ความหมาย

          สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) หมายถึง สำนักงานที่มีการใช้อุปกรณ์ สำนักงาน ที่ประกอบด้วยเทคโนโลยีชั้นสูงในการ ปฏิบัติงาน ด้านต่าง ๆ แทนคนได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ รวมทั้งการประมวลข้อมูลข่าวสารทุกรูปแบบ โดย มีการจัดเก็บและเรียกใช้ข้อมูล ตามที่ผู้ใช้ต้องการ โดยสำนักงานอัติโนมัตินั้นเป็นระบบงานที่ใช้เครื่องมือหรืออุปกรณ์ที่เป็นเทคโนโลยีชั้นสูงมาปฏิบัติงานในสำนักงาน ซึ่งประกอบ ด้วยระบบคอมพิวเตอร์ และระบบงานเฉพาะด้านต่าง ๆ เช่น ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติ ระบบการประชุมทางไกล เป็นต้น รวมถึงการใช้โปรแกรม สำเร็จรูปต่างๆ เช่น Word Processing , Electronic Mail และ Scheduling ซึ่งถูกออกแบบขึ้นใช้งานที่จำเป็นต้อง มีการประสานงาน และการ ติดต่อสื่อสาร โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อเพิ่มผลผลิตของงานด้านข้อมูลที่ใช้คนทำในสำนักงาน

แนวคิดของสำนักงานอัตโนมัติ

          เป็นกระบวนการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง การทำงานในสำนักงานที่มีอยู่เดิมให้มี ประสิทธิภาพยิ่งขึ้น โดยมีการนำเอาอุปกรณ์อิเล็คทรอนิคส์ และคอมพิวเตอร์ มาเป็นเครื่อง ทุ่นแรง ของการปฏิบัติงานภายในสำนักงาน ซึ่งเป็นการทำงานในยุคแห่งข่าวสารข้อมูล (Information Age) ที่มี การติดต่อ สื่อสารข้อมูลหลายรูปแบบ ทั้งตัวเลข ตัวอักษร รูปภาพ ผังงาน กราฟ และเสียง

วิวัฒนาการของสำนักงานอัตโนมัติ

ปี ค.ส. 1960 ใช้เครื่องพิมพ์ดีด (Typing) โทรศัพท์ (Telephone) เครื่องถ่ายเอกสารและเครื่องจักร (Electronic Machine)
ปี ค.ส. 1964 ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ Mainframe, Mini และ Micro Computer ใช้โปรแกรมWord Processingจัดเก็บข้อมูลในเทปแม่เหล็ก ?               จานแม่เหล็ก
ปัจจุบัน ใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ PC Computer ใช้ระบบ Electronic Mail ใช้เครือข่าย Lacal Area Network (LAN) หรือ Wide Area               Network (WAN)

ประเภทของสำนักงานอัตโนมัติ

แบ่งเป็น 4 ประเภท คือ
1. Electronic Office หรือ Integrated Office
คือสำนักงานที่มีการเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ ระบบต่าง ๆ ในสำนักงาน เช่น Mainframe, Mini หรือ PC Computer รวมทั้งอุปกรณ์อิเล็คทรอนิคส์ ต่าง ๆ ให้สามารถติดต่อสื่อสารกันได้ ด้วยมาตรฐานของข้อมูลเดียวกัน เพื่อให้การทำงานที่หลากหลายรูปแบบ สามารถเป็น ไป อย่างอัตโนมัติ
2. Home Office คือ แนวโน้มของการติดตั้งอุปกรณ์อิเล็คทรอนิคส์ ไว้ภายในบ้าน โดยมีการเชื่อมโยง ระบบข้อมูลกับสำนักงาน เพื่อให้ผู้บริหาร สามารถทำงานที่บ้านได้โดยไม่ต้องเดินทางไป ที่สำนักงาน
3. Intelligence Building คือ อาคารสำนักงานอัจฉริยะที่มีการ พัฒนาตัวอาคารให้ทันสมัยเพื่อรองรับความต้อง การของธุรกิจ ในปัจจุบันและ อนาคต ซึ่งเป็นการผสมผสานของเทคโนโลยี ของระบบสำนัก งานอัตโนมัติ ระบบสื่อสารโทรคมนาคม และ ระบบอาคารอัตโนมัติ เข้าด้วยกัน
4. Future Office คือ สำนักงานในอนาคต สำนักงานที่มีการใช้ประโยชน์ของการนำสิ่งประดิษฐ์ คิดค้น ทางด้านอิเล็คทรอนิกส์มาใช้อย่างครบวงจร โดยมีการเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงาน ไปในทาง ที่ดีขึ้น ลดขั้นตอนการทำงาน และลดปริมาณการใช้เอกสาร (Paperless System) มากขึ้น โดยมีการแบ่งระดับสำนักงานในอนาคตออกเป็น 3 ระดับ คือ
1. ระดับไฮเทค
2. ระดับกลาง
3. ระดับสูงสุด

เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงาน แบ่งได้ดังนี้

         - เทคโนโลยีสารสนเทศ
         - การจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
         - เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ

เทคโนโลยีสารสนเทศ

ความหมาย คือ เครื่องมือ เครื่องใช้ กระบวนการ หรือระบบงานต่างๆ ที่ก่อให้เกิดสารสนเทศตามความต้องการของผู้ใช้งานเป็นการรวบรวม จัดเก็บ ประมวลผล และแสดงผลลัพธ์ เป็นสารสนเทศในรูปแบบต่างๆ ที่สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจ

การจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ

หลักของการจัดการด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ มีดังนี้ คือ
1. มีการวางแผนของการจัดการระบบข้อมูล
2. มีการออกแบบและพัฒนาระบบข้อมูล
3. ได้รับความร่วมมือจากบุคคลากรฝ่ายงานต่างๆ

เทคโนโลยีที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ

ลักษณะของการใช้เทคโนโลยีในสำนักงานอัตโนมัติ แบ่งได้เป็น 5 ลักษณะงาน คือ
1. งานด้านการจัดการเอกสาร
2. งานด้านการจัดการข่าวสาร
3. งานด้านการประชุม
4. งานด้านการสนับสนุนสำนักงาน
5. งานด้านการสนับสนุนผู้บริหาร

เทคโนโลยีที่ใช้ในงานด้านการจัดการเอกสาร

TEXT EDITING - ใช้ในงานด้านการตรวจแก้ไขเอกสาร ของ Word Processing โดยการแก้ไขเฉพาะข้อมูลที่ผิดพลาดไม่จำเป็นต้องพิมพ์แก้ ไขข้อมูลใหม่ทั้งหมด เช่น โปรแกรม Microsoft Words ,Microsoft Excel เป็นต้น
ELECTRONIC FILING - เป็นระบบการจัดแฟ้มอิเล็คทรอนิคส์ ของการจัดเก็บจดหมาย รายงาน และ เอกสารไว้ในที่เดียวกันภายในระบบคอมพิว เตอร์ ใช้แทนตู้เก็บเอกสาร นิยมใช้ใน ระบบ Image Processingโดยการ Scan ข้อมูลที่เป็นภาพลักษณ์ โดยเครื่อง Scanner จัดเก็บไว้สำหรับ ความต้องการค้นหาในอนาคต
SPREADSHEET - ใช้ในงานที่มีการคำนวณที่ซับซ้อน โดยแสดงเป็น Worksheet ที่เป็นพื้นที่สำหรับบรรจุข้อความต่างๆ สามารถกำหนดสูตร และให้คำนวณ ค่าต่างๆ โดยอัตโนมัติ ได้แก่ โปรแกรม Lotus 1-2-3 หรือ Microsoft Excel เป็นต้น
DATABASE - ใช้กับงานด้านฐานข้อมูล สำหรับการ จัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และมีความ สัมพันธ์กัน เช่น ข้อมูลลูกค้า สินค้า ผู้ขาย บุคคลากร เป็นต้น โดยผู้ใช้ สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้ อย่างสะดวกมากขึ้น
PHOTOTYPESETTING - เป็นระบบการเรียงพิมพ์ด้วยแสง ใช้ในงานด้านการเรียงพิมพ์เอกสาร แบบฟอร์ม แผ่นพับ ใบปลิว โฆษณา เป็นต้น เป็นเทคโนโลยีชนิด Desk Top Publishing ที่ใช้โปรแกรม Page Maker หรือ Ventura เป็นต้น
MICROGRAPHICS - เป็นระบบการใช้ไมโครฟิล์มเป็นสื่อสำหรับการบันทึกเอกสาร หนังสือหรือรูปภาพต่างๆ ใช้ในงานบรรณรักษ์ห้องสมุด เป็น การประหยัดเนื้อที่จัด เก็บเอกสาร ต้องใช้ร่วมกับอุปกรณ์ขยายไมโครฟิล์ม และ ฉายขึ้นบนจอซึ่งเป็นกระจกฝ้า ปัจจุบันนำมาใช ้ในงานด้านการ ธนาคาร
REPROGRAPHICS - คือระบบของเครื่องถ่ายเอกสารนั่นเอง ซึ่งสามารถถ่ายย่อ ขยาย ถ่ายหน้าหลัง จัดเรียงกระดาษ
สามารถถ่าย เอกสารเป็นปริมาณมากได้อัตโนมัติ รวมทั้งเย็บลวดเอกสารเป็นปึกๆ ได้ด้วย มีระบบปรับความเข้มของ
เอกสารโดยอัตโนมัติ และพ่วงต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ปลายทางได้ด้วย
FORM DESIGN - เป็นระบบการออกแบบฟอร์มเอกสาร โดยใช้โปรแกรม Desktop Publishing แบ่งเป็นโปรแกรม
ประเภท พิมพ์ข้อ ความลงบนแบบฟอร์ม และ โปรแกรม แบบฟอร์มอิเล็คทรอนิคส์ ที่ใช้ผู้ใช้ปลายทางกรอกข้อความ
ในแบบฟอร์ม เช่น ระบบการลงทะเบียนของนักศึกษา (เป็นการรวดเร็วและประหยัดกระดาษ)

