Perlembagaan Kavyan

Bahasa Malaysia, Bangsa Malaysia

FASAL 1 - NAMA

(1) Pertubuhan ini dikenali dengan nama Kumpulan Sasterawan Kavyan (Kavyan). Selepas ini disebut “Kavyan”.

FASAL 2 - TEMPAT URUSAN

(1) Alamat dan tempat urusan Kavyan adalah di 27 Jalan 25/82-B, Taman Sri Muda, 40400 Shah Alam atau di tempat lain atau tempat-tempat yang akan ditetapkan dari semasa ke semasa oleh Jawatankuasa; dan alamat untuk surat-menyurat adalah 27 Jalan 25/82-B, Taman Sri Muda, 40400 Shah Alam.

FASAL 3 - BENDERA, LAMBANG DAN LENCANA

(1) Lambang Kavyan terdiri daripada kotak empat segi dengan perkataan “Kavyan” di dalamnya.

(2) Perkataan "Kavyan" menggunakan fon Monotype Corsiva.

(3) Lambang Kavyan menggunakan warna hitam dan putih sahaja.

FASAL 4 - TUJUAN/MATLAMAT

(1) Menyatukan golongan Sasterawan Kavyan; iaitu sasterawan kaum India Malaysia yang menghasilkan karya asli dalam Bahasa Malaysia.

(2) Menyebar luaskan penglibatan dan sumbangan Sasterawan Kavyan dalam aktiviti penulisan.

(3) Menyalurkan karya Sasterawan Kavyan ke penerbitan.

(4) Mengasah bakat penulisan di kalangan ahli.

(5) Menyumbang ke arah memperkaya khazanah sastera kebangsaan.

(6) Memupuk minat membaca di kalangan ahli.

(7) Menyebar luaskan perjuangan "Bahasa Malaysia, Bangsa Malaysia".

FASAL 5 - KEAHLIAN

(1) Terbuka kepada warganegara Malaysia, kaum India yang berumur 18 tahun ke atas yang berminat menulis dan membaca karya sastera Bahasa Malaysia.

(2) Permohonan untuk menjadi ahli perlu dikemukakan kepada Jawatankuasa dengan mengisi borang keahlian.

(3) Jawatankuasa boleh dengan budi bicaranya menolak sebarang permohonan tanpa memberi sebab-sebabnya.

(4) Setiap pemohon yang permohonannya telah diluluskan layak menjadi ahli sehingga 31 Disember tahun berkenaan.

(5) Seorang pelajar universiti atau kolej-universiti tidak boleh diterima menjadi ahli kecuali ia telah dibenarkan terlebih dahulu secara bertulis oleh Naib Canselor universiti yang berkenaan.

FASAL 6 - BAYARAN MASUK, YURAN DAN BAYARAN LAIN

(1) Keahlian dalam Kavyan adalah percuma. Tiada bayaran masuk dan yuran tahunan.

(2) Yuran khas atau kutipan wang daripada ahli-ahli untuk perkara yang tertentu boleh dipungut dengan persetujuan Jawatankuasa Kavyan. Sekiranya ada ahli yang mungkir membayar wang yuran tersebut dalam tempoh yang telah ditetapkan, maka dianggap sudah menamatkan keahlian dengan serta-merta.

FASAL 7 - PEMBERHENTIAN DAN PEMECATAN AHLI

(1) Ahli yang hendak menamatkan keahlian perlu memberi kenyataan bertulis dua minggu terlebih dahulu kepada Setiausaha dan menjelaskan segala hutangnya.

(2) Ahli yang berhenti daripada menjadi ahli Kavyan tidak boleh meminta sebarang yuran dipulangkan.

(3) Mana-mana ahli yang gagal mematuhi Perlembagaan Kavyan atau bertindak dengan cara yang akan mencemarkan nama baik Kavyan boleh dipecat atau digantung keahliannya bagi suatu tempoh sebagaimana yang difikirkan munasabah oleh Jawatankuasa. Sebelum Jawatankuasa memecat atau menggantung ahli tersebut, ahli itu hendaklah diberitahu akan sebab-sebab bagi pemecatan atau penggantungannya secara bertulis. Ahli tersebut juga hendaklah diberi peluang untuk memberi penjelasan dan membela dirinya. Pemecatan atau penggantungan itu hendaklah dilaksanakan melainkan Mesyuarat Agung menunda atau membatalkan keputusan itu atas rayuan oleh ahli tersebut.

