SISTEMA DE GESTION EN COSTOS.-

           

1).- INTRODUCCION.-

            Un proceso de cambios y ajustes continuos, se corresponden con la evolución y dinámica que pautan hoy día, el desarrollo de las empresas de vanguardia en el mundo.

            Debido a la necesidad de subsistir, en medios cada día más exigentes y competitivos, es preciso disponer de "sistemas de información" ágiles, precisos y apropiados, que posibiliten la toma de decisiones en el momento oportuno, en pos de una eficaz gestión empresarial.

            Consciente de esta problemática, se ha desarrollado un "Sistema de Gestión en Costos" que permite procesar, analizar y controlar la información de Costos necesaria para una adecuada administración de la empresa.

            En este sentido, el "Sistema de Gestión de Costos" se alinea y corresponde con el "enfoque futuro" de la evolución de la relación precio-costo-utilidad:                 

i) Enfoque antiguo : Contabilidad de Costos.-

            En sus orígenes, mediante la "Contabilidad de Costos" se cuantificaba el COSTO (1) de los productos terminados y optando por un porcentaje de UTILIDAD (2), se determinaba el PRECIO (3) de venta:

 

PRECIO = COSTO + UTILIDAD

                                               (3)        =       (1)      +    (2)

 

            ii) Enfoque actual: Gestión de Costos.-

            Posteriormente, y a medida que se comienza a operar el mercado de competencia, se ingresa a una 2da. etapa, en donde ya el PRECIO (1) no puede ser fijado por la empresa, siendo el mercado quien lo regula. La "Gestión de Costos" determinada el COSTO (2) y en la medida que sea menor al PRECIO, el producto y/o servicio resulta viable y surge la UTILIDAD (3).

 

UTILIDAD =  PRECIO - COSTO

                                                 (3)         =        (1)        -       (2)

 

            iii) Enfoque futuro (ya): Control de Costos

            En el futuro, que ya es hoy, el PRECIO (1) continúa siendo regulado por el mercado. Pero es tal el grado de competencia que los precios continuamente tienden a la baja, obligando a las empresas a una permanente búsqueda de economías (llámese reigeniería, costos de calidad, teoría de las restricciones, globalización, teoría del valor, JIT, Kanban, círculos de calidad, etc...).

            En consecuencia, el COSTO (3) es una meta a lograr por parte de la empresa. Paralelamente, resulta de fundamental importancia para asegurar la sobrevivencia de la empresa el tener un Control de Costos, como forma de asegurar el resultado final, es decir, la UTILIDAD (2):

 

COSTO (META) = PRECIO  - UTILIDAD

         (3)          =           (1)      -        (2)

 

            Al decir, de Thomas Davenport, las mediciones no sólo son necesarias, sino fundamentales. Si no podemos medir, menos podemos controlar. Si no podemos controlar, menos podemos gerenciar. Si no podemos gerenciar, no podemos mejoras.

 

            2.- CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE GESTION EN COSTOS.-

            Las características principales del "modelo básico" del Sistema de Gestión en Costos son las siguientes:

- es operable en PC, insumiendo, en promedio de operación, un mínimo de 4MB de memoria Ram y 20 MB en disco en versión Dos y 16 MB mínimo de memoria Ram, procesador Pentium y 100 MG en disco en lenguajes visuales;

- opera en ambiente de Sistemas Operativos Windows, Netware, SCO-Unix y Ms-Dos;

   - puede ser utilizado por múltiples usuarios;

- está desarrollado en lenguaje xbase para Dos o en lenguajes visuales para Windows en cualquiera de sus versiones.

            El sistema opera sobre la base de ventanas de ayuda, que sirven de guía y orientación, posibilitando que hasta usuarios no muy versados en el manejo de PC pueden operarlo (ver cuadro Nº 1: Ejemplo de ventana de ayuda).

3.- APORTES DEL SISTEMA DE GESTION DE COSTOS.-

Los aportes fundamentales que proporciona el Sistema de Gestión en Costos, entre otros son:

- valorización a costo de reposición y/o promedio de: insumos, semielaborados

 y productos;

  - costeo de movimientos de: producción, venta, stock, órdenes, etc…;

  - sugiere y monitorea precios de venta y conforma listas de precios;

- determinación de resultados y/o márgenes por producto, familia, región, etc…,

     en versión presupuestada y/o real;

  - control del grado de eficiencia de la gestión del proceso fabril, cuantificando y

       costeando los desvíos en cantidad;

 - cuantificación de requerimientos de insumos;

 

            El sistema está diseñado de tal modo que pueda ser utilizado en forma conjunta y coordinada por los diferentes sectores que conforman la empresa: Fábrica, Administración y Ventas.

