บทที่ 2 การนำเสนอข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ

หลักการเตรียมตัวนำเสนอ

ในกรณีที่ต้องการนำเสนออย่างกะทันหัน ทำให้เรามีเวลาเตรียมตัวน้อยก็สามารถเตรียมตัวด้วยหลักการง่าย ๆ คือ 5W 1H ได้แก่

ทำไม จึงมาเสนองาน (Why)

เราจะพูดว่าอะไร (What)

เราจะเสนองานกับใคร (Who)

เราจะพูดเมื่อไร ในช่วงเวลาไหน (When)

เราจะเสนองานที่ไหน (How)

1. ทำไม (Why) การพูดนำเสนอทุกอย่างย่อมมีจุดหมาย และจุดหมายนี้มักจะเป็นรูปแบบหนึ่งของการเกลี้ยกล่อม

2. อะไร (What) บันทึกข้อมูลทั้งหมดที่จะเสนอไว้ เตรียมภาพประกอบ และข้อโต้แย้งที่เราอาาจะต้องใช้และจดเอาไว้ อย่างเพิ่งกังวลเรื่องลำดับขั้นตอนการนำเสนอในช่วงนี้

3. ใคร (Who) หาข้อเท็จจริงเกี่ยวกับผู้ที่มาฟังการเสนองานให้มากที่สุด เช่น มีผู้ฟังกี่คน ชื่ออะไร ทำงานอะไร รวามทั้งควรจะรู้ว่าทำไมเขาจึงสนใจ ปัจจุบันเขาใช้วิธี / เครื่องมือ / บริการไหนอยู่ เขามีประสบการณ์ดีหรือไม่ดีอย่างไรมาก่อนเกี่ยวกับเรื่องที่เราจะนำเสนอ หรือเรื่องที่เราจะชักชวนให้เขาทำ เขาจะนำอะไรมาเป็นข้อโต้แย้ง คัดค้าน หรือสอบถามเราได้บ้าง เราอาจจะต้องหาข้อเท็จจริง ข้อตอบโต้ และข้อมูลเพิ่มเตอมอีกถ้าสามารถจัดหาได้ ในวันเสนองานควรหาโอกาสคุยกับผู้ฟังอย่างไม่เป็นทางการก่อน

4. เม่อไหร่ (When)

- นำเสนอเมื่อไร เช้า กลางวัน ค่ำ วันหยุด วันทำงาน

- ระยะเวลาในการนำเสนอมีมากน้อยเพียวใด เป็นการฝึกอบรมระยะยาวต่อเนื่องกันทุกวันใขช่วงเวลาเย็นเป็ฯเวลา 2-3 สัปดาห์

5. ที่ไหน (Where) เรื่องนี้อาจจะไม่สำคัญเท่าหัวข้ออื่น ๆ แต่เราก็ควรสำรวจไว้บ้างเพื่อขจัดสิ่งแวดล้อมในห้องที่ใช้ในการนำเสนอ อันอาจจะกลายเป็นอุปสรรคในการนำเสนอไปก็ได้ เช่น ปลั๊กไฟผิดชนิด ไม่มีโต๊ะวางอุปกรณ์

6. อย่างไร (How) เมื่อไหร่เรารู้ว่าพูดอะไร จะพูดกับใคร ที่ไหน และทำไม และจะวางแผนการพูดอย่างไรได้บ้าง

โครงสร้างของการนำเสนอ

การเสนอโครงสร้างที่ดีมีโครงสร้างที่เหมือนกัน เป็นโครงสร้างที่มี 3 ส่วนง่าย ๆ คือ

1. คำอธิบาย

2. ส่วนที่ติดตามมา

3. บทสรุป

นอกจากนี้ ในการเสนองานบางอบ่าง บางโครงการที่เป็นงานใหญ่ ผู้นำเสนออาจจะเพิ่มขั้นตอนเข้าไปในโครงสร้างการนำเสนอ เพื่อให้ผู้ฟังได้รับข้อมูลละเอียดยิ่งขึ้น พร้อมกับมีแนวทางในการตัดสินใจหรือทางเลือกมากขึ้น เราอาจกล่าวนำ "สถานภาพ หรือสถานการณ์ปัจจุบัน ปัญหาทางเลือก ข้อเสนอแนะ และบทสรุป" ก็ได้

1. การกล่าวนำ (Preface)

ก่อนการเสนองานจะทำให้บรรยากาศเป็นกันเองขึ้น และจะช่วยให้ผู้เข้าฟังการเสนอเข้าใจขั้นตอน ๆ ของการเสนองานว่าประกอบด้วยอะไรบ้าง

2. สถานภาพหรือสถานการณ์ปัจจุบัน (Position)