FASAL 8 - MESYUARAT AGUNG

(1) Pengelolaan Kavyan terserah kepada Mesyuarat Agung ahli-ahli. Sekurang-kurangnya satu per dua (1/2) daripada jumlah ahli yang berhak mengundi atau dua kali ganda jumlah Ahli Jawatankuasa, mengikut mana yang kurang, hendaklah hadir dalam Mesyuarat Agung bagi mengesahkan perjalanan mesyuarat dan mencukupi korum untuk mesyuarat.

(2) Jika korum tidak cukup selepas setengah jam daripada waktu yang telah ditetapkan untuk mesyuarat, maka mesyuarat itu hendaklah ditangguhkan kepada suatu tarikh (tidak lebih daripada 30 hari) yang ditetapkan oleh Jawatankuasa; dan jika korum tidak cukup selepas setengah jam daripada waktu yang telah ditetapkan untuk mesyuarat yang ditangguhkan itu maka berkuasalah ahli-ahli yang hadir menjalankan mesyuarat tetapi tidak berkuasa meminda Perlembagaan Kavyan dan membuat keputusan-keputusan yang melibatkan semua ahli.

(3) Mesyuarat Agung Tahunan bagi Kavyan hendaklah diadakan dengan secepat mungkin setelah berakhirnya tahun kewangan tetapi tidak lewat daripada 31 Mac pada tarikh, masa dan tempat yang ditetapkan oleh Jawatankuasa. Kerja-kerja Mesyuarat Agung Tahunan adalah:

(a) Menerima laporan Jawatankuasa berkenaan perjalanan Kavyan dalam tahun lalu;

(b) Menerima laporan Bendahari dan penyata kewangan yang telah diaudit bagi tahun lalu;

(d) Menguruskan perkara-perkara lain yang dibentangkan dalam mesyuarat itu.

(4) Setiausaha hendaklah menghantar kepada ahli-ahli sekurang-kurangnya 21 hari sebelum Mesyuarat Agung Tahunan diadakan satu agenda mesyuarat termasuk salinan peringatan mesyuarat dan laporan serta penyata kira-kira Kavyan bagi tahun lalu yang telah diaudit. Salinan surat-surat ini juga hendaklah dibekalkan untuk dibaca oleh ahli-ahli di alamat tempat urusan Kavyan.

(5) Mesyuarat Agung Khas bagi Kavyan boleh diadakan:

(a) Bila difikirkan mustahak oleh Jawatankuasa, atau

(b) Atas permintaan beramai-ramai dengan bertulis oleh tidak kurang daripada satu perlima (1/5) daripada jumlah ahli yang berhak mengundi dengan menerangkan tujuan dan sebab mengadakannya. Permintaan ini hendaklan dihantar kepada Setiausaha Kavyan.

(6) Mesyuarat Agung Khas yang diminta oleh ahli-ahli hendaklah diadakan pada suatu tarikh dalam tempoh satu bulan dari tarikh penerimaan permintaan mesyuarat itu.

(7) Pengumuman dan agenda untuk Mesyuarat Agung Khas itu hendaklah diedarkan oleh Setiausaha kepada semua ahli sekurang-kurangnya 14 hari dari tarikh yang telah ditetapkan untuk bermesyuarat.

(8) Fasal 8 (1) dan 8 (2) dalam Perlembagaan ini berkenaan korum dan penangguhan Mesyuarat Agung Tahunan boleh digunakan untuk Mesyuarat Agung Khas tetapi dengan syarat jika korum tidak mencukupi selepas setengah jam dari waktu yang telah ditetapkan bagi Mesyuarat Agung Khas atas permintaan ahli-ahli itu, maka mesyuarat tersebut hendaklah dibatalkan dan dalam masa enam bulan dari tarikh ini, Mesyuarat Agung Khas atas permintaan ahli-ahli dengan tujuan yang sama tidaklah boleh diadakan.