            Su conformación resulta aplicable, tanto a grandes organizaciones, como a pequeñas y medianas empresas, por cuanto las funciones a desarrollar (producción, ventas, consumos, costeo, control, determinación de precios, etc..) son comunes a todas ellas.   Previo al desarrollo del sistema, corresponde precisar algunas de las bases metodológicas sobre las cuales se ha estructurado.

 

            4.- METODOLOGIA DE COSTEO APLICADA:

            Previo al desarrollo del Sistema de Gestión de Costos, corresponde precisar algunos de los criterios metodológicos sobre los cuales se ha estructurado.

           

4.1.- Criterio de valuación:

            En lo referente a la gestión empresarial, el sistema sugiere como criterio de valuación para  el costeo de insumos y productos, el "costo de última entrada o costo de reposición". Ello conlleva a que se mantengan permanentemente actualizados los valores de insumos y tarifas, lo cual se ve facilitado por "rutinas de apoyo" que permiten con suma agilidad proceder al reajuste de los valores.

            No obstante, a los efectos contables, es posible aplicar otros criterios de valuación, a criterio del usuario, como ser promedio, Lifo, Fifo, etc… Incluso, en módulos más avanzados se ofrece la posibilidad de operar con más de una matriz de valorización  por ej., en un archivo se puede costear a precio real (costo de última entrada o reposición) y en otro archivo a precio estándar.

 

 

 

 

4.2.- Conformación y presentación del costo:

            El sistema es muy flexible en lo referente a la determinación del costo y posibilita formular el costeo según las necesidades de cada usuario, admitiendo, inclusive, la incorporación de todos los gastos indirectos al producto mediante el uso de diferentes bases de asignación.

            A efectos de una adecuada presentación se sugiere clasificar los insumos por factor o clase de costos, por lo cual se propone la siguiente codificación para el factoreo del costo de fabricación y gastos de comercialización:

            Clase 01: MP: Materia Prima

            Clase 02: MO: Mano de Obra Directa

            Clase 03: CFV: Cargo Fabril Variable

            Clase 04: CFF: Cargo Fabril Fijo

            Clase 05: GA: Gastos de Administración

          Clase 06: GV: Gastos de Ventas

            Clase 07:  GF: Gastos Financieros

 

La información de costos se presenta, pues, clasificada por factor ( MP, MO, CFV, CFF, etc..), por familia (materia prima importada, materia prima nacional, envases; Mano de Obra Dpto. A, B, C, etc...) y/o subfamilias.

            A la vez, el sistema permite, en lo referente a los cargos fabriles y gastos en general, el empleo de variadas "bases de asignación". No sólo es aconsejable, sino que resulta fundamental la aplicación de diversas bases de asignación, posibilitando una más ajustada expresión del costo, al tiempo que se transforman en directos, muchos conceptos que hasta el presente se consideraban como indirectos. A título de ejemplo y sin que signifique abarcar todo el universo, se pueden considerar entre otras:

- bases unitarias: unidad, par, docena, ciento, gruesa, millar, caja, etc...

- bases físicas: horas mano obra directa e indirecta, horas taller, horas máquina, peso, volumen, longitud, tamaño, kilovatios, kilos de vapor, btu, tachada, kilómetro,

- bases monetarias: costo de materia prima, costo mano de obra, costo primo (materia prima + mano de obra), etc… 

            Asimismo, el Sistema de Gestión de Costos resulta aplicable para el costeo de servicios mediante la técnica de costeo ABC (activity-based-cost), por cuanto los archivos de insumos, semielaborados, productos y bases de asignación, resultan compatibles con los recursos, actividades, servicios e inductores de costos definidos en ABC.

 

 

 

            4.3).- Métodos de Costeo.-

            Pese a que últimamente se observa la proliferación de métodos de costeo, siguen prevaleciendo los dos métodos tradicionales. El costeo integral o absorción, que considera que todos los costos referidos al proceso productivo deben incorporarse al costo del producto, independientemente de su comportamiento variable o fijo y el costeo variable o directo, que entiende que sólo se pueden imputar al costo del producto aquellos gastos de producción de naturaleza variable. Los gastos fijos de producción, junto con los restantes gastos fijos de comercialización, administración y financieros, son volcados directamente a resultados, no preocupándose de su asignación a los productos y servicios por entender que corresponden al conjunto de la organización.

