Arsip-arsip – bagaimana menemukannya, melestarikannya, menggunakannya

Th. van den End

1. Suasana di Indonesia tidak begitu menguntungkan bagi arsip-arsip. Udaranya lembab, sehingga kertas, apalagi kertas modern (yang kadar keasamannya relatif tinggi), lama-lama rusak. Sebaliknya, dalam udara yang lembab dan panas itu serangga merasa senang. Selera makan serangga berbeda dengan selera kita: ada yang senang makan kertas.Akhirnya ada manusia, yang budayanya atau sifat lain apa pun membuat ia tidak begitu mementingkan sejarah, sehingga dokumen-dokumen yang merupakan kesaksian tentang sejarah itu pun tidak begitu dipentingkannya. Kita semua pasti mengenal arsip yang pernah ada, tetapi hilang tanpa meninggalkan bekas: dimakan habis oleh serangga, dibakar, dibuang.
Dapat ditambahkan bahwa arsip paling terancam setelah berhasil ditemukan. Selama masih terletak dalam gudang, tanpa diketahui orang, mungkin arsip itu dapat utuh puluhan tahun lamanya. Begitu ditemukan, orang memindahkannya, meminjamkannya, menelantarkannya, sehingga keadaannya lebih buruk daripada sebelumnya.

2. Apa yang harus kita lakukan bila berhadapan dengan sebuah arsip yang belum diatur dan yang tidak terpelihara? Ada tiga langkah yang perlu kita ambil.
a. Kita perlu melakukan konservasi ala kadarnya. Itulah yang saya lakukan pada tahun 1983, ketika saya menemukan arsip lama (1900-1942) salah satu gereja yang tidak disebut namanya di lantai los di depan kantor gereja (dibuang saja sebab dianggap mengganggu, notabene pada saat gereja itu mau merayakan HUT-nya yang kesekian). Saya memungutnya dari lantai, memasukkan berkas-berkas ke dalam stofmap, mengembalikannya ke kantor gereja, dan memasukkannya ke dalam lemari tertutup yang dapat dikunci. Tentu sebagai tempat menyimpan arsip kita akan memilih gedung tembok, bukan gedung dari papan kayu. Bayangkan gedungnya terbakar!
b. Kalau kita menulis naskah di komputer, kita akan berusaha agar ada back-up. Kalau aslinya rusak, masih ada back-upnya. Demikian juga seharusnya dengan dokumen-dokumen arsip. Dulu dokumen-dokumen yang mau dibuat backupnya terpaksa diketik. Ribuan halaman arsip yang pernah saya ketik (atau yang diketik oleh asisten saya, antara lain Dr. Aritonang yang waktu itu belum Dr.). Untung dewasa ini tersedia cara-cara lain, yang lebih mudah dan ampuh. Fotokopi, scan, microfilm. Kalau arsipnya kecil, atau masih teratur dengan baik, sebaiknya kita lakukan segera setelah menemukannya. Kalau arsipnya terlalu besar, atau kacau, kita memilih bagian-bagian yang agaknya paling penting. Pernah (1991) saya menemukan arsip Gereja Protestan, dengan dokumen-dokumen dari kurun waktu 1820-1950, di antaranya Notula Pengurus Gereja (Kerkbestuur) sebanyak puluhan jilid tebal. Notula itu yang dimicrofilm dulu, sebab sangat padat data. Maklum pada zaman itu tata gereja Gereja Protestan sangat sentralistis, sehingga semua urusan di jemaat yang paling kecil pun dibicarakan dalam lingkungan Pengurus.
c. Jika arsipnya kacau balau, sebaiknya kita mengaturnya dulu. Itulah yang saya lakukan ketika dalam tahun 1981, di negeri Zeist, Belanda, saya menemukan arsip Gereformeerde Zendingsbond (lembaga pI yang membawa Injil ke Tana Toraja) dalam keadaan yang menyedihkan. Pekerjaan memugarnya memakan waktu empat bulan!
d. Setelah arsip diatur, kita melakukan inventarisasi definitif, artinya, kita menyusun daftar berkas-berkas dalam arsip itu. Kalau arsip yang bersangkutan kecil saja, pekerjaan ini tidak akan menimbulkan kesulitan. Misalnya, dalam bulan Oktober yang baru lalu saya menemukan lima jilid buku notula klasis di salah satu kampong di pegunungan Sulawesi. Untuk melakukan inventaris cukuplah mencatat kelima jilid itu bersama tanggal notula yang pertama dan yang terakhir dalam setiap jilid. Sebaliknya, jika arsipnya besar (seperti halnya arsip GPI, atau arsip GZB), tugas inventarisasi lebih rumit dan seharusnya diselenggarakan oleh tenaga ahli. Tetapi dalam hal itu pun baiklah kita menyusun daftar sementara lebih dulu, antara lain supaya diketahui berkas mana yang termasuk dalam arsip, sehingga di kemudian hari kita dapat mengetahui apakah arsipnya masih lengkap adanya. Dalam menyusun daftar itu, atau inventaris definitif, satu pedoman yang maha penting: kita harus mengikuti struktur organisasi yang pernah menghasilkan arsip yang bersangkutan.

