บทที่ 3 หน้าที่และส่วนประกอบของโปรแกรมนำเสนอ

รูปแบบการนำเสนอด้วยคอมพิวเตอร์

แนะนำโปรแกรม

โปรแกรม Power Point เป็นโปรแกรมที่มีประสิทธิภาพสูงในการนำเสนอข้อมูลในรูปของ Slide

โดยสามารถนำข้อความ รูปภาพ ภาพเคลื่อนไหว และเสียงมาประกอบในการสร้าง Slide เพื่อให้เกิดความสวยงาม

ประโยชน์ของ Power Point

1. สามารถสร้างงานนำเสนอได้อีกอาชีพหนึ่ง

2. สามารถนำองค์ประกอบ Multimedia ต่าง ๆ มาใช้ได้

3. สามารถเตรียมเอกสารประกอบคำบรรยาย

4. สามารถแปลงเป็น Slide 35 mm

ความสามารถใหม่ของโปรแกรม

Smart Tag : ปุ่มอัจฉริยะ
Task Pane : หน้าต่างรวมคำสั่ง
Office Clipboard : คัดลอกข้ามโปรแกรม
Other : สั่งงานด้วยเสียง, อ่าน ลายมือ, กู้ข้อมูล

ขั้นตอนการเตรียมงาน Presentation

1. การวางโครงร่าง
การวางความชัดเจนในสิ่งที่ต้องการสื่อสาร โดยศึกษากลุ่มผู้ฟังว่ามีลักษณะเช่นไร การเตรียมนำเสนอเป็นการถ่ายทอดความคิดของเราเป็นแนวทางทำให้เกิดความชัดเจนเกี่ยวกับงานที่จะนำเสนอ

2. การลงรายละเอียดเนื้อหา
การลงรายละเอียดในหัวข้อต่าง ๆ โดยมุ่งเน้นที่กลุ่มผู้ชมเป็นหลักว่าสไลด์ของเราต้องมีเนื้อหา หรือรูปแบบการนำเสนอแบบใดจึงเหมาะสม

3. ปรับแต่งสไลด์ให้สวยงาม
หลังจากที่เราได้ใส่ข้อความที่ต้องการสื่อสารไปแล้ว ต่อไปเราจะต้องทำการปรับแต่งตัวอักษร สีที่ใช้กับสไลด์และรูปแบบขององค์ประกอบต่าง ๆ ที่แสดงเพื่อให้สไลด์ดูสวยงาม และน่าติดตาม

4. การใส่ข้อความ รูปภาพ กราฟ ฯลฯ ในสไลด์
เป็นการนำเสนอสิ่งต่าง ๆ ที่เราต้องการนำเสนอมาใส่ในสไลด์แต่ละแผ่น โดยเราอาจใช้เวลานานพอสมควรในการตระเตรียมข้อมูลให้ตรง และสนับสนุนประเด็นที่เราต้องการนำเสนอ

5. เพิ่มความน่าสนใจในขณะนำเสนอสไลด์
ถ้าใช้คอมพิวเตอร์ในการนำเสนอสไลด์ก็อาจนำเทคนิคในการเปลี่ยนสไลด์มาใช้เพิ่มความน่าสนใจให้กับการนำเสนอข้อมูลได้ เช่น การเลื่อนแผ่นสไลด์แผ่นใหม่

6. เตรียมการนำเสนอจริง
ก่อนถึงเวลาที่เราต้องการนำเสนอ ควรซ้อมการพูดให้เข้ากับแผ่นสไลด์ที่เตรียม โดยอาจมีการจับเวลา เพื่อจะได้ทราบว่าการบรรยายใช้เวลาอย่างเหมาะสมหรือไม่

7. การเตรียมเอกสารประกอบการบรรยายแจกผู้ฟัง
หลังจากที่ได้ซักซ้อม จนพร้อมนำเสนอสไลด์ที่ได้จัดทำไว้แล้ว สิ่งสุดท้ายที่สำคัญที่สุด คือ การพิมพ์เอกสารประกอบการบรรยาย การจัดทำเอกสารแจกให้ผู้เข้าฟังจะทำให้ผู้ฟังไม่ต้องเสียเวลาในการจดจ่อฟังสิ่งที่เราต้องการสื่อสาร

การเปิดโปรแกรม

- start

- Microsoft Office

- Microsoft Office PowerPoint 2003

ส่วนประกอบหน้าจอ

ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft Power Point มีดังต่อไปนี้

1. แถบชื่อโปรแกรม Tittle Bar เป็นแถบที่ใช้ในการบอกชื่อของโปรแกรม และบอกชื่อไฟล์งานที่กำลังใช้งานอยู่

2. แถบปุ่มควบคุม เป็นแถบที่ใช้ในการปิดโปรแกรม , ย่อขยายหน้าต่างของโปรแกรม , ย่อ ยุบหน้าต่างโปรแกรม

