Virtual Office คืออะไร
          Virtual Office คือการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินกิจการในพื้นที่ซึ่งอยู่ห่างไกลออกไป หรือแม้แต่ในต่างประเทศ ได้โดยไม่จำเป็นต้องมีสำนักงานไปตั้งอยู่ ณ ที่นั้นจริง ๆ Virtual Office อาจเป็นเพียงเครือข่ายของคอมพิวเตอร์ หรือคอมพิวเตอร์เพียงเครื่อง เดียวที่อยู่กับอินเทอร์เน็ต หรืออาจเป็นเพียงพื้นที่บนเว็บเซอร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตก็ได้ ค่าใช้จ่ายสำหรับ Virtual Office อาจเป็นเงิน จำนวนเพียงแค่ไม่กี่ร้อยหรือไม่กี่พันบาทต่อเดือน ซึ่งมีความเสี่ยงน้อยกว่ามาก เหมาะกับการลงทุนในสภาพเศรษฐกิจปัจจุบันเป็นอย่างยิ่ง และด้วย ข้อดีของอินเทอร์เน็ตที่ไม่เคยหลับและมีขอบข่ายครอบคลุมทั่วทั้งโลก ยังช่วยให้ Virtual Office ของคุณเปิดได้ตลอด 24 ชั่วโมง แม้ในขณะที่คุณ หลับ อีกทั้งยังสามารถทำธุรกิจในระดับนานาชาติได้อีกด้วย อย่างไรก็ดี Virtual Office ไม่ได้มีความหมายครอบคลุมเพียงแค่ ่สำนักงานขนาดเล็ก (Small Office-Home Office, SO-HO) เท่านั้นแต่องค์กรขนาดใหญ่ที่มีสำนักงานจริงอยู่แล้วก็สามารถมี Virtual Office แทนสำนักงานสาขาจริง ๆ ได้ โดยอาศัย Teleworking

Teleworking กับ Virtual Office
          ด้วยความก้าวหน้า และราคาที่นับวันจะถูกลงเรื่อย ๆ ของเทคโนโลยีสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) ทั้งทางด้านเทคโนโลยี สารสนเทศ และโทรคมนาคมสมัยใหม่ไม่ว่าจะเป็นโทรศัพท์ โทรสาร การประมวลผล ข้อมูลแบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Processing, EDP) การสื่อสารข้อมูลผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ และอินเทอร์เน็ต หรือการประชุมทางไกลผ่านจอภาพ (Video Conferencing หรือ Teleconferencing) ที่สามารถสื่อได้ทั้งเสียงภาพเคลื่อนไหว ส่งเอกสารแลกเปลี่ยนกัน และยังสามารถพูดคุยแบบเห็นหน้าตาท่าทางกันได้ ฯลฯ ต่างช่วยอำนวยความสะดวกให้สามารถทำ Teleworking ได้อย่างง่ายดายและสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น คุณจึงสามารถมี Virtual Office ที่เป็นสำนัก งานเคลื่อนที่ (Mobile Office หรือ Nomad Office) ด้วยการพกพาคอมพิวเตอร์แบบโน้ตบุ๊ค และอุปกรณ์สื่อสารติดตัว หรือทำให้บ้านของคุณ กลายเป็น "สำนักงานในบ้าน" (Home office) ได้ไม่ยาก โดยเพียงติดตั้งคอมพิวเตอร ์และอุปกรณ์สื่อสารดังกล่าวข้างต้นเอาไว้ที่บ้านของคุณเอง เท่านั้น ทำให้ผู้ปฏิบัติงานจากระยะไกล (Teleworking) สามารถติดต่อกับสำนักงานหลักและลูกค้าได้อย่างสะดวกรวดเร็วกว่าการเดินทางไป ปฏิบัติงานถึงสถานที่นั้น ๆ
