1 - Mesyuarat perlu bermula tepat pada massa yang dinyatakan dalam agenda, surat, SMS atau e-mel.
2
- Pengerusi perlu meminta salah seorang individu bertugas sebagai setiausaha
untuk mencatatkan laporan mesyuarat.
3
- Semua individu yang terlibat dalam messyuarat mesti hadir sekurang-kurangnya 15
minit sebelum mesyuarat bermula.
4
- Jika ada individu yang lewat 15 minit selepas mesyuarat bermula, individu
berkenaan dinasihatkan supaya tidak hadir. Pengerusi berhak tidak membenarkan
individu tersebut turut serta dalam mesyuarat berkenaan.
5
- Semua individu perlu membaca agenda daan meneliti bahan-bahan berkaitan yang
diedarkan 15 minit sebelum mesyuarat bermula. Jika ada sebarang soalan, perlu
membuat catatan pada kertas untuk ditanya semasa mesyuarat.
6
- Semua individu yang menghadiri mesyuarrat perlu mengambil tahu tujuan mesyuarat
diadakan dan membuat persediaan yang sewajarnya sebelum menghadiri mesyuarat.
7
- Jika individu tidak dapat hadir mesyuaarat, perlulah memaklumkan kepada
pengerusi mesyuarat, iaitu individu yang mempengerusikan mesyuarat berkenaan.
8
- Jika individu tidak dapat hadir pada ssaat-saat akhir, masih perlu memaklumkan
kepada pengerusi mesyuarat melalui telefon atau SMS.
9
- Semua individu yang menghadiri mesyuarrat mesti membawa kertas/buku dan alat
tulis.
10
- Semua individu mesti berpakaian kemas dan sopan. Seluar pendek serta apa-apa
pakaian yang kurang sopan adalah tidak dibenarkan sama sekali.
11
- Semua individu yang menghadiri mesyuarrat harus bersikap tenang. Kata-kata
kesat dan penghinaan tidak dibenarkan sama sekali.
12
- Semua individu yang menghadiri mesyuarrat harus saling hormat-menghormati.
13
- Sebaik sahaja pengerusi mengumumkan meesyuarat bermula, semua individu mesti
mengambil tempat dan berhenti berbual atau membuat kerja-kerja lain.
14
- Telefon bimbit perlu diletakkan pada mmod senyap (silent
mode) sepanjang mesyuarat. Hanya panggilan telefon yang terlalu penting
boleh dilayan sepanjang mesyuarat.
15
- Pengerusi boleh berdiri semasa berucapp atau bercakap semasa mesyuarat berjalan.
16
- Pada bila-bila masa sepanjang mesyuaraat berjalan, apabila pengerusi berdiri
dan/atau bercakap,
semua individu lain secara automatik tidak dibenarkan sama sekali bercakap.
17
- Pengerusi perlu mengendalikan mesyuaraat mengikut agenda yang sudah ditetapkan.
18
- Apabila pengerusi meminta salah seoranng individu mengemukakan laporan,
individu berkenaan boleh berdiri dan mula
membentangkan laporan.
19
- Semasa seorang individu sedang berdirii dan/atau bercakap, semua individu lain tidak
dibenarkan berdiri, bercakap, berbual-bual atau mengganggu perjalanan mesyuarat.
20
- Jika individu yang hadir ada sebarang bantahan, maklumat tambahan, soalan atau
cadangan, perlu dicatatkan pada kertas.
21
- Selepas individu yang membentangkan laaporan habis bercakap, dia perlu duduk.
22
- Pengerusi akan bertanya jika ada sebarrang pertanyaan atau cadangan.
23
- Individu yang ada sebarang bantahan, mmaklumat tambahan, pertanyaan atau
cadangan perlu mengangkat tangan sebagai isyarat.
24
- Pengerusi akan menentukan siapa yang aakan bercakap seterusnya.
25
- Individu berkenaan boleh berdiri dan mmengemukakan
bantahan, maklumat tambahan, pertanyaan atau cadangan.
