DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE
CARGO
Para comenzar se podría definir el cargo como la
agrupación de todas aquellas actividades realizadas por un
solo empleado que ocupen un lugar específico dentro del
organigrama de la empresa.
Se podría decir entonces
que la descripción de cargo no es más que enumerar
detalladamente las tareas y responsabilidades que conforman
al mismo y de esta manera diferenciar un cargo de los otros.
Esta descripción debe incluir:
- Cuales son las funciones del ocupante
- Cuando hace el ocupante estas funciones.
- Por que el ocupante hace dichas funciones
(objetivo).
- Como hace el ocupante sus funciones.
Justo después de la descripción de cargo viene el
análisis de cargo, el cual podríamos definir como la
especificación de las cualidades que debe tener el factor
externo al cargo como tal. Es por esto que se le denominan
factores extrínsecos, los cuales están formados básicamente
por el perfil con el que deberá cumplir el futuro ocupante.
Este análisis debe incluir:
- Requisitos Intelectuales
- Requisitos Físicos
- Responsabilidades implícitas
- Condiciones de Trabajo
Entonces podemos decir que la descripción y el análisis
de cargo son la base fundamental de cualquiera de los
trabajos que se realizarán en RRHH, ya que tanto la
descripción como el análisis nos pueden servir de gran ayuda
o guía para todas las etapas posteriores dentro de los
procesos que cumplirá, como lo son el reclutamiento y
selección, la capacitación, la administración de sueldos,
higiene y seguridad, entre otras.
Diferencia entre
Descripción y Análisis de Cargo
Como diferencia podemos citar que la descripción de cargo
se encarga de este mismo como tal, sin dar importancia a
otros factores externos, mientras que el análisis de cargo
se fija únicamente en las cualidades con las que debe
cumplir el futuro ocupante para desarrollar las tareas y
aceptar las responsabilidades antes descritas.
APLICACIÓN DEL ANÁLISIS DE
CARGO EN LA DETERMINACIÓN DE NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO
Para determinar las necesidades de entrenamiento de un
cargo en específico se deben haber realizado
obligatoriamente la descripción y el análisis de cargo.
Comparando el perfil exigido para el cargo y las funciones
que se deben realizar en el mismo , podemos determinar cual
es el entrenamiento adecuado para darle a un empleado que
comenzará a desarrollarse en un cargo determinado. Las
funciones que el cargo exige permitirán crear un plan de
inducción en donde el supervisor pueda crear un
entrenamiento acorde a las actividades que deberá
desarrollar el empleado para el logro de los objetivos.
INTERRELACIÓN DEL ANÁLISIS
EN PLANIFICACIÓN DE LAS TÉCNICAS DE RECURSOS HUMANOS
El eje predominante en la historia del análisis
estratégico ha sido la búsqueda de enlaces entre decisiones
estratégicas y rendimiento empresarial. Hasta hace pocos
años, no se había planteado la existencia de nexos de unión
significativos entre la estrategia empresarial y la gestión
de los recursos humanos. Las investigaciones sobre estas dos
dimensiones de la realidad empresarial habían seguido
caminos separados y, desde el punto de vista de la gestión
estratégica, la perspectiva social de la empresa había
quedado relegada a un segundo plano...
Desde siempre, ha sido necesaria la gestión de las
personas para que funcionen las organizaciones. Por ejemplo
puede ser preciso contratar a personal nuevo o adaptar las
competencias del personal existente; cuando los empresarios
se empezaron a plantear la necesidad de gestionar los
recursos humanos y estructurarlos en la empresa, la mayoría
de las decisiones que debían responder era el número de
trabajadores que tenían que contratar y para qué período
debido en la mayoría de los casos a ajustes de producción
El Desarrollo del Recurso Humano, pretende ampliar
y desarrollar las capacidades futuras en el empleado, y en
este sentido, trasciende las exigencias del cargo actual que
este ocupa, lo prepara para asumir funciones más complejas y
nuevas responsabilidades. De esta manera, el desarrollo de
recursos humanos guarda una mayor relación con la existencia
de:
- Planes de Desarrollo de Carrera con un
enfoque longitudinal del crecimiento y desarrollo
individual de los empleados.
