Proceso:

Inscripción Nuevo Ingreso en el Colegio Universitario Fermín Toro Extensión Guanare.

Descripción del Proceso:

El Proceso esta enfocado a facilitar todas las actividades relacionadas con la inscripción, a través del personal administrativo y docente que participa en el mismo, para ello se cubren los siguientes pasos: como primera acción se elabora el cronograma de actividades para el periodo correspondiente a las inscripciones, separando el mismo en Nuevo Ingreso y Regulares. Dentro del período nuevo ingreso tenemos entonces las siguientes actividades:

•      Recibir calendario correspondiente al periodo de inscripción, desde la sede principal del Colegio, Barquisimeto.

•     Recibir los cambios propuestos para el proceso, aunque se tiene autonomía en algunos pasos.

•    Capacitar al personal Administrativo y Docente en el proceso de Inscripción.

•        Separar la información para los aspirantes a nuevo ingreso.

•      Acondicionar las áreas respectivas y seleccionadas para el proceso de inscripción.

•       Cuando se inicia el proceso propiamente dicho se cumple con la siguiente rutina:
       *    Se reciben los documentos del aspirante.
       *    Se verifican los mismos, con la lista de cotejo facilitada.
       *    Se verifican los datos personales en el deposito bancario.
       *    Se le suministra el sobre contenedor de los documentos a ser llenados por el Bachiller aspirante.
       *    Se verifican los datos suministrados por el Bachiller, en caso de existir errores se le facilita otro documento y se recibe nuevamente, si el error es en el sobre
             el bachiller debe adquirir otro sobre por administración.
       *    Se recibe   el   sobre   debidamente verificado, se reciben los documentos personales debidamente verificados, todo se mete en el sobre que será enviado a
             control de estudio, encargado de construirle el debido expediente, se separa la información de pago y se envía a Administración que crea el correspondiente
             expediente, los datos de inscripción se pasan a Informática que crea el expediente lógico, procesa los datos de control de estudio y emite el correspondiente
             horario, que le es suministrado al alumno una semana después de haber formalizado su inscripción.
       *    Si el alumno viene por traslado, se le notifica que es un caso regular y se le informa el lapso correspondiente.
       *    Si el alumno es un caso especial, se pasa directamente a Control de Estudios donde se toman las acciones correspondientes.

Todo el proceso descrito anteriormente corresponde al ciclo de inscripción del nuevo ingreso en el Colegio Universitario Fermín Toro extensión Guanare, el mismo proceso es llevado absolutamente de forma manual, y se quiere facilitar el proceso a través del uso de las nuevas tecnologías, proponiendo un proceso que agilice la inscripción de los alumnos, donde se pueda recibir la información de varios puntos y se centralice la verificación de documentos.

Recurso Humano:

Materiales:

DIMENSIONES:

• Coordinación Nacional.
• Coordinación de Extensión.
• Control de Estudios.
• Coordinación de Administración.
   

INDICADORES OPERACIONALES

Coordinación Nacional.

      Instituciones Involucradas en Convenios Nacionales
      Proceso para el calculo de unidades crédito

      Instrucciones para la inscripción.
      Nuevos lineamientos si son necesarios.

Coordinación de Extensión

      Instituciones Involucradas en Convenios Regionales
      Proceso para el calculo de unidades crédito en casos especiales

      Nuevos lineamientos si son necesarios.

        Control de Estudios

                Copia de la Cédula

                Copia de pasaporte si aplica.

                 Partida de nacimiento

                Carta de buena conducta

                Comprobante de presentación de prueba CNU

                Carta de traslado si aplica.

                Carta compromiso de entrega de requisitos si aplica

                Carta de sanidad mental si aplica (alumnos de los programas de educación)

                Carta aprobatoria de examen de aptitud si aplica (alumnos de los programas de educación)

                Carnet Militar
                 Titulo de Bachiller (con revalida si aplica)
                Notas certificadas (con revalida si aplica)

                 Planilla de inscripción

                 Fotos tipo carnet

        Coordinación de Administración

                 Copia de la Cédula

                 Copia del pasaporte si aplica

                 Compromiso de pago

                 Carta aval en caso de pago especial

                 Carta compromiso del representante si aplica

ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA (Organigrama)

                            Organigrama de Ciclo

        en el Proceso de Inscripción del Colegio Universitario Fermín Toro

                            Extensión Guanare.

