que no estén específicamente exentas, según las leyes aduanales vigentes y las órdenes del ejecutivo (relativos a acuerdos de comercio recíprocos).

 

Es natural que se requieran documentos no usuales en las transacciones nacionales, respecto a las compras directas de importación.

 

El certificado de origen, es una declaración para fines de entrada en las aduanas del país importador, siendo éste emitido por el país donde se han originado las mercancías.  En algunos casos, se requiere certificado de origen para cumplir con restricciones o controles especiales y en algunos otros, porque los transbordos en camino, pueden confundir la identidad del verdadero país de origen.

 

Cuando el peso de las mercancías a importar, ha sido efectuado por un pesador independiente y autorizado, una oficina de gobierno o por un particular, es necesario presentar el certificado de peso, como control de la cantidad embarcada.

 

Para algunos artículos, es necesario realizar su compra basándose en análisis químicos o de otra naturaleza, mismos que son utilizados como base para determinar la calidad que será aceptada, según lo acordado, por lo cual se deberá contar con el certificado de análisis correspondiente.

 

Un certificado de inspección, identificará la exactitud del material embarcado, en contraste con lo estipulado en la documentación que ampara la compra.

 

Un documento importante dentro de todos los requisitos de embarques de importación es: La póliza de seguro, especificando el tipo y el importe del mismo,  la cual cubrirá los riesgos en la transacción.

 

Los importadores deberán marcar los empaques, tanto internos como externos, del material que se trate, de acuerdo a las exigencias de las autoridades portuarias y aduaneras, ya que la información debe ser transmitida claramente  al embarcador, quien la utilizará como guía y la incluirá en las facturas.

 

Es importante que el comprador conozca las monedas extranjeras y los procedimientos de pago de las mercancías importadas, ya que muchos países cambian de vez en cuando sus restricciones y controles en el uso de su moneda.

 

Compras de exportación:

Son todas aquellas compras que re llevan a cabo con el fin de exportar los materiales, los cuales pueden ser comprados de importación o nacionales.

 

En algunas ocasiones, las compras deben ser realizadas basándose en diseños o modelos específicos, que deben cumplir con ciertos requisitos tales como:

 

1. Deben definir de una manera clara y sencilla la forma de la pieza.

2. Los materiales necesarios deben de ser de fácil montaje.

3. Se debe establecer la existencia máxima con relación a piezas de uso constante.

 

En caso de ser necesario efectuar compras de este tipo,  el departamento de compras debe recurrir  a los departamentos especializados en diseño e ingeniería, con el propósito de recibir apoyo en la interpretación o elaboración de diseños, necesarios para la realización de la compra.

 

6.5       Acondicionamiento del producto

 

El acondicionamiento del producto se refiere a los materiales que están en contacto con el producto, directa o indirectamente y que el departamento de compras tiene que adquirir.

Directamente, está en contacto con el producto el envase con el cual será presentado ante el cliente.

Indirectamente, los materiales de acondicionamiento están constituidos por el empaque y el embalaje necesarios para su transportación.

VII.       EL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

 

7.1       Requisición

 

La requisición, es un formato especial por medio del cual los diferentes departamentos de  una empresa, solicitan al departamento de compras la adquisición de materiales y servicios necesarios para la producción, mantenimiento general de toda la planta, además, de equipo de computo, mobiliario de oficina, papelería, etc.

 

Es la requisición, el inicio de un proceso de compras y, es necesario que al recibir una requisición en el departamento de compras, se revise si está claramente definida la descripción del material, cantidad solicitada, y fecha d entrega solicitada. Posteriormente se debe revisar que la requisición esté debidamente autorizada, de acuerdo a las políticas que para tal efecto se tengan en la empresa, si es necesario, deberá venir acompañada de copia de planos o especificaciones para una identificación más clara del material o servicio solicitado, finalmente se revisará que contenga la cuenta de aplicación correctamente especificada.

La requisición ahora es parte del grupo de requisiciones que se encuentran en proceso.

 

Cuando una requisición no cumple con los requisitos para ser trabajada, será regresada al solicitante para que efectúe en ella las correcciones necesarias.

 

Por otra parte, el solicitante deberá de tener cuidado de escribir los datos sobre la requisición, correctamente y a maquina, para evitar confusiones y retrasos en el proceso de compras.

Deberá incluir en una sola requisición solamente aquellos materiales que puedan ser comprados a un solo proveedor.

No escribirá notas o comentarios dirigidos al comprado, en el cuerpo de la requisición, éstos deberán ser escritos por separado y anexados a la requisición.

Una vez recibida la requisición, se deberá entregar una copia firmada y sellada a solicitante para que este tenga un control de sus requerimientos, además, deberá tener sus requisiciones debidamente archivadas, con la finalidad de poderla consultar en cualquier momento, poder hacer aclaraciones respecto a los materiales solicitados en ella. Por lo que es parte de las actividades del comprador, tener bien controladas las requisiciones.

 

Después de todo este proceso, el comprador podrá proceder a la búsqueda de fuentes abastecimiento de los materiales solicitados, para realizar un análisis de precios y decidir la compra.

 

7.2       Análisis de mercados

 

El estudio de las condiciones  del mercado, es el siguiente paso en el procedimiento de compras.

Este estudio requiere de un análisis de la disponibilidad del material, de los precios actuales, y algunos otros aspectos importantes.

Para realizar los análisis correspondientes, el comprador debe ser un experto en los mercados de los materiales que regularmente compra. Deberá interpretar los movimientos en los mercados de una manera cuantitativa, ya que todo movimiento en ellos será de gran interés porque afecta directamente a la empresa.

Deberá llevar estadísticas,  registrar hechos y datos importantes del comportamiento de los  mercados de cada material, siendo esto una base importante para tomar decisiones al realizar las compras.

 

7.3       Selección y control de proveedores

 

Selección preliminar de las fuentes de abastecimiento:

 

La decisión clave en los centros de administración de adquisiciones es la selección del proveedor, para tomar en cuenta a un proveedor se debe de ver si con los productos o materia prima que ofrece van a tener un alto impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad.  Por consiguiente, la decisión sobre la selección del proveedor es la decisión más importante que se puede hacer en el departamento de compras.