- Planes de Sucesión de Cargos con un
propósito de asegurar un suministro adecuado de talentos
en los recursos humanos para las necesidades proyectadas
en el futuro según los planes estratégicos de la
empresa.
Puesto que en la mayor parte de las organizaciones, los
cargos se proyectan y diseñan sin contar con la dependencia
de ARH, falta saber como lo proyectan y lo diseñan con las
otras dependencias. En otras palabras, es necesario que se
analicen y se describan los cargos, para conocer su
contenido y sus especificaciones, con el fin de poder
administrar los recursos humanos empleados en ellos.
La ARH, llama cargos a las funciones.
El análisis de cargos constituyen la base de cualquier
programa de Recursos Humanos, como:
Ayudar a la elaboración de los anuncios, a la
demarcación del mercado d emano de obra, a elegir donde
reclutarse, etc., como base para el reclutamiento de
personal.
Determinare l perfil ideal del ocupante del
cargo, de acuerdo con el cual se aplicaran las pruebas
adecuadas, como base para la selección de personal.
Suministrare l material necesario según el
contenido del os programas de capacitación, como base de la
capacitación del personal.
Determinar, mediante la evaluación y
clasificación de cargos, las franjas salariales, según la
posición del os cargo sen la empresa ye l nivel del os
salario sen el mercado como base para la administración de
salarios.
Estimular al motivación del personal, para
facilitar la evaluación del desempeño y verificar el merito
funcional.
Servir de guía del supervisor en el trabajo
con sus subordinados y guiad el empleado para el desempeño
de sus funciones.
Suministrar datos relacionados con higiene y
seguridad industrial, en el sentido de minimizar la
insalubridad y peligrosidad comunes aciertos cargos.Como
los cargos son diseñados por los demás organismos, la ARH
precisa describirlos y analizarlos para conocer mejor las
características, habilidades, aptitudes y los conocimientos
que requieren los ocupantes para desempeñarse mejor en
ellos, con el fin de conocer mejor las exigencias que el
cargo impone.
En lo fundamental el análisis y la descripción del cargo
representan una parte fundamental de cualquier trabajo de
ARH, pues permite ayudar ala reclutamiento y selección del
personal, el entrenamiento, la administración del os
salarios, la evaluación del desempeño, la higiene y
seguridad ene l trabajo, además informa a l supervisor o al
gerente de línea el contenido y las especificaciones de los
cargos de su área , ya que el análisis y la descripción de
cargos es una responsabilidad de línea y una función staff.
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•
Guia
de Análisis de Cargo |
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Código Personal: - 1.
- IDENTIFICACIÓN: Nombre del empleado: Oficina:
Lugar de Trabajo: División: Sub-División:
Departamento: Sección: Nombre del Cargo: Otros
Nombres: Encasillamiento o Actividad: Cargo y Nombre
del Jefe inmediato Indicar el Cargo y Nombre de la
persona que lo reemplaza en ausencia ocasional (por
enfermedad, vacaciones, etc.). 2. - RESUMEN DEL
CARGO: (Resuma en forma general las funciones
principales del cargo) 3. - DESCRIPCIÓN: (Asegúrese
de incluir todas las actividades que realiza el
trabajador indicando: ¿Qué hace?, ¿Cómo lo hace? Y
¿Por qué lo hace?) DEBERES Y RESPONSABILIDADES
Frecuencias: Periódicas: Aquéllas realizadas semanal
o mensualmente Ocasionales: Aquéllas realizadas a
intervalos irregulares y con frecuencia menor que
una vez al mes. |
ESTRUCTURA DEL ANÁLISIS DE CARGO
La descripción de cargo es una simple exposición de la
tarea o funciones que desempeña el ocupante de un cargo, en
tanto que el análisis de cargo es una verificación
comparativa de las exigencias, es decir, los requisitos que
dichas tares o funciones imponen al ocupante; en otras
palabras, cuales son los requisitos físicos e intelectuales
que debe tener el empleado para el desempeño adecuado del
cargo, cuales son las responsabilidades que el cargo le
impone y en que condiciones debe desempeñar el cargo.
