Empresas de todos los sectores y tamaños han comenzado a entender la necesidad de pensar en el mañana, sin descuidar la importancia del presente. De allí que los conceptos de planificación estratégica y control de gestión se hayan convertido en imperativos de la gerencia moderna. Dentro de este nuevo contexto, el uso del vocablo estrategia tiene que ver con la direccionalidad de la organización, hacia dónde va la compañía, y no con las cotidianas exigencias operativas. El pensamiento estratégico consiste en insertar a la corporación dentro de un agitado torbellino de amenazas, competencias, intereses, juegos de poderes, cambios en el mercado, transformaciones políticas, económicas y sociales.

Por otra parte, las empresas contemporáneas son sometidas a dramáticos cambios que responden a las continuas transformaciones de su entorno. Se trata entonces de la supervivencia del más apto: sólo permanecerán en el terreno aquellas organizaciones que sean capaces de adaptarse a las nuevas condiciones, huyendo de la improvisación y el cortoplacismo.

Este es el caso de la Electricidad de Caracas, una compañía con más de 100 años de existencia que en 1997 se convierte en un holding de empresas conocido como Grupo EDC, que ofrece servicios de electricidad, agua, gas y telecomunicaciones en distintos países de la región latinoamericana. En mayo pasado, la corporación experimentó una nueva reestructuración, al ser adquirida por uno de los grandes consorcios mundiales de generación eléctrica, AES Corporation.

Paul Rosillón, gerente del Proyecto de Transformación, explica que estos cambios hacen que el manejo de la organización se vuelva más complejo, lo que exige una automatización efectiva de los procesos de planificación y seguimiento. "Hasta el año 97, nuestra estrategia se limitó a propulsar el desarrollo de la red eléctrica y cubrir los requerimientos del crecimiento vegetativo de la población. Cuando pasamos a este nuevo contexto, comprando empresas de otros países e incursionando en nuevas áreas de negocios, las demandas se hicieron mucho mayores. El concepto de planificación estratégica se convirtió entonces en un imperativo, que le permitió a la gerencia decidir dónde, cuándo y cuánto invertir", señala.

En medio de este proceso, se crea la Vicepresidencia de Planificación Estratégica, la cual se ocupa de desarrollar modelos de planificación estratégica y diseñar mecanismos de seguimiento. Al mismo tiempo, la compañía inicia un régimen de licitación para buscar una herramienta basada en la metodología del Cuadro de Mando General, mejor conocida por su denominación en inglés, Balanced Scorecard.

Luego de evaluar las ofertas de un reconocido proveedor extranjero, Gentia, y uno local, Vision Grupo Consultores, la corporación se decidió por el software Strategos®, desarrollado por esta última empresa, debido a tres razones fundamentales: en principio, porque la herramienta es presentada en español; segundo, porque la compañía brindaba un servicio de soporte local; y en tercer lugar, porque representaba una significativa diferencia de costos con respecto a cualquier otra alternativa. Adicionalmente, esta empresa venezolana había tenido una exitosa experiencia en distintas filiales de PDVSA.

VENTAJAS PARA EL NEGOCIO

El proyecto de implantación de la aplicación Strategos® se inició hace más de un año, en el marco de un agudo proceso de cambio organizacional. Para ello, se conformó un equipo de trabajo coordinado por la vicepresidencia de Planificación Estratégica del Grupo EDC y en el que participaron representantes de cada una de las catorce unidades que conforman la corporación. Por su parte, el proveedor de la herramienta se ocupó de la instalación del software y de impartir los talleres de capacitación y entrenamiento.

No obstante, a lo largo de la implantación, surgieron dos problemas fundamentales: por un lado, la incompatibilidad de los sistemas y, por el otro, la consolidación de la data. "Cuando hicimos la auditoría para evaluar la información que iba a servir de base para la elaboración de los indicadores, nos dimos cuenta de que casi el 70 por ciento de los datos se encontraba fuera de los sistemas locales", comenta Rosillón.

En este sentido, Wolfang Silva, gerente del Proyecto de Implantación Estratégica, destaca que el beneficio más importante de la herramienta fue concentrar en un solo sistema toda la información clave de la empresa, lo que permite manejarla como un activo corporativo que optimiza el proceso de toma de decisiones. "Además, esta solución nos ha permitido ver el funcionamiento de la organización desde las cuatro perspectivas del negocio, en tiempo real y sin intermediarios. De esta manera, el dato adquiere una mayor consistencia y, por lo tanto, se hace más confiable", asegura.

Generalmente, este tipo de implantaciones propicia un fecundo diálogo, lo que hace que el grupo como un todo se convierta en el primero de los grandes beneficiados. "El proceso de comunicación organizacional se vio incrementado, gracias a la generación de un auténtico foro de discusión en torno a la implementación. Particularmente, se han visto favorecidas las unidades estratégicas de negocio, ya que se ha podido automatizar todo un sistema de seguimiento de la gestión en una misma aplicación. Adicionalmente, las unidades estratégicas de servicios o unidades de apoyo (recursos humanos, finanzas, logística, materiales, procura) se han visto en la necesidad de diseñar planes estratégicos e introducir el concepto de valor agregado, el cual no suele ser común en este tipo de divisiones", aclara Rosillón.

