Autor: Ing. Jeusmary Torrealba
Determinar la importancia y aplicación de la Gestión y la Gerencia del Conocimiento.
Importancia de la Gestión del Conocimiento
El concepto de gestión de conocimiento se utiliza de hace tiempo, pero su aceptación como herramienta para solucionar problemas de negocio específicos se ha conseguido recientemente. Su implementación de estrategia para muchas organizaciones parece tarea ardua. Hay preguntas que deben ser contestadas antes de que los usuarios se sientan cómodos invirtiendo en ello: ¿Por dónde empiezo? ¿Qué tecnología necesito? ¿Cómo aseguro que el proceso se gestiona correctamente? ¿Cómo mido su efectividad?...
Las soluciones de gestión del conocimiento pretenden garantizar que los datos y experiencias necesarios están disponibles para ayudar a solucionar problemas. Es importante centrarse en un plan al desarrollar la estrategia de gestión que coincida con la estrategia de negocio de la organización.
El conocimiento que tiene un claro impacto sobre la estrategia de negocio puede dividirse en tácito y explícito. El primero es la información y experiencia que resultan difíciles de documentar, el conocimiento de los empleados y sus experiencias, que nunca se captura electrónicamente. Y el explícito es el que se encuentra en documentos, bases de datos, mails y charlas de mensajería instantánea cuyo contenido queda almacenado. El paso inicial para diseñar una estrategia de gestión del conocimiento viene dado por la infraestructura existente, el entorno de aplicaciones, los retos de integración, las necesidades de innovación, los imperativos corporativos y la preparación cultural de una organización. Lo mejor es empezar por un proyecto piloto en un departamento que vaya desplegando la tecnología en fases. Una solución de gestión del conocimiento que utilice el tácito y el explícito comprende puntos de acceso, colaboración, gestión de la documentación, taxonomía y flujo de trabajo, búsquedas, localización de experiencias y aprendizaje online. Los puntos de acceso son las áreas donde los empleados acceden a la tecnología que soporta la iniciativa de gestión del conocimiento (portales, entornos de trabajo virtuales o e-mail). Una organización que haya identificado e integrado puntos de acceso apropiados debe empezar centrándose en el control de los documentos y la capacidad para compartir el conocimiento tácito. Esto suele llevar a la implantación de tecnologías de colaboración y con capacidades de gestión de documentos. Las organizaciones distribuidas tienen que comunicarse y colaborar de forma productiva, además de disponer de una ubicación centralizada para almacenar información. La gestión de documentos ayuda a la compañía a garantizar que su posición y sus mensajes sean consistentes y a controlar la información utilizada de cara a legisladores, responsables políticos y el público.
Para asegurar el éxito, es imprescindible que el liderazgo de una organización o unidad de negocio soporte la implantación de una estrategia de gestión del conocimiento. Las mejores estrategias se centran en resolver un problema de negocio y permitir a la compañía convertirse en una organización que funcione según los principios del e-business bajo demanda: integrada, flexible y que responda con rapidez a las exigencias de los clientes y las oportunidades del mercado.
Importancia de la Gerencia del Conocimiento
En todas las empresas, la cadena de suministros depende del conocimiento que se tenga sobre las materias primas, planeación, manufactura, distribución, etc. Asimismo, el desarrollo de nuevos productos requiere conocimiento sobre las necesidades de los consumidores, nuevos descubrimientos científicos, nueva tecnología, mercadeo, etc.
El reto de aplicar el conocimiento en una empresa para crear ventajas competitivas se hace aun más desafiante debido a:
Hay que concientizar a la organización de que la gerencia del conocimiento es importante porque de ella depende también la productividad pues muchas veces la capacitación no llega a tiempo y se debe hacer uso del conocimiento acumulado. También hay que gerenciar, identificar y asignar roles y responsabilidades, designar a personas que recolecten información y la distribuyan, y formar las comunidades que creen el conocimiento.
Aplicaciones de la Gerencia del Conocimiento.
Las cuatro aplicacionesde la Gerencia del Conocimiento, se basan en un modelo que se relaciona con el rol principal de esa gerencia, que es compartir el conocimiento a través de toda la organización, de modo que cada individuo o grupo entienda el conocimiento con suficiente profundidad y dentro de un contexto amplio, con el fin de aplicarlo de manera efectiva en los procesos de toma de decisiones e innovación. Las cuatro aplicaciones son:
1. Intermediación
Es la conexión entre el conocimiento y las personas. La intermediación se refiere a la función del agente que reúne a quienes buscan determinada parte de conocimiento con aquellos que pueden suministrarla.
2. Exteriorización
Es la conexión del conocimiento con el conocimiento. Se refiere al proceso de captar conocimiento es un banco externo y organizarlos de acuerdo con una clasificación de marco de referencia u ontológica.