เทคโนโลยีที่ใช้ในงานด้านการจัดการข่าวสาร

ELECTRONIC MAIL - คือ ระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ โดยใช้คอมพิวเตอร์ รับ-ส่ง ข่าวสารผ่านระบบสื่อสารข้อมูล ถึงผู้รับโดยตรง ปัจจุบันมีการ จัดทำโครงการ “ไทยสาร” เพื่อสร้างข่ายงาน E-Mail เชื่อมโยงกับ Internet สำหรับการ สื่อสารข้อมูลทางวิชาการ
VOICE MAIL - คือ ระบบไปรษณีย์เสียง ของการใช้ โทรศัพท์ เป็นการใช้เครื่องอัดเทป อัดเสียงของผู้โทรศัพท์เข้า โดยการ ฝากข้อความเป็นเสียง ถึงผู้รับโทร ศัพท์ นิยมใช้ในทางธุรกิจ เพราะผู้รับไม่จำเป็นต้องอยู่ในสำนักงาน จึงนับว่า เป็นการประหยัดเวลาในการทำธุรกิจ
VIDEOTEX - เป็นเทคโนโลยีซึ่งช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานในสำนักงาน รับทราบและเข้าถึงข้อมูลข่าวสารจำนวนมากได้ โดยการแพร่ภาพนิ่งหลายร้อย หน้าออกทางโทรทัศน์ในเวลาเดียวกัน ผู้ชมสามารถเลือกอ่านข้อความต่างๆโดยใช้ รีโมตคอนโทรล ช่วยให้สะดวกในงานฝึกอบรมการสอนทางไกล และการรับข่าวสารต่างๆ
AUDIOTEX - เป็นการสื่อสารข้อมูลโดยใช้อุปกรณ์ โทรศัพท์ สื่อสารข้อมูลที่เป็นเสียงพูด เป็นการให้บริการลักษณะเดียวกับ Videotex

เทคโนโลยีที่ใช้ในงานด้านการประชุม

TELECONFERENCE - คือ ระบบการประชุมทางไกล โดยการจัดให้ผู้เข้าร่วมประชุม ซึ่งอยู่ห่างกันคนละสถานที่ สามารถสนทนาแลกเปลี่ยน ทัศนะกันได้ โดยไม่ต้อง เสียเวลามาพบกัน เป็นแนวทางของการแก้ปัญหาจราจร ตัวอย่างลักษณะการใช้งานคือ สนทนาทางโทรศัพท์ ครั้งละ หลายๆคน เป็นต้น
COMPUTER Teleconference - เป็นระบบการประชุมทางไกลที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นสื่อโดยตรง ใช้ระบบ Multimedia มาใช้ร่วมกับการประชุม ทางไกล โดยการส่งภาพผู้เข้าร่วมประชุมจากที่หนึ่ง ไปยังคอมพิวเตอร์อีกที่หนึ่ง พร้อมด้วยการใช้งาน E-Mail และ Spreadsheet เข้าร่วมด้วย

