UNIVERSIDAD YACAMBÚ

MAESTRÍA EN GERENCIA DE LAS FINANZAS Y DE LOS NEGOCIOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL

FECHA: ABRIL - JUNIO 2007

Prof. Msc. Yaros Pérez

TRABAJO N°1

ALINEANDO LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN CON LA ESTRATEGIA DEL NEGOCIO

Autor: Antonio Di Zinno De Libero

1.- INTRODUCCIÓN

    Dentro de las últimas tres décadas el mundo de las empresas y de los negocios ha evolucionado a un ritmo vertiginoso, gracias a la entrada de las computadoras y las redes mundiales, telecomunicaciones y una serie de tecnologías que han hecho que la información este en manos de los usuarios, casi en tiempo real, es decir, que en fracciones de segundos la misma parte en forma de dato desde un punto generador, es procesada por un sistema generando información, es almacenada y enviada al usuario final que la empleará en su trabajo. De igual forma, la misma estará disponible y almacenada cuando se le requiera. Esto ha hecho que los gerentes de hoy, aprendan a gerenciar (administrar, planificar y controlar) todo lo relacionado a los sistemas de información y  a las tecnologías empleadas por ellas; aquel que no lo haga, puede estar predestinado al fracaso.

    En primer, lugar haremos la tarea de alinear las estrategias del negocio con las estrategias tecnológicas en una compañía en particular. En este caso particular, haremos el ejercicio tomando a Smurfit Kappa Cartón de Venezuela. En primer lugar haremos una breve descripción de la compañia.

2.- SMURFIT KAPPA - CARTÓN DE VENEZUELA S.A.

    Es un grupo manufacturero dedicado a satisfacer las necesidades de empaque en el mercado nacional e internacional, que inició actividades en Venezuela en el año 1954, y pertenece a Jefferson Smurfit Group, uno de los grupos papeleros más grandes del mundo, quienes a partir del año pasado, y producto de una fusión estratétiga paso a ser Smurfit kappa Group (con miras a fortalecer operaciones en Europa). Las operaciones de Cartón de Venezuela están totalmente integradas, con actividades productivas que comprenden, la siembra y manejo de plantaciones forestales, la investigación y mejoramiento genético de los árboles, así como la recolección, procesamiento y reciclaje de fibras secundarias, fabricación y venta de papel, cartulinas, cartón y empaques, además del servicio de diseño estructural y gráfico. Dicha empresa con plantas ubicadas en Caracas, Valencia, Maracay, San Felipe y las divisiones de materia prima, ya sea de productos forestales, focalizado en Acarigua, y fibras recicladas, con unidades operacionales en las principales ciudades del país.

    Cartón de Venezuela S.A. a nivel administrativo esta dividido bajo la dirección de 4 vicepresidencias, demarcadas por actividades únicas y bien definidas, en base a sus funciones, actividades y procesos. Estas cuatro vicepresidencias son:

• Recursos Humanos y Materiales: Se encarga de suministrar a todas las plantas del grupo el recurso humano y los recursos materiales de gran volumen para el desempeño de las sus actividades. Dentro de los recursos materiales señalados se encuentran: fibra reciclada, proveniente de las plantas recolectoras ubicadas en todo el país, así como la materia prima, repuestos y maquinas provenientes de exportación.

• Contraloría y Finanzas: Se encarga de las funciones financieras de la corporación y de cada planta; a su vez también esta a su carga el departamento de sistemas y auditoria.

• Molinos, Ingeniería y Forestal: Se encarga de las unidades de producción forestal (explotación de madera), transformación de las materias primas de fibras vírgenes y recicladas en papeles liners, medio y cartulinas, así como la función asociada a las reformas y ampliaciones de planta por parte de Ingeniería. Esta conformado por la división forestal y 3 molinos (Mocarpel, Cartonal y Cartoven).

