1. ¿En qué consiste esa Actividad?
Foto exacta de lo que hacen (no la retoquen, lo más realista posible)
Me desempeño en PDVSA, Comercialización y
Distribución Venezuela/Gerencia Técnica como analista de
Contratación .
Básicamente la Comercialización y el suministro de crudos
y productos es el último eslabón de la cadena
productiva de Petróleos de Venezuela, S.A. En esta etapa se establecen las fórmulas de precios que reflejan las variaciones del mercado para garantizar precios e ingresos justos para el pueblo venezolano.
Un área clave de los procesos de comercio y suministro es el transporte y la distribución de los productos hacia el cliente final, de manera oportuna, confiable y segura.
Normalmente, los campos de producción petroleros se encuentran en zonas muy alejadas de los lugares de consumo, por lo que el transporte del crudo se convierte en un aspecto fundamental de la industria petrolera, que exige una gran inversión, tanto si el transporte se realiza mediante oleoductos, como si se realiza mediante tanqueros.
Entre los productos despachados por Comercialización y Distribución Venezuela, destacan los regulados como la Gasolina, Diesel, Fuel Oil, AV - Gas (Agrícola) y Combustibles Expendios SAFEC. Además transporta asfalto, solventes, productos especiales, insumos para industrializadoras, kerosene, coque, parafina, entre otras.
Por otra parte la Gerencia Técnica tiene la responsabilidad de prestar apoyo y asistencia técnica a todas las Plantas de Distribución mediante la elaboración de programas preventivos, predictivos y correctivos de mantenimiento, Ejecución de los planes de control de calidad del combustible (Gasolina para vehículos terrestres y aéreos), Estos planes de ejecución se realizan a través del recurso propio de PDVSA y de empresas contratistas favorecidas con la buena pro (mediante la selección previa regida por la ley de licitaciones vigente).
Mi rol como analista de Contratación consiste en administrar efizcamente todo el proceso administrativo de Contratación en la Gerencia Técnica que consiste en grandes rasgo en:
· Preparar la estrategia de Contratación.
· Preparar el Pliego de Licitación.
· Revisar los cómputos métricos, estimación de costo y el alcance del proyecto, obra o servicio.
· Asistencia y apoyo a las distintas disciplina de ingeniería relacionadas.
2.- PROCESOS : ¿ Cuales son los grandes / macros procesos que se ejecutan para cumplir con la actividad ?
3.- Estructura: ¿Cuál es el modelo de relacionamiento organizacional de las personas que intervienen en el proceso? Deben presentar el organigrama (formal/oficial o informal/no oficial) indicando la relación entre cargos, niveles, funciones, roles, responsabilidades.
Roles, responsabilidades y funciones:
Gerente Técnico: Es el gerente de la Gerencia Técnica, responsable de llevar acabo el control de todas las actividades que se están realizando, tiene capacidad financiera de aprobación de contratos hasta 200 MMBs.
Asesores: Son los responsables de asesorar al Gerente Técnico en las áreas de Seguridad Higiene y Ambiente (SHA), Legal (Consultor jurídico) y Contraloría interna, esta unidad asesora está compuesta por tres (3) personas (una por actividad asesora).
Líder: Es el responsable de llevar a cabo el control de todas los proyectos, contratos y mantenimiento que se están ejecutando a nivel nacional y están divididos por zona geográfica y nacional respectivamente.
Analista de Contratación: Es el responsable de llevar a cabo el proceso de contratación hasta el otorgamiento de la Buena Pro.
Analista de Administrador de Contratos: Es el responsable de administrar totalmente los contratos ejecutados por la Gerencia, y su rol se inicia desde la firma del acta de inicio de la Obra o el servicio hasta el cierre administrativo del contrato.
4.- La Gente: ¿Quiénes son? Profesiones, formación, experiencia, motivación.
La Gerencia Técnica está conformada por profesionales pertenecientes a la vieja PDVSA y la Nueva PDVSA que poseen mucha experiencias en las distintas áreas del ámbito petrolero tales como: Contratación, Control de Proyectos, SHA, Mantenimiento de Clase Mundial, Contraloría interna, Consultoría Jurídica, Ingeniería Básica, Conceptual y Detalle etc.
Los profesionales están formados en las áreas de Ingeniería mecánica, civil, instrumentación, sistemas, electricidad, mantenimiento mecánico, industrial, Licenciados en las áreas de relaciones industriales, administración, abogados, contaduría pública.