Bilamana kita menyusun buku sumber, inilah tahap-tahapnya:
a. Membaca arsip, dengan latar belakang pengetahuan mengenai sejarah badan dan zaman yang bersangkutan, misalnya mengenai garis-garis besar sejarah masa Jepang, dan mengenai permasalahan yang berkaitan dengan sejarah itu, misalnya ideologi negara Jepang dan sikap umum orang-orang Indonesia berkaitan dengan dunia politik (warisan Zending).
Dalam membaca arsip, bahasa dapat menjadi masalah. Dokumen-dokumen dari zaman kolonial/Zending untuk sebagian besar tertulis dalam bahasa Belanda dan Jerman, yang tidak dikuasai oleh sebagian besar peneliti Indonesia. Sebaliknya, bagi peneliti dari Eropa sulit untuk membaca dokumen-dokumen yang tertulis dalam salah satu bahasa daerah (Sunda, Jawa, Batak, Toraja, dst.) Untuk dapat menarik manfaat dari dokumen-dokumen itu, tidak cukup memiliki pengetahuan dangkal mengenai bahasa itu. Ketika saya masih menjabat dosen sejarah gereja di STT Jakarta, beberapa kali saya meminta seorang mahasiswa yang ingin menulis skripsi sarjana memilih bahan yang tertulis dalam bahasa daerahnya (mis. majalah Sinalsal dari Simalungun, atau salah satu buku nyanyian rohani dari Tana Toraja). Ia dapat membaca bahannya, yang bagi saya tertutup, dan menulis skripsi tentangnya.
b. Sementara kita membaca arsip, seharusnya kita mencatat semua fakta dan nama orang/tempat yang kita temukan dalam database (kertas atau digital, kalau digital perlu ada back-upnya!). Juga: istilah-istilah kunci yang kita temukan, misalnya "dosa", "pertobatan", "peradaban", tetapi juga "pakaian", "rambut", "wayang", "pesta orang mati" dst. dst., untuk dengan demikian merekam informasi mengenai kebijakan Zending dan/atau sikap orang Kristen berkenaan dengan semua hal itu. Pendeknya, kita perlu mengantisipasi semua pertanyaan yang dapat muncul bila menulis sejarah gereja/kelompok yang bersangkutan. Jangan lupa juga mencatat semua data statistik yang ditemukan dalam arsip, sebab kemudian data-data itu dapat disatukan menjadi tabel.
N.B. Pengadaan database ini perlu, karena mungkin sekali jumlah dokumen dalam arsip yang bersangkutan begitu besar, sehingga tidak mungkin mencantumkannya semua dalam buku sumber kita. Dokumen dalam arsip Zending mengenai Jawa Barat saja sebanyak 100.000 lembar (termasuk sumber tercetak), sedangkan yang dapat dimuat mungkin tidak melebihi seribu saja. Jadi, banyak data dari arsip tidak dapat ditemukan dalam buku sumber nanti, tetapi kalau kita menyusun database kita tetap memilikinya.
Tentu tidak cukup mencatat data, harus ditambahkan tanggal dokumennya dan tempat dokumen itu dalam arsip (nomor berkas).
c. Sambil membaca, kita menyaring dokumen-dokumen yang kiranya cukup penting untuk dimuat dalam buku sumber. Dokumen-dokumen itu kita fotokopi (atau scan, microfilm, ketik) dan kita simpan dulu. Setelah kita selesai membaca seluruh arsip, mungkin sekali perlu seleksi yang kedua, sebab dokumen-dokumen yang dipilih terlalu banyak. Akhirnya semua dokumen yang lolos seleksi kita olah menjadi buku, menurut sistem yang dapat dipelajari dalam buku-buku sumber yang sudah ada (terlalu jauh kiranya kalau perlu digambarkan di sini).