          แม้ว่า Teleworking จะไม่ใช่เรื่องใหม่แต่ก็เป็นเรื่องที่มีการโต้เถียงกันมากเกี่ยวกับข้อดี ข้อเสีย และผลกระทบของมัน ในภาษาอังกฤษ ยังมีคำอีกหลายคำที่ใช้เรียกลักษณะการทำงานจากระยะไกล เช่น Telecommuting, Networking, Remote Working, Homeworking, Work at Home (WAH) เป็นต้น ในการทำ Teleworking งานจะถูกกระทำ ณ Virtual Office ซึ่งเป็นสถานที่ซึ่งอยู่ห่างไกลจากสำนักงานจริง โดยสถานที่ดังกล่าวอาจเป็นบ้าน สำนักงาน เคลื่อนที่ หรือศูนย์กลางการทำงานจากระยะไกล(Telecenter) ที่พร้อมเพรียงด้วยอุปกรณ์สำหรับการ สื่อสารกับสำนักงานหลัก ซึ่งพนักงานสามารถเดินทางมาทำงานได้โดยสะดวก
          ในปัจจุบัน เราสามารถประยุกต์ใช้อินเทอร์เน็ตเป็น Virtual Office ได้ บางองค์กรอาจไม่จำเป็นต้องมีสำนักงานจริงตั้งอยู่เลยด้วยซ้ำไป แต่อาจมีเพียงเว็บไซท์บนเครือข่ายใยแมงมุม (World Wide Web, WWW, หรือ "เว็บ") แล้วนำรูปอาคารสำนักงานใหญ่ ๆ ที่ไม่มีอยู่จริงมาแสดง เอาไว้ก็ได้ และการติดต่อระหว่างลูกค้ากับองค์กรก็สามารถทำผ่านทางอินเทอร์เน็ตบางองค์กรที่ถึงแม้จะมีสำนักงานจริงตั้งอยู่แล้วก็สามารถ ขยาย ขอบข่ายบริการของตนออกไปถึงบ้านของผู้ใช้บริการผ่านทางอินเทอร์เน็ตได้ เช่น การศึกษาจากระยะไกล (Distance Education) หรือการแพทย์จากระยะไกล (Telemedicine) เป็นต้น

ทำไมจึงใช้ Virtual Office และ Teleworking
          ด้วยภาระต้นทุนค่าสถานที่ และค่าใช้จ่ายในการเดินทางที่องค์กรที่ใช้สำนักงานจริงต้องแบกรับ ประกอบกับทรัพยากรที่มีอยู่จำกัด ไม่ว่าจะ เป็นเวลาที่สูญเสียไปกับการเดินทางไปกลับสำนักงาน และไปพบลูกค้าพื้นที่ในสำนักงานพนักงาน ฯลฯ ประกอบกับสภาพการแข่งขันทางธุรกิจที่ทวี ความรุนแรงขึ้นเรื่อย ๆ ปัญหาจราจร และปัญหาสิ่งแวดล้อมเป็นพิษ ทำให้หลายองค์กรพยายามหาวิธีที่จะใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด การใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วย รวมทั้งการใช้ Virtual Office และ Teleworking เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่จะช่วยให้องค์กรในปัจจุบันมีความคล่องตัว มากขึ้น และดำรงสภาพการแข่งขันที่เป็นต่อในตลาด โดยสามารถใช้ระบบทางด่วนข้อมูล (Information Superhighway) แทนการเดินทางได้

เทคโนโลยีที่นำมาใช้
          เทคโนโลยีสารสนเทศและโทรคมนาคมหลายอย่งได้ถูกนำมาใช้กับ Virtual Office เพื่อการเชื่อมโยง Teleworkers กับสำนักงานจริงเข้าด้วยกันและการบริการลูกค้า
        เครื่องคอมพิวเตอร์