• Conversión y Mercadeo: Se encarga de las unidades productivas que transforman el papel y cartulinas en empaques para el cliente; como soporte a esta actividad se encuentran los departamentos de mercadeo, venta y diseño estructural. Se encuentra conformada por 3 plantas corrugadoras (Carval, Corra y Cartoven), una planta de diseño grafico (Unión Gráfica) y un Laboratorio Central de apoyo.

    Ahora bien desde el punto de vista de proceso productivo y siguiendo el core business, cada planta y división tiene a su cargo funciones específicas para el logro de su misión, es decir, la división forestal produce los recursos forestales de madera para que el molino de Mocarpel pueda transformarla en pulpa virgen; las divisiones de fibra, recuperan y distribuyen a los molinos la fibra reciclada; Cartonal y Cartoven molino, utilizan la fibra secundaria para producir cartulinas y papeles de embalaje (para plantas del grupo o externas); Mocarpel molino emplea la fibra secundaria y la fibra virgen para obtener papeles liners y medios a ser distribuidos a las corrugadoras (internas o externas al grupo), y las corrugadoras utilizan los liners, medio y otras papeles (liner blanco) para fabricar cajas de embalaje a ser entregadas a los clientes, mientras que las cartulinas de Cartonal y Cartoven son utilizadas por Unión Grafica para fabricar estuches plegadizos de alta impresión.

    Cada una de las divisiones que componen Cartón de Venezuela, ofrecen una serie de productos particulares para el sector manufacturero o comercial del país, y en algunos casos a nivel internacional. Los productos comercializados son aquellos producidos por los molinos y corrugadoras (papeles y soluciones de empaques). Las unidades de Forestal y Fibras no comercializan productos, sino que se encargan de suministrar materia prima a los molinos del grupo. De este modo, la división molino ofrece los siguientes productos:

• Molino Mocarpel: Ofrece papeles liners y mediun (fluting) para cajas de embalaje. Los principales clientes son las corrugadoras del mismo grupo.

• Molino Cartonal: Fabrica cartulinas de diferentes tipos como: cartulina reverso periódico, reverso blanco y reverso manila, además de papeles liners y separadores. Sus clientes son las corrugadoras del grupo, Unión Gráfica, y las diferentes empresas de impresión gráfica ubicadas en el país, y algunas del exterior.

• Molino Cartoven: Fabrica cartones manila, cartones para aplicaciones duras entre otras. Sus clientes son empresas locales y presentes en las islas del caribe.

    Dentro de los productos que comercializa corrugado se encuentran:

• Corrugadoras (Carval, Corra, Cartoven): Soluciones de empaques hechas con papeles liners y medio; van desde cajas corrugadas tradicionales hasta empaques con diseños especiales para flores y huevos. Se han fabricado hasta mesas y sillas de cartón empleadas en eventos electorales.

• Unión Gráfica: Ofrece estuches de cartulina con impresión de alta calidad.

3.- EJERCICIO DE ALINEACIÓN.

    En primer lugar, definiremos un volumen de control y concretar el proceso sujeto a evaluación para aplicar la metodología de alineación tecnológica propuesta por Luftman-Lewis-Oldach. En este caso, nos enfocaremos en la división molinos, estableciendo como proceso la fabricación de papeles de embalaje (cartulinas, cartones y de embalaje).

EMPRESA: Smurfit Kappa _ Cartón de Venezuela, S.A. División Molinos.

PROCESO: Fabricación de papeles de embalaje.

ESTRATEGIAS DEL NEGOCIO

Misión- División Molinos

    "La misión de la División Molinos de SCV es desarrollar, producir y comercializar soluciones de papeles y cartulinas industriales que superen las expectativas y necesidades de nuestros clientes, mediante la continua optimización de los recursos materiales, humanos y tecnológicos, contribuyendo al fortalecimiento de la organización."

Visión - División Molinos
    "Para el año 2014 la División Molinos de SCV será una unidad de negocios con costos competitivos, comercializando productos y servicios que superen las expectativas de nuestros clientes. Continuaremos fortaleciendo a la organización y promoviendo el crecimiento de nuestra gente, en armonía con el ambiente y la comunidad."