 

El propósito de la selección, es el de establecer una lista de aquellas empresas u organizaciones que ofrecen productos o materias primas, propios a las necesidades de la empresa, para poder pedirles posteriormente una cotización sobre sus productos.

 

La decisión para seleccionar a los proveedores consistirá principalmente de las siguientes características:

 

1. Que sus productos tengan la calidad que satisfaga las necesidades de  producción.

2. Que su servicio de entrega sea oportuno.

3. Que el precio sea el más bajo, en relación con sus competidores.

4. Que el servicio que preste sea excelente.

5. Que sus productos vengan con garantía de devolución por si tiene algún defecto o no son los requeridos.

 

Algunas de las cosas que también se toman en cuenta del vendedor, son sus instalaciones, fuerza técnica, nivel financiero, de organización y de administración, reputación, su volumen de ventas, y localización

Geográfica.

La cantidad de compra que realicemos influirá en el peso que se le asigne a cada uno de los anteriores aspectos.

 

El criterio de selección del vendedor asociado con su evaluación, puede variar según las necesidades organizacionales, una buena evaluación, separa al buen comprador del promedio. Lo que el comprador busca, es el desempeño aceptable de un proveedor, ya que si sucede lo contrario, le significaría más costos fuera de programa, y deteriora las relaciones interdepartamentales dentro de su empresa entre muchas otras cosas.

 

Como ya se mencionó antes, la selección implica la preparación exhaustiva de los posibles proveedores y su eliminación sucesiva de listas basándose en diversas consideraciones, hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores, con los cuales se facilitara la decisión de comprarles artículos o materia prima. No es muy recomendable tener a un sólo proveedor y hacerle todo el pedido que necesitamos, mas bien, hay que distribuir nuestras compras a dos o tres proveedores diferentes, para evitar problemas de abastecimiento por alguna falla en las entregas, por parte del proveedor.

 

Se deben tomar en cuenta varios aspectos importantes, acerca de los materiales que van ha ser comprados, antes de iniciar la selección del proveedor,  son aspectos que ayudarán a identificar a los probables proveedores, haciendo más fácil la selección.

 

Dichos aspectos son:

 

1. Clasificación de la industria y comercio

Primero es necesario conocer, cuáles son las industrias o las empresas que producen o venden el o los artículos requeridos, una vez que esto es conocido, el número de proveedores se reduce a un grupo de compañías que integran esa rama.

El nombre comercial usado del material a comprar, indica normalmente el tipo de industria que lo elabora o que lo comercializa; en algunos casos, sin embargo, el nombre sólo indica el producto, por lo cual, con el fin de identificar a la empresa elaboradora o vendedora, es necesario conocer las características físicas o técnicas del material.

 

2. Disponibilidad comercial del producto.

Hay muchos artículos que son fabricados de manera uniforme, de los cuales solamente ciertos tamaños son elaborados en cantidades para inventarios, llamados tamaños de “stock”.  Otros de diferente dimensión, que son de menor demanda, aunque se hacen con volúmenes y especificaciones estándar, son fabricados solamente al recibo de una orden del cliente y son de magnitud y características especiales; los catálogos de tales productos, indican la distinción entre los tamaños de “stock” que adicionalmente a su mayor disponibilidad, son casi siempre de menor precio.

 

Algunos productos por su propia naturaleza no son estándar, la mayoría de las forjas, plásticos, hules moldeados, por citar unos cuantos, son hechos sobre diseño del cliente, usualmente con datos, patrones o moldes pagados por el cliente, los cuales son fabricados solo por orden y en las entidades especificadas por el cliente, los cuales no deben de confundirse con las variantes especiales de los estandarizados, que son considerados indeseables y costosos; pero en algunas ocasiones inevitables, sin embargo ambos tipos requieren producción especial.

 

3. Cantidad que ha de ser comprada

Sí la cantidad requerida es pequeña, mediana, o grande, relativamente a las necesidades, pues un número de mil, por ejemplo, puede grande en un caso y pequeño en otro; pero deben ser considerados con relación al tamaño físico del producto, a su valor unitario, y a las facilidades de elaboración o entrega, que las fuentes de abastecimiento tengan disponibles.

 

Si la cantidad es pequeña, mediana o grande, influirá decisivamente para escoger el tipo de proveedor que debe de ser considerado; si va a ser un distribuidor o un fabricante.

Muchos artículos estandarizados, son fabricados en cantidades mucho mayores que las ocupadas comúnmente, en cada ocasión por el consumidor y se hacen disponibles para el comprador normalmente por medio de distribuidores, donde pueden ser adquiridas para entrega inmediata en la cantidad que se requiera.

 

Por otro lado, el conocimiento de las fuentes de abastecimiento es una característica importante de un buen comprador. Por lo regular, algunos compradores solo cuentas con su experiencia y su memoria para el conocimiento de estas fuentes, y este método sólo funciona, cuando el número de proveedores en muy pequeño.

 

Las principales fuentes de información a la que debe de acudir el comprador para localizar las posibles fuentes son:

 

Catálogos:

 

Comúnmente los catálogos, proporcionan información sobre precios, muchos artículos y materiales se venden a partir de las listas del precio estándar y las cotizaciones se hacen solamente calculando descuentos y pueden servir de referencia para todos los departamentos solicitantes de materiales.

 

Una oficina de compras bien administrada, siempre debe de contar con los catálogos de las fuentes comúnmente conocidas de abastecimiento, que cubran la mayor parte de los materiales en los cuales está interesada la compañía. El valor de estos catálogos será principalmente en la forma en que se presenten y del uso que se haga, de la información contenida en ellos.