            No es el objeto del presente trabajo discurrir sobre la conveniencia de uno y otro método. No obstante ello, se considera que ambos métodos son compatibles y pueden complementarse para propósitos y fines diferentes. El costeo integral para cumplir con las exigencias de la Contabilidad General y formulación de Estado de Situación y de Estados de Resultados de la empresa, tanto para fines internos  (Dirección, Asamblea de Accionistas, etc..), como fines externos (fiscales, bancos, auditorías, etc..). El costeo directo  para brindar información válida para la gestión empresarial y la toma de decisiones (analizar la conveniencia de propuestas comerciales, cotización de precios,  determinación de productos con mayor margen unitario o por insumo crítico, etc..), evaluación de los resultados mensuales, costeo de la “no calidad”, etc… 

            4.4 Integración de los Gastos de Comercialización al producto y/o servicio.-

Una contribución muy valiosa del Sistema de Gestión de Costos radica en el hecho que permite la asignación de los gastos de comercialización al producto. (Se consideran en su expresión más amplia, es decir, abarcando tanto los gastos de administración, ventas y distribución). Si bien estos gastos, no forman parte del costo de fabricación, el hecho de tenerlos asignados a los productos, permite, por un lado, una mayor precisión en la determinación de los precios de venta, al tiempo que, globalmente analizado, un mayor control y monitoreo de los mismos. Resultan muchas veces sorprendentes las distorsiones que se operan por aplicar en forma global dichas gastos, dando lugar a que, en circunstancias, se encubran gastos o subsidien determinados productos y otras veces, se alienten la elaboración de productos no rentables.

            El hecho de que se incorporen los gastos de comercialización al producto, no impide que, a efectos de evaluación de resultados, se apliquen otros criterios, como ser costeo directo, costos promedios, etc... Por el contrario, aún en el caso de utilizar costeo directo, el hecho de disponer del costo de venta con discriminación de los cargos variables y fijos por producto, posibilita asignar los cargos fijos reales del mes en función de los costos fijos de previamente especificados.

           

5.- FORMAS DE PRESENTACION DEL COSTO:

            El sistema propone tres formas de visualizar el costeo de los productos y/o semielaborados, que pueden ser apreciadas en los anexos I a III adjuntos.

            i) según la formulación:

de la misma manera en que se ingresa la información referida a la especificación técnica del producto, es factible analizar el costo del producto y controlar, entre otros datos, que no se ha omitido ningún elemento y que tanto las cantidades, precios y costos resultan válidos (ver anexo 1).

            ii) según "explosión sumarizada":

mediante este mecanismo, tanto el costo, como la cantidad de insumos por unidad de producto, se descomponen (a través del "árbol" de costo) y se clasifican en grupos (factores de costos) y subgrupos (clases y/o familias dentro de cada factor), permitiendo al usuario de la información, tanto una visión general del costo, como apreciar la significación de sus componentes, aplicando criterio  ABC por excepción (ver anexo 2).

            iii) según "matricero de Costos":

A través de una matriz de doble entrada, se presenta la información de costos de cada producto y/o semielaborado, abierto por factor de costos,  en versión estándar, presupuestada y/o real, con la opción de doble modalidad de costeo (plaza y exportación) (ver anexo 3).

 

            6.- HERRAMIENTAS DE APOYO:

            Diversas herramientas de apoyo, que facilitan y reducen considerablemente el tiempo de operación, se han previsto, destacándose entre otras:

            - rastreo de insumos: por cada insumo y/o semielaborado, es posible apreciar en que productos participa y en las cantidades con las cuales interviene, posibilitando, por ejemplo, en caso de falta de stock de algún insumo, evaluar como incidirá en la cadena de producción; o en caso de aumento de valor de un insumo, que gravitación tiene en la estructura de costos.

            - reajuste colectivo y/o individual de precios de insumos: es factible ajustar en forma integral y/o parcial los precios de los diversos insumos por grupo, subgrupo y/o entre rangos de códigos, etc.. . Una vez actualizados, se procede a la regularización de costos de semielaborados y productos.

            - tabla de rendimientos, que posibilita la carga de la información tal como se procesa en planta y mediante la determinación del rendimiento, obtener el costo por lote y por unidad, evitando normalizar la información de carga.

            - cotización en doble moneda ($ y U$S): los precios de los insumos se pueden expresar en $ o en U$S. En caso de establecerse en U$S, el sistema los convierte automáticamente a $ por el tipo de cambio preestablecido, evitando el recálculo por el usuario.

            - copiado automático de fórmulas de producto y/o semielaborado: en ocasiones, la conformación del costo de productos es de naturaleza muy similar, variando algunos de los componentes y/o las cantidades de insumos. En estos casos, resulta conveniente el copiado automático de la "formulación base", la cual es regularizada posteriormente en lo pertinente a la variedad de elementos y/o cantidad de insumos.

            - búsqueda de insumos, semielaborados y productos: es posible una búsqueda rápida, ya sea por código, descripción, grupo o subgrupo y su traspaso a la ficha de costo mediante los comandos F1 a F5.

            - copiado de movimientos de producción, venta y stocks: el sistema minimiza los registros a grabar, partiendo de antecedentes de meses anteriores que se utilizan como "datos base" y sobre los cuales se procede a efectuar las correcciones en cantidad y variedad.

