Karla Bernal
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Especialización Mención Sistema de Información
T5 Gerencia
ACTIVIDADES
¿En qué consiste?
Debe ser el “retrato hablado” de lo que hacen. Es conveniente no retocarla,
descríbanla de la manera más realista posible.
Actualmente estoy asignada a la Oficina de Proyecto adjunta al
departamento de Aplicaciones Empresariales que pertenece al área de Informática
y Telecomunicaciones, mi cargo es de asesor financiero
Esta
Oficina lleva a cabo una serie de actividades:
- Elaborar planes de capacitación
y entrenamiento a los Gerentes de Proyecto y sus equipos de trabajo.
- Documentar los procesos
de gestión de proyectos.
- Coordinación de los
proyectos a su cargo.
- Administración de los
recursos asignados y/o compartidos en los proyectos
- Monitorizar y controlar
los proyectos con indicadores de costo, tiempo y calidad del proyecto
- Estimar y programar en
alto nivel las etapas de los proyectos y su interacción con otros planes.
- Asistencia en la
elaboración del plan del proyecto
- Soporte administrativo y
tecnológico en las herramientas de proyectos
- Plan comunicacional
Mis principales actividades en esta oficina son : asegurar que tantos
los clientes internos como los consultores cumplan con los
requerimientos(entrega de información, entrega de productos, informes), con los
tiempos, es decir se mantenga dentro de los parámetros establecidos para que se
logren los beneficios esperados en los
proyecto, además de garantizarle a los consultores las condiciones
optimas para el desarrollo de las actividades planificadas(asignación de sala
de proyectos, asignación de roles, claves de acceso, información oportuna),
también hacerle seguimiento a los frentes de trabajo para verificar el
cumplimientos de los planes de trabajo, organizar mesas de trabajos con los usuarios
y consultores para buscar la manera más optima de lograr los objetivos, también
de llevar el Project de cada proyecto con su Roadmap
para generar informes que son entregados al comité gerencial los cuales se
encargan de verificar que los recursos asignados están siendo bien utilizados y
que los tiempo sean los presentados al principio y de haber diferencia tomar
las medidas correctivas. Genero el plan comunicacional que es divulgado a todo
el personal que se ve impactado por los proyectos. Aunado a esto lo que
buscamos en esta oficina es un criterio unificado para evaluar y cuantificar proyectos, permitiendo
visualizar su prioridad, impacto y alineación estratégica real, incrementando
la confianza para la toma de decisiones y especialmente motivando la generación
de nuevas y más ambiciosas iniciativas.
PROCESO
¿Cuáles son los
grandes/macros procesos que se ejecutan para cumplir con la actividad? Deben
utilizar flujogramas u otras herramientas para la
descripción gráfica
1.- Planificación
1.1
Proyectos, alcances y limitaciones, entrenamientos
1.2
Evaluar costos-tiempos-calidad (Búsqueda de consultoras)
1.3
Planes de trabajo
1.4
Estrategia comunicacional
2.-
Seguimiento
2.1
Planes de trabajo
2.2
Consultores (actividades)
2.3
Consumo del Presupuesto asignado
2.4
Impacto comunicacional
3.- Control
3.1
Tiempo de respuesta consultores-usuarios
3.2
Información oportuna y veraz
3.3
Aseguramiento de calidad
ESTRUCTURA
¿Cuál es el modelo
de relacionamiento organizacional de las personas que intervienen en el
proceso? Deben presentar el organigrama (formal/oficial o informal/no oficial)
indicando la relación entre cargos, niveles, funciones, roles,
responsabilidades.
La
oficina de proyecto está integrada por 4 personas
1 Coordinador
: Se ubica en el 4to nivel dentro de la
jerarquía de la gerencia, este se encarga de planificar
estratégicamente y dirigir todas las actividades que serán
ejecutas, basándose en los lineamientos gerenciales y objetivos planteados
además a se encarga de todo lo relacionado a la parte del comité gerencial,
lleva los presupuestos de cada proyecto, reporta el avance de los proyectos a
la gerencia y al resto del equipo, define las acciones necesarias si se
presentan retrasos en la planificación, asigna las funciones define las
acciones necesarias si se presentan retrasos en la planificación, asigna las
funciones acorde a los conocimientos y habilidades de cada uno y tiene la
responsabilidad de alcanzar los metas planificadas por la gerencia de TI en el
tiempo establecido apoyándose en el resto del equipo.
1
Líder: Se ubica en el 5to nivel, maneja más a detalle de cada proyecto, interactúa
con los usuarios funcionales, usuarios finales
y consultores, le reporta al coordinador cualquier avance o retraso en
la planificación, para planificar las acciones correctivas a ser tomadas, además de trabajar en equipo
con los analistas
2
analistas: se ubican en el 6to nivel, se encargan de documentar cada una de las fases del proyecto, apoyan en
la diagramación de los procesos.
GENTE
¿Quiénes son?
Profesiones, formación, experiencia, motivación
La Gerencia
como tal, es un grupo multidisciplinario, a su vez la PMO se encuentra un grupo
de profesionales, capaces, emprendedores, proactivos, responsables.
·
La coordinadora de la PMO: es Ing. informática, con
más de 6 años en la parte gerencial, con un postgrado en gerencia de proyecto.
·
Líder: Ing. Informática, con 4 años de experiencia
en la administración pública, asesor financiero.
·
Analistas: TSU en organización y método, un año de
experiencia en el área de proyectos.
TECNOLOGÍA
¿Qué equipos,
sistemas, medios de apoyo se utilizan para ejecutar el proceso?
La
oficina de proyecto cuenta con portátiles que facilitan el traslado dentro de
las diferentes áreas de los proyectos y reuniones que se encuentran bajo el ambiente Windows, se manejan como
herramientas de trabajo: Project y Visio además de documentar todo lo
relacionado con los proyectos en Sherp Point.