อธิบายสถานการณ์ปัจจุบัน เช่น อธิบายว่าการจัดจำหน่ายในต่างประเทศเป็นอย่างไร หรือวิธีที่เราสั่งเครื่องเขียนมาใช้เป็นอย่างไร หรือเรื่องอื่น ๆ ที่ตรงกับเรื่องที่เราจะเสนองาน เพื่อให้ทุกคนเริ่มต้นจากจุดเดียวกัน

3. ปัญหาที่เกิดขึ้น (Problem)

เป็นช่วงที่จะเสนอการเปลี่ยนแปลงเข้ามา โดยอธิบายว่าเหตุใดสถานการณ์ปัจจุบันจึงคงอยู่ต่อไปเช่นนี้ไม่ได้ หรือการที่ให้คงอยู่ต่อไปจะเป็นข้อเสียหายอย่างไร

4. ทางเลือกที่มี (Possibilities)

เป็นการวิเคราะห์ทางเลือกต่าง ๆ เพื่อเสนอข้อแนะนำของเรา เช่น การวิเคราะห์ทางเลือก

5. ข้อเสนอแนะ (Proposal)

ในช่วงแรกนั้นอาจจะใช้เวลาสั้น ๆ แต่ช่วงนี้จะเป็นเนื้อหาหลักของการเสนองาน

6. สรุป (Postscript)

การกำหนดช่วงตอนของการนำเสนอ โดยปกติผู้พูดมักจะรู้ดีว่าพูดไปถึงไหนแล้ว และจะพูดต่อไปถึงไหน 3

เทคนิคการนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

การนำเสนอ

การเสนองานที่ดีทำได้จากการฝึกเท่านั้น

ข้อพึงระวังที่ทำให้การเสนอด้วยประสิทธิภาพ

1. พูดงึมงำ การพูดดังไปนั้นดีกว่าพูดเบา

2. ความลังเล การหยุดพูดบ่อย ๆ หรือใช้คำว่า "เอ้อ....อ้า" เข้าไปในระหว่างที่นึกคำพูดจะแสดงให้เห็นว่าผู้พูดขาดการซ้อมหรือไม่มีความมั่งใจในตัวเอง

3. การพูดพล่ามหรือพูดคำช้ำซากบ่อย ๆ จนติดเป็นนิสัย

4. การวางสายตาไม่เหมาะสม

5. กิริยาซ้ำซาก

6. ระดับเสียง ข้อเสียที่พบมากในนักพูดมือใหม่

กฎของการพูดภาษาไทยที่สำคัญสุด คือ

1. ให้ใช้คำพูด และประโยชน์สั้งง่าย ๆ

2. ใช้รูปประโยคตรง ๆ และคำพูดที่ระบุชัดเจนมากกว่าประโยคยอกย้อนหรือพูดลอย ๆ

3. การพูดเรื่องทั่ว ๆ ไปให้ใช้วิธียกตัวอย่าง

4. หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เทคนิค

5. เตรียมคำพูดที่จะพูดมาให้มากที่สุด

6. ใช้คำและภาษาของตัวเองแบบที่ในการสนทนาธรรมดา

ต้องมีภาพประกอบด้วย

รายละเอียดในการนำเสนอ คือกานตัดสินใจเรื่องราวการเสนอรายละเอียดดดยเฉพาะอย่างยิ่งในการเสนองานที่มีกลุ่มผู้ฟังเป็นผู้เชี่ยวชาญ

ความรู้สึกนึกคิด

การยอมรับ

สรุปปิดท้ายและคำถาม

ไม่ควรพูดแบบเลื่อนลอยต้องมีการปิดฉากการเสนองานไว้ให้ดี การปิดฉากที่ดีไม่จำเป็นจะต้องยาวหรือซับซ้อน

การขอความเห็น

1. ขอความคิดเห็นเพื่อทดสอบข้อสมมุติฐานของเรา

2. คำถามประเภทขอความคิดเห็น ช่วยลดช่องว่างระหว่างผู้นำเสนอและผู้ฟัง ทำใหเผู้ฟังมีส่วนร่วม

การสรุปปิดฉากตอนท้ายของการเสนอ

1. สรุปข้อเท็จจริงและข้อโต้แย้งหลัก ๆ

2. เสนอข้อแนะนำสิ่งต่าง ๆ ที่จะต้องทำ

3. ถ้าข้อเสนอได้รับความเห็นชอบ - ให้เสนอขั้นตอนต่อไปว่าจะต้องทำอย่างไรต่อ

4. อธิบายรายละเอียดของเอกสารประกอบ

5. เชิญชวนผู้ฟังให้ซักถาม

เทคนิคการใช้น้ำเสียง

พยายามพูดให้เป็นธรรมชาติแต่ต้องพูดดังกว่าเดิม เพราะมีผู้ฟังจำนวนมาก