            - salidas en archivo de texto y/o base de datos: para estudios y/o análisis posteriores, el sistema prevé la salida de la información procesada en "archivos de texto" y/o "bases de datos", las que se pueden capturar desde procesadores de texto (Word Perfect, Word, etc..) o planillas electrónicas (Lotus, Quattro, Excel, etc..), permitiendo la conformación de estadísticas, gráficas, comparativos, etc...

             - determinación de aumentos de costos para la conformación de nuevos listados de precios: mediante la preparación de un lote "modelo de producción y/o venta", es factible cuantificar el incremento de costo que se habrá de operar para la conformación de nuevas listas de precios. Bastará con costear dicho modelo previo al aumento de tarifas, ajustar los insumos en función de los aumentos que se operen y volver a costear el modelo con las tarifas ajustadas, para evaluar el incremento general o promedio que se verifica y definir si es trasladable a los precios o no.

            - enlace del sistema de costos con otros sistemas: el sistema de costos tiene previstas "interfaces" que permiten vincular los archivos de salidas de datos de otros sistemas, compatibles con la forma y estructura de los "archivos de entradas" que permita su relacionamiento. Esto evita la necesidad de grabar la información referente a los movimientos de "producción, ventas, consumos, stocks, etc...", ahorrando esfuerzos y errores de información.

            - ventanas de edición de datos: siempre que se ingresan códigos de algún padrón, por ejemplo clientes, se tiene mediante alguna tecla de función, (generalmente F1), una pantalla de edición del padrón correspondiente, con búsquedas dentro del mismo y captura del insumo deseado por código, nombre, clase,...

            Este listado de ayudas es a modo de referencia, existiendo otras prestaciones adicionales del sistema que se van descubriendo a través de su operativa diaria.

 

            7.- ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTION EN COSTOS.-

            Se conforma por cinco módulos principales: 1) Datos Generales, 2) Análisis- Gestión, 3) Precios, 4) Enlace Externo y 5) Mantener Sistema (ver Cuadro Nº 2 en Anexo 5).

 

            7.1.- DATOS GENERALES:

            Se compone, a su vez, de varios archivos: insumos, semielaborados, productos y clientes.

            1.1.- Insumos:

            En el módulo de insumos se ingresa la información básica referida a los diferentes recursos que emplea la empresa y que posibilitarán cuantificar el costo de los semielaborados y productos.  El concepto de insumos se toma en sentido amplio, incluyendo, no solo las materias primas, sino las diferentes tarifas de mano de obra, cargos fabriles (mano obra indirecta, electricidad, vapor, mantenimiento, amortización, etc.) y los diferentes gastos de comercialización.

            La información a ingresar para cada insumo consta de: código, clase, descripción, unidad de costeo (kg., mt, kw, etc…), valor (en $ o U$S), fecha de vigencia, peso, etc...

            Entre otras ayudas, es factible realizar cambiar costos de insumos, en forma individual y colectiva, tanto por clase, como por un rango determinado.

            Es posible, asimismo, verificar la evolución de costos por insumo, listar precios históricos de determinada fecha, rastreo de insumos a través de semielaborados y/o productos, etc..

            1.2.- Semielaborados.-

            No solo es conveniente, sino de importancia fundamental, definir la mayor cantidad posible de semielaborados, como forma de facilitar la actualización de especificaciones a nivel de productos terminados. De lo contrario, toda vez que varía una formulación básica, es preciso corregirla en cada uno de los artículos finales, mientras que, actualizando el semielaborado, automáticamente se ajustan todos los productos en los cuales interviene.

            Se requiere para cada semielaborado de la siguiente información: código, descripción, unidad de medida, fecha vigencia y detallar los elementos que lo conforman, ingresando el código y cantidad de los insumos.

            El módulo de semielaborado cuenta con rutinas de ayuda, tales como el:

            - Rastreo semielaborado: permite visualizar un semielaborado en los diferentes productos en los cuales interviene y en qué cantidad participa;

- Protección: limita el acceso a formulas claves y/o secretas de quienes dispongan la correspondiente clave.

1.3.- Producto:

            En este módulo corresponde ingresar la información referente al producto, detallando clase, código y unidad de costeo.

            En cada ficha de producto, debe ingresarse los componentes del mismo, haciendo referencia al código de insumo y/o semielaborado y a la cantidad que requiere para la elaboración del mismo, en relación a la unidad de costo en cuestión.

            Dentro de las rutinas de apoyo se destacan: evolución de costos de producto,  copiado de fórmulas a partir de una "ficha base", estandarización de fórmulas, etc...

            1.4- Clientes:

            Este modulo puede ser utilizado tanto para la asignación de productos a clientes, como para la determinación de los precios de venta de las diferentes variedades de lista de precios que necesite la empresa. Por ejemplo: Plaza y Exportación, ciudad e interior, al por mayor y al por menor,  clientes directos, distribuidores, etc...