 

Los catálogos de comisionistas, contienen artículos que obtienen de una gran variedad de empresas industriales y ofrecen hasta cierto grado, un directorio de artículos disponibles dentro del ramo de comisionistas.  Los catálogos referentes a maquinaria y equipo, proporcionan información, tanto en precios como de especificaciones y localización de fuentes de abastecimiento, ya sea de piezas de repuesto, como de nuevo equipo, etcétera.

 

Directorios Telefónicos clasificados:

 

Donde se encuentran varias empresas que ofrecen el producto o artículo que se requiere.

 

Literatura de publicidad:

 

Este material es excelente para referencias específicas, sí está bien reverenciado por artículo y se mantiene al día, prácticamente a base diaria, estará entre los mejores métodos de selección preliminar de fuentes.  Lo malo que este tipo de material ocupa mucho espacio y se vuelve obsoleto rápidamente a menos que esté actualizado diariamente.

 

Computadora:

 

Debido al gran auge que han tenido las computadoras, también por este medio es posible tener una fuente de información confiable que puede ser proporcionado por el proveedor vía disquete o CD room o en su caso vía Internet, cada día que pasa, esta forma de información se está haciendo muy popular puesto que tiene muchas ventajas como por ejemplo: Se tiene información al instante del proveedor de lo que se quiere comprar, se pueden hacer los pedidos “on line” con cargo a una tarjeta de crédito, además de poder ver videos, imágenes, descripciones de los distintos productos, lo que se obtiene a final de cuentas es comodidad, y rapidez.

 

Revistas de comercio:

 

Son una valiosa fuente de información sobre proveedores potenciales, la lista de tales publicaciones es muy extensa y los artículos similares varían en valor. Este tipo de revistas, ayuda a conocer los nuevos productos y materiales sustitutos, si el comprador tiene el hábito de leer este tipo de revistas, siempre estará bien informado.

También, por medio de fuentes de contacto personales y la experiencia, el comprador podrá obtener la información que necesita para realizar sus funciones.

La representación de ventas, constituye una fuente valiosa de información de que se dispone, con referencia a procedencia de abastecimientos, tipos de productos e información sobre comercio.

Un comprador que está siempre alerta, intenta ver a tantos representantes de ventas le sea posible, sin descuidar sus obligaciones. Es indispensable el desarrollar buenas relaciones con los proveedores, iniciando estas con una

actitud amistosa, cortés simpática y franca hacia el representante de ventas.

Esta fuente es la más productiva, ya que al entrevistar a los vendedores, los escuchamos, preguntamos características tales como precio, calidad, tiempos de entrega, etc.

 

Muestras:

 

Además de la información usual respecto al proveedor potencial y una visita a la planta, se pueden analizar muestras del producto del vendedor.

Con frecuencia un agente de ventas cuando tiene un producto nuevo, urge al comprador a aceptar una muestra con fines de prueba, esto origina planteamientos como que muestras aceptar, cómo asegurar una prueba imparcial de las aceptadas, quién pagará los costos de los análisis y si se debe o no reportar al proveedor los resultados de los análisis.

Es decir, es someter a un examen, algunas muestras del producto del proveedor, lo cual es muy conveniente para comprobar que lo que se ofrece se cumple, independientemente de hacer lo mismo con otros proveedores y comparar artículos antes de decidirse a comprar.

 

Exhibiciones comerciales:

 

Es propia para el área de interés del comprador, donde las muestras deben de ser tratadas tipo exposiciones, siendo el objetivo la obtención de conocimientos.

Es importante asistir a las muestras, eventos, exposiciones, ferias o similares, que sean referentes a los  artículos que se compra para la empresa, con el propósito de poder conocer que es lo que hay en el mercado o que es lo que esta por venir. 

 

Visitas a las plantas de los proveedores:

 

En algunos casos, un representante del departamento de compras podrá visitar a un proveedor potencial con el fin de formarse una opinión, mediante la observación directa, respecto al equipo y al personal del proveedor y cuestiones similares. Se considera una práctica sana, que tales visitas sean realizadas “en equipo”, conjuntamente con los expertos técnicos y financieros, cuando se desee efectuar una evaluación más completa de una empresa.

 

Una vez determinados por lo menos tres proveedores potenciales para el abastecimiento de cierto producto, se debe buscar desarrollarlos. Es decir, se les evaluaran sus resultados en cuanto calidad, estabilidad, empaque requerido, deseo de cooperación, etc. durante el primer contrato; si estos son satisfactorios, se verá la posibilidad de proyectarlos de una manera que se favorezca a ambas partes.

 

La relación que debe existir con los proveedores, después que se han seleccionado, comienza, estableciendo comunicación con ellos para saber si es de su interés en cotizar, si esto es positivo, procederá a solicitar la cotización correspondiente de acuerdo a los lineamientos establecidos en la empresa.

Es importante que en cada solicitud de cotización, se anote el nombre del proveedor, del contacto, la fecha de solicitud de la cotización.

Para poder darle seguimiento a dicha solicitud de cotización, es importante proporcionar al proveedor, el número de requisición.

 

A través de un análisis  comparativo será determinado el proveedor que por sus características, será quien abastecerá a la empresa de los materiales requeridos.

 

Cuando se solicite cotización a 3 o más proveedores, y exista entre ellos diferencias considerables de precio, se descartaran las cotizaciones que se dude puedan cumplirse, en caso de que la diferencia sea mayor al 10% se deberá recotizar.

Al solicitar cotizaciones, se debe dar preferencia a los proveedores que hayan hecho labor constante  y se preocupen por mejorar sus productos y servicios.

 

7.4       Negociación de la compra

 

Un profesional de compras, debe tener una cualidad muy importante que lo distinga entre los demás empleados, esta es, la habilidad para analizar los precios, con el propósito de tomar decisiones adecuadas, además de lograr los mejores arreglos con los proveedores.

 

La negociación, se debe considerar como el arte de lograr ventajas que no sólo beneficien a una parte, sino que sean equitativas tanto para el proveedor como para el comprador, sin que esto cree fricciones o rivalidades entre ellos.

 

  Cuando un comprador se abstiene de negociar los precios cotizados por el proveedor, se deduce que está aceptando dichos precios como los mejores del mercado y que satisfacen sus expectativas, así como las de la empresa para la cual trabaja.