En opinión de Jesús Enrique Arapé, director de Vision Grupo Consultores, esta clase de proyectos apuntala hacia el mejoramiento de los procesos organizacionales. "Los métodos de planificación estratégica orientan a la empresa a articular de forma inteligente lo que se está haciendo y lo que debe hacerse para garantizar el éxito del mañana. Se trata de toda una cultura gerencial basada en la excelencia operacional y financiera", subraya.

 "Las empresas son iguales que un cuerpo humano. Se diferencian claramente la una de la otra, tienen sus propios metabolismo. Hay unas que absorben estos conceptos en seis meses y otras que puedan tardar cinco años. No existen leyes universales, tan sólo mejores prácticas que pueden ser modificadas con el curso del tiempo" destaca Arapé.

Una vez que la herramienta ha sido implantada, se comenzaron a registrar las diversas reacciones. "Por un lado, los usuarios se dieron cuenta de que este proceso significa más horas de trabajo. Al mismo tiempo, surgió la necesidad de buscar y compartir información, lo que genera molestias en aquellas unidades que basan su competencia en el resguardo de datos. Pero al mismo tiempo, se generó un proceso positivo de enriquecimiento y aprendizaje mutuo, en que los individuos aprendieron más del egocio gracias a la interacción de múltiples disciplinas", puntualiza Silva.

De acuerdo con Arapé, Strategos® es un producto multiplataforma y bidimensional, que permite brindar apoyo automatizado a los procesos de planificación y control de gestión en tres grandes fases: formulación de planes estratégicos de las diferentes unidades de la organización en los distintos ámbitos y niveles, seguimiento, y control de la ejecución y proceso de aprendizaje.

El software incluye la aplicación Strategos Web®, en la cual se presentan los resultados en formatos que se originan del monitoreo de la estrategia. Esta herramienta permite visualizar la información desde cualquier lugar y momento, con una simple conexión a Internet. Igualmente, se pueden examinar los datos a través de una página Web que se encuentra dentro de la intranet de la empresa y en la que se publican los contenidos seleccionados por el líder de cada unidad.

La aplicación también hace posible realizar el seguimiento de las acciones correctivas que deban tomarse para enmendar desviaciones en los resultados de la gestión. "Este diseño completamente modular permite usar la solución tanto en forma integrada, como de manera particular, brindando apoyo a aquellas organizaciones que no trabajan con los procesos formales de planificación, sino con la modalidad de estrategias emergentes", destaca Arapé.

En la actualidad, el Grupo EDC utiliza la versión 8.0 de la aplicación que es manejada por un total de 198 usuarios, 50 de los cuales emplean la herramienta desde su propia estación de trabajo, mientras que el resto ejecuta la solución desde la intranet de la corporación. Por su parte, los datos se encuentran almacenados en un servidor Compaq Proliant 5500 sobre el sistema operativo Windows NT para plataformas cliente/servidor, así como Windows 95 y 98. El sistema tiene compatibilidad con cualquier manejador vía ODBC y está desarrollado en ambiente gráfico con base en el estándar de Microsoft Windows 95, bajo el lenguaje de programación orientado a objetos Microsoft Visual Basic 6.0, además de Java para los módulos Web destinados a la Intranet.

Igualmente, Rosillón señala que a lo largo del proceso de implantación, se incluyeron algunas mejoras básicas, con el fin de hacer más amigable la herramienta. "Estamos trabajando en la sofisticación del producto, incorporando una aplicación que permita evaluar de forma automatizada el proceso de valoración del desempeño. Para ello, desarrollamos un sistema que nos permite vincular el comportamiento de los gerentes con los indicadores. El objetivo es minimizar la subjetividad del proceso de valoración", añade.

Strategos® ha logrado abrirse campo en diferentes áreas de negocios, entre las que se incluyen organizaciones públicas y privadas, como PDVSA Exploración y Producción, PDVSA Servicios, PDVSA Gas, Deltaven, Pequiven, Energía Eléctrica de Barquisimeto (Enelbar), Banco Central de Venezuela (BCV), Seniat, Veninfotel y Empresas 1BC. Además de Strategos®, Vision ofrece otros productos como Radar®, un sistema de análisis del entorno que realiza un seguimiento de los distintos temas de interés para la opinión pública, y Prospective®, el cual fue concebido para apoyar los procesos de pronósticos y/o prospectiva, que constituyen la base del pensamiento estratégico en cualquier organización.

 ESTRATEGIAS PARA SOBREVIVIR

Dentro de este proceso de metamorfosis, la decisión más importante del grupo consistió en utilizar la teoría del Balanced Scorecard como base para el diseño de la estrategia de cambio. Este método fue diseñado a principios de los años 9o por un grupo de investigadores de la Universidad de Harvard, encabezado por Robert Kaplan y David Norton. Su principal particularidad es que introduce una serie de objetos conceptuales en el entorno de la planificación estratégica. El primero corresponde al de perspectiva, que se refiere a las dimensiones sobre las cuales se diseña la estrategia. La versión ortodoxa en el uso del método establece cuatro perspectivas fundamentales: finanzas, cliente, procesos internos y aprendizaje.

Asimismo, Rosillón comenta que uno de los grandes aportes de esta metodología es que propone que la estrategia debe ser vista integralmente. "De esta manera, los resultados financieros son consecuencia de la satisfacción del cliente, lo que depende de la forma en que opera la empresa y que a su vez es producto del capital humano y las tecnologías de información", apunta.