Ampliando o horizonte

O planejamento é a chave para um melhor controle do tempo e é um processo que se desenvolve em três planos: político, tático e estratégico.
O plano político é a definição do Norte da sua bússola pessoal (texto do último Presente), seus valores e metas. Depois, o plano tático é o que nos ajuda a dar os passos no dia-a-dia. É como uma lupa que ajuda a concentrar o foco, mas só se usa uma lupa para focar as coisas que estão próximas. Assim, também, as táticas deste plano só nos ajudam num horizonte de tempo imediato. Para que elas tenham conseqüências positivas a longo prazo, é preciso manter a cabeça levantada, é preciso manter uma visão estratégica e política, enfocando os resultados desejados, mais do que as tarefas.
Exploraremos, agora, terceiro deles: o plano estratégico.
O plano estratégico é o mapa que nos indica o caminho para chegar ao destino desejado. Para construir um mapa, é preciso perscrutar o terreno circundante. Convém subir a um monte ou numa árvore para ter uma visão mais ampla do terreno. Assim poderemos ver alguns montes mais distantes, que serão como marcos intermediários a atingir. Além disso, poderemos ver que há um rio entre o ponto em que estamos e aquele outro monte. Um binóculo ajuda a descobrir o ponto em que o rio é mais calmo e mais estreito. Talvez, se ao invés de usar o binóculo, fôssemos direto pelo caminho mais curto, nos deparássemos com o trecho mais largo e mais perigoso do rio. O tempo que usarmos perscrutando o rio com o binóculo é largamente compensado pelo tempo que deixaremos de gastar construindo um barco ou procurando às cegas um melhor ponto de travessia.
Mas de nada adianta subir a um monte e ver outros montes mais distantes se não tivermos uma bússola e se não soubermos em que direção está o nosso destino final. O plano político é o que nos ajuda a escolher o destino mais adequado.

Plano estratégico - formulando projetos

Não realizamos objetivos, mas sim tarefas cujos fins são os objetivos. Para alcançar uma meta devemos formular uma estratégia, isto é, precisamos vislumbrar uma seqüência de atividades, cada qual com um objetivo, que se constituirão em pequenas conquistas intermediárias e que nos levarão no sentido da meta traçada.

Projetos de Vida

Queremos muitas coisas na vida. As coisas fáceis, são imediatas. Normalmente, trabalhamos com uma perspectiva de tempo muito estreita e agimos ao sabor de nossos desejos e dos eventos imediatos. Mas as coisas mais significativas tendem a ser "difíceis" e demoradas. Pode-se até dizer que uma meta é tão mais significativa quanto mais difícil, quanto mais desafiante, quanto mais obstáculos tiverem de ser vencidos para alcançá-la. Ora, tudo que é difícil pode ser decomposto em uma série de tarefas mais simples. Mas umas dependem das outras, portanto, não podemos atacá-las todas de imediato, precisamos planejar, construir um projeto.
Embora o termo projeto seja aplicável a qualquer seqüência de tarefas com um objetivo final, vamos usá-lo para designar especificamente os projetos executados uma única vez e em condições não totalmente conhecidas. Podemos definir projeto como um:

· Empreendimento (seqüência de atividades) único,
· com início e fim bem determinados,
· que congrega recursos,
· para atingir um objetivo especifico.

Os projetos variam quanto a:

· Complexidade, relativa ao número de tarefas e recursos envolvidos e ao grau de paralelismo entre as tarefas;
· Dificuldade, relativa ao tamanho e número de obstáculos previstos.

Há muitos anos que as técnicas de gerenciamento de projetos vêm sendo utilizadas no mundo corporativo com inegável sucesso. Esta disciplina tornou-se um item obrigatório do currículo de qualquer administrador. Nossa proposta é que você aprenda a usar as ferramentas da gerência de projetos para realizar suas metas pessoais como verdadeiros projetos de vida.