 

No debemos olvidar que la responsabilidad del comprador es, lograr el ahorro máximo para su empresa, sin que ello perjudique la calidad de los productos, materiales o servicios que éste compre.

Por lo anterior, el comprador se debe preparar para realizar una negociación, estableciendo respuestas a las siguientes preguntas:

 

1. ¿Cuáles son mis objetivos?

2. ¿Cuál será la actitud probable del vendedor?

3. ¿Qué concesiones estoy dispuesto  a hacer?

4. ¿Cuáles son lo hechos que debo reunir de antemano y si lo principal puede negociarse en este artículo? 8

 

También deberá establecer una agenda con los puntos a tratar, participantes, fecha y lugar de realización.

 

Cuando haya iniciado la negociación, no adopte una postura ofensiva, si es necesario recurra a concesiones recíprocas, y cuando logre un objetivo cambie inmediatamente de tema.

 

Los elementos de negociación entre el comprador y el proveedor son:

 

1. La calidad.

2. El precio.

3. Garantía y servicio

4. Tiempo de entrega

5. Condiciones de pago.

6. Condiciones contractuales.

 

7.5       Orden de compra

 

La orden de compra es un documento por medio del cual se comprometen tanto el proveedor como el comprador, al cumplimiento de las condiciones pactadas en la adquisición de materiales.

Dicho documento debe estar redactado correctamente, incluyendo  su un número  consecutivo de orden de compra, que servirá con identificador de la transacción, en cualquier parte del proceso de compra después de elaborada dicha orden, éste número será utilizado por el proveedor, como clave para realizar el embarque y la facturación de la mercancía vendida, y será por medio de este número que se deberá seguir la secuencia al archivar todas las ordenes de compra generadas.

El número de orden de compra deberá aparecer en todos los documentos, que tengan algo que ver con la adquisición, facturación, embarque, recepción del material, etc., con fines de identificación y comprobación, así como para efectos de la generación de los pagos correspondientes.

 

Se deben especificar correctamente sobre la orden de compra, la descripción de los artículos pedidos.

También, debe contener específicamente como se comprobará la calidad de los materiales comprados, además, de: Instrucciones sobre la dirección exacta donde se deberán entregar los materiales, la fecha en que deberán ser entregado, (siendo responsabilidad del proveedor cualquier tipo de retraso),  número de copias necesarias de la factura y las condiciones de pago

 

La orden de compra tiene como funciones específicas: formalizar el convenio entre vendedor y comprador, transmitir a los departamentos involucrados la información necesaria para darle seguimiento al proceso que debe seguir una compra.

 Los tipos de contrato de compra pueden ser clasificados como:

 

Pedidos individuales, los cuales se hacen para cubrir una compra de cierta cantidad en concreto, de un material necesario, para satisfacer la necesidad de cierto fin también concreto, terminando el contrato al recibir el material y pagar el importe de la factura correspondiente.

 

Pedidos generales, son contratos que cubren por lo general, las necesidades de un material específico, en cierto período de tiempo. Las entregas de la cantidad contratada de material, se van solicitando conforme a las necesidades de la empresa, tomando en cuenta su calendario de producción.

 

La información que debe contener el contrato de compra, varía de acuerdo a las necesidades de cada empresa y a las rutinas establecidas para efectuar las compras y, solo será valido un contrato de compra que contenga como mínimo los siguientes elementos, que son esenciales:

 

1. Las firmas de ambas partes.

2. La competencia de las partes.

3. Un importe adecuado.

4. Fines legales bien claros.

5. No debe ser elaborado para cometer fraude.

 

Se deberá de dar un seguimiento adecuado a los pedidos, para asegurar las entregas de materiales a tiempo, conforme a las fechas de vencimiento establecidas y que serán acordes con los programas de producción.

La función anterior, deberá desarrollarla una persona encargada de expeditar todos los pedidos generados, de todos los materiales y servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa. También deberá evaluar el servicio que cada proveedor está dando, de acuerdo a requisitos asentados en los pedidos de compra que se le hayan asignado, con el propósito de ayudar al comprador en la futura selección del proveedor.

 

Una vez que se ha entregado la orden de compra al proveedor, el expeditor deberá coordinar sus esfuerzos a que todas las mercancías de todas las ordenes de compra, sean entregadas por el proveedor en el lugar y fecha convenidas y que deberán por necesidad, estar estipuladas en la orden de compra.

La función de seguir la pista a un pedido hecho a cierto proveedor, variará de acuerdo a la importancia de dicho pedido, la cual se acentúa cuando:

 

1. Es importante que un pedido se cumpla exactamente en la fecha de entrega acordada.

2. El embarque es un complemento de otro pedido y de una serie de embarques espaciados entre sí.

3. El material comprado es de fabricación y diseño especial.

4. La capacidad del proveedor está en duda, en lo que respecta al cumplimiento del convenio.

 

Pero, existe la función de seguimiento de los pedidos como una simple rutina, lo cual se da cuando:

 

1. Existe un programa regular de entregas y este no pone en riesgo la producción.

2. Los materiales pedidos son de uso estándar y son controlados  con el sistema de máximos y mínimos en el almacén.

 

La función de seguimiento de los pedidos, será efectiva cuando: La sección de seguimiento cuente con el personal específicamente asignado para tal función, esté organizada de una manera adecuada para tal  propósito, los procedimientos para el seguimiento estén dispuestos apropiadamente, se tenga un conocimiento claro de las características de las fuentes de abastecimiento, la ruta de embarque sea elegida correctamente – en ocasiones es conveniente confiar en el departamento de tráfico del proveedor para que elija la ruta de embarque apropiada -, el pedido esté estar redactado claramente, el contacto con el proveedor sea lo más personalizado posible, la recepción del material sea avisada al departamento de compras para que este acuse de recibo, el proveedor envíe una factura al departamento de contabilidad para su pago correspondiente, después de haber verificado que las cantidades y valores y demás condiciones establecidas, se cumplieron.