เทคโนโลยีที่ใช้ในงานด้านสนับสนุนสำนักงาน

Arithmatic Computation - คือ ระบบคำนวณทางคณิตศาสตร์ โดยสามารถจำลองคอมพิวเตอร์ให้กลายเป็นเครื่องคิดเลขได้ แต่ยังมีความยุ่งยาก ซับซ้อนในการเขียนโปรแกรมคำนวณอัตโนมัติ จึงมีความนิยมใช้เครื่องคิดเลขช่วยงานคำนวณแบบง่ายๆอยู่ด้วย
INTEGRATED TASK - เป็นระบบที่เกิดจากการใช้ซอฟต์แวร์แบบผสมผสาน ( Integrated Software ) เช่น โปรแกรม Word Processing , Spreadsheet และ E-Mail ซึ่งปัจจุบันยังแยกเป็นโปรแกรมย่อย แต่ในอนาคตโปรแกรมเหล่านี้จะรวมเป็นโปรแกรมเดียว เพื่อความสะดวกแก่ผู้ใช้ ENERGY MANAGEMENT - คือ ระบบการจัดการพลังงาน ไม่ให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายมาก วิธีประหยัดพลังงานวิธีหนึ่งอาจใช้เทคโนโลย ีเข้ามาช่วย เช่น ระบบปิดเปิดไฟอัตโนมัติ อีกวิธีหนึ่ง ไม่ต้องใช้เทคโนโลยีแต่ใช้การปลูกจิตสำนึกให้คนทุกคนเห็นคุณค่าของการประหยัดพลังงาน

เทคโนโลยีที่ใช้ในงานด้านสนับสนุนผู้บริหาร

DICTATION - คือ งานเขียนตามคำบอก เช่นเลขานุการการพิมพ์จดหมายตามคำบอกของผู้บริหาร การใช้ชวเลขในการบันทึกข้อความสำหรับ นำ ไปพิมพ์ หรือ ผู้บริหารอาจใช้วิธีอัดเสียงในเครื่องบันทึกเสียง แล้วส่งให้เลขานุการฟังแล้วพิมพ์ข้อความเหล่านั้นก็ได้
GRAPHICS - เป็นระบบการทำภาพกราฟฟิกต่างๆ เช่น แผนภูมิ กราฟ ซึ่งมีความสำคัญต่อธุรกิจ โดยเฉพาะในการสื่อสาร เพื่อนำเสนอข้อมูล และ แสดงผลงานของ บริษัท ปัจจุบันสามารถสร้างกราฟ แล้วพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ ถ่ายสไลด์ หรือส่งไปพิมพ์เป็นส่วนหนึ่งของระบบประมวลคำได้ด้วย
CALENDARING - ระบบนัดหมาย เป็นระบบสำคัญของผู้บริหารซึ่งต้องมีการนัดหมายกับผู้อื่นเสมอ โดยผู้บริหารจะบันทึกการนัดหมายลงใน คอมพิวเตอร์ และอนุญาติให้ผู้อื่นตรวจสอบตารางนัดได้ เพื่อจะได้มาขอพบ หรือนัดประชุม และสามารถให้บันทึกนัดหมายเป็นความลับได้หลาย ระดับ
SCHEDULING - เป็นระบบการกำหนดเวลา ที่สืบเนื่องมาจากระบบนัดหมาย โดยใช้ระบบการกำหนดเวลาตรวจเวลาว่างที่ตรงกันของผู้ที่เราต้อง การนัดพบ หรือประชุมด้วย เมื่อทราบเวลาคอมพิวเตอร์ก็จะทำการบันทึกเวลา ลงตารางนัดของบุคคลเหล่านั้น ซึ่งจะช่วยทุ่นเวลาการทำงานได้มาก DECISION SUPPORT SYSTEM - คือ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ซึ่งอาศัยหลักทางวิทยาศาสตร์ ด้านสถิติ ด้าน Operations Research ด้านการ Forecast หลักการเหล่านี้เป็นไปได้ด้วยโปรแกรมแบบ Spreadsheet และโปรแกรมฐานข้อมูล ผนวกกันเป็นระบบช่วยสนับสนุนการ ตัดสินใจ