Son muchas las organizaciones que dirigen sus esfuerzos a la forma de obtener el conocimiento de sus sistemas de GC y, muy pocas, si las hay, a introducir conocimiento al sistema. La captura y recopilación de conocimiento ocurre en muchas organizaciones, independientemente de los mecanismos formales. Sin embargo, existen tres obstáculos para capturar conocimiento:
Movilidad: Es el reto de captar conocimiento cuando los empleados y su materia gris están entrando y saliendo constantemente de la organización.
Vida media: Debido a que el conocimiento tiene un ciclo de vida limitado, las personas que lo usan deberán revaluar constantemente la validez de los conocimientos en que basan sus decisiones.
Amenaza a los especialistas: Muchos individuos que se han convertido en especialistas es sus áreas de trabajo y se muestran renuentes a compartir sus conocimiento por miedo a que eso le reste valor a sus destrezas en el futuro.
3. Interiorización
Es la conexión del conocimiento con la consulta. Es la extracción del conocimiento de un banco externo, y su filtración para darle una mayor pertinencia para el buscador de conocimiento.
3. Cognición
La cognición es la aplicación del conocimiento que se ha intercambiado a través de las tres funciones precedentes. En su forma más simple, la cognición se logra mediante la aplicación de la experiencia para determinar el resultado más apropiado.
Aplicaciones de la Gestión del Conocimiento.
La investigación y desarrollo de métodos y herramientas para obtener, administrar y conservar el conocimiento es una prioridad en nuestra Sociedad de la Información, auspiciada por la valoración que actualmente se tiene del conocimiento como el más importante activo de cualquier organización. Los sistemas para dirigir la recopilación, organización, procesamiento, análisis y distribución de la experiencia dentro de una institución, englobados bajo el término Gestión del Conocimiento (GC), buscan asegurar las funciones de la institución donde se aplican y satisfacer las necesidades de adquirir nuevos conocimientos por parte de sus integrantes. Aunque la aplicación de la GC se realiza usualmente en grandes corporaciones e instituciones, también puede ser aplicada a escala menor sobre organizaciones pequeñas, o incluso micro organizaciones, como puede ser la formada por los integrantes de una asignatura universitaria. Desde la unidad docente de Comunicación Audiovisual del DCADHA, estamos implantando de forma experimental un sistema automatizado para gestionar el conocimiento generado en las asignaturas de Producción y Realización de Audiovisuales que se imparten en la licenciatura de Bellas Artes de la Universidad Politécnica de Valencia.
Conceptos y características de la gestión y la gerencia del conocimiento
Gestión del Conocimiento: A continuación se muestra varias definiciones
Es el proceso de identificar, adquirir, usar y reutilizar información y conocimientos, tanto externos como internos, para mejorar la eficiencia y la eficacia de las bibliotecas.
Es la disciplina que trata sobre cómo capturar las competencias basadas en conocimiento, cómo almacenarlas y diseminarlas para el beneficio de la organización como un todo.
Este conocimiento puede hallarse en las personas que forman parte de la organización dependiendo de su tipología, competencias, aptitudes y actitudes, creatividad, proactividad y nivel de satisfacción con la organización.
Es un elemento ya imprescindible en la tarea de la innovación y creación de valor añadido en las empresas, toda vez que dicha gestión se constituye en piedra fundamental sobre la cual se estructuran las ventajas competitivas de las organizaciones.
Caracteristicas:
- Conocimiento como la suma de:
Capital intelectual: conocimientos, habilidades, experiencias de los empleados individuales de la organización.
Capital estructural: lo que permanece en la organización cuando se termina la jornada de trabajo (conceptos, sistemas tecnológicos y administrativos).
Capital relacional: conexiones con proveedores, usuarios, otras bibliotecas y otros agentes del entorno.
- Subjetividad: así como la información es de carácter objetivo por ser un conjunto de datos relacionados, el conocimiento tiene como principal característica la subjetividad, ya que se refiere al entendimiento, sabiduría, inteligencia.
- Sistema basado en las personas, en la participación y la gestión de las propias competencias: Convertir los activos intelectuales del personal en fuerzas altamente productivas, por lo que las bibliotecas deberán centrarse en el intercambio y participación del conocimiento entre su personal, así como en su formación continua.
- Proceso institucionalizado: Aunar información y gestión de recursos humanos de tal forma que toda la información esté disponible y se pueda utilizar y renovar en cualquier momento y lugar por cualquiera de las personas que forma parte de la organización.
- Sistema apoyado en herramientas tecnológicas: bases de datos, internet, programas de gestión de contenidos, etc.
Gerencia del Conocimiento: A continuación se muestra definiciones de diferentes autores
Poul Lefrere y Geoff Jones: Es el proceso de administrar continuamente conocimiento de todo tipo para satisfacer necesidades presentes y futuras, para identificar y explotar recursos de conocimiento tanto existente como adquiridos y para desarrollar nuevas oportunidades.