(9) Setiausaha hendaklah menghantar kepada tiap-tiap ahli satu salinan draf peringatan tiap-tiap Mesyuarat Agung Tahunan dan Mesyuarat Agung Khas dengan seberapa segera yang boleh setelah selesainya mesyuarat itu.

FASAL 9 - JAWATANKUASA

(1) Satu Jawatankuasa seperti berikut yang dinamakan Pegawai Kavyan hendaklah dipilih dalam Mesyuarat Agung Tahunan:

(a) Seorang Presiden

(b) Seorang Timbalan Presiden (jika perlu)

(d) Seorang Penolong Setiausaha (jika perlu)

(e) Seorang Bendahari

(f) Seorang Penolong Bendahari (jika perlu)

(g) 3-5 orang Ahli Jawatankuasa Biasa (mengikut keperluan)

(2) Pemegang-pemegang jawatan Kavyan dan tiap-tiap pegawai yang menjalankan tugas eksekutif dalam Kavyan hendaklah terdiri daripada Warganegara Malaysia.

(3) Nama-nama untuk jawatan-jawatan di atas hendaklah dicadangkan serta disokong dan pemilihan akan dijalankan dengan cara menggundi oleh ahli-ahli pada Mesyuarat Agung Tahunan. Semua pegawai boleh dilantik semula tiap-tiap tahun.

(4) Fungsi Jawatankuasa adalah mengelola dan menggaturkan kerja-kerja harian Kavyan dan membuat keputusan atas perkara-perkara mengenai perjalanan Kavyan mengikut dasar am yang telah ditetapkan oleh Mesyuarat Agung. Jawatankuasa seharusnya tidaklah boleh mengambil tindakan yang bertentangan dengan keputusan Mesyuarat Agung dengan tidak terlebih dahulu berhubung dengannya dan Jawatankuasa mestilah sentiasa mematuhi keputusan Mesyuarat Agung. Jawatankuasa hendaklah mengemukakan laporan berkenaan kegiatannya dalam tahun lalu kepada tiap-tiap Mesyuarat Tahunan.

(5) Jawatankuasa hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali dalam 3 bulan. Pengumuman bagi tiap-tiap mesyuarat hendaklah diberikan kepada ahli-ahli 7 hari terlebih dahulu. Presiden dengan bersendirian atau tidak kurang daripada 4 orang Ahli Jawatankuasa bersama-sama boleh memanggil supaya diadakan mesyuarat Jawatankuasa pada bila-bila masa. Sekurang-kurangnya setengah (1/2) daripada bilangan Ahli Jawatankuasa hendaklah hadir bagi mengesahkan perjalanan dan mencukupkan korum mesyuarat.

(6) Jika timbul perkara mustahak yang berkehendakkan kelulusan Jawatankuasa dan Mesyuarat jawatankuasa tidak dapat diadakan, maka Setiausaha bolehlah mendapatkan kelulusan daripada ahli-ahli Jawatankuasa secara pengedaran surat pekeliling. Syarat-syarat mengenainya seperti berikut mestilah disempurnakan sebelum keputusan Jawatankuasa boleh dianggap sebagai telah diterima:

(a) Masalah yang dibangkitkan itu hendaklah dibutirkan dengan terang di dalam surat pekeliling yang diedarkan kepada tiap-tiap Ahli Jawatankuasa;

(b) Sekurang-kurangnya setengah daripada bilangan Ahli Jawatankuasa mestilah menyatakan persetujuan atau bantahan mereka terhadap cadangan itu; dan

Sebarang keputusan yang didapati melalui surat pekeliling hendaklah dilaporkan oleh Setiausaha kepada Mesyuarat Jawatankuasa berikutnya untuk disahkan dan dicatatkan dalam peringatan mesyuarat.

(7) Ahli Jawatankuasa yang mungkir menghadiri mana-mana satu mesyuarat Jawatankuasa tanpa alasan yang memuaskan akan disifatkan sebagai telah meletakkan jawatan dalam Jawatankuasa.