La formación de los profesionales está basado por la descripción de cargos y se realizan dentro de las instalaciones de la industria y algunas veces en participación de cursos, seminarios que se dicta fuera de PDVSA.
5.- Tecnología (dura): ¿Qué equipos, sistemas, medios; de apoyo se utilizan para ejecutar el proceso?
Básicamente dentro del proceso de contratación la tecnología utilizada previene de los distintos equipos informáticos tales como la PC, Impresora, Escanner que se encuentran interrelacionados entre si mediante la red de PDVSA donde con los distintos Software podemos comunicar y recibir información.
Entre el software utilizado se cuenta con: Sistema SAP (módulo de materiales) que me permite crear el contrato marco atado al presupuesto del contrato; con el procesador de palabras WORD puedo escribir el pliego de licitación, leer las memorias descriptiva del proyecto, corregir y ajustar el texto e imprimir el documento definitivo, Con la hoja de cálculo Excel puedo comprobar y verificar los cómputos métricos, las estimaciones de costo, etc.. Se utiliza mucho el Internet ya que desde la página web del Sistema Nacional de Contratista podemos consultar las empresas registradas, verificar su capacidad económica, ubicación geográfica, experiencia en el área y con el correo electrónico notifico a los entes involucrados en el proceso de contratación el estatus de la contratación y otras novedades.
Cuando ocurren las reuniones aclaratorias del proceso de contratación, estas se realizan dentro las plantas de distribución, es decir, en la fase de preguntas y respuestas se realiza en la sala de reuniones con todas las comodidades y condiciones que amerita la sala y la fase de aclaraciones en campo se muestra en sitio las características de la obra y del servicio a realizar, algunas veces tenemos la necesidad de estar sobre un tanque de almacenamiento de combustible, tomar una lancha y trasladarnos hasta la plataforma de descarga de combustible de los tanqueros, etc. Nos apoyamos de este tipo de estrategia para que las empresas participantes del proceso de contratación pueden ver en vivo lo que se describe en la memoria de la obra.
6.- Impulsos: ¿Qué cosas o situaciones hacen posible que se produzcan cambios para mejorar esa actividad?
Cada proceso de contratación es distinto a pesar de que el mecanismo de contratación es el mismo.
· Sin embargo, para desminuir la declaración de procesos desiertos, el equipo involucrado en el proceso (Lideres, Gerentes, Consultor Jurídico, Analista de Contratación, Estimador de Costo) de contratación evaluamos las debilidades y amenazas del proyecto y de la contratación identificando las brechas existentes que pueden perjudicar dicho proceso. Los cambios tecnológicos que se realizan en el Sistema SAP nos permiten tener un mayor control de la ejecución de la obra (técnica y financieramente) lo que genera mayor confianza.
· Otro aspecto a mencionar como impulso tiene que ver con el programa anual del presupuesto de inversión y de operaciones (fechas de desembolso, compromiso de obras listas), de allí parte la necesidad de preparar la logística necesaria para iniciar los procesos de contratación, dependiendo de la complejidad y costo de la obra y/o servicio se selecciona el tipo de proceso de Licitación, se debe cumplir cabalmente con los compromisos financieros y técnicos para mantener a buen tono el buen funcionamiento de las 20 Plantas de Distribución de Combustibles a nivel nacional.
· Es el intercambio de experiencia entre las distintas unidades contratadotas de PDVSA que nos permiten detectar y conocer aspectos resaltantes en las contrataciones, las características del proceso y dificultades presentadas
· Un tanquero que no pueda descargar, Un oleoducto que no pueda bombear, una Planta de Distribución de Combustible que no suministra combustible son los principales impulsores de cambio para mejorar la actividad.
7.- Frenos: ¿Qué cosas o situaciones dificultan los cambios para mejorar esa actividad? Los frenos son las situaciones, en una organización, que nos impiden progresar (gestionar, gerenciar, administrar, manejar un cambio). Son lo contrario de los impulsos.
Los frenos que dificultan la gestión y gerencia del proceso de contratación están identificada y descrita de esta manera:
· Sistema de Registro de Contratista desactualizado.
· Presupuesto de Inversión y de operaciones mal estimado o no aprobado.
· Memoria descriptiva de la obra y/o servicios mal preparado o deficiente
· Incumplimiento del plan de mantenimiento
· Registro de empresas falso
· Falta capacidad de mejoramiento profesional de los actores involucrados
Ir a la Página siguiente