Alcance Operativo de la División Molinos

    La división molinos es líder absoluto del mercado nacional en suministros de papeles de embalaje, cartón y cartulina desde el año 2002. Por ende, la premisa de la división, considerando el crecimiento del mercado, es la de continuar supliendo la totalidad de la demanda de papeles liner y medio a las corrugadoras del grupo (3 en total de las 8 ubicadas en el país) y 2 adicionales del mercado local con estrechas negociaciones a precios competitivos y calidad superior a la máxima capacidad operativa del molino de Mocarpel, y mantener la participación de 70% del mercado de cartulinas y cartones producidos por Cartoven y Cartonal, resaltando el servicio local y la entrega a tiempo, frente al ataque y entrada de productos chilenos foráneos, a más bajo costo y rentabilidad mayor. Las cartulinas y cartones están destinadas a cubrir empresas de diseño gráfico, y estuches plegadizos, incluyendo la planta de Unión Gráfica que pertenece al grupo. Anualmente, la competencia chilena a logrado penetrar en mayor porcentaje del mercado, pasando del 95% en el año 2003 a 70% en el año 2006. Se espera mantener este porcentaje en los próximos 2 años, en función al comportamiento del mercado, pues los molinos están trabajando a su máxima capacidad, y si persiste el crecimiento, será necesario la ampliación. La meta anual es obtener pequeños porcentajes de aumento de productividad basados en la mejora continua de sus procesos.

Estrategias:

• Mantener el liderazgo del porcentaje mayoritario del mercado, satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes con productos y servicios de calidad superior a precios competitivos, mediante la disminución de la variabilidad en las características de calidad intrínseca en los productos y mejorando continuamente la calidad de servicio al cliente, empleando el sistema de gestión de la rutina.

• Reducir los costos unitarios totales comparados con los mejores estándares del grupo Smurfit Kappa, disminuyendo el costo de materiales de fabricación, buscando nuevas fuentes de obtención de fibra secundaria nacional en substitución de la importada, mejorando el rendimiento en el uso de la cartulina industrial buscando la reducción en la variabilidad del gramaje.

• Mantener un personal altamente capacitado, motivado y comprometido con los objetivos de la organización a fin de dar cumplimiento a las metas fijadas por la corporación, implantado el sistema de gestión de la rutina y el sistema de gestión por desempeño.

• Maximizar el flujo de fondos de la empresa, de modo de poder la estabilidad de las operaciones, y poder aprovechar ventajas competitivas en negociaciones con crédito y respaldo de pago, mediante  el aumento con inversión del volumen total de los molinos, disminución de los costos de energía, químicos y mantenimiento al benchmarking interno y reduciendo el nivel de capital de trabajo en molinos y control acorde de los inventarios de materiales. Costos de energía con la reducción de pérdidas e ineficiencias por sobre diseño, químicos aplicando optimizaciones y/o cambios de aplicaciones, y mantenimiento utilizando metodologías de centrado en modos de falla y preventivo.

• Disminuir los índices de frecuencia y severidad de accidentes en el trabajo, a fin de proteger el principal activo de la empresa, su recurso humano, mediante el cumplimiento de la normativa legal vigente y reglamento técnico, así como la implementación del programa STOP (charlas para crear conciencia, reporte de condiciones inseguras, observaciones de seguridad y participación en comités de seguridad).

• Preservar el ambiente y en armonía con la comunidad, cumpliendo con las normativas legales vigentes y un programa de acercamiento a la comunidad de las plantas.

INFRAESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

• Implementar el modelo de Sistema de Gestión diseñado por la compañía, así como el plan estratégico elaborado, a fin de cumplir las funciones administrativas de planificación, distribución y control.