(8) Jika seorang Ahli Jawatankuasa meninggal dunia atau meletakkan jawatan, calon yang kedua mendapat undi terbanyak dalam pemilihan yang lalu hendaklah dipanggil untuk memenuhkan kekosongan itu. Jika calon yang sedemikian tidak ada atau menolak jawatan itu, maka berkuasalah Jawatankuasa melantik ahli yang lain memenuhkan kekosongan itu sehingga Mesyuarat Agung Tahunan diadakan.

(9) Jawatankuasa boleh memberi arahan kepada Setiausaha dan Pegawai-pegawai lain untuk menjalankan urusan Kavyan, dan melantik pengurusan dan kakitangan yang difikirkannya mustahak. Ia boleh menggantungkan atau melucutkan jawatan sebarang pengurus atau kakitangan kerana cuai dalam pekerjaan, curang, tidak cekap, engkar menjalankan keputusan Jawatankuasa, atau kerana sebab-sebab yang difikirkan boleh merosakkan kepentingan Kavyan.

(10) Jawatankuasa boleh menubuhkan Jawatankuasa Kecil jika difikirkan mustahak dan memberikan kewajipan khas kepada mana-mana Ahli Jawatankuasa.

FASAL 10 - KEWAJIPAN-KEWAJIPAN PEGAWAI

(1) Presiden, dalam tempoh menyandang jawatannya, hendaklah menjadi Pengerusi semua Mesyuarat Agung dan semua Mesyuarat Jawatankuasa dan bertanggungjawab atas kesempurnaan perjalanan semua mesyuarat. Ia mempunyai undi pemutus dan hendaklah ia menandatangani peringatan mesyuarat apabila telah diluluskan. Ia hendaklah menandatangani semua cek Kavyan bersama-sama dengan Setiausaha dan Bendahari.

(2) Timbalan Presiden (jika ada) hendaklah membantu kerja-kerja Presiden serta memangku jawatan Presiden semasa ketiadaannya.

(3) Setiausaha hendaklah menjalankan kerja pentadbiran Kavyan mengikut Perlembagaan dan hendaklah ia menjalankan perintah Mesyuarat Agung dan Mesyuarat Jawatankuasa. Ia bertanggungjawab mengendalikan urusan surat-menyurat dan menyimpan semua buku, surat dan kertas kecuali akaun dan buku-buku kewangan. Setiausaha hendaklah menyimpan buku daftar ahli yang mengandungi butir-butir seperti nama, tempat dan tarikh lahir, nombor kad pengenalan, pekerjaan, nama dan alamat majikan dan alamat rumah tiap-tiap ahli. Ia hendaklah hadir dalam semua mesyuarat dan membuat catatan mesyuarat. Ia hendaklah menandatangani semua cek Kavyan bersama-sama dengan Presiden dan Bendahari. Setiausaha hendaklah dalam masa 60 hari dari tarikh Mesyuarat Agung Tahunan diadakan mengirimkan Penyata Tahunan Kavyan kepada Pendaftar Pertubuhan sebagaimana yang dikehendaki di bawah Seksyen 14 (1) Akta Pertubuhan 1966.

(4) Penolong Setiausaha (jika ada) hendaklah menolong Setiausaha menjalankan kerja-kerja dan memangku jawatan itu semasa ketiadaan Setiausaha.

(5) Bendahari adalah bertanggungjawab berkenaan semua hal kewangan Kavyan. Ia hendaklah membuat dan menyimpan kira-kira berkenaan semua perkara kewangan dan bertanggungjawab atas ketepatannya. Ia hendaklah menandatangani semua cek Kavyan bersama-sama dengan Presiden dan Setiausaha.

(6) Penolong Bendahari (jika ada) hendaklah menolong Bendahari menjalankan kerja-kerja dan memangku jawatan itu semasa ketiadaan Bendahari.

(7) Ahli Jawatankuasa Biasa hendaklah membantu Jawatankuasa dalam menjalankan tugas yang diarahkan olehnya.

FASAL 11 - KEWANGAN

(1) Tertakluk pada peruntukan-peruntukan berikut dalam Perlembangaan, wang Kavyan boleh digunakan untuk perkara yang berfaedah bagi menjalankan tujuan-tujuan Kavyan, termasuklah belanja pentadbiran, bayaran gaji, biayaan dan perbelanjaan pegawai-pegawai dan kakitangan yang bergaji serta upah memeriksa kira-kira. Walau bagaimanapun, wang itu tidaklah boleh digunakan untuk membayar denda ahli yang telah dijatuhkan hukuman oleh Mahkamah.