3. แถบเมนูคำสั่ง หรือ Menu Bar มีคำสั่งย่อยต่าง ๆ ในการใช้งานดังนี้
3 .1แฟ้ม มีชุดคำสั่งของคำสั่งย่อยของโปรแกรมต่อไปนี้ สร้าง, เปิด,ปิด / บันทึก ,บันทึกเป็น, บันทึกเป็นเว็บเพจ, ค้นหา/
บรรจุและส่งต่อ , แสดงตัวอย่างเว็บเพจ ,ตั้งค่าหน้ากระดาษ , แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ , พิมพ์ / ส่งไปยัง , จบการทำงาน
3.2 แก้ไข มีชุดคำสั่งย่อยของโปรแกรมดังนี้ ทำซ้ำ , เลิกทำซ้ำ , ตัด , คัดลอก / วาง , วางแบบพิเศษ,วางแบบเชื่อมโยงหลายมิติ / ล้าง , ล้างทั้งหมด , การทำซ้ำ , ลบภาพนิ่ง / ค้นหา , แทนที่วัตถุ
3.3 มุมมอง มีชุดคำสั่งย่อยของโปรแกรมดังนี้ ปกติ ,ตังเรียงลำดับภาพนิ่ง ,นำเสนอภาพนิ่ง , บันทึกย่อ / ต้นแบบ , สี ระดับสีเทา / บานหน้าต่างงาน , แถบเครื่องมือ , ทิศทางการแสดง / หัวกระดาษและท้ายกระดาษ , ย่อขยาย
3.4 รูปแบบ มีชุดคำสั่งย่อยของโปรแกรมดังนี้ แบบอักษร , สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยและตัวเลข , การจัดตำแหน่ง , ทิศทางข้อความ, ระยะห่างระหว่างบรรทัด, เปลี่ยนตัวพิพม์ / ออกแบบภาพนิ่ง , เค้าโครงภาพนิ่ง , พื้นหลัง
3.5 เครื่องมือ มีชุดคำสั่งย่อยของโปรแกรมดังนี้ การสะกด, ดูภาษา , อ้างอิง / เปรียบเทียบและผสานงานนำเสนอ , การร่วมมือกันแบบออนไลด์ , ตัวเตือนการประชุม, เครื่องมือบนเว็บ , แมโคร / ตัวเลือกแก้ไขอัตโนมัติ , กำหนดเอง , ตัวเลือก
3.6 นำเสนอภาพนิ่ง มีชุดคำสั่งย่อยของโปรแกรมดังนี้ ชมการนำเสนอ, ตั้งค่าการนำเสนอ, ออกอากาศแบบออนไลด์,
บันทึกคำบรรยาย / ปุ่มปฏิบัติการ , โครงร่างภาพเคลื่อนไหว , การเคลื่อนไหวที่กำหนดเอง , การเปลี่ยนภาพนิ่ง , ซ่อนภาพนิ่ง, การนำเสนอที่กำหนดเอง
3.7 หน้าต่าง
3.8 วิธีใช้

4. แถบเครื่องมือ เป็นคำสั่งที่ใช้ปฏิบัติงานที่มีลักษณะเป็น Icon คำสั่ง มีความสะดวกต่อการใช้งานสำหรับผู้ใช้โปรแกรมมากโดย ไม่จำเป็นต้องการใช้คำสั่งในแถบเมนูคำสั่ง

5. แถบไม้บรรทัด เป็นแถบเครื่องมือที่ใช้สำหรับการวัดขนาดของภาพ หรือตำแหน่งของภาพและข้อความในการสร้างงานนำเสนอด้วย
PowerPoint ซึ่งจะทำให้งานนำเสนอมีรูปแบบและขนาดที่เป็นมาตรฐานเดี่ยวกัน

6. แถบสถานะ เป็นแถบที่บอกสถานะการทำงานในปัจจบันว่ากำลังปฏิบัติงานอยู่ในแผ่นงานที่เท่าไร ของจำนวนแผ่นงงาน
นำเสนอทั้งหมด

7. พื้นที่การทำงานนำเสนอ ใช้ในการพิมพ์ข้อความ แทรกรูปภาพ , แผนภูมิ , กราฟ ในการนำเสนอด้วย PowerPoint

การใช้งาน Menu Bar

1. ใช้เมาส์คลิกเลือกเมนู

2. Alt + ตัวอักษรที่มีขีดเส้นใต้ เช่น Alt + F เป็นการเปิดเมนู File

***หากเมนูเป็นภาษาไทย จะใช้ Alt + ตัวอักษรภาษาไทยที่ขีดเส้นใต้ เช่น Alt + ฟ เป็นการเปิดเมนูแฟ้ม (File)***

สถานะของคำสั่งใน Menu Bar

1. คำสั่งที่มีสีเข้ม หมายถึง คำสั่งนั้นสามารถใช้งานได้

2. คำสั่งที่มีสีจาง หมายถึง คำสั่งนั้นไม่สามารถใช้งานได้

3. คำสั่งที่มี ... ต่อท้าย หมายถึง เมื่อเรียกใช้คำสั่งนั้น ๆ แล้วจะปรากฏ Dialog Box

4. คำสั่งที่มีสามเหลี่ยมสีดำต่อท้าย หมายถึง คำสั่งนั้นยังมีคำสั่งย่อยต่อไปอีก

รูปแบบการแสดง Menu

1. แสดงคำสั่งบางส่วน : ทางด้านล่างสุดของเมนูคำสั่งจะมีเครื่องหมาย

ต่อท้ายด้านล่าง ซึ่งหากต้องการแสดงคำสั่งทั้งหมดต้องคลิกที่

หรือรอสักครู่

2. แสดงคำสั่งทั้งหมด : สามารถเรียกใช้คำสั่งที่สามารถใช้ได้ทันที

การแสดง/ยกเลิก Tool Bar

1. Menu View > Tool Bar > เลือก Tool Bar ที่ต้องการ

2. คลิกขวาที่ Tool Bar ใด ๆ ก็ได้ > เลือก Tool Bar ที่ต้องการ