            Se pueden establecer listas de precios por cliente, aun referidas a los productos estándar que elabora la empresa, con diferentes factores de recargo y utilidad.

 

            2.- COSTEO Y GESTION.-

            En este módulo se encara el costeo y el requerimiento de toda clase de movimientos (producción, ventas, stocks, órdenes, etc..), se controla el grado de eficiencia del proceso productivo y se evalúa la rentabilidad de los productos.

            2.1.- Costeo y requerimientos de movimientos.-.

            - Permite encarar el costeo y el requerimiento de toda clase de movimientos (producción, ventas, stocks, órdenes, etc...), con diferentes niveles de desagregación, en función de las necesidades del usuario: i) a nivel de producto, ii) con despliegue de semielaborados y iii) a nivel de insumos básicos, es decir la "explosión sumarizada" del conjunto de productos en cuestión.

            - el costeo y requerimiento de insumos se muestra clasificado por factor y clase.

            - importa destacar que la opción a nivel de insumos básico, al tiempo que muestra el costo global clasificado por clase y tipo, exhibe el "requerimiento de insumos en cantidad" para el cúmulo de productos considerados, lo cual puede ser utilizado para muchos fines, como ser: determinar relaciones de eficiencia insumos-productos, planificación de compras, control de gestión, gráficos de consumos, etc...

            - en módulos más avanzados, se plantea el cálculo a nivel de "órdenes y/o lotes de producción", para lo cual es necesario identificar el número de orden de producción y fecha de la partida de referencia.

 

 

            2.2.- Gestión de Producción:

            Constituye uno de los aportes más destacados de los diferentes módulos que conforman el Sistema de Gestión en Costos y contiene en su diseño aspectos muy particulares que lo hacen único en la materia.

            Esta rutina tiene por objetivo evaluar el grado de eficiencia alcanzado en el proceso de fabricación. Con este fin y para el conjunto de productos procesados, es factible comparar los "consumos teóricos" que debió insumir dicha producción, con los "consumos reales". De la referida comparación, se determinan:

            - desvíos de insumos en cantidad (variación de uso)

            - se expresan en términos porcentuales sobre los insumos procesados (a fin de evaluar el grado de significación, aplicando el principio de excepción ABC)

- se costean a valor de ultima entrada o precio de reposición, quedando a criterio del usuario el destino de los desvíos. Resulta generalmente procedente que el importe de la variación en cantidad se impute a los resultados del mes, previo a la determinación del margen neto operativo de la empresa.

           

Metodología del Control de Gestión de Producción:

            Para una correcta evaluación de los desvíos resulta fundamental explicitar el concepto de "producción procesada".

            En ocasiones, se constata, que en la determinación de las variaciones de cantidad, se comparan los consumos reales con los correspondientes únicamente a los productos terminados. Cuando el control se realiza de esta manera, no se cuantifica con precisión los desvíos de uso, ya que no se tiene en consideración las fluctuaciones de los inventarios de productos en proceso.

            Por consiguiente, resulta de fundamental importancia definir el concepto de "producción procesada", que se conforma de: la suma de los productos terminados más la fluctuación de los inventarios de productos en proceso de elaboración:

      

 

            Cabe señalar que el IFPP de un mes, constituye el IIPP para el período siguiente, lo cual es asumido automáticamente por el sistema.

            Dentro de los inventarios de productos en proceso, es posible encontrar todo el espectro de posibilidades: desde materias primas en su estado original, pasando por productos en proceso de elaboración y/o semielaborados, hasta inclusive productos terminados que no han salido aún de planta.

            De lo expuesto, se concluye que es preciso disponer de recuentos físicos mensuales para determinar el nivel de los inventarios de productos en proceso. Naturalmente que, la realización de inventarios de proceso, depende de la característica de cada proceso productivo, pero sin duda resultan esenciales en la medida que se quiere determinar con precisión la magnitud de los desvíos.

            En los casos en que no sea factible la toma de inventarios, puede recurrirse a variantes de alternativa, como ser, la realización de recuentos trimestrales o cuatrimestrales, el aplicar el principio de excepción ABC, inventariando los insumos relevantes, etc..

            La Gestión de Producción se divide en cuatro etapas:

- Ingreso de Movimientos de Producción: tanto de Productos Terminados, como Semielaborados;

- Ingreso de Consumos Reales: se cargan los insumos y semielaborados realmente consumidos;

- Ingreso de Inventarios de Productos en Proceso: conformado por las materias primas, semielaborados y productos terminados situados en planta a fin de cada mes.

Se recuerda que el sistema tiene previsto, mediante el mecanismo de Enlace Externo, la incorporación de los datos correspondientes. En su defecto, se puede a su grabación, contando con rutinas de ayuda que facilitan la operativa.          