En general el análisis de cargo se refiere a cuatro áreas
de requisitos aplicadas casi siempre a cualquier tipo o
nivel de cargo:
Requisitos Intelectuales.
Requisitos Físicos.
Responsabilidades Implícitas.
Condiciones de Trabajo.Cada una de estas
áreas esta dividida generalmente en varios factores de
especificaciones, los cuales son puntos de referencias que
permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera
objetiva, son verdaderos instrumentos de medición, elaborado
de acuerdo a la naturaleza de los cargos existentes en la
empresa. Si varia la naturaleza de los cargos que van
analizarse, cambiaran no solo los factores de
especificaciones considerados, sino también su amplitud de
variación y sus características de comportamiento.
Requisitos Intelectuales
Los requisitos intelectuales tienen que ver con las
exigencias del cargo en lo referente a los requisitos
intelectuales que el empleado debe poseer para desempeñar el
cargo de manera adecuada. Entre los requisitos intelectuales
están los siguientes factores de especificación:
- Instrucción Básica.
- Experiencia Necesaria.
- Adaptación al Cargo.
- Iniciativa Necesaria.
- Actitudes Necesarias.
Requisitos Físicos
Estos requisitos tienen que ver con la cantidad y la
continuidad de energía y esfuerzos físicos y mental
requeridos, y la fatiga provocada, así como la constitución
física que necesita el empleado para desempeñar el cargo
adecuadamente. Entre los requisitos físicos se encuentran
los siguientes factores de especificaciones:
- Esfuerzo Físico Necesario.
- Capacidad Visual.
- Destreza o Habilidad.
- Constitución Física Necesaria.
Responsabilidades Implícitas
Se refiere a la responsabilidad que tiene el ocupante del
cargo (además de el trabajo normal y de sus funciones) por
la supervisión directa o indirecta de el trabajo de sus
subordinados, por el material, por las herramientas o
equipos que utiliza, por el patrimonio de la empresa, el
dinero, los títulos valores o documentos, la pérdidas o
ganancias de la empresa, los contactos internos o externos,
y la información confidencial.
- Supervisión de Personal
- Material, herramientas o equipos.
- Dinero, títulos, valores o documentos.
- Contactos Internos o externos.
- Información Confidencial.
Condiciones de Trabajo
Se refiere a las condiciones ambientales de el lugar en
donde se desarrolla el trabajo y sus alrededores, que pueden
hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgo, lo cual
exige que el ocupante de el cargo se adapte bien para
mantener su productividad y rendimiento en sus funciones.
- Ambiente de Trabajo
- Riesgos
MÉTODOS DEL ANÁLISIS DE
CARGOS
Método de Observación Directa
Es uno de los métodos mas utilizados, tanto por ser el
mas antiguo históricamente como por su eficiencia. Su
aplicación resulta mucho mas eficaz cuando se consideran
estudios de micromovimientos, y de tiempos y métodos. El
análisis del cargo se efectúa observando al ocupante del
cargo, de manera directa y dinámica, en pleno ejercicio de
sus funciones mientras el analista de cargos anota los datos
clave de su observación en la hoja de análisis de cargos. Es
mas recomendable para aplicarlo a los trabajos que
comprenden operaciones manuales o que sean sencillos
repetitivos. Algunos cargos rutinarios permiten la
observación directa, pues el volumen de contenido manual
puede verificarse con facilidad mediante la observación.
Dado que no es todos los casos la observación responde a
todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo
general va acompañada de entrevistas y análisis con el
ocupante del cargo o con el supervisor.
Características:
Veracidad de los datos obtenidos, debido a que
se originan en una sola fuente (analista de cargos) y al
hecho de que esta sea ajena a los intereses de quien ejecuta
el trabajo.
No requiere que el ocupante del cargo deje de
realizar sus labores.
Método ideal para aplicarlo en cargos
sencillos y repetitivos.