Fases de um Mau Projeto

Diante de uma meta mais difícil, as pessoas geralmente adotam uma de três estratégias típicas:
Alguns desistem de imediato diante de qualquer dificuldade percebida. Se acomodam na sua zona de conforto, afundam na rotina e fingem que não querem realmente aquilo com que sonham ou se jogam para baixo dizendo que aquilo não é para elas.
A alternativa mais corriqueira, entretanto, é sair fazendo, partir diretamente para a execução com um "entusiasmo selvagem" e sem qualquer planejamento. Mas logo surgem as dificuldades inerentes e o entusiasmo se desvanece. Afundados nas tarefas, perde-se a noção do resultado final e repete-se a tristemente célebre história das fases do mau projeto:
1. Aceitação imediata
2. Entusiasmo selvagem
3. Primeiras desilusões
4. Confusão total
5. Caça aos culpados
6. Punição dos inocentes
7. Promoção dos não participantes
É aí que essa estratégia desemboca numa das duas outras, isto é, ou se desiste ou se passa a planejar.
A terceira estratégia (e a única que produz resultados com segurança) é planejar antes de agir. Analisar o que precisa ser feito, os obstáculos a serem contornados e a ordem de precedência das tarefas necessárias. Ganha-se assim uma consciência das dificuldades envolvidas e passa-se a agir nas tarefas imediatas sem perder o foco no resultado desejado. Isto é, além de agir e executar, manter o hábito de avaliar o progresso e replanejar continuamente.

Montando um bom Projeto

A forma mais segura de realizar metas significativas é montar um bom projeto. Mas para isso é preciso trabalhar a própria vida com estatura política e visão estratégica. É necessário ampliar o horizonte além do plano tático do dia a dia. O bom projeto se desenvolve nos dois níveis e envolve quatro passos.

Nível Estratégico Nível Tático
1. Análise e Planejamento
2. Controle e Avaliação Execução

Os quatro passos de um bom projeto

1. Definir a Meta
2. Criar um Plano
3. Controlar e gerenciar a execução
4. Fechar o Projeto

Você não pode atingir o alvo se não consegue vê-lo. Por isso, como já vimos, o primeiro passo é definir a meta. O objetivo deve ser mensurável, deve-se determinar um fim exato para o projeto e incluir todas as hipóteses e obstáculos levantados. Para prevenir problemas de comunicação, assegure-se de que todas as pessoas envolvidas no projeto concordam com sua definição da meta.

Criando o Plano

Quando sabe para onde ir, você precisa avaliar a melhor maneira de chegar lá. Para isso, analise o problema e reúna informações, tais como uma lista das tarefas que precisam ser executadas e estimativas sobre quanto tempo cada tarefa deverá durar e sobre os recursos que cada tarefa demanda.
Existem diversas ferramentas de software, como o Microsoft Project, que simplificam sobremaneira o planejamento e o controle de projetos. Ao digitar as informações relativas a cada tarefa no Microsoft Project, ele automaticamente cria um plano para a execução do seu projeto. Seja usando uma ferramenta automática ou lápis e papel, o que precisa ser feito para formular um bom plano pode ser dividido em seis passos:
1. Defina o prazo do projeto
2. Liste as tarefas
3. Estime a duração de cada tarefa
4. Defina os recursos necessários em cada tarefa
5. Vincule as tarefas
6. Avalie e ajuste o plano inicial para formar o plano da linha de base.

Controlando e gerenciando a execução

Atualize a agenda do projeto, para monitorar o progresso realizado. Para atualizar sua agenda, avalie a situação de cada tarefa e insira as informações mais atuais. É possível então determinar o grau de progresso, usando as informações da linha de base que você armazenou para comparar seu plano original com a situação atual.
· Atualize as datas de início e término reais para uma tarefa
· Determine se as tarefas estão começando e terminando de acordo com o planejamento
· Determine se as tarefas custam mais ou menos do que o orçado projeto dentro do prazo, mas aumenta o custo do projeto.