26
- Semua pertanyaan atau cadangan haruslaah ditujukan kepada pengerusi dan bukan
kepada individu yang bercakap tadi. Contohnya: “Saudara pengerusi, saya ingin
bertanya satu soalan …” atau “Saudara pengerusi, saya tidak setuju dengan
kata-kata saudara XYZ …”
27
- Selepas individu tadi habis bercakap, pengerusi akan meminta individu
terbabit memberi respon. Respon ini juga mesti ditujukan kepada pengerusi dan
bukan kepada individu yang bertanya tadi. Contohnya: “Saudara pengerusi, saya
ingin menjelaskan bahawa …”
28
- Semua individu perlu bersikap tenang, hormat, menjaga tutur kata dan kesopanan.
29
- Pengerusi mempunyai kuasa mutlak dalamm mengendalikan mesyuarat.
30
- Pengerusi berhak meminta seseorang inddividu berhenti bercakap pada bila-bila
masa.
31
- Setiap kali pengerusi berdiri dan/atauu bercakap, semua individu mesti berhenti bercakap.
32
- Semasa salah seorang individu sedang bberdiri dan/atau bercakap, semua individu lain
mesti menumpukan sepenuh perhatian.
33
- Hanya seorang individu dibenarkan berccakap pada satu masa.
34
- Semua individu harus bercakap terus paada isi (straight
to the point) tanpa membuang masa.
35
- Sekiranya perbincangan dirasakan perluu, pengerusi berhak mengumumkan bahawa
mesyuarat berehat (lima hingga sepuluh minit) untuk memberi peluang perbincangan.
Selepas itu, mesyuarat akan disambung semula.
36
- Pengerusi berhak meminta mana-mana inddividu yang tidak mematuhi etika supaya
meninggalkan mesyuarat dengan serta-merta.
37
- Individu yang hadir lewat tidak berhakk bertanya atau mempersoalkan sebarang
topik serta keputusan yang diambil oleh mesyuarat sebelum kedatangannya.
38
- Individu yang keluar awal tidak berhakk bertanya atau mempersoalkan sebarang
topik serta keputusan yang diambil oleh mesyuarat selepas dia meninggalkan
mesyuarat.
39
- Semua cadangan dan pertanyaan mesti diikemukakan semasa mesyuarat; bukan
sebelum mesyuarat bermula atau selepas mesyuarat ditangguhkan.
40
- Semua individu yang hadir boleh berbinncang sesama sendiri mengenai agenda
sebelum mesyuarat bermula. Bagaimanapun, cadangan dan pertanyaan hanya dianggap
sah jika dikemukakan semasa mesyuarat.
41
- Semua individu tidak dibenarkan mengemmukakan cadangan atau pertanyaan selepas
pengerusi menangguhkan mesyuarat. Jika timbul sebarang pertanyaan atau cadangan
selepas mesyuarat ditangguhkan, sila catat pada kertas dan simpan sehingga
mesyuarat seterusnya.
42
- Semua individu dinasihatkan supaya memmastikan hadir mesyuarat tepat pada masa
serta tidak meninggalkan mesyuarat lebih awal.
43
- Tempoh setiap mesyuarat mestilah tidakk lebih 1 jam 45 minit. Jika ada perkara
dalam agenda yang belum sempat dibincangkan, maka perlu dibawa ke mesyuarat
seterusnya.
44
- Pengerusi harus menangguhkan mesyuaratt dengan segera.
45
- Semua perkara sulit yang dibincangkan dalam mesyuarat merupakan rahsia Kavyan
dan tidak boleh didedahkan kepada pihak luar yang tidak berkenaan.
46
- Setiausaha bertanggungjawab menyediakaan laporan untuk dikemukakan kepada
Jawatankuasa Kavyan untuk tujuan rekod. Laporan perlulah disediakan menggunakan
komputer supaya mudah dimuatkan di laman web Kavyan, jika perlu.
47 - Etika Mesyuarat Kavyan perlu dibaca beersama-sama Perlembagaan Kavyan dan Etika Kehadiran Jawatankuasa Kavyan.
Jawatankuasa Kavyan
1 Oktober 2003
Kembali ke laman utama Kavyan
Kembali
ke laman utama Kavya