Correspondencia adecuada entre los datos
obtenidos y la formula básica del análisis de cargos (que
hace, como lo hace y por que lo hace).Ventajas:
Veracidad de los datos obtenidos, debido a que
se originan en una sola fuente (analista de cargos) y al
hecho de que esta sea ajena a los intereses de quien ejecuta
el trabajo.
No requiere que el ocupante del cargo deje de
realizar sus labores.
Método ideal para aplicarlo en cargos
sencillos y repetitivos.
Correspondencia adecuada entre los datos
obtenidos y la formula básica de cargos (que hace, como lo
hace y por que lo hace).Desventajas:
Costo elevado porque el analista de cargos
requiere invertir bastante tiempo para que el método sea
completo.
La simple observación, sin el contacto directo
y verbal con el ocupante del cargo, no permite obtener datos
importantes para el análisis.
No se recomienda aplicarlo en argos que no
sean sencillos ni repetitivos.
Se aconseja que este método se aplique en
combinación con otros para que el análisis sea mas completo
y preciso.Método del Cuestionario
Para realizar el análisis, se solicita al personal (en
general, los que ejercen el cargo que será analizado, o sus
jefes o supervisores) que diligencie un cuestionario de
análisis de cargos y registre todas las indicaciones
posibles acerca del cargo, su contenido y sus
características.
Cuando se trata de una gran cantidad de cargos
semejantes, de naturaleza rutinaria y burocrática, es mas
rápido y económico elaborar un cuestionario que se
distribuya a todos los ocupantes de esos cargos. El
cuestionario debe elaborarse de manera que permita obtener
respuestas correctas e información útil. Antes de aplicarlo,
deben conocerlo al menos un ocupante del cargo y su superior
para establecer la pertinencia y adecuación de las
preguntas, y eliminar los detalles innecesarios, las
distorsiones, la falta de relación o las posibles
ambigüedades de las preguntas.
Características:
La recolección de datos sobre un cargo se
efectúa mediante un cuestionario de análisis del cargo, que
llena el ocupante o su superior.
La participación del analista de cargos en la
recolección de datos es pasiva (recibe el cuestionario); la
del ocupante es activa (llena de cuestionario).
Ventajas:
Los ocupantes del cargo y sus jefes directos
pueden llenar el cuestionario conjunta o secuencialmente; de
esta manera se proporciona una visión mas amplia de su
contenido y de sus características, además de que participan
varias instancias jerárquicas.
Este método es el mas económico para el
análisis de cargos.
También es el que mas personas abarca, pues el
cuestionario puede ser distribuido a todos los ocupantes de
cargos y devuelto con relativa rapidez, tan pronto como lo
hayan respondido. Esto no ocurre con los demás métodos de
análisis de cargos.
Es el método ideal para analizar cargos de
alto nivel, sin afectar el tiempo no las actividades de los
ejecutivos.Desventajas:
No se recomienda su aplicación en cargos de
bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene dificultad para
interpretarlo y responderlo por escrito.
Exige que se planee y se elabore con cuidado.
Tiende a ser superficial o distorsionado en lo
referente a la calidad de las respuestas escritas.
Método de la Entrevista
El enfoque mas flexible y productivo en el análisis de
cargos es la entrevista que el analista hace al ocupante del
cargo. Si esta bien estructurada, puede obtenerse
información acerca de todos los aspectos del cargo, la
naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que
comprende el cargo, y de los porques y los cuando. Puede
hacerse con relación a las habilidades requeridas para
ocupar el cargo, permite intercambiar información obtenida
de los ocupantes de otros cargos semejantes, verificar las
incoherencia en los informes y, si es necesario, consultar
al supervisor inmediato para asegurarse de que los detalles
obtenidos son validos. Garantiza una interacción frente a
frente entre el analista y el empleado, lo cual permite la
eliminación de dudas y desconfianzas, principalmente frente
a empleados obstructores y obstinados. En la actualidad, los
responsables de elaborar los planes de análisis de cargos
prefieren este método basado en el contacto directo y en los
mecanismos de colaboración y participación.
El método de la entrevista directa consiste en recolectar
los elementos relacionados conel cargo que se pretende
analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el
ocupante o con su jefe directo. Puede realizarse con uno de
ellos o con ambos, juntos o separados.