 

 

VIII.      EL CONTROL DE LAS COMPRAS

 

8.1       Control de las compras

 

Una de las herramientas más valiosas con las que un departamento de compras puede contar es el control de compras, el cual permite conocer oportunamente las características  de los proveedores que están capacitados para el abastecimiento de los materiales necesarios, esto ayudará en gran parte a tener ahorros en tiempo, ya que con tan solo consultar el control de las compras se podrá determinar una compra lógica, debido a que en los registros de control se tendrán guardadas las características de las compras pasadas.

 

Algunos de los principales controles son los siguientes:

 

1. Tarjeta de control de compras: Esta debe ser elaborada para cada material y en ella debe de contenerse la siguiente información:

 

a)       Número de parte del artículo.

b)       Descripción y especificaciones técnicas del material.

c)       Número y nombre de los proveedores que han vendido o cotizado el material.

d)       Cantidades y precios anteriormente cotizados.

e)       Descuentos obtenidos.

f)         Fechas de las compras anteriores.

g)       Número de requisiciones anteriores.

h)       Número de ordenes de compra anteriores.

i)         Cantidades compradas.

j)         Observaciones necesarias.

 

2. Control de especificaciones de materiales: Se llevará a cabo con el propósito de tenerlas archivadas ordenadamente y debidamente actualizadas, con el fin de que al momento de comprar los materiales, éstos sean recibidos de acuerdo  a las necesidades actuales de la empresa.

 

3. Registro de contratos: Será necesaria su implementación para mantener un control de ellos y así poder identificar los que estén próximos a vencerse, y de acuerdo a las necesidades de la empresa se pueda decidir si se genera un nuevo contrato o no.

 

4. Control de requisiciones: Se establecerá con el fin de tener información constante respecto a los requerimientos atendidos y pendientes de atender por parte del departamento de compras, sirviendo a la vez como  evaluación de la eficiencia del mismo departamento.

 

5. Control de ordenes de compra: Este control nos permitirá estar informados de la situación real que tengan las ordenes de compra en cuanto a entregas y atrasos, ayudando a evaluar el desempeño de los proveedores.

 

 

Reportes a la gerencia

En el departamento de compras se obtienen varios reportes que muestran de una manera verás, los resultados de obtenidos por este departamento, entre ellos tenemos:

 

1. Reporte de pedidos generados.

2. Reporte de los descuentos obtenidos.

3. Reporte de ventas de material obsoleto o sobrante.

4. Reporte de desempeño de los proveedores.

5. Reporte de requisiciones recibidas.

6. Reporte de requisiciones atendidas.

7. Reporte de ordenes vencidas, etc.

 

Es conveniente que también el gerente o jefe de compras elabore un reporte respecto al desarrollo y evolución del personal a su cargo, ya que los resultados se logran gracias al elemento humano y si este trabaja en un ambiente satisfactorio, sus esfuerzos se traducirán en excelentes resultados, por consiguiente, se hace necesaria su valuación.

Todos estos reportes se deben generar de preferencia mensualmente.

 

8.2       Medición de resultados alcanzados por el departamento de compras

 

Esto consiste en la medición de la eficiencia mediante la cual un departamento de compras desempeña sus funciones.

 

Para poder establecer los parámetros de medición y evaluación, la administración debe conocer claramente las funciones del departamento.

 

Uno de los principales problemas que se encontrarán al tratar de establecer un método de evaluación para el departamento de compras, es que se dan varios factores que varían constantemente en el accionar del departamento.

Por lo anterior, el departamento de compras debe ser evaluado como si fuera una empresa individual y será más fácil la medición del desempeño, si se utiliza un método de evaluación enfocado a  la cuestión técnica del trabajo realizado en determinado período de tiempo.

 

La base para la evaluación será constituida por cierta información que sea entendida por el personal que realizará la evaluación, la información requerida incluye lo siguiente:

 

1. ¿Cuál es el trabajo o responsabilidad que se va a evaluar?  Las definiciones de las funciones y la asignación de las responsabilidades deben proveer esta información.

 

2. ¿Existen objetivos específicos establecidos para un período dado? ¿Son los objetivos entendidos por el personal responsable de las operaciones involucradas en su obtención? Los presupuestos, el uso de costos estándar, la determinación de variaciones, los objetivos de reducción de costos, son fuentes de información.

 

3. ¿Están las políticas y procedimientos apropiadamente escritos? Los manuales de políticas y los procedimientos cuidadosamente planeados proporcionan la información básica necesaria para comparar el desempeño con los estándares predeterminados.

 

Los métodos a utilizar en la evaluación del departamento de compras:

 

El método de evaluación más utilizado se conoce como “Auditoría Interna Administrativa”, y debe investigar los siguientes puntos.

 

1. ¿Son seguidos las políticas y procedimientos detallados en el manual de compras?

2. ¿ Mantiene relaciones de cooperación estrecha el departamento de compras con los demás departamentos?

3. ¿Son económicos los niveles de inventarios? ¿Ha habido interrupciones en la producción por falta de inventario? ¿Se controla la obsolecencia al impedir el sobreinventario?

4. ¿Se controlan los récords de compras de tal forma que cualquier tipo de información pueda obtenerse rápidamente?

5. ¿Cómo consideran los proveedores el departamento de compras?

6. ¿Llena la estructura de la organización de compras las necesidades de la empresa?

 

Un segundo método de evaluación que es ampliamente utilizado consiste en el análisis de los ahorros obtenidos por el departamento de compras.

 

Un tercer método compara los precios actuales pagados con un costo estándar predeterminado, ya sea por promedio o por el último precio pagado el año anterior. La efectividad de este método depende en parte de la naturaleza de los materiales y mercancías compradas. 9

 

Evaluar la función de compras es de suma importancia, tanto para los dirigentes de la empresa como para el personal del departamento de compras. La fijación de estándares necesarios para la medición del desempeño del departamento de compras, deberá ser de importancia para la dirección, debido a que será quien tendrá que entender los grandes beneficios que se derivan para la empresa cuando el funcionamiento del departamento de compras está totalmente incorporado a la estructura de la organización como un todo y, además, el departamento de compras es aceptado con la categoría necesaria para tratar a la misma altura con las demás funciones de la empresa y, además, cuenta con personal altamente especializado.