(2) Bendahari dibenarkan menyimpan wang runcit tidak lebih daripada RM200.00 (Ringgit Malaysia Dua Ratus Sahaja) pada sesuatu masa. Wang yang lebih daripada jumlah itu mestilah dimasukkan ke dalam bank yang diluluskan oleh Jawatankuasa.

(3) Segala cek atau kenyataan pengeluaran wang dari kira-kira Kavyan hendaklah ditandatangani bersama oleh Presiden, Setiausaha dan Bendahari. Semasa ketiadaan Presiden, Setiausaha atau Bendahari, maka bolehlah Jawatankuasa melantik sesiapa sahaja antara mereka sebagai pengganti untuk menandatangani cek atau kenyataan pengeluaran wang Kavyan.

(4) Perbelanjaan yang lebih daripada RM500.00 (Ringgit Malaysia Lima Ratus Sahaja) bagi sesuatu masa tidak boleh dibayar dengan tidak diluluskan terlebih dahulu oleh Jawatankuasa, dan perbelanjaan yang lebih daripada RM2000.00 (Ringgit Malaysia Dua Ribu Sahaja) bagi sesuatu masa tidak boleh dilakukan tanpa mendapat kebenaran Mesyuarat Agung terlebih dahulu. Perbelanjaan yang kurang daripada RM100.00 (Ringgit Malaysia Satu Ratus Sahaja) bagi sesuatu masa boleh diluluskan oleh Presiden bersama Setiausaha dan Bendahari.

(5) Penyata darihal wang yang diterima dan dibelanjakan serta kunci kira-kira bagi setahun hendaklah disediakan oleh Bendahari dan diperiksa oleh Pemeriksa Kira-kira yang dilantik di bawah Fasal 12 Perlembagaan dengan seberapa segera setelah tamatnya tahun kewangan. Penyata Kira-kira yang telah diaudit hendaklah dikemukakan untuk diluluskan oleh Mesyuarat Agung Tahunan yang berikut dan salinannya hendaklah dibekalkan untuk makluman ahli di tempat urusan Kavyan.

(6) Tahun Kewangan Kavyan bermula pada 1 Januari dan berakhir pada 31 Disember tiap-tiap tahun.

FASAL 12 - PEMERIKSA KIRA-KIRA

(1) Dua orang yang bukannya Pegawai Kavyan boleh dilantik pada Mesyuarat Agung Tahunan sebagai Pemeriksa Kira-kira. Mereka akan memegang jawatan selama satu tahun dan boleh dilantik semula.

(2) Pemeriksa Kira-kira adalah dikehendaki memeriksa kira-kira Kavyan bagi setahun dan membuat laporan atau pengesahan untuk Mesyuarat Agung Tahunan. Mereka juga dikehendaki pada bila-bla masa oleh Presiden mengaudit kira-kira Kavyan bagi mana-mana masa dalam tempoh perkhidmatan mereka dan membuat laporan kepada Jawatankuasa.

FASAL 13 - PENGAMANAH

(1) Tiga orang Pengamanah yang berumur lebih dari 21 tahun bolehlah dilantik jika perlu dalam Mesyuarat Agung dan mereka akan berkhidmat selama yang dikehendaki oleh Kavyan. Semua harta tetap kepunyaan Kavyan akan diamanahkan kepada mereka dengan menandatangani suatu Surat Amanah (Deed of Trust).

(2) Pengamanah tidak boleh menjual, menarik balik atau memindahkan hakmilik harta kepunyaan Kavyan dengan tidak mendapat kelulusan dan kuasa yang diberikan oleh Mesyuarat Agung Kavyan.

(3) Seseorang pengamanah boleh dilucutkan daripada jawatannya oleh Mesyuarat Agung oleh sebab uzur kerana penyakit, tidak siuman, tidak berada dalam negeri atau kerana sebab lain yang mengakibatkan ia tidak dapat menjalankan tugasnya atau pekerjaannya dengan memuaskan. Jika berlaku kematian, peletakan jawatan atau pembuangan bagi seseorang Pengamanah, maka kekosongan itu bolehlah dipenuhkan oleh Pengamanah yang baru yang dilantik dalam Mesyuarat Agung.

