10) ¿Cuál es la tarea principal del gerente de acuerdo al enfoque de contingencia?
La tarea principal del gerente según el enfoque de contingencia, también llamado Enfoque Situacional, consiste en identificar que técnica administrativa será la mas idónea para alcanzar las metas de la gerencia en una situación concreta, en circunstancias concretas y en un momento concreto
“El gerente en el enfoque de contingencia evalúa los métodos para seleccionar el que funcionará mejor en caso que se le presente. En definitiva, el gerente según este enfoque parte del punto de vista; mediante el cual, la técnica administrativa que sirve mejor para alcanzar las metas de la organización puede variar según las circunstancias”.
Pag. 52. James Stoner. Administración. 1996.
11) ¿Cuál es el enfoque moderno y cual es el rol del gerente en él?
“EL enfoque moderno surge de la necesidad de los diversos cambios que se han venido sucediendo en nuestro mundo desde finales del siglo pasado; las fronteras entre los países desaparecen estrechando lazos entre culturas muy distintas y generando nuevas concepciones que alimentan la evolución de la administración y la empresa, apareciendo así una verdadera globalización que cada día toma mas fuerza. En este nuevo enfoque el gerente debe usar como herramienta a las relaciones humanas y adaptarse rápidamente; ya que en su capacidad de adaptarse a las condiciones que cambian constantemente, estará basado su éxito, claro sin olvidar las dosis adecuadas de las labores tradicionales del gerente”.
Pág. 53. James Stoner. Administración. 1996.
12) ¿Cuál es la diferencia entre detectar un problema o una oportunidad?
Estos términos pueden definirse de la siguiente manera:
Problema: situación que se presenta cuando el estado de las cosas no es igual al estado deseado de las cosas.
Pág. 261. James Stoner. Administración. 1996.
Oportunidad: Situación que se presenta cuando circunstancias ofrecen a la
organización la posibilidad de superar las metas y los objetivos establecidos.
Pág. 263. James Stoner. Administración. 1996.
“A pesar de conocer ya la definición de los términos no siempre esta claro si la situación que podría afrontar el gerente representa un problema o una oportunidad; lo que nos indica que estas dos posibilidades suelen estar entrelazadas en muchas oportunidades, ya que un problema puede representar una oportunidad disfrazada, y lo importante es identificarlos y sacar el provecho deseado en pro de conseguir las metas de la empresa.
Por tanto tomando lo establecido por David B. Gleicher, como una simple y útil diferenciación entre estos términos tenemos que un problema es aquello que pone en peligro la capacidad de la organización para alcanzar sus objetivos; y la oportunidad es aquello que ofrece la posibilidad de superar los objetivos”.
13) ¿Cuáles son las situaciones que suelen alterar a u gerente.?
Una desviación de la experiencia pasada: Se refiere al cambio de cierto patrón que era favorable a la organización ha ido declinando.
Una desviación del plan establecido: Significa que las expectativas o proyecciones establecidas por los gerentes no se están alcanzando.
Otras Personas presentan problemas al gerente con frecuencia: Cuando aparecen quejas constantes de los clientes sobre la calidad de los servicios y también el incremento de la rotación de personal debido a la renuncia de empleados.
El desempeño de la competencia: Cuando otra empresa mejora sus procedimientos o desarrollan nuevos procesos que elevan su rendimiento. Acá el gerente debe reevaluar los procesos procedimientos de su organización para mejorar su productividad.
“Es bien importante que los gerentes estén alerta a las diversas situaciones que se les presentan a diario ya que de este modo pueden presentir los problemas o desviaciones de los objetivos con prontitud y darles las soluciones que ameritan”.
Pág 262. James Stoner. Administración. 1996
14) Describa las 4 etapas del proceso de toma de decisiones.
Etapa 1: Investigar la situación: Esta etapa cubre los 3 aspectos siguientes:
Definir el Problema: Se refiere a delimitar los síntomas del problema
para evitar que se lleguen a confundir, lo que permitirá captar con mas
facilidad las posibles oportunidades que se puedan presentar en el problema.
Diagnosticar las causas: Diagnosticar bien las causas del problema es muy
importante motivado a que las causas no son tan evidentes como los problemas,
por lo que la intuición es una herramienta muy útil para identificarlas. Sin
embargo esto genera que diferentes personas tengan distintas visiones sobre el
mismo problema. Quedará del gerente reunir todas las piezas y seleccionar las
adecuadas para aclarar el panorama.
Identificar los objetivos de la decisión: Consiste en decidir cual seria
la solución mas efectiva. Por lo general muchos problemas constan de varios
elementos y es poco probable que el gerente encuentre una solución que sirva
para todos ellos.
Etapa 2: Desarrollar Alternativas: Consiste en generar varias opciones viables para llegar a la mejor solución y evitar tomar la primera alternativa que se presente. Las sesiones de “lluvias de ideas” constituyen una eficaz herramienta para obtener distintos puntos de vistas y así diferentes alternativas.
