บทที่ 1 ความหมายและความสำคัญของการนำเสนอข้อมูลในงานธุรกิจ

ความหมายของเทคนิคการนำเสนอ

"การนำ" หมายความว่า ไปข้างหน้า พาไปข้างหน้าง

"เสนอ" หมายความว่า บอกให้รู้ ชี้แจง แสดงให้เห็น

การนำเสนอ จึงมีความหมายรวมว่า "การชี้แจงแสดงให้เห็นถึงเรื่องราว หรือความรู้ที่ก้าวหน้าไปอีกชั้นหนึ่ง หรือชี้แจง แสดงถึงเรื่องที่ยังไม่รู้ให้ได้รับรู้ เข้าใจอย่างลึกซึ้ง"

การนำเสนอเป็นรูปแบบของการแสดงข้อมูลที่มีเนื้หาซับซ้อนมากกว่าธรรมดาจึงจำเป็นต้องใช้ความเชี่ยวชาญประสบการณ์การฝึกฝน และการใช้เครื่องมือโสตทัศนูปกรณ์ประเภทต่าง ๆ ประกอบกับความรู้ที่ต้องการนำเสนอ เพื่อต้องการสื่อสารเนื้อหาข้อมูลเหล่านี้ไปยังผู้รับข่าวสาร โดยใช้เทคนิควิธีการต่าง ๆ ที่จะทำให้ผู้รับข่าวสารนั้น เกิดความรู้ ความเข้าใจ จากโสตสัมผัสทุกช่องทาง ไม่ว่าจะเป็นทางหู ทางตา ทางจมูก ลิ้น การสัมผัส และการรับรู้ทางใจ

ผู้นำเสนออาจเป็นบุคคลเดียวหรือกลุมบุคคลที่เป็นผู้เสนอข้อมูลข่าวสารที่นำเสนอให้กับบุคคลหรือกลุ่มบุคคลอีกกลุ่มหนึ่งรับทราบ โดยผู้นำเสนอต้องใช้ระะบบ ระเบียบ แบบแผนต่างๆๆ ซึ่งเราเรียกว่า "เทคนิค" เพื่อทำให้ผู้รับข่าวสารข้อมูลนั้น ได้รับทราบเกิดความเข้าใจตามวัตถุประสงค์ที่ผู้นำเสนอกำหนดไว้

จุดมุ่งหมายในการนำเสนอ

• เพื่อให้ผู้รับสารรับทราบความคิดเห็นหรือความต้องการ

• เพื่อให้ผู้รับสารพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง

• เพื่อให้ผู้รับสารได้รับความรู้จากข้อมูลที่นำเสนอ

• เพื่อให้ผู้รับสารเกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง

ประเภทของการนำเสนอ

• การนำเสนอเฉพาะกลุ่ม

• การนำเสนอทั่วไปในที่สาธารณะ

ลักษณะของข้อมูล

• ข้อเท็จจริง

• ข้อคิดเห็น

การเตรียมการนำเสนอ

• ศึกษาข้อมูล

• วางแผนการนำเสนอ

• จัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์

• เตรียมความพร้อมของสถานที่

ลักษณะการนำเสนอที่ดี
นอกจากการเลือกรูปแบบของการนำเสนอ ให้ถูกต้องและ
เหมาะสมแล้ว จะต้องคำนึงถึงลักษณะของการนำเสนอ ที่จะช่วยให้บรรลุผลตาม
วัตถุประสงค์ของการนำเสนอด้วย โดยทั่วไปลักษณะของการนำเสนอที่ดี ควรมีดังต่อไปนี้

1) มีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน กล่าวคือ มีความต้องการที่แน่ชัดว่า เสนอเพื่ออะไร
โดยไม่ต้องให้ผู้รับการนำเสนอต้องถามว่าต้องการให้พิจารณาอะไร

2) มีรูปแบบการนำเสนอเหมาะสม กล่าวคือ มีความกะทัดรัดได้ใจความ
เรียงลำดับไม่สับสนใช้ภาษาเข้าใจง่าย ใช้ตาราง แผนภูมิ แผนภาพ ช่วยให้พิจารณาข้อมูลได้สะดวก

3) เนื้อหาสาระดี กล่าวคือ มีความน่าเชื่อถือ เที่ยงตรง ถูกต้อง สมบูรณ์ครบถ้วน
ตรงตามความต้องการ มีข้อมูลที่เป็นปัจจุบันทันสมัย และมีเนื้อหาเพียงพอแก่การพิจารณา

4) มี ข้อเสนอที่ดี กล่าวคือ มีข้อเสนอที่สมเหตุสมผล มีข้อพิจารณาเปรียบเทียบ
ทางเลือกที่เห็นได้ชัด เสนอแนะแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจน

หลักการวางแผนและการเตรียมการนำเสนอ

หลักนำเสนอที่มีประสิทธิภาพต้องมีการวางแผนและเตรียมการนำเสนอมาเป็นอย่างดีตามหลักของการนำเสนอดังต่อไปนี้ คือ

1. เขียนแผนการนำเสนอ โดยคลอบคลุมถึงวัตถุประสงค์ ชื่อเรื่องที่จะนำเสนอ หัวข้อเรื่องแนวความคิด วัตถุประสงค์เชิงพฤติกรรม สื่อ อุปกรณ์และเครื่องมือการนำเสนอตลอดจนการประเมินผล

2. รวบรวมข้อมูล เนื้อหาสาระ สถิติตามหัวข้อเรื่องที่จะนำเสนอ

3. ผลิตสื่อและอุปกรณ์ประกอบการนำเสนอ เช่น เอกสารแจกให้ผู้เข้าร่วมรับฟัง สไลน์ แผ่นใส ชาร์ท โปรเตอร์ กราฟ

4. ทดสอบ หรือซ้อมวิธีการนำเสนอ ตามแผนที่วางไว้

ความสำคัญของการนำเสนอ

1. ทำให้เกิดความประหยัด จากการวิจัยเกี่ยวกับการทำงานร่วมกันเป็นหมู่คณะ ทำให้คนที่ทำงานแต่ละคนต้องใช้เวลาในการประชุม สัมมนา และรับฟังข้อเสนอแนวความคิดจากผู้อื่นเฉลี่ยถึงคนละ 9,000 ชั่วโมง ตลอดอายุของแต่ละคน โดยคิดเปรียบเทียบการทำงานวันละ 8 ชั่วโมง หากในการประชุม สัมมนา มีการนำเสนองานและข้อคิดเห็นต่าง ๆ ที่สามารถทำได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ย่อมทำให้เราสามารถประหยัดเวลา เพราะได้มีการนำเสนอโดย การใช้คอมพิวเตอร์มาเป็นผู้ช่วย

1.1 ประหยัดเวลา

1.2 ประหยัดค่าใช้จ่าย

1.3 ทำให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

1.4 ประหยัดทรัพยากรเวลาของประเทศ

2. ทำให้เกิดประโยชน์และผลกำไรมากขึ้นการนำเสนอเป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับนักบริหาร ที่จะนำมาใช้ให้เกิดประโยชน์แก่องค์การและทำให้เกิดผลกำไรมากขึ้น ซึ่งสามารถนำมาใช้เพื่อวัตถุปรสงค์ ดังนี้

2.1 การพัฒนาคน

2.2 ทำให้เกิดความสามัคคี

2.3 ปรับความคิด

2.4 สร้างแรงจูงใจ

3. เป็นเครื่องมือของนักบริหาร/นักการตลาด นักบริหารมีหน้าทในการมอบหมายงานชักจูงใจ และควบคุมดูแลให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำงานตามเปป้าหมาย ดังนั้นนักบริหารที่สามารถใช้เทคนิคนำเสนอให้แก่บุคคลเหล่านี้มองเห็นวัตถุประสงค์และเป้าหมายของกิจการทำให้เขาทำงานตามแผนและแนวทางที่กำหนดไว้ย่อมทำให้เกิดประสิทธิภาพมากขึ้นนัการตลาดก็เช่นกัน เขาต้องเป็นผู้ที่มีความสามรถในการใช้เครื่องมือต่าง ๆ มานำเสนอแนวความคิดในการขายสินค้า/บริการ

4. สร้างความเจริญก้าวหน้าให้แก่กิจการ เทคนิคการนำเสนอ (Presentation) ก็เป็นหัวข้อสำคัญอย่างหนึ่งในการนำมาอบรมพัฒนาบุคคลากร

5. ทำให้บุคคลมีความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน บุคคลใดที่มีความสามารถในการนำเสนอ มักจะได้รับเลือกให้เป็นผู้ออกความคิดเห็นในการประชุม เป็นผู้นำเสนอขายต่อกลุ่มบุคคล เป็นผู้อธิบายและบรรยานงานให้ผู้ร่วมงาน

6. สร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของอย่างเป็นรูปธรรม ในกิจการที่มีพนักงานจำนวนมาก มักอาศัยการประชุมเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้ทุกคนรู้สึกว่า พวกเขามีส่วนในการสร้างแนวทางที่กำหนดไว้เอง ดังนั้นเทคนิคการนำเสนอจึงถูกนำมาใช้บ่อยครั้ง เพื่อทำให้ทุกคนเกิดความมุ่งมั่น (Commitment) สูงในการทำงาน