Cuando la función del departamento de compras es realizada de la manera más eficiente posible, las utilidades de le empresa se verán incrementadas en grandes proporciones.

 

 

IX.        COMPRAS DEL SECTOR PUBLICO

 

9.1       Sistemas de compras

 

Implantar sistemas de calidad sobre productos y servicios, ha sido una necesidad para las grandes industrias que se desarrollan en el ámbito de los mercados globalizados, con el propósito de garantizar precisamente, la calidad de dichos productos y servicios de una manera permanente.

Estas normas han sido creadas gracias a la necesidad de la unificación de criterios con relación a estándares de calidad, con la finalidad de evaluar fácilmente a los proveedores y minimizar el trabajo a las grandes empresas que se rijan bajo estas normas.

Esto traerá beneficios a corto plazo y reforzará la competitividad a dichas empresas, con la completa satisfacción de sus necesidades de calidad y aun consto óptimo.

 

El organismo internacional de normalización (International Standards Organization, ISO) aprobó desde 1987 las normas ISO –9000. Las cuales rigen las relaciones cliente – proveedor derivadas de las negociaciones de compraventa de materiales y servicios que se realicen nacionalmente o internacionalmente, las normas ISO-9000 incluyen la norma ISO-8402, la cual contiene un vocabulario que se encarga de definir lo que es la calidad y como debe de entenderse dentro de las normas ISO.

Las normas ISO-9000, son las siguientes:

 

ISO- 9000: Es la norma base para el aseguramiento de la calidad y sus características son:

 

1. Mantener la calidad real alcanzada de un producto o servicio en específico.

2. Garantizar la confianza a la dirección de la empresa de que la calidad será siempre cumplida.

3. Otorgar al cliente la confianza de que los productos adquiridos por él son de la calidad y costo requeridos.

 

ISO-9001: En esta norma ya se incluye proyecto o diseño de fabricación, instalación y servicio, los cuales deberán ser realizados cumpliendo con la misma calidad que rige la norma.

 

ISO-9002: En ella solo se incluye adicionalmente la fabricación e instalación de los productos comprados bajo esta norma.

 

ISO-9003: Esta norma entra en función después de que se a cumplido con las anteriores, y  en ella se incluye la inspección y pruebas finales.

 

ISO-9004: Esta norma se encarga de proporcional las directrices necesarias para evaluar los factores técnicos, administrativos y humanos que de una forma u otra afecten a la calidad y la detección de necesidades para garantizar la satisfacción de los clientes.

Debiéndose evaluar sus necesidades, el comportamiento del mercado, los procesos de producción y la naturaleza del producto.

 

9.2       Características de las compras públicas

 

El comprador público tiene una autoridad diferente a la del comprador privado, y es que, el comprador privado tiene la responsabilidad de reportar el resultado de sus actividades ante un superior y una empresa. El comprador público, está condicionado por las leyes, regulaciones o estatutos, tales como constituciones federales y leyes municipales, por lo cual debe de tener cuidado de no salirse de los lineamientos legales dentro de los cuales debe operar, ya que su responsabilidad fue basada en una legislación  y en los sectores que lo eligieron para tales funciones.

 

Tanto en el sector público como en el privado se utilizan presupuestos como instrumentos de planeación y control, pero existe una gran diferencia en la utilización de dichos recursos, entre el comprador público y el privado; el comprador público no puede tomar ventaja si en algún momento se le presenta la oportunidad de comprar grandes cantidades de materiales, para lograr descuentos que ayuden a la optimización de los gastos públicos, debido a que si el recurso necesario para ello no está en el presupuesto, difícilmente se lo autorizarán. Lo contrario sucede con el comprador privado, que en caso de tener una oportunidad así en beneficio de la empresa, bastará que éste compruebe que será una negociación ventajosa, para que en pocos días le sea autorizado el recurso necesario (hablando de una empresa con finanzas sanas).

Lo anterior se debe a que el comprador público gasta el dinero que proviene de los causantes de impuestos.

 

En muchas de las empresas gubernamentales, no se tiene personal especializado para el control de la calidad, transporte de materiales, etc.

Y las compras suelen ser en muchas ocasiones muy lentas, a menos que sea absolutamente necesario acelerarlas, lo anterior debido a que en las compras del sector público, las acciones de los compradores en la mayoría de los casos, están basadas en el proceso de licitación. Esto porque así lo establecen los estatutos gubernamentales, teniendo como objeto, apoyar a todos aquellos contribuyentes que estén en la posibilidad de concursar en las licitaciones, teniendo la misma oportunidad en común para vender sus productos o servicios.

 

Las licitaciones deben ser abiertas a inspección pública, con lo cual se procura que ningún comprador del sector público pueda tener favoritismo hacia algún proveedor en especial.

 

Las licitaciones de carácter competitivo abierto, requieren de mucho tiempo de trabajo en oficina y administrativo.  Por lo cual las leyes gubernamentales han establecido un sistema de licitaciones informales, por medio de las cuales son definidos los proveedores para los pedidos pequeños, inferiores a cierta cantidad de dinero, previamente establecida.

 

El proceso de estas licitaciones, se debe apegar al proceso formal de las licitaciones mayores, con la diferencia de que no serán invitados varios proveedores a presentar su oferta.

 

El procedimiento de las licitaciones es el siguiente:

 

1.  El comprador deberá enviar a los proveedores, una lista completa de las especificaciones de los artículos a comprar. Existen algunas compras de paquetes de productos, que por lo complicado de las especificaciones, estas estarán contenidas en varias páginas, donde se detallará también el procedimiento que se seguirá respecto al control de calidad, para asegurarse que los artículos entregados cumplan con los requisitos establecidos al respecto.