Ann Macintosh propone: “ La Gerencia del Conocimiento envuelve la identificación y análisis del conocimiento tanto disponible como el requerido, la planeación y control de las acciones para desarrollar activos de conocimiento con el fin de alcanzar los objetivos organizacionales.”
Bill Gates la define de la siguiente manera: “ la Gerencia del Conocimiento… no es un producto de software o una categoría de software. La Gerencia del Conocimiento ni siquiera comienza con tecnología. Comienza con los objetivos y procesos del negocio y con el reconocimiento de la necesidad de compartir información. La Gerencia del Conocimiento no es mas que administrar los flujos de información para dar la información correcta a la gente que la necesita, de tal manera que pueda usarla rápidamente.”
Estas definiciones reconocen en el conocimiento un recurso importante que debe adquirirse, clasificarse, conservarse y explorarse para lograr los objetivos de la organización y hallar nuevas oportunidades. También coinciden en que la Gerencia del Conocimiento es un proceso, el cual debe formar parte de las actividades cotidianas de una organización.
Caracteríticas:
Para generar un posible impacto positivo en los objetivos de una empresa, es necesario saber administrar los conocimientos nuevos y existentes. De esta forma, éstos podrían tener éxito en la puesta en marcha de proyectos que implican cambios en la forma habitual de trabajar, comunicarse y manejar la información de la empresa.
Características de una empresa que administra su conocimiento, las cuales se tomaron como base para la identificación de los criterios de observación planteados en este proyecto de investigación, así:
1. Contar con una Base de conocimientos.
2. Compromiso por parte de los empleados de base y los directivos de todos los niveles, sobre la importancia de poner el conocimiento adquirido a disposición de toda la empresa.
3. Utilización de mecanismos de difusión del conocimiento.
4. Utilización de Tecnologías de información y comunicación (TIC).
5. Establecimiento de un sistema de indicadores
6. Estructura de una organización que aprende.
Con base en las características mencionadas, se desarrollan unos criterios de observación para detectar procesos de difusión del conocimiento, en la que cada criterio de observación puede ser aplicado en cualquier orden y finalmente cada uno aportará a los resultados de la investigación.
Establecer los componentes de la Gestión del Conocimiento
Se consideran cuatro pilares básicos para describir un proyecto de gestión del Conocimiento, ya que permite definir acciones orientadas a alcanzar los objetivos de la empresa teniendo en cuenta las necesidades básicas para el desarrollo de la actividad diaria. Estos pilares son:
1. PERSONAS: recursos humanos y cultura organizativa asociada.
2. PROCESOS: estrategia de negocio, organización, metodología y rutinas, vinculando el conocimiento asociado a estaS áreas.
3. CONTENIDOS: con esta terminología se engloba la información, interna y externa, crítica para el éxito de la organización.
4. TECNOLOGIA: Este pilar hace referencia al software y hardware necesario para recoger, almacenar y distribuir los datos, la información y el conocimiento explícito e implícito auditado.
Estos cuatro pilares se consideran un todo complementario, ya que cada uno contribuye al éxito de la implantación de la gestión del conocimiento.
- Sólo conociendo las necesidades de información y de conocimiento de las personas, el capital intelectual y los hábitos de la empresa, se pueden plantear mecanismos de motivación de personal, fomentar el intercambio y la explicitación del conocimiento tácito.
- Conocer los procesos y las tareas asociadas a cada uno permite ver la cadena de valor de la empresa, y, por tanto, dónde se genera el conocimiento tácito y explícito, y los flujos de información de más valor para el capital intelectual de la empresa.
Estos dos últimos aspectos permiten definir la gestión de contenidos necesaria para la organización, no solo desde el punto de vista de los documentos que se generan, sino también de los documentos que son precisos generar para cada nivel de actividad de la organización: toma de decisiones, producción, comunicación externa, etc.
Establecer los componentes de la Gerencia del Conocimiento
Estructura y cultura organizacional: debe promoverse la creación de estructuras que faciliten el crecimiento de "comunidades con intereses afines", por ejemplo, grupos de profesionales que se relacionen informalmente debido a que se enfrentan a problemas comunes para los cuales buscan solución, constituyéndose a sí mismos en una fuente y depósito de conocimiento.
Administración de personal: se requiere sincronizar programas de entrenamiento, desarrollo, selección y reclutamiento, retención, ubicación, diseño de funciones, cambio cultural y motivación hacia la participación y creatividad, y la administración de todos los tipos de contratos de trabajo.
Procesos del negocio: es necesario generar proyectos de innovación de procesos y reingeniería tanto para hacer cambios radicales como para mantener el mejoramiento continuo.
Aplicación de tecnología: se debe tener a disposición herramientas que permitan realizar mapas de conceptos, bases de datos orientadas a objetos y con características multimediales, inteligencia artificial orientada a la adquisición de conocimiento, a la representación del mismo, al soporte en toma de decisiones, a la minería de datos y a la difusión del conocimiento.