Fechando o Projeto - Aprendizado

Todo projeto é uma experiência de aprendizado. Não importa o cuidado com que você o planejou, no final você verá que a última versão de seu plano difere da original. Para tirar o máximo proveito da sua experiência, use as informações que conservou para comparar seu plano de projeto original com a maneira como realmente o projeto evoluiu.

Acompanhe sua Evolução - Plano Mensal

Abrir a meta em passos intermediários torna-a mais realista. Uma meta entra na nossa agenda na forma de objetivos intermediários.
Para cada meta, se faz um projeto: uma seqüência de ações, cujos fins são os marcos intermediários. É fundamental acompanhar o progresso em relação a estes marcos, mantendo a motivação e reavaliando os objetivos. Acompanha-se projetos com um cronograma.
· Plano Mensal: traz para o mês as metas de longo prazo. Crie o hábito de, mensalmente, replanejar seus projetos de vida.
· Lista Mestra: lista de todas as ações a fazer no mês, resultantes de: metas de longo prazo; ações para este mês que surgiram em meses anteriores; pendências.
· Pendências: ações cuja data de execução ainda não foi decidida.
· Priorização: interessante mas não fundamental.
Crie o bom hábito de avaliar e decidir quando vai realizar uma ação no momento em que ela for proposta. Isto é, para marcar ações (ao contrário dos compromissos) prefira sempre o mais específico em detrimento do mais abrangente, o plano diário antes do semanal ou mensal.
No Plano Mensal (1a. página de cada mês) você acompanha sua evolução. Todo mês traga das folhas de Projeto para o Plano Mensal os objetivos daquele mês. Aqui você pode detalhar as ações necessárias e fazer um cronograma semanal.
A reflexão sobre si mesmo, o aprofundamento do auto-conhecimento representa a ampliação do seu horizonte de tempo na direção do passado.
A definição de metas e de uma visão amplia o seu horizonte de tempo na direção do futuro.
Tenha um encontro pessoal consigo mesmo no fim de semana.
Somente com a serenidade e a coragem proporcionadas por este "encontro pessoal" no fim de semana, sem as atribulações do dia a dia, consegue-se refletir e colocar entre as tarefas da semana aquelas atividades do quadrante B que farão a maior diferença positiva em nossas vidas.
O Plano Semanal deve ser montado durante este Encontro Pessoal, que pode ser feito a qualquer hora entre Sexta-feira à noite e domingo à noite e não toma mais do que 45 minutos.

Encontro Pessoal (45 min no fim de semana):

1. Entre em contacto consigo mesmo.
Isole-se e deixe-se relaxar por alguns minutos. Se você estiver muito agitado, respire fundo várias vezes. Depois revise ou pense sobre as coisas mais importantes para você: seus valores e suas metas de longo prazo.
2. Avalie a semana anterior.
Repasse os eventos ocorridos (realizações, problemas, oportunidades) e preste atenção aos seus sentimentos e atitude. Veja-os à luz da sua missão e de seus valores. Veja os papéis que dominaram a semana.
3. Faça o plano da semana seguinte.
Estabeleça e desdobre as metas para a semana em várias ações.
4. Avalie a sua disponibilidade em função dos compromissos previstos para a semana e, eventualmente bloqueie alguns horários para você mesmo.
5. Atribua as ações a dias específicos, colocando-as nas respectivas listas diárias. Faça isso de forma equilibrada, refreando a ansiedade de querer fazer tudo na Segunda-feira e a protelação que o leva a deixar tudo para Sexta-feira.
É através do plano semanal que seus objetivos se traduzem em ações diárias, levando-o a atingir suas metas. Coloque-se metas e atividades relativas ao seu desenvolvimento pessoal. Estas atividades são aquelas que lhe possibilitam atingir novos níveis de realização, aumentando suas capacidades físicas, intelectuais, sociais e espirituais. Coisas como: ler um livro, conversar com um amigo, namorar com a esposa, fazer exercício, fazer um curso, etc., às quais, normalmente, não damos a devida importância.

(fonte: PowerSelf - www.powerself.com.br)

Que Deus abençoe a todos!!!

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