• Impulsar y concretar la implementación de las metodologías de trabajo: sistema de gestión de la rutina (basado en mejora continua), mantenimiento basado en fallas y administración y logística de inventarios, empleadas por la operación diaria para realizar sus actividades y tareas de forma eficiente y eficaz, buscando las mejoras continuas, reducción de costos.

• Establecer equipos multifuncionales de proyectos con objetivos en la reducción de costos de químicos, energía y eficiencia de disponibilidad de planta para aumentar el volumen y disminuir costos operativos. Dichos equipos tendrá un líder gerencial, quien se encargará de las inversiones de proyectos y de gestionará el indicar macro del proyecto, y en cada unidad de gerencia básica el resto de los participantes que velará por el desempeño de cada indicador.

• Establecer comités multifuncionales para desarrollar las tecnologías de información y las aplicaciones  y/o adquisición y modificaciones de softwares requeridas por los departamentos de almacén, mantenimiento, ventas, calidad, compras, producción, planificación y aseguramiento de la calidad, de modo de aplicar sus herramientas y metodologías, así como las comunicaciones con clientes y proveedores.

• Fortalecer las matrices de capacitación de personal de acuerdo a los objetivos planteados en la organización. Articular la capacitación con programas de adiestramiento interno, a fin de maximizar el recurso y aprovechar el conocimiento interno. Utilizar programas de entrenamiento en línea web (a distancia) y material interactivo en la intranet, con control de asistencia y un programa de entrenamiento. Los requerimientos de personal deberán ser cargados por cada unidad de gerencia básica y procesados por el departamento de RRII.

• Implementar el programa de "STOP", basado en la creación de consciencia y en el reporte de las condiciones inseguras, buscando predicción y erradicación de las causas. La información y pautas son dadas por el departamento de seguridad y a la aplicación y puesta en marcha por cada una de las unidades de gerencia básica de cada planta, utilizando los roles supervisores y gerenciales medio (producción, mantenimiento, calidad, etc).

• Crear el comité de ambiente, así como las estructura organizativa para dar las prioridades y fijación de recursos.

• Desarrollar un modelo de gerencia de conocimiento y de información, consolidando en un solo sitio toda la experiencia dispersa, liderizado por el departamento de Aseguramiento de la calidad y los lideres de cada unidad gerencial, quienes serán los responsables de definir y estructurar las bases de datos de conocimiento en el nivel de gerencia media, y los gerentes generales y corporativos para los niveles tácticos.

• Propiciar la utilización de recursos de tecnología de información aplicado las estructuras web.

ESTRATEGIAS DE INFORMACIÓN

• Emplear las tecnologías de información masiva: chat, correo, multimedia, videoconferencias, intranet, extranet e internet para la ejecución y realización de las tareas y actividades de la empresa, cumpliendo con la reglamentación de Sarcdox (control de documentación y de la información prioritaria de la organización).

• Actualizar constantemente la plataforma tecnológica de la empresa, para mejorar las operaciones y cumplir con las tareas de forma eficiente y buen manejo del tiempo, partiendo de su alineación a los necesidades de clientes, accionistas y propietarios; es decir, a los objetivos estratégicos de la organización.

• Entrenar anualmente a todo el personal en el uso de las tecnologías de información y las herramientas empleadas y adaptadas en la compañía.

• Actualizar constantemente al personal de sistemas en lo último en tecnología de información.

• Completar los módulos, reglamentaciones técnicas, modificaciones de perfiles y sistemas, así como procedimientos operacionales, para cumplir en su totalidad el control de información de Sarcdox.

• Implementar sistemas de información para la gestión del negocio (sistemas gerenciales) y sistemas de documentación que agilicen y controlen la gestión del conocimiento dentro de la organización, así como el control de costos y el análisis de información clave para el desempeño de la organización (calidad - sistema de gestión de la rutina - modo de falla- seguridad industrial y ambiente).

• Emplear tecnologías de integración y comunicación entre la información de control de procesos de los DSI y  las aplicaciones y softwares de manejo de información para facilitar la toma de dediciones a nivel operativo y táctico, control de costos en líneas e índices de desempeño de productos.