        โทรศัพท์มือถือ และวิทยุติดตามตัว (Pager)
        โมเด็ม
        โทรศัพท์และโทรสาร
        อินเทอร์เน็ต อินทราเน็ต และเอ็กซ์ทราเน็ต (Internet,Intranet and Extranet)
        พนักงานต้อนรับเสมือน (Virtual Agent)
        การประชุมทางไกลผ่านจอภาพ (Video Conferencing) เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยให้การสื่อสารสมจริงมากขึ้น โดยสามารถรับรู้อวัจนภาษา อันได้แก่ สีหน้า อากัปกิริยาต่าง ๆ ไปพร้อม ๆ กับเสียงพูดได้
        ตู้สาสนเทศ (Information Kiosk)

ประโยชน์ของ Virtual Office และ Teleworking
          มีการนำ Virtual Office และ Teleworking มาใช้ใช้ธุรกิจมากขึ้นเรื่อย ๆ เนื่องจากเหตุผลหลายประการ ดังเช่น
        ลดต้นทุนโดยทั่วไป Virtual Office เสียค่าใช้จ่ายน้อยกว่าสำนักงานจริงแม้ว่าองค์กรจะต้องลงทุนเพื่อการทำ Teleworking ไม่ว่าจะเป็น การอบรมพนักงานหรือ อุปกรณ์สื่อสารต่าง ๆ แต่ค่าใช้จ่ายโดยรวมมักจะถูกกว่าการ ัดหาอาคารสำนักงานเพื่อใช้เป็นสถานที่ทำงาน
         เพิ่มโอกาสในการทำงาน องค์กรสามารถค้นหาบุคลากรที่มีฝีมือ มีความชำนาญในด้านต่าง ๆ มาร่วมงานโดยผ่านระบบเครือข่ายได้ด้วย
        ความคล่องตัวขององค์กร สามารถปรับเปลี่ยนโครงสร้างขององค์กรได้โดยง่ายหากต้องการโอนย้ายหน้าที่ของพนักงาน และการขยาย Virtual Office อาจไม่จำเป็นต้องเพิ่มพนักงาน แต่สามารถขยายเฉพาะระบบสำนักงานอัตโนมัติได้
        สามารถเปิดทำการได้ตลอด 24 ชั่วโมง เทคโนโลยีหลายอย่างสามารถให้บริการลูกค้าแทนพนักงานที่เป็นคนได้ ไม่ว่าจะเป็นการให้ บริการสารสนเทศหรือให้ความช่วยเหลือ การรับคำสั่งซื้อ และการรับชำระเงินด้วยบัตรเครดิตบนเว็บ หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติต่าง ๆ ช่วยให้ องค์กรของคุณสามารถเปิดให้บริการ และเงินทองสามารถไหลเข้ากระเป๋าคุณได้ แม้ในขณะที่คุณหลับอยู่
        ความคล่องตัว และความมีอิสระของพนักงาน พนักงานมีโอกาสเลือกงานที่ตรงกับความชอบ และความถนัดของตนได้มากขึ้น สามารถ มีเวลาให้กับครอบครัวมากขึ้น และมีคุณภาพชีวิตที่ดีขึ้น
        การไม่มีข้อจำกัดเรื่องเนื้อที่ เนื่องจากไม่จำเป็นต้องใช้อาคารสำนักงานจริง
        การไม่ขึ้นอยู่กับตำแหน่งที่อยู่ ช่วยเพิ่มโอกาสในการลงทุน สามารถเข้าถึงทรัพยากรและบุคลากรที่มีความเชี่ยวชาญเฉพาะในท้องถิ่น ได้โดยตรง
        ลดมลภาวะของสิ่งแวดล้อม การที่พนักงานไม่จำเป็นต้องเดินทางไปยังสำนักงานที่อยู่ห่างไกล ทำให้สามารถช่วยลดปัญหาการจราจรลด ความแออัดยัดเยียดของประชากรในเมือง และลดการสร้างมลภาวะต่อสิ่งแวดล้อมลงได้