TECNOLOGÍA

Dentro del uso tecnológico, nos encontramos con el inconveniente de contar con ella, más no la utilizamos, dentro de los parámetros de permisivilidad no se aceptan abiertamente los mismos, desconfiando de su eficiencia, y confiando en el proceso manual, esto está originado en la Coordinación Administrativa, ya que en el área el uso de la tecnología, es en estos momentos que comienza.

LA GENTE

Como ya he mencionado, dentro de este proceso participamos 15 personas de carácter REGULAR, así como todos los alumnos y público general que se vincula con el proceso, en el esquema anterior se presento un cuadro en el que se detalla, las personas que están en el proceso. El recurso humano de administración, están renuentes en aplicar la tecnología, están seguros que trabajar con ella es permitir que se pueda trabajar en un proceso con ineficacia.

PROCESOS

Esta parte está claramente definida en la primera sección de ésta publicación. Ya que la presentación corresponde a un proceso administrativo, el mismo es detallado como el proceso en el que soy codueño.

IMPULSOS

La ventaja dentro de este proceso que parece estar cerrado y llamado al fracaso, cuenta con la incorporación de personal administrativo, con nuevas expectativas, y con nuevas ideas de cambio, permitiendo la incorporación de elementos tecnológicos en los procesos académicos -administrativos.

FRENOS

Como se ha comentado a lo largo de esta publicación, los frenos los encontramos en el personal administrativo que esta renuente a incorporar elementos tecnológicos, considerando de mayor utilidad la continua aplicación del proceso manualmente, y sub-utilizando los recursos tecnológicos.

INTIMIDADES

En el proceso, no podemos observar un tipo de intimidad definida por consanguinidad, o por filiación política entendiendo esta filiación como las uniones legales de índole comercial, si podemos notar una intimidad profesional entre los docentes regulares, que han desarrollado una especie de cofradía de regulares, compartiendo muchos momentos de distracción lo que los ha llevado a estar compenetrados en muchos momentos.

FACTORES EXTERNOS

Los factores externos al proceso que influyen negativamente al proceso viene connotado por las políticas económicas del país, que obliga a nuestros involucrados directos que son los alumnos, se reduzcan en el momento de iniciar el proceso de inscripciones, ya que dependemos netamente de ellos, este factor es fundamental a la hora de establecer negatividades para el proceso. Los factores internos de carácter positivo son los Eventos que de una u otra forma se originan en la institución y ayudan a proyectar una imagen sólida de nuestra institución.

MOTOR DE CAMBIO

Las estrategias a seguir, que ayuden a consolidar los cambios positivos en el proceso y para el proceso, es la información relevante que se pueda suministrar al respecto de las tecnologías, utilizando a los docentes regulares de la institución, y los elementos de la institución. Situados los individuos del área administrativa en las potencialidades de la tecnología, se capacitarían en en los distintos paquetes necesarios para la implementación y puesta en practica de la teoría suministrada logrando vencer la barreras tecnológicas mejoramos la imagen del proceso.

INDICADOR ESTRATÉGICO CLAVE:

        Control de los Programas permisados

        Control académico de los Participantes

        Control Administrativo de los participantes

Resumen analítico de estas paginas:

La Planeación Estratégica es un producto que resulta del trabajo conjunto de las y los integrantes de un grupo de trabajo, y pretende dar inicio a un proceso de mejora continua de actividades sustantivas que ofrecen un mejor servicio en general. Fomentando la integración de grupos de calidad (Círculos de Calidad) e intercambiando ideas en información al interior y grupos similares.

Iniciar el estudio de las organizaciones desde distintos enfoques propicia la generación de elementos de juicio para comprender la complejidad del mundo y para definir un rol protagónico en las distintas organizaciones en las que se deba participar a lo largo  proyecto de vida con la idea de contribuir a la transformación y mejoramiento de la calidad de vida de las regiones y de los países.

En resumidas cuentas podemos asegurar que mientras mas protagonismo tengamos en una situación organizacional, más será la compenetración con los procesos que le componen y de esa manera lograremos tener una mayor identificación con el proceso del que podemos ser codueños y participantes, de esa manera podremos generar soluciones de una forma abierta, permitiendo que los cambios se den sin impedimento y con mayor soltura.

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Última actualización: 28OCT03
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