Índice

Actividad

Actividad
Procesos
Estructura
La Gente
La tecnología
Impulsos
Frenos
Intimidades
Factores Externos
Motor de Cambio
Artículos relacionados con el proceso
Infografia


 

     Actividad realizada: Según mi cargo en la organización el cual es Gerente de cuentas, el objetivo de mi actividad es impulsar y ofertar los productos (Consultoría, Servicios, Aplicaciones y Adiestramiento) comercializados para asegurar el logro de los objetivos de ventas y cumplir con el Plan de Ventas dentro de las políticas fijadas por la empresa.

Entre las actividades puntuales del rol están:

.- Definir una estrategia de acuerdo a la necesidad del prospecto o cliente para ofrecerle el producto adecuado.
.- Realizar análisis de factibilidad de la implantación del proyecto.
.- Seguimiento a los negocios con los prospectos de la organización.
.- Seguimiento a las necesidades de los prospectos y/o clientes que generen requerimientos internos en la organización.
.- Generación de propuestas Propuestas técnico / económicas
.- Preparación de presentaciones.
.- Canalización de demostraciones de nuestros productos y/o servicios.
.- Canalización de información necesaria para responder necesidades técnicas de prospectos y/o clientes relacionadas con implantaciones de aplicaciones y/o integraciones de nuestros productos.
.- Canalización de todas las necesidades de los prospectos y/o clientes según sus necesidades con los servicios ofrecidos por las dependencias internas de la empresa.

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Procesos

    Los procesos manejados en la Gerencia de Mercadeo y Ventas de la empresa están compuestos por 5 etapas que son: Generación de prospectos, Pre-venta, Venta, Cierre y Post-venta.
    A continuación se muestra el proceso que se maneja:

Actividades descritas: 1 Contacto a prospectos, 2 Evaluación de prospectos, 3 Definición de estrategias de negocios para los clientes potenciales o actuales, 4 Elaboración de propuestas y/u ofertas, 5 Archivas documentación de las propuestas Nacionales o Internacionales realizadas, 6 Entrega de propuestas (s) y/u Ofertas (s) al prospecto y/o cliente, 7 Evaluación de propuesta por parte del prospecto y/o cliente, 8 Seguimiento de la evaluación, 9 Recepción y revisión de la (s) Orden (es) de compra, 10 Entrega de Orden de Compra a la Gerencia de Administración para el proceso de facturación, 11 Requerimiento de Servicios a la Gerencia de proyectos y servicios, 12 Seguimiento a la requisición de los productos, 13 Supervisión de la entrega de productos y ejecución satisfactoria de los servicios, 14 Seguimiento a la ejecución y funcionamiento de los productos y/o servicios, 15 Apoyo a las actividades de cobranza.

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Estructura

    La estructura de la organización oficial se muestra a continuación, la misma por la dimensión de la empresa es bastante plana.
 

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Gerencia de Administración y Finanzas

Gerencia de Servicios & Atención al cliente

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La Gente

    Las personas que trabajan en la organización en su mayoría pertenecen al área de sistemas o computación, dado que la misma es una organización que distribuye productos y ofrece servicios de asesoría y soporte de los productos que ofrece.
    En lo referente al resto de las personas que se desempeñan en la empresa tenemos aquellas que trabajan en el área de administración y finanzas que son Administradores, contadores y analista de administración.
    En toda la organización hay empleados cuyo nivel profesional es desde bachiller hasta universitarios con Post-grados. 
 

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La Tecnología

     La tecnología utilizada en la empresa desde el punto de vista de Software es el siguiente:
     .- Todas las maquinas manejan Windows Xp Profesional y para los servidores Windows Server.
     .- Aplicaciones Office 2003 estándar y profesional para los que requieren del resto de los aplicativos.
     .- Sistema Administrativo Profit.
     .- Sistema Administrativo de seguimiento de requerimientos BMC Remedy Customer Support.

     Desde el punto de vista de Hardware es el siguiente:
     .- Para el personal de servicios y administrativo Desktop`s HP
     .- Para el personal de Ventas y Proyectos Laptop`s HP al igual que para los gerente de la empresa.

     Adicionalmente se manejan enlaces con acceso a Internet redundantes en caso de caída de alguno de los servicios y firewall para la protección del entorno interno de la organización, de igual manera se utiliza una VPN para la conexión remota del personal de la organización en caso de requerirlo.

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Impulsos

     La situacion actual del país relacionada con la disminución de proyectos en muchos clientes ha motivado a la Gerencia General ha estudiar la situación y manejar cambios en las políticas y metas organizacionales que permitan incrementar tanto las ventas como el flujo de caja en la empresa, para estos casos por ejemplo se han manejado nuevas políticas de compensación que motiven a todo el personal de la organización a conseguir prospectos calificados en los que se pueda trabajar y permitir convertirlos en clientes de la organización.