- Cálculo de Gestión: una vez ingresada la correspondiente información, se corre la rutina de cálculo de gestión que permite apreciar el grado de eficiencia en el proceso productivo (ver ejemplo anexo 4).    

            En este proceso de "Control de Gestión" resulta sin duda de fundamental importancia la participación del sector productivo. Es conveniente que la propia planta encare su autocontrol disponiendo de los aportes que brinda el sistema, más allá del monitoreo que se puede ejercer desde sectores administrativos. En efecto, es menester que una vez verificados los desvíos, se proceda a investigar el origen y la causa de los mismos, lo cual constituye una labor en ocasiones ardua y difícil de realizar.          

            Al respecto cabe recordar la evolución que ha registrado la Contabilidad de Costos a lo largo del tiempo, donde a efectos de asegurar un resultado, es preciso disponer de "costos meta" a alcanzar. Pues bien, esta rutina de Control de Gestión permite el monitoreo de los costos de Producción y verificar el grado de cumplimiento con respecto a los costos objetivo.

            Asimismo, la experiencia indica que las variaciones relevantes, es preciso ratificarlas por cuanto, muchas veces, obedecen a errores en el procesamiento de información (errores de digitación de información, partes de entrada de insumos omitidos, omisiones y/o errores en partes de producción, etc...), los que son puestos de manifiesto por esta rutina y permiten su corrección a efectos de una mayor precisión en el flujo de información.  

            2.3. Análisis factor- utilidad.-

            El Sistema de Gestión de Costos, como se puede apreciar en el capítulo "Precios", al tiempo que determina el costo de los diferentes productos, sugiere precios de venta.

            A efectos de la determinación del precio de venta se deben preestablecer los parámetros "recargo" y "utilidad".

            En consecuencia, existen tres variables en la determinación de un precio de venta: costo del producto, recargo y utilidad.

            Esta rutina posibilita efectuar simulaciones de casos, fijando tres parámetros y obteniendo el cuarto como resultado. Por ejemplo: suponiendo conocidos precio-costo-recargo, ¿ qué utilidad brinda un producto ?.

            Constituye un mecanismo muy práctico para evaluar qué utilidad brinda un determino precio. Es frecuente el hecho de tener que evaluar el resultado de asumir como tope un precio, que es el máximo valor al que está dispuesto a pagar un cliente por nuestro producto y analizar la rentabilidad que resulta y/o el nivel de absorción de costos que representa dicho precio para la toma  de decisión.

 

            2.4.- Matricero de costos.-

      El matricero de costos presenta el costo de todos los productos abierto por factor de costos, combinando varias modalidades (plaza y exportación; presupuestado o estándar y real) y niveles de cálculo (matricero; comparando con listas de precios para determinar márgenes teóricos y/o con movimientos de ventas y/o producción, para cuantificar resultados por producto y/o familia y costos de ventas y/o de producción).

      Cabe aclarar, que la versión “explosión sumarizada”, exhibe una apertura analítica por producto, con despliegue de los diferentes insumos que conforman el costo de un producto y/o semielaborado, con cortes a nivel de subclase y clase (factor de costos). En cambio, mediante el matricero de costos, se dispone el costo unitario de todos los productos, con una apertura sumaria a nivel de factor de costos, de acuerdo al nivel oportunamente definido. A continuación se ilustra un ejemplo para mejor comprensión:

      La información de costos mediante el matricero, como se podrá comprender, no está disponible en tiempo real, siendo menester, toda vez que se quiera emplear la misma, proceder al “recálculo del matricero”. Por consiguiente, ante cambios operados en la formulación de productos y/o semielaborados, tipo de cambio, o tarifas de insumos y en ocasión de utilizar el matricero de costos, se debe proceder a su actualización mediante la operación “recálculo de matricero”.

      Asimismo, es posible costear los productos mediante el matricero en diferentes versiones:

 

          i) presupuestado o estándar;

ii) real (al costo especificado se le aplica el % de variación entre los costos reales y los presupuestados de un mes o de un acumulado anual;

         iii) plaza y exportación: en caso de comercializarse los mismos productos en canales de venta diferente, es posible determinar los gastos de comercialización real en cada alternativa y de esa forma cuantificar el resultado neto y/o margen de contribución de cada alternativa, para lo cual se dispone de una tabla de porcentajes donde se produce a su carga.

      Disponiendo del costo de cada producto resumido por factor, es posible costear los movimientos de producción y/o de ventas y obtener valiosa información acerca del costo total de producción y/o de venta con apertura por factor de costo. De esta manera, se pueden determinar resultados y/o márgenes de contribución por producto, por familia y total.

      Combinando con las diferentes salidas que ofrece el sistema (por pantalla, listado, dbf o archivo de texto), se puede, entre otras prestaciones, por ejemplo, preparar muy útiles estadísticas, como ser, ranking de ventas, productos de mayor venta, productos rentables, artículos deficitarios, etc….