FASAL 14 - TAFSIRAN PERLEMBAGAAN

(1) Di antara berlangsungnya Mesyuarat Agung, Jawatankuasa boleh memberikan tafsirannya kepada Perlembagaan ini dan Jawatankuasa, jika mustahak, boleh memutuskan perkara-perkara yang tidak terkandung dalam Perlembagaan ini.

(2) Kecuali perkara-perkara yang bertentangan atau tidak selaras dengan dasar yang telah dibuat dalam Mesyuarat Agung, keputusan Jawatankuasa terhadap ahli-ahli adalah muktamad jika tidak diubah oleh keputusan Mesyuarat Agung.

FASAL 15 - PENASIHAT/PENAUNG

(1) Jawatankuasa boleh, jika difikirkan perlu, melantik individu-individu yang layak menjadi Penasihat/Penaung bagi Kavyan dengan syarat individu yang dilantik itu menyatakan persetujuannya secara bertulis.

FASAL 16 - LARANGAN

(1) Permainan yang disebutkan di bawah ini tidak boleh dimainkan di dalam pejabat Kavyan: Roulette, Lotto, Fan Tan, Poh, Peh Bin, Belangkai, Pai Kau, Tau Ngau, Tien Kow, Chap Ji Kee, Sam Cheong, Dua Puluh Satu, Tiga Puluh Satu, Sepuluh dan Setengah, semua permainan dadu, banker’s game, semua permainan video berunsur judi dan semua permainan yang bergantung semata-mata pada nasib.

(2) Kavyan atau ahli-ahlinya tidak harus cuba menghalang atau dengan apa cara juga mengganggu perniagaan atau harga barang-barang atau mengambil peranan dalam gerakan kesatuan sekerja seperti definisi dalam Akta Kesatuan Sekerja, 1959.

(3) Kavyan tidak boleh menjalankan loteri sama ada dikhaskan kepada kepada ahli atau tidak, atas nama Kavyan atau nama Pegawai-pegawai atau Jawatankuasa atau ahli, tanpa kelulusan daripada pihak berkuasa berkenaan.

(4) “Faedah” seperti yang diterangkan di bawah Seksyen 2 Akta Pertubuhan 1966 tidaklah boleh diberikan oleh Kavyan kepada mana-mana ahlinya.

FASAL 17 - PINDAAN PERLEMBAGAAN

(1) Perlembagaan ini tidak boleh diubah atau dipinda kecuali dengan keputusan Mesyuarat Agung. Permohonan untuk perubahan atau pindaan kepada Perlembagaan hendaklah dibuat kepada Pendaftar Pertubuhan dalam masa 60 hari dari tarikh keputusan Mesyuarat Agung meluluskan perubahan atau pindaan itu dan hanya boleh dikuatkuasakan mulai dari tarikh perubahan atau pindaan itu diluluskan oleh Pendaftar Pertubuhan.

FASAL 18 - PEMBUBARAN

(1) Kavyan boleh dibubarkan secara sukarela dengan persetujuan tidak kurang daripada tiga per lima (3/5) daripada jumlah ahli yang menghadiri suatu Mesyuarat Agung yang dipanggil khas kerananya.

(2) Sekiranya Kavyan hendak dibubarkan secara yang disebutkan di atas, maka segala hutang dan tanggungan Kavyan yang sah mengikut undang-undang hendaklah dijelaskan dan baki wang yang tinggal hendaklah diselesaikan mengikut cara yang dipersetujui dalam Mesyuarat Agung Khas berkenaan.

(3) Kenyataan bersabit dengan pembubaran Kavyan hendaklah disampaikan kepada Pendaftar Pertubuhan dalam masa 14 hari dari tarikh pembubaran itu.

Bertarikh: 21 Oktober 2005

Sudikanlah menghubungi pihak Kavyan melalui e-mel [email protected] atau talian 012-3368142

Hosted by www.Geocities.ws