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Frenos

     En la actualidad el manejo de aplicaciones del tipo Office en la organización es de suma importancia, tanto así que muchos de los procesos en la misma están basados en la utilización de este tipo de tecnología, sin embargo, el crecimiento desde el punto de vista de prospectos / clientes ha permitido que esta infraestructura se este convirtiendo en un freno para el buen desenvolvimiento de las actividades que se realizan en la Gerencia de Mercadeo y Ventas, dado que, el manejo de información a pasado a ser muy tedioso y disgregado en muchos archivos (en excel, word, access), dada esta situación, se ha propuesto en varias oportunidades la utilización de aplicaciones destinadas al control de la fuerza de ventas en el punto de prospectos y clientes, osa que se ha acogido en la Gerencia General y se han tratado de introducir modelos de atención relacionados con el tema pero sin mayor resultado.

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Intimidades

    En la empresa no se han detectado intimidades, sin embargo el Presidente de la misma y la Gerente de Proyectos y consultoria tienen una relación marital que viene desde antes de la fundación de la empresa y en mucha oportunidades esto puede ser un freno al momento de realizar algún requerimiento que de una u otra manera pueda conllevar a un malentendido entre alguna de las partes con el resto del personal.

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Factores Externos

    En la Actualidad se manejan diferentes factores externos que están afectando el desempeño de las actividades en la organización y por ende esto afecta directamente a la Gerencia de Mercadeo y Ventas, entre esto factores se pueden nombrar:
     a.- Situación riesgo País la cual se ha traducido en disminución de inversiones por parte de corporaciones y/o empresas que están esperando que dicho riesgo mejore.
     b.- Paridad cambiaria manejada por el gobierno y colocada en 2.150 Bs por US$, esto sin tener nuestros aplicativos y muchos del ramo providencia administrativa para poder acceder al dólar oficial.
     c.- La misma situación de riesgo país ha permitido que muchas organizaciones internacionales disminuyan o eliminen el crédito a los canales por lo que en muchas ocasiones las transacciones tienen que ser de contado.
     d.- Nuevas regulaciones gubernamentales para poder realizar negocios con el gobierno tales como Solvencia Laboral incrementan el tiempo de adjudicación de proyectos dado que para poder tener esta solvencia se tienen que cumplir con otras regulaciones y en oportunidades al momento de obtener una de estas la otra ya esta vencida o el tiempo de entrega de las mismas es  muy lento.

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Motor de Cambio

     Inicialmente uno de los motores que pudiese permitir mejorar los procesos internos en la organización, específicamente en la Gerencia de Mercadeo y ventas, es sin duda la instauración de un sistema de fuerza de ventas que permita llevar un control automatizado y basado en procesos de las etapas de atención a prospectos y/o clientes de la organización, manejándose con esto una mejor interacción entre los prospectos / clientes y las personas encargadas de los requerimientos de los mismos, así como también, tener una información centralizada y accesible a todo el personal de la gerencia con sus respectivas normativas de seguridad en lo referente a información, disminuyendo con esto todo el trabajo manual que se realiza con las diferentes aplicaciones como Outlook, Excel, Word. adicionalmente una integración de este aplicativo con el sistema de atención a clientes manejado en la organización y a su vez con el sistema administrativo de forma que pueda fluir la información entre todas las gerencias involucrada en este proceso.

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Artículos relacionados con el proceso

     Caso 1.- Grupo Lanka y Americatel                                 (http://www.grupolanka.com/pdf/caso.Americatel.pdf)
     El caso presentado por el Grupo Lanka indica sobre los problemas presentados por la empresa Americatel en relación al proceso de ventas y el almacenamiento de información, apreciándose claramente islas de información, con la implantación del sistema de CRM Pivotal se logro una concentración de la información en un solo lugar y la estandarización de los procesos de ventas de la organización.

     Caso 2.- Grupo HP y Molinos Roa              (http://www.compaq.com.co/pyme/casos_exito/molinos_roa2.html)
     El caso presentado por HP nos muestra una debilidad en el proceso de ventas de Molinos roa donde se apreciaban fallan en la toma de datos de pedidos realizados por los vendedores y en consecuencia fallas tanto en el proceso de facturación como de despacho, lo que les llevo a instaurar el sistema  llamado ventas.net que fue desarrollado por un partner de HP y permitió entonces disminuir las fallas en tomas de daos que antes eran manuales a un sistema digital y automatizado manejado por medio de iPaq Pocket PC.

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Infografia

http://www.grupolanka.com/pdf/caso.Americatel.pdf
Local

Pagina Web de empresa venezolana que presenta como caso de éxito la implantación de una aplicación de Customer Relationship Management (C.R.M.) para mejorar la gestión de ventas y la relación con sus clientes.

http://www.compaq.com.co/pyme/casos_exito/molinos_roa2.html
Local

Pagina Web de empresa transnacional HP que presenta caso de éxito con la implantacion de una aplicacion para el manejo de la fuerza de ventas

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