IMPULSOS
¿Qué cosas o
situaciones hacen posible que se produzcan cambios para mejorar esa actividad?
Por estar en el área de
tecnología, siempre se debe ir a la vanguardia de esta, estar en un constante
revisión de los procesos y estar al día con los avances, además unas de sus
principales funciones es la satisfacción de las necesidades de los clientes,
por tal razón siempre hay un gran portafolio de proyectos a los cuales a que
hacerle una planificación, ejecutarlos y controlarlos.
Las
situaciones o cosas que hacen posible que se produzcan cambio, son los nuevos
requerimientos de los usuarios, el manejo de diferentes escenarios a los que inicialmente se tomaron en cuenta y
el dinamismo de la tecnología.
FRENOS
¿Qué cosas o
situaciones dificultan los cambios para mejorar esa actividad? Los frenos son
las situaciones, en una organización, que nos impiden progresar (gestionar,
gerenciar, administrar, manejar un cambio). Son lo contrario de los impulsos.
·
Cada una de las unidades de negocio dentro de la
empresa tiene responsabilidades y asignaciones propias, independientes a las asignadas
en cada uno de los proyectos.
·
Asignar a un recurso a más de un proyecto
·
Por
ser una empresa de gran tamaño a veces la toma de decisiones son difíciles de efectuar, ya que están demasiado delimitada o muy ambiguas las funciones.
INTIMIDADES
¿Qué relaciones
personales forman parte de la actividad pero que no se observan a simple vista?
Por ejemplo: El Gerente es familia de uno de los socios. La Secretaria es novia
del Jefe.
Las normas establecidas por la empresa buscan a minimizar este tipo de relaciones, con el
fin de evitar que la vida personal interfiera en las actividades laborales que
se deben llevar a cabo dentro de esta, sin embargo, en los casos que se
observan son relaciones legalmente establecidas como lo son: esposos o
conyugues, pero lo que se evita es que ambos trabajen en la misma área, aunque
en la PMO no se observa este caso, en la gerencia de Aplicaciones Financieras
existe un caso y a estos tuvieron que colocarlos en diferentes áreas de la gerencia.
Por otro lado existe un excelente
clima laboral, las relaciones de amistad y colaboración son constantes lo que
hace que los trabajos fluyan, sin embargo hay s e evidencias relaciones
netamente laboral.
FACTORES EXTERNOS
¿Qué elementos del medio
ambiente afectan el desempeño de la actividad? Por ejemplo, restricciones
gubernamentales, restricciones superiores, relación con los proveedores o
clientes, estado del mercado, condiciones naturales, situación del país, etc.).
·
Producto a la nacionalización y la incorporación de
la empresa a la corporación ha generado múltiples cambios, ya que se ha tenido
que cambiar mucho de sus procesos.
·
Problemas personales-laborales entre consultores y
lideres de proyectos.
·
La asignación de consultores a varios proyectos en
diferentes empresa, lo que no garantiza un 100% del recurso.
MOTOR DE CAMBIO
¿Cuáles pudieran ser las estrategias
recomendadas para conducir un cambio en el proceso del cual Ud. es dueño o co-dueño, con el objeto de crear y/o añadir valor a los
actores del proceso (dirección/gerencia, clientes, proveedores, comunidad,
sociedad?
·
Mejorar las relaciones entre consultores-cordinadores-lideres.
·
Planificar el tiempo de los usuarios en función de
sus actividades del día a día más los proyectos a los cuales está asignado.
·
Sincerar los planes de trabajo siendo lo mas
objetivo con los tiempos de respuesta por parte de usuarios y consultores
·
Mejorar la comunicación entre coordinador y áreas
involucradas
ARTICULOS
Porqué tantas empresas están
adoptando el concepto de PMO- Oficina de Gestión de Proyectos [Local1]
En la última década, más y más corporaciones se han
reestructurado, a través de una nueva
Estructura organizativa, capaz de centralizar
todos los proyectos de la organización, estableciendo estándares,
procesos y herramientas, así como políticas comunes, con el propósito de
disminuir el número de proyectos fallidos e incrementar los beneficios de la
empresa. Más recientemente la necesidad de obtener ventajas competitivas debido
a la globalización.
http://www.projectcharter.com/documents/white_papers_sp/pmo1.pdf
¿Cómo gestionar y
coordinar los múltiples proyectos de la empresa? [Local2]
La necesidad
recurrente de viabilizar cambios dentro de las organizaciones hace que la
palabra "proyecto" se vuelva cada día más común en el léxico de la
alta dirección. En este contexto, el rol de la Project Management Office
(PMO), cuya responsabilidad es asistir a la gestión integral de los proyectos,
está en constante evolución y maduración. En la actualidad, es frecuente que
existan múltiples oficinas dependientes de diversas áreas de negocios, que
convergen en un ente integrador encargado de armar un portfolio común.
http://www.materiabiz.com/mbz/estrategiaymarketing/nota.vsp?tok=1220116137346&nid=31806
PMO (Project Management Office): Un nuevo enfoque de GESTIÓN DE PROYECTOS [Local3]
La oficina de
gestión de proyectos (PMO) genera oportunidades de mejora gracias a su visión
de portafolio, así como el control, métricas y uso balanceado de recursos que
implica. La metodología de PMO permite a la organización contar con un criterio
unificado para evaluar y cuantificar proyectos, permitiendo visualizar su
prioridad, impacto y alineación estratégica real, incrementando la confianza
para la toma de decisiones y especialmente motivando la generación de nuevas y
más ambiciosas iniciativas.
http://blog.pucp.edu.pe/item/22839