Etapa 3: Evaluar las Alternativas y elegir la mejor entre las disponibles: Se trata de la evaluación que el gerente debe realizar a cada una de las alternativas y se basa en 3 preguntas claves:
- ¿ Es viable esta alternativa?, se debe investigar si la organización cuenta con el dinero y los recursos necesarios para llevar a cabo la alternativa, si la alternativa satisface todas las obligaciones jurídicas y éticas de la organización.
- ¿Representa la alternativa una solución satisfactoria?, se debe reconocer si la alternativa puede satisfacer los objetivos de la decisión y si tiene posibilidad de tener éxito
- ¿Cuáles son las posibles consecuencias para el resto de la organización?.
Los gerentes deben tratar de anticipar cómo el cambio en un área afectará a otras, tanto en presente como en el futuro, ya que cada área de la organización está estrictamente ligada.
Etapa 4: Implantar la Solución y Monitorearla.
Cuando se ha elegido la mejor de las alternativas existentes, los gerentes pueden hacer planes para abordar los requisitos y los problemas que se podrán encontrar al llevarla a la práctica. La aplicación de la decisión no sólo se limita a girar las órdenes adecuadas. Se deben conseguir los recursos y asignarse de acuerdo con las necesidades. En esta etapa los gerentes establecen un procedimiento para los informes sobre el avance y se preparan para aplicar correcciones, en caso de que surgieran otros problemas.
“El proceso de toma de decisiones es de suma importancia dentro de las tareas del gerente, ya que le permitirá identificar y elegir un curso de acción que lo conduzca a atacar un problema o aprovechar una oportunidad y por ende cumplir con certeza con los objetivos propuestos”
Pág 270. James Stoner. Administración. 1996
15) ¿Cuáles son las consideraciones fundamentales que privan en la estructuración organizacional?
La estructura organizacional consiste en dividir, organizar y coordinar las actividades de los componentes de una organización. Las estrategias y circunstancias del entorno organizacional son diferentes a las otras ya que existen toda una serie de estructuras posibles para la organización. El gerente en sus labores debe realizar de forma permanente el proceso de Organizar, una vez que el se decide a organizar debe dar los siguientes 4 pasos:
División del trabajo: Consiste es descomponer una tarea compleja en sus componentes, de tal manera que las personas sean responsables de una serie limitada de actividades en lugar de la general.
Departamentalización: Se refiere a agrupar aquellas actividades de trabajo que son similares o guardan relación lógica.
Jerarquía: Es el patrón de diversos niveles de la estructura de una organización. Establece quién depende de quién en la organización.
Coordinación: Es un proceso que consiste en integrar las actividades de partes independientes de una organización con el objeto de alcanzar metas de la organización.
“ El proceso gerencial de la organización siempre va a implicar tomar decisiones, para crear un ambiente estable y comprensible de tal manera que la organización pueda alcanzar sus metas y además pueda perdurar en el tiempo hasta bien entrado el futuro”
Pág 345. James Stoner. Administración. 1996
16) Describa los tres enfoques básicos para lograr una organización y coordinación efectiva.
Los tres enfoques básicos para una organización y coordinación efectivas nacen por la necesidad de coordinar las actividades organizacionales:
Técnica básica de administración: Es aplicada principalmente cuando se requiere una coordinación modesta . Uno de los mecanismos que se usan e este enfoque es la cadena de mando de la organización, ya que especifica las relaciones entre los miembros y las unidades y facilita el flujo de información.
La técnica de “administrar por paseo” es otro instrumento útil que consiste en que el gerente se toma tiempo para darse paseos por las diversas instalaciones de producción y mediante una interacción informal con los empleados se pueden obtener muy buenos resultado a la vez que contribuye con el acercamiento de la plana operativa con la directiva.
Ampliar fronteras: En las empresas cuya cantidad de contactos entre los departamentos crece notablemente muchas veces se dificulta el flujo de información entre ellos. De ahí la importancia de crear un vinculo permanente mediante el cual se expanden las fronteras y así se entiendan las necesidades, preocupaciones y responsabilidades de cada departamento. Un ejemplo común es que los departamentos de Ingeniería y Mercadotecnia hablan idiomas distintos; un empleado que extienda las fronteras con eficiencia puede interpretar a ambos y orientar la comunicación entre ambos como si fuera un traductor.
Reducir la necesidad de coordinación: En ocasiones tanta necesidad de coordinación y una coordinación estricta, hacen que los métodos expuestos resulten ineficaces; y es cuando el mejor enfoque sería reducir la necesidad de coordinación.
Una forma de reducir la necesidad de coordinación consiste en crear unidades independientes donde sus miembros puedan realizar todos los aspectos necesarios de una tarea ellos mismos en lugar de depender de otros departamentos.
“ Definitivamente para lograr una coordinación efectiva se precisa una buena comunicación que permita que el tráfico de información entre las diferentes unidades de la organización sea fluido, constante y armonioso”.
Pág. 353. James Stoner. Administración. 1996