• Implementar tecnologías para facilitar el control de la cadena de suministros, proceso logístico y la interrelación con el cliente y proveedores (colocación de pedidos, stock, visuliación de stock, envío de documentación automatizada a proveedores y clientes, envío de reposiciones automáticas a niveles críticos de stock).

• Emplear tecnologías para la atención en línea de clientes via web, que incluya: colocación de pedidos en línea, verificación de su crédito y saldos, estatus de su pedido, localización de su carga, información y certificación de calidad, fecha de entrega y atención a quejas y reclamos, aunado a la reestructuración de equipos y visión del personal de ventas, atención al cliente y servicio técnico de la división molinos.

INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA

• Adquirir softwares o desarrollar modificaciones en los existentes para completar la implementación de sistema de gestión de la empresa, en búsqueda de los objetivos planeados, de modo de procesar la información requerida para los sistemas de gestión de la rutina, mantenimiento en modo de fallas, gestión de stock de materiales y información a clientes. En tales casos, se requiere modificar el software Star Quality, modificar la estructura y la información cargada del modulo de mantenimiento de SAP para adecuarlo al seguimiento de modo de fallas de equipos y los módulos de stock e materiales para el manejo de inventarios, de modo que este en la capacidad de enviar vía fax o correo electrónico las ordenes de compra, o notificaciones a proveedores con ordenes abiertas o reposiciones automáticas una vez que el stock del mismo llegue al límite inferior y crítico. Se requiere con software de gestión que compile toda la información de indicadores necesaria para los niveles gerenciales y tácticos de la organización.

• Desarrollar los módulos de interfaz y de interconexión entre los softwares adquiridos, SAP - Procusto - Star Quality - intranet - pagina web, así como las redes y servidores  y softwares requeridos para la evaluación e integración de la información (lenguajes de programación), de modo de tener consolidado toda la información que se requiera sin pérdidas de tiempo, y sin complejas operaciones de actualización, facilitando el análisis de indicadores para la toma de decisiones de control de costo, calidad, producción, gestión de mantenimiento, stock de suministros.

• Desarrollar la plataforma para la atención web de clientes en línea (pedidos, estatus, crédito, calidad, entrega y servicio) y proveedores prioritarios con negociaciones abiertas vía consignación de modo que puedan monitorear y gestionar sus stock, vinculada con los soft

• Adquirir el hardware requerido para las operaciones de actualización y mejora de operación, en busca de reducir la variabilidad y reducir los costos, basadas en las plataformas actuales existentes.

• Adecuar el software Star Quality, los canales de comunicación y el módulos de impresión para la colocación de la información de calidad en el producto y/o el envío de la misma vía correo electrónico, fax o colocación en un modulo de atención del cliente de la pagina web.

• Adquirir tecnologías como el código de barras y los equipos de captura de información para mejorar el control de los inventarios e información de los productos, y/o así como chip electrónicos para productos terminados que contenga toda la información requerida por el cliente y la organización.

• Fortalecer los enlaces de red, de modo que las velocidades de las operaciones y tareas se hagan de forma rápida y eficiente, así como los requisitos informativos entre departamentos.

• Adquirir software para el control y gestión de documentación técnica e información para agilizar el proceso de obtención de información y su vinculo con la intranet.

• Establecer con el departamento de recursos humanos un programa de entrenamiento anual para el personal de sistemas, así como cursos para el personal, cada vez que se implemento un cambio en los sistemas de información.

• Proveer facilidades de textos, documentos, manuales de organización en línea (interactivos) para mantener actualizado al recurso humano, así como la información de seguridad y medio ambiente.

• Adecuar los espacios físicos en cuanto a requerimientos de diseños y especificaciones técnicas de TI.

• Crear y fomentar los mecanismo de seguridad y control en el uso de las TI.

Antonio Di Zinno De Libero

Ultima revisión: Abril 2007