Características:
La recolección de datos se lleva a cabo
mediante una entrevista del analista con el ocupante del
cargo, en la que se hacen preguntas y se dan respuestas
verbales.
La participación del analista y del ocupante
del cargo es activa.Ventajas:
Los datos relativos a un cargo se obtienen de
quienes lo conocen mejor.
Hay posibilidades de analizar y aclarar todas
las dudas.
Este método es el de mejor calidad y el que
proporciona mayor rendimiento en el análisis , debido a la
manera racional de reunir los datos.
No tiene contraindicaciones, Puede aplicarse a
cualquier tipo o nivel.Desventajas:
Una entrevista mal conducida puede llevar a
que el personal reaccione de modo negativo, no la comprenda
ni acepte sus objetivos.
Puede generar confusión entre opiniones y
hechos.
Se pierde demasiado tiempo, si el analista de
cargos no se prepara bien para realizarla.
Costo operativo elevado: exige analistas
expertos y parálisis del trabajo del ocupante del cargo.
ETAPAS DE EL ANÁLISIS DE CARGOS
Etapa de Planeación
Fase en que se planea cuidadosamente todo el trabajo de
el análisis de cargos; es una fase de oficina y de
laboratorio. La planeación de el Análisis de cargos requiere
los siguientes pasos:
- Determinación de los cargos que deben
describirse, analizarse e incluirse en el programa de
análisis, así como de sus características, naturaleza,
tipología, etc.
- Elaboración de el organigrama de cargos y
ubicación de los cargos en el mismo. Al ubicar un cargo
en el organigrama se logran definir los siguientes
aspectos: Nivel jerárquico, autoridad, responsabilidad y
área de actuación.
- Elaboración del cronograma de trabajo.
Que especifica por dónde se iniciará el programa de
análisis, el cual podrá comenzar en las escalas
superiores y descender gradualmente hasta las
inferiores, o viceversa.
- Elección de los métodos de análisis que
van a aplicarse. En general, se eligen varios métodos de
análisis porque es difícil que los cargos tengan
naturaleza y características semejantes. La elección
recaerá en los métodos que presenten las mayores
ventajas.
- Selección de los factores de
especificaciones que se utilizarán en el análisis,
basada en dos criterios: Criterio de Universalidad y
Criterio de Discriminación.
- Dimensionamiento de los factores de
especificaciones. Determinar el campo o actitud de
variación de cada factor dentro de el conjunto de cargos
que se pretendan analizar. La actitud de variación
corresponde a la distancia comprendida entre el límite
inferior y superior que un factor presenta en un
conjunto de cargos.
- Gradación de los factores de
especificaciones. Consiste en transformarlos de variable
continua en variable discreta o discontinua. Un factor
de especificaciones se gradúa para facilitar y
simplificar su aplicación.
Etapa de Preparación
En esta fase se aprestan las personas, los esquemas y los
materiales de trabajo:
- Reclutamiento, selección y entrenamiento
de los analistas de cargos que conformarán el equipo de
trabajo.
- Preparación del material de trabajo
(formularios, folletos, materiales, etc.).
- Disposición del ambiente (informes a la
dirección, a la gerencia, a la supervisión y a todo el
personal incluido e el análisis de cargos).
- Recolección previa de datos(nombres de
los ocupantes de los cargos que se analizarán,
elaboración de una relación de los equipos,
herramientas, materiales, formularios, etc., utilizado
por los ocupantes de los cargos).
Etapa de Ejecución
En esta fase se recolectan los datos relativo a los
cargos que van a analizarse y se redacta el análisis.
- Recolección de datos sobre los cargos
mediante el método de análisis elegido.
- Selección de los datos obtenidos.
- Redacción provisional del análisis, hecha
por el analista de cargos.
- Presentación de la redacción provisional
del análisis al supervisor inmediato para que la
ratifique o la rectifique.
- Redacción definitiva del análisis del
cargo.
- Presentación de la redacción definitiva
del análisis del cargo para la aprobación (al comité de
cargos y salarios al ejecutivo o al organismo
responsable de oficializarlo en la organización).