 

2. Enviar una lista donde se mencione cómo, cuándo, dónde y de que forma se deben presentar las propuestas para la licitación.

 

3. Se indicará a los proveedores, las condiciones legales y especiales que deben cumplir con la finalidad de que su oferta no sea rechazada.

 

4. Se enviará una forma de la licitación, en la cual el proveedor especificara sus precios, descuentos y demás información necesaria de acuerdo al requerimiento.

 

Generalmente se solicitan fianzas a los proveedores licitantes al momento de presentar su propuesta, con la finalidad de asegurar el cumplimiento de la orden de compra en cuanto a: Calidad de los materiales, calidad de mano de obra, fechas de entrega establecidas, etc.

Las fianzas protegen al comprador en caso de que el proveedor elegido no cumpla con lo convenido. En cuyo caso, los gastos que se originen por buscar otro proveedor para que termine o cumpla totalmente con la orden de compra, serán cargados a la compañía aseguradora.

 

 

X.         DEPARTAMENTOS QUE REPORTAN O AUXILIAN A COMPRAS

 

10.1      Departamento de informática

 

El departamento de informática, es uno de los departamentos que actualmente están más ligados con la operación y administración de la mayoría de las organizaciones.

En la época moderna, la mayoría de las funciones en cualquier área de las organizaciones, se lleva a cabo a través del sistema de computo, por lo tanto el funcionamiento del departamento de compras está íntimamente ligado al funcionamiento del departamento de informática, ya que de él depende la elaboración de requerimientos, ordenes de compra, control de recepción de materiales, reportes de todo tipo,  trabajos especiales de procesamiento de datos, etc.

Es por medio de la computadora que se realizan la mayoría de los trabajos escritos necesarios en la operación del departamento de compras y ahora, es a través de este medio que es posible recibir cotizaciones,  catálogos, etc. utilizando para ello el Internet.

 

 

10.2      Departamento de tráfico

 

Es en este departamento, donde se reciben los materiales comprados que de alguna forma necesitan un medio de transporte, debiendo tener cuidado de  revisar la documentación que ampara los embarques, con el propósito de asegurar, que la cantidad recibida, el importe de la factura, la calidad de los materiales, el empaque, etc., son los convenidos en la orden de compra, de la cual el proveedor deberá entregar una copia junto con la factura del los materiales para que el departamento de tráfico pueda corroborar más rápidamente la veracidad de los datos asentados en la factura y demás documentos involucrados en el procedimiento de compra.

Generalmente el departamento de tráfico cuenta con copia de la orden de compra,  ya que en ocasiones será este departamento el encargado de recoger los materiales en las instalaciones del proveedor, y deberé tener la información necesaria para hacerlo correctamente, y dicha información se contiene en la orden de compra, además, de que, debe entregar los materiales recibidos, a los departamentos o almacenes correspondientes.

 

En algunas empresas pequeñas, la función de tráfico se realiza dentro de la estructura del propio departamento de compras.

Cuando las organizaciones son demasiado grandes, es necesario que el departamento de tráfico se desarrolla como una unidad separada de las compras.

 

10.3      Departamento de recibo de materiales

 

Los materiales comprados, llegarán a la empresa por distintos medios, y deberán ser entregados a los departamentos solicitantes, para su correcta utilización.

Si no existiera un departamento de recibo de materiales, posiblemente se generaría un caos en la recepción, ya que algunos embarques podrían venir incompletos, de mala calidad, etc., lo cual quizás ocasionaría retrasos en la producción, o errores en la utilización e estos, a falta de un control de recibo.

Las funciones que debe realizar el departamento de recibo son:

 

1. Registrar adecuadamente todos y cada uno de los materiales recibidos.

2. Verificar si los materiales recibidos cumplen con los requisitos.

3. Solicitar la inspección de los materiales que así lo requieran,  por parte de los departamentos de control de calidad y compras, para determinar si cumplen con las especificaciones.

4. Dar aviso a los departamentos solicitantes, del estado en que se reciben los materiales.

5. Entregar los materiales a los solicitantes, así como la documentación correspondiente a los departamentos involucrados, de acuerdo al procedimiento previamente establecido.

 

La responsabilidad de la función de recibo de materiales, debe ser asignada a una personal en especial y en el caso de las empresas muy grandes, es necesario la creación de un departamento de recibo, que cuente con personal especializado y que reporte a la jefatura de almacén.

 

La recepción de materiales y la compra de estos, son funciones muy relacionadas entre sí, por lo mismo, en cualquier empresa debe de existir una estrecha comunicación y cooperación entre ambos departamentos.

 

10.4      Departamento de almacén

 

Al ser este departamento el responsable de la custodia de la mayoría de los materiales que no están dentro de un proceso de producción, o son productos ya terminados,  es de vital importancia que el control de estos materiales y productos sea riguroso, ya que de la veracidad de la información contenida en los reportes de inventario, dependerá la exactitud de la planeación de la producción, y la generación de la agenda de requerimientos de los materiales necesarios para cumplir con dichos planes de producción.

Es por eso que el funcionamiento del departamento de almacén está muy ligado al funcionamiento del área de compras.

 

 

XI.                 CONCLUSIONES

 

En el departamento de compras, solo debe existir una idea firme “comprar bien”, lo cual significa lograr una gran ventaja en el proceso de búsqueda de buenos resultados dentro de una organización, que lleven finalmente al logro de los objetivos generales.

 

El departamento de compras, controbuye de una manera hasta cierto punto pacífica, pero de gran valía en el logro de dichos objetivos, ya que, como podemos observar, es en este departamento donde se gasta la mayoría del presupuesto de una organización.

Por tal motivo. Se deben seguir de una manera efectiva todos los planes establecidos para la realización de las compras, apegandose siempre a las políticas de la organización y las propias del departamento de compras.

 

En la actualidad como en el pasado, el departamento de compras es organizado de acuerdo al tamaño y necesidades de cada empresa, y ha desarrollado sus funciones siempre de acuerdo a dichas necesidades. Posiblemente ahora sea más fácil realizar funciones de compras, debido a los cambios tecnológicos, especialmente en informática, los cuales facilitan la búsqueda de fuentes de abastecimiento, así como el desarrollo de los procedimientos y programas de compras.

