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Caso de estudio 2. Enfoques para la Construcción de Sistemas.
Sistemas de Planificación de Recursos de
Empresa: Los sistemas de planificación de recursos de empresa (ERP) están convirtiéndose en el software preferido de las organizaciones grandes y complejas. Esos sistemas ayudan a las compañías a integrar todas las facetas del negocio, incluidas planificación, producción, ventas y marketing. Los sistemas de software de ERP, como R/3 de SAP, incluyen módulos para funciones tan distintas como producción, automatización de fábricas, finanzas, ventas, compras y personal. Sin embargo, muchas compañías que pregonan las bondades de los sistemas ERP han descubierto que no son lo bastante sólidos o flexibles para realizar presupuestos, consolidación internacional u otras funciones financieras especiales que sus administradores esperan. La solución predominante ha sido instalar un sistema financiero comercial aparte, que satisface las necesidades de la compañía y se ejecuta en paralelo al sistema ERP. Sin embargo, esa solución crea otro problema. Las compañías tratan de elegir lo que consideran los mejores sistemas de ERP y de software financiero disponibles, y pocas veces seleccionan ambos sistemas porque sean muy compatibles entre sí. Por desgracia, lograr que dos sistemas así trabajen juntos resulta difícil, porque casi siempre presentan importantes dificultades que se deben a diferencias en las estructuras de datos. Por ejemplo, la forma en que los datos se representan en los archivos de proveedores tal vez no concuerde con la forma en que esos datos se representan en los archivos de clientes. Es difícil, si no es que imposible, integrar información financiera, estadística y operativa. El costo en dinero y tiempo de integrar los dos sistemas tal vez resulte excesivo. El proyecto bien puede costar entre $200,000 y $2,000,000 de dólares y durar hasta 6 meses. Incluso entonces, el trabajo no ha terminado. Cada vez que el productor del sistema ERP o del sistema financiero saca una nueva versión de su producto, es preciso trabajar mucho para reintegrar los dos sistemas, así que subsanar las carencias en los informes financieros sólo causa otros problemas. Una forma de resolver el problema de integración de los datos es instalar una interfase de software (middleware) entre los dos sistemas. Existe middleware comercial, pero su uso implica un problema similar: lograr que funcione bien con los sistemas ERP y financiero elegidos. Algunas compañías optan por crear su propio middleware. Una vez terminado, el sistema de middleware transfiere los datos entre los sistemas de ERP y financiero, y permite a la organización usar el sistema de ERP que necesita para integrar sus múltiples funciones, y a la administración, obtener los datos que desea. Motorola Corp. usó este enfoque y mejoró su ciclo de informes, reduciendo de 48 a 29 horas, el tiempo necesario para producir los informes administrativos. La división de productos de mensajería de la compañía creo un sistema de middleware, basado en UNIX, que cada mes canaliza datos extraídos de 20 sistemas mayores de todo el mundo, hacia software de informes financieros y consolidación Walker, que entonces se usa para generar los informes administrativos. Cuando Fujitsu Microelectronics Inc. enfrentó este problema de integración con su sistema R/3 de SAP, instalado en 1995, usó hojas de cálculo Excel de Microsoft Corp. para analizar información presupuestaria, pero los usuarios consideraron que el sistema era deficiente. Por ejemplo, el análisis de datos para comparar un conciente de gastos de partidas entre ingresos podía tomar semanas. Entonces Fujitsu descubrió que Hyperion, un productor de software financiero que satisfacía sus necesidades, también ofrecía un conjunto de herramientas acompañantes que ayudaba a crear una interfase entre su sistema y R/3. Los programas utilitarios de Hyperion permitieron a Fujitsu construir un sistema de middleware en menos de cuatro días. Una vez terminado, el sistema transfirió datos entre el R/3 de SAP y el Enterprise de Hyperion. Ahora Fujitsu ha cambiado de un sistema de informes mensual a un sistema de informes semanal el cual permite a la compañía reaccionar con mucha mayor rapidez ante cambios en el mercado.
Preguntas del caso: 1. ¿Qué problemas de administración, organización y tecnología surgen cuando se instalan paquetes de software de ERP en organizaciones grandes y complejas? Fuentes: · “Extending ERP’s Reach”, Thomas Hoffman, Computerworld, 9 de febrero de 1998. · “Bridging the Application Divide”, Debre O’Donnell, Software Magazine, septiembre de 1998.
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Copyright © 2004 Ing. Carlos
Raúl Galicia Ramírez
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