N.B.1. Sebelum melakukan seleksi , kita perlu menjawab dulu pertanyaan yang rumit, yaitu jenis terbitan sumber mana yang mau dihasilkan: terbitan "punggung" atau seleksi lebar dari pelbagai jenis dokumen? Terbitan "punggung" berarti: seri dokumen-dokumen sejenis, misalnya notula Pengurus/Sinode/Konferensi para Utusan Injil. Oleh para ilmuwan jenis ini diutamakan, antara lain karena dengan cara ini faktor subjektifitas dalam seleksi sangat terbatas. Akan tetapi, bisa saja terjadi "mutu" dokumen-dokumen ybs. tidak cukup tinggi. Misalnya, informasi yang terdapat dalam notula majelis gereja Banda sedikit saja. Biasanya hal-hal yang dibicarakan dalam rapatnya tidak seberapa penting. Dalam hal seperti itu lebih baik kita melakukan semacam "bunga rampai", dengan memuat pelbagai jenis dokumen, seperti surat, notula pelbagai kumpulan lain (sperti misalnya rapat adat) dsb. Tentu dalam penyusunan “bunga rampai” unsur subjektif lebih kuat. Maka kita perlu lebih dahulu menentukan pedoman (lihat a.l. dalam Pertanggungjawaban buku Sumber-sumber Zending tentang Sejarah Gereja Toraja, hal. xvi-xviii).
N.B. 2. Tentu menyusun buku sumber yang besar merupakan tugas berat. Lagi pula, mungkin sekali di daerah kita tidak terdapat arsip yang besar. Tetapi kita dapat saja menyusun buku sumber yang kecil, berdasarkan notula sinode (atau klasis atau majelis jemaat), atau berdasarkan koleksi surat-surat yang ditinggalkan seorang tokoh dalam gereja kita, atau berdasarkan majalah gereja yang masih tersimpan, apakah itu majalah dari zaman dahulu yang sudah lama tidak terbit, atau majalah yang tetap terbit, seperti misalnya majalah Immanuel milik HKBP, yang sudah terbit sejak tahun 1890. Menyusun buku sumber yang relatif kecil dapat merupakan latihan berguna, yang memungkinkan kita di kemudian hari menghasilkan karya lebih besar.
N.B. 3. Baru saja disebut majalah Immanuel. Baiklah kita menyadari pentingnya sumber-sumber tercetak, seperti majalah gereja (atau majalah yang diterbitkan zending di medan pI). Majalah itu pun merupakan sumber penting bagi sejarah gereja kita karena dua alasan: (a) di dalamnya terdapat banyak bahan yang tidak ditemukan dalam arsip lain; (b) khususnya dalam arsip dari masa Zending, jarang ditemukan dokumen yang ditulis oleh orang Indonesia. Tetapi dalam majalah mereka ini sering menyumbangkan tulisan. Hanya, sumber tercetak ini pun berada dalam keadaan bahaya. Di antaranya ada yang sudah tidak berhasil ditemukan lagi (bnd. daftar dalam Sumber-sumber zending tentang Sejarah Gereja Kristen Sumba, hal. 32, atau dalam Sumber-sumber Zending mengenai Sejarah Gereja-gereja di Jawa Barat, Lampiran F), atau yang masih terdapat paling banter satu dua eksemparnya saja.

Sumbangan ini singkat saja. Kalau ada beberapa orang yang ingin berkecimpung di bidang ini, dapat dipertimbangkan memberi kursus khusus, supaya semua aspek pekerjaannya dapat dibicarakan dengan lebih panjang lebar.
Semoga di antara kita ada yang dari sumbangan ini mendapat ilham melestarikan arsip, apakah secara fisik saja atau dengan menerbitkan bagian-bagian penting dari arsip itu. Kalau ada yang menangani pekerjaan ini, jangan lupa memberitahukannya kepada teman-teman dan kemudian menyebarluaskan hasilnya juga di luar daerah sendiri!