      Se deja constancia que la impresión del matricero y sus movimientos requiere disponer de un carro ancho de impresión.

     En el anexo Nº4 se transcriben algunos ejemplos de aplicaciones prácticas del matricero de costos.

 

2.5 Ajuste total.-

            Permite el ajuste total de los costos y precios de venta de la lista general en todo el sistema. Se procede a ello en la medida que se han operado variaciones en las tarifas de los insumos, cambios de formulación, modificaciones en las condiciones de comercialización, etc..

            Mediante este mecanismo, se actualiza el valor de los insumos en U$S según el tipo de cambio, se ajusta el costo de los semielaborados y de los productos, al tiempo que se reajustan los precios de venta sugeridos de la lista general.

 

            3. PRECIO.-

            En materia de precios el sistema aporta una variada e interesante gama de rutinas que simplifican la compleja e intrincada tarea de conformar listas de precios.

            En principio, el sistema conforma "precios de venta sugeridos" a partir de la determinación del costo de elaboración y la definición del factor de recargo (gastos no asignados en el articulo) y el porcentaje de utilidad que se pretende obtener para cada producto.

            Independientemente del "precio sugerido", la empresa puede disponer de "diversas listas de precios vigentes" en función de estudios de mercado y de marketing, canales de venta, tamaño de cliente, (Plaza y Exportación, Ciudad e Interior, Mayorista y Minorista, etc...

            Es posible monitorear permanentemente los "precios vigentes" con los "precios sugeridos" de las diferentes listas de forma de poder tomar decisiones acerca de aumentos y/o disminuciones de precios.

            A efectos de cuantificar un aumento general de precios, se recuerda la rutina expuesta en "análisis de movimientos": 1) se determina un lote tipo de producción y/ o venta; 2) se procede a su costeo; 3) se efectúan los ajustes de precios de insumos; 4) se vuelve a costear y 5) se comparan los montos de ambos costeos y 5) se determina el porcentaje de aumento de costos promedio a trasladar a los precios para la mezcla de productos.

            Esta rutina se puede encarar desagregada en clase y/o tipo de productos, a efectos de aplicar aumentos diferenciados.

            Cabe una opción adicional, que radica en aplicar aumentos de precios acordes con la variación de costos que se opera a nivel de producto (ver rutina "actualización de precios desde costo").

            El módulo de precios comprende las siguientes operativas:

- Aumento de precios:

    - general o por cliente;

    - por producto, clase o tipo, en forma individual y/o por rango;

- Imprime listas de precios:

-         es factible ver, imprimir y emitir salidas en formatos de texto y/o archivo dbf.

- Definir factor de recargo

   - general o por cliente, por producto, clase o tipo

- Definir % de utilidad por producto

   - general o por cliente, por producto, clase o tipo

- listado de: factor, utilidad y costo.

   - permite listar por producto, en forma sumaria, información referente a: precio de lista, costo, factor de recargo y utilidad referida a cualesquiera de las listas de precios definidas.

  - También admite salidas en archivos de texto y/o archivos dbf.

 - Actualización de precios de lista desde costos: (ver capítulo 8.3.3.).

 - listas de precios por cliente

    - Se utiliza para emitir listas de precios.

           

.- Factor de recargo:

            La determinación del factor de recargo está en correspondencia con la metodología aplicada en la formulación del costo de los productos. En su cálculo, deben considerarse todos aquellos gastos que no se han asignado al artículo y que se refieren como un porcentaje sobre los costos que están formulados.

            Un ejemplo práctico posibilita una mejor percepción de la técnica a aplicar. En la conformación del costo de los productos se han considerado únicamente los costos de producción (variables y fijos) y se han excluido los gastos de comercialización:

            Costo de producción "modelo tipo" : $ 10:000.000

            Gastos de comercialización:             $   2:000.000

            % de factor de recargo: 20 %

            Si la empresa otorga, adicionalmente, bonificaciones y/o descuentos financieros por pago al contado, estos hechos deben adicionarse al factor de recargo:

     

Factor recargo =  1 + % Gastos no asignados al producto 

                            (1- % bonificación) x (1-% financiación)

            Veamos un ejemplo:

            Gastos de comercialización no asignados al producto: 20 %

            Máxima bonificación: 10 %

            Plazo de pago: 30 días (tasa anual 46 %; tasa efectiva mensual 3,2 %)

              Factor recargo =           1,20               = 1,3774

                                    (1 - 0,10) x (1 - 0,032)

            Los factores de recargo se pueden determinar, a su vez, por producto, por clase o tipo y para cada una de las diferentes listas: general, por cliente, por zona, por canal de venta, etc... y de esta manera disponer de tantas listas de precios como sean necesarias para la empresa.