Principalmente, los sistemas computacionales han venido a revolucionar los procesos de compras así como muchos otros procesos, dentro de las grandes organizaciones, esto ha originado que también las pequeñas empresas, busquen su crecimiento e incursionen dentro de estos sofisticados métodos de trabajo, poruqe de no hacerlo, podrían quedarse rezagados en su desarrollo.

 

Es ahora que el departamento de compras debe contar con personal altamente capacitado y especializado, de acuerdo a las necesidades y requerimienos de cada empresa, donde todos los departamentos deben actuar coordinadamente para lograr los objetivos de calidad, precio, y entrega a tiempo de los artículos que produce, ya que son parte importante del círculo de intercambios necesarios para la subsistencia, progreso y adquisición de riqueza del ser humano.

 

 

XII.                BIBLIOGRAFIA            

 

MERCADO H. Salvador, Compras; principios y aplicaciones, 3ra. , México, Editorial Limusa, 1999.

 

D. HEDRICK Folyd, Administración de Compras, 1ra. Edición en Español, México, Editora Técnica, 1971.

 

 

RODRIGUEZ Valencia Joaquín, Cómo Administrar Pequeñas y Medianas Empresas, 3ra. , México, 1993.

 

LECLERCQ Xavier, La Auditoría al Servicio de Compras, 1ra. , México, Alfaomega Grupo Editor, 1995.

 

ANZOLA Rojas Sérvulo, Administración de Pequeñas Empresas, 1ra. , México, McGraw-Hill, 1993

 

FLORES M. Omar, Selección y Control de Proveedores,

htt: //unamosapuntes.mexico.com.mx/

 

 

 

XIII.              CUESTIONARIO

 

1.         ¿Cómo se define una compra?

2.         ¿Cuál es el objetivo del departamento de compras?

3.         ¿Cómo contribuye el departamento de compras a la productividad dentro de una empresa?

4.         ¿Cuáles son las funciones del departamento decompras de una pequeña empresa?

5.         ¿Cuál es la relación entre el departamento de compras y el de producción?

6.         ¿Cuál es la relación entre el departamento de compras y el de ventas?

7.         ¿Cuál es la relación entre el departamento de compras y el de ingeniería?

8.         ¿Cuál es la relación entre el departamento de compras y el de contabilidad?

9.         ¿Cuáles son los tre factores que deben cosiderarse para la decisión de una compra?

10.       ¿Cuáles son las diferentes formas de definir la calidad de un material?

11.       ¿Cuáles son los tres tipos de devolución que pueden aplicarse cuando un material no cumple con los requisitos?

12.       ¿Qué se requiere para lograr una planeación sistemática funcional?

13.       ¿Qué es la planeación?

14.       ¿Cuáles son las ventajas de los pedidos abiertos?

15.       ¿Qué funciones comprende la planeación?

16.       ¿Cuáles son los factores que integran el precio de compra?

17.       ¿Quién debe de eemitir las políticas dentro del departamento de compras?

18.       ¿Cuáles son los principales aspectos que deben considerarse para integrar las políticas de compras?

19.       ¿Con qué políticas debe contar el departamento de compras?

20.       ¿Qué pasos se recominedan para efectuar una compra?

21.       ¿Cuáles son los requisitos para el buen funcionamiento del procedimiento de compras?

22.       ¿De acuerdo a qué factores puede ser medido el departamento de compras?

23.       ¿Cuál es elpropósito de programar las compras?

24.       ¿Qué es un presupuesto?

25.       ¿Cuáles son los dos tipos de presupuesto utilizados en el área de compras?

26.       ¿Qué es necesario para lograr una adecuada organización del área de compras?

27.       ¿Cuáles son los principios para lograr una adecuada coordinación del departamento de compras?

28.       ¿Cuáles son los principales tipos de organización que se dan en un departamento decompras?

29.       ¿Cuáles son las responsabilidades del departamento de compras?

30.       ¿Cuál de las responsabilidades se considera la más importante?

31.       ¿Cómo puede realizar el comprador esta función?

32.       ¿Cuáles son los dos principios que se deben tomar en cuenta al

estructurar un departamento de compras?

33.       ¿Cuál es el perfil mayoritario de un comprador?

34.       ¿Cuál es el costo de operación aproximado, de un departamento de compras?

35.       ¿Qué es un manual de compras?

36.       ¿Qué debe contener un manual de compras?

37.       ¿Con qué departamentos está má relacionado el funcionamiento del área de compras?

38.       ¿En qué consiste un pedido abierto?

39.       ¿Cuáles sonlos tres tipos de compra que se ditinguen entre los que se practican?

40.       ¿Cómo se clasifican las compras?

41.       ¿Qué es un certificado de orígen?

42.       ¿Qué es una requisición de compra?

43.       ¿Cuáles son las caractrísticas que se deben tener en cuenta al seleccionar un proveedor?

44.       ¿Qué aspectos se deben considerar respecto a los materiales, para facilitar la selección del proveedor?

45.       ¿Cuáles son las principales fuentes de información que debe consultar un comprador en busca de fuentes de abastecimiento?

46.       ¿A que proveedores sedebe dar preferencia al solicitar cotizaciones?

47.       ¿Cuáles son los elementos de negociación entre el comprador y el proveedor?

48.       ¿Qué es una órden de compra?

49.       ¿Cuál es la función específica de una oórden de compra?

50.       ¿Qué información debe contener un contrato de compra?

51.       ¿En qué consiste el método de evaluación del departamento de compras llamado Auditoría Interna Administrativa?

52.       ¿En que consiste el segundo método más utilizado, para evaluar al departamento de compras?

53.       ¿Cuál es la norma base para el aseguramiento de la calidad y cuáles son sus características?

54.       ¿Cómo se seleccionan los proveedores en el sistema de compras del sector público?