           

.- Porcentaje de utilidad.-

            Considerando únicamente el factor de recargo, el precio resultante no brinda ningún margen de utilidad. De ahí que para obtener una rentabilidad, sea menester definir, adicionalmente, el porcentaje de beneficio que se desea lograr.

            Son de aplicación las mismas posibilidades que se plantean en relación al recargo, es decir, los porcentajes de utilidades pueden ser genéricos y/o particulares de cada cliente y similares o diferenciados por producto, clase o tipo.

            El porcentaje de utilidad se aplica sobre el precio, es decir, que a efectos de la determinación del precio de venta, se divide por:

                                   PV =  COSTO X RECARGO   

                                          (1 - % UTILIDAD)

            Un ejemplo práctico ayuda para una mejor compresión:

            Costo: $ 100, Recargo: 30 %, Utilidad: 20 % y Precio de lista (vigente): $ 170.

            Precio de venta sugerido: $ 100 x 1,30  = $ 162,50

                                                      0,80

            En este caso, el precio de lista vigente se encuentra por encima del precio sugerido, razón por la cual no resulta necesario aplicar aumentos de precios.

           

 

.- Actualización de precios de lista desde costo.-  

             Esta variante en la determinación de precios de venta resulta aplicable para determinado tipo de empresas y en algunas ocasiones. Se trata de aquellas empresas que tienen posiciones de liderazgo, exclusividad de productos o cuando se trata de productos de fabricación especial.

            Posibilita determinar la lista de precios en función del aumento específico de costo que se opera para cada producto. Los aumentos de precios, en consecuencia, se corresponden con incrementos propios de la estructura particular de cada producto.

            El resultado de esta técnica trae aparejado que los aumentos de precios sean diferentes para cada producto, dependiendo de la incidencia del incremento de los insumos para cada artículo.

            Debe advertirse un par de consecuencias como resultado de la aplicación de esta técnica:

- a los clientes, en general, no les resulta práctico que se fijen ajustes variados, por cuanto dificulta la actualización de los correspondientes matriceros de costos y precios.

- en caso de que se introduzcan por parte de la empresa mejoras y/o economías en su proceso productivo, las mismas se trasladan al precio y por consiguiente al mercado mediante el uso de este procedimiento.

 

            4.- ENLACE EXTERNO.-             

            Este módulo permite que el Sistema de Gestión en Costos capture datos de otros sistemas, obviando la grabación manual y evitando de esa manera errores y/o omisiones. A partir de un archivo en formato ASCII, se tiene previsto la carga de datos referidos a : Producción, ventas, stocks y consumos.

 

            5.- MANTENER SISTEMA.-

            Comprende el conjunto de rutinas relacionadas con archivos de información, respaldos y claves de acceso a archivos y/o rutinas.

            - Salvar datos:

se aconseja respaldar los "archivos base de datos" como mínimo una vez por semana, así como guardar más de un juego de copias de seguridad.

            - Recuperar datos:

rutina a aplicar en casos de pérdida de información, apoyándose en respaldos anteriores.

            - Reordenar datos:

los datos se manejan de manera ordenada por el sistema. Cuando el mismo se instala, se ordenan los datos por 1ra. vez, generándose los archivos de índice correspondientes. A veces, por causas como apagones u otro tipo, en los cuales el equipo se apaga con el sistema en ejecución, o una red que se paga sin bajar el servidor previamente, dichos archivos se corrompen, generando inconsistencias en la información. Es estos casos, corresponde la ejecución de esta rutina.

            - Cambio de claves:

como se ha podido apreciar, el Sistema de Gestión en Costos supone el procesamiento de muy variada información (formulación de productos, precios de insumos, producción, ventas, factores de recargo y utilidad, etc...) y que correlaciona un conjunto de funcionarios de diversos sectores de la empresa.

A fin de coordinar las tareas y salvaguardar las debidas responsabilidades, se dispone de claves de seguridad que permiten asignar el mantenimiento y monitoreo de determinado tipo de información conforme a la distribución funcional de tareas.

En otros casos, se puede utilizar, de considerarse necesario y/o conveniente, para delimitar el alcance de la información a que tienen acceso los funcionarios y/o sectores funcionales.

Se dispone de una clave general que se debe responsabilizar a un nivel jerárquico superior y de claves particulares para cada una de los niveles de operación.

            Cambio de fecha:

                        se puede disponer el cambio de fecha diferente a la vigente.

            Tipo de cambio:

se aconseja no variar a diario el tipo de cambio, resultando adecuado su fijación una vez al mes en forma anticipada.

Cuando se corre la rutina de costear movimientos (producción, ventas, stocks, etc..), se puede ajustar transitoriamente al tipo de cambio de cierre del mes, salvar las tarifas y costos en el histórico y luego volver a situar el arbitraje en su valor de última entrada y/o reposición.   

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