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Nómina |
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8.7 CONTABILIZACIÓN DE LA NÓMINA
Para contabilizar la nómina de empleados debe hacerse un cargo a Gastos Operacionales por el Total devengado, con los registros de los valores parciales de las respectivas subcuentas como sueldos, auxilio de transporte, dominicales y festivos, recargo nocturnos, horas extras, viáticos, bonificaciones, participaciones, primas, etc.
Los patronos están obligados, por ley, a efectuar aportes monetarios con destino a los institutos descentralizados encargados de prestar servicios sociales a los trabajadores.
Para tal aporte se liquida con base en la nómina y para su contabilización se carga a Gastos Generales.
Las instituciones beneficiarias de los a portes patronales son: Instituto de Seguros Sociales y las demás entidades prestadoras de servicio, Caja de compensación familiar, Instituto de Bienestar Familiar, e institutos de formación y capacitación Laboral como el SENA.
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8.7.1.1 Aportes parafiscales.
| ENTIDAD | OBJETIVO | PORCENTAJE DE APORTE MENSUAL | ||
Trabajador |
Empleador | |||
| ISS Salud, riesgos profesionales y fondo de pensiones |
Reglamentado por la ley 100 de 1993 para proteger la salud y la seguridad social de la población colombiana. | Salud Pensión Riesgos profesionales |
4% 13.5% 25% |
8% 13.5% 75% 0.522% |
| ICBF | Entidad creada con el fin primordial de proteger a la familia colombiana y brindar una protección integral al menor. | 3% del total devengado, deducido del auxilio de transporte | ||
| Sena | Institución creada con el objeto fundamental de capacitar al trabajador colombiano (decretos 118/57 y 3123/68) | 2% del total devengado, deducido en auxilio de transporte | ||
| Caja de Compensación Familiar | Las cajas recaudan, distribuyen y pagan los aportes destinados al Subsidio Familiar en dinero y en especie, por medio de programas que ofrecen salud y recreación a sus afiliados. | 4% del total devengado, deducido en auxilio de transporte | ||
Ejemplo:
El total devengado en la nómina mensual de una empresa es de $1.200.000, el auxilio de transporte es de $60.000. Los aportes parafiscales del empleador para esta nómina son:
ENTIDAD |
FORMULA DE LIQUIDACION |
VALOR |
| Salud (EPS) Riesgos profesionales (ARP) Fondo de Pensiones ICBF Sena Caja de Compensación (Subsidio) Total |
1.200.000 – 60.000*12%*2/3 1.200.000 – 60.000*05.22% 1.200.000 – 60.000*13.5%*75% 1.200.000 – 60.000*3% 1.200.000 – 60.000*2% 1.200.000 *4% |
91.200 5.950 115.425 34.200 22.800 48.000 317.575 |
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8.7.1.2 Provisión para prestaciones sociales.
Con el fin de causar los gastos correspondientes a las prestaciones sociales que adeuda a los trabajadores, el empleador debe calcular las provisiones sobre su nómina mensual.
Prestaciones sociales mínimas a que tiene derecho un trabajador
Clase de Prestación |
Período mínimo de pago |
Fecha de pago |
Cuantía |
Apropiación mensual |
||
| Cesantía | 30 días de trabajo | A la cancelación del contrato o para solucionar problemas de vivienda | Un sueldo mensual por cada año de servicio | 1/12 u 8.33% del total devengado | ||
| Intereses sobre cesantía | 30 días de trabajo | Hasta el 31 de enero de cada año o a la cancelación del contrato | El 12% anual | 1% | ||
| Prima de servicios | 90 días durante el semestre | En junio y diciembre o a la cancelación del contrato | Un sueldo mensual por cada año de servicio | 1/12 u 8.33% del total devengado | ||
| Vacaciones | 180 días | Puede acumularse hasta tres años o se disfruta cada año | Medio sueldo por cada año trabajado. | 1/24 o 4.16 del total devengado | ||
Prestaciones sociales |
Liquidación |
|||||
Fórmula |
Valor |
|||||
| Cesantías Intereses sobre cesantías* Prima de servicios Vacaciones Total |
1.200.000*1/12 1.200.000*1% 1.200.000*1/12 1.200.000*1/24 |
100.000 12.000 100.000 50.000 262.000 |
||||
* Este proceso se sigue para trabajadores vinculados por la ley 50 de 1990.
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8.8 EJEMPLO GENERAL DE LA CONTABILIZACION DE LA NOMINA
La empresa Comercial Andina suministra la siguiente información para elaborar la nómina del mes de noviembre de 1998:
Auxilio de transporte $ 20.700
Salario mínimo legal $203.826
1. El gerente Oscar Cháves tiene un sueldo mensual de $1.800.000, descuentos por libranza $350.000.
2. El contador Alberto León tiene un sueldo de $960.000 y trabajó 20 horas en jornada nocturna.
3. Claudia Cabrera, sueldo mensual de $240.000, trabajó además 8 horas nocturnas, 4 horas extradiurnas y 1 festivo y 4 horas extranocturnas un día ordinario.
4. El vendedor Alfonso Vélez tiene un sueldo de $200.000, vendió $3.773.950 en mercancías y la comisión sobre ventas es del 8%, descuento por libranza $80.000.
Liquidación de deducciones por salud y fondo de pensiones de la empresa Comercial Andina:
Salud:
Gerente: 1.800.000*12%*1/3 = 72.000
Contador: 988.000*12%*1/3 = 39.520
Secretaria: 279.500-20.700*12%*1/3 = 10.352
Vendedor: 501.916*12%*1/3 = 20.076
Fondo de Pensiones:
Gerente: 1.800.000*13.5%*25% = 60.750
Contador: 988.000*13.5%*25% = 33.345
Secretaria: 279.500-20.700*13.5%*25% = 8.734
Vendedor: 501.916*13.5%*25% = 16.939
Fondo de Solidaridad Pensional:
Gerente: 1.800.000 * 1% = 18.000
Contador: 960.000 * 1% = 9.600
TOTAL: 27.600
Liquidación de aportes parafiscales
Sena: 3.569.416 – 20.700 *2% = 70.974
ICBF: 3.569.416 – 20.700 *3% = 106.461
Subsidio Fam. 3.569.416 * 4% = 142.771
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CONTABILIZACION DE LA NOMINA
La nómina como soporte contable origina dos asientos: uno por lo devengado, deducido y pagado y otro por los aportes y prestaciones sociales; utilizando la codificación que reglamenta el Plan Unico de Cuentas –PUC-.
Valor devengado, deducido y pagado
| CODIGO | DETALLE | PARCIAL | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|---|
| 5205 | GASTOS DE PERSONAL | 3.569.416* | ||
| 520506 | Sueldos | 3.200.000 | ||
| 520515 | Horas extras y recargos | 46.800 | ||
| 520518 | Comisiones | 301.916 | ||
| 520527 | Auxilio de transporte | 20.700 | ||
| 2365 | RETENCION EN LA FUENTE | 61.000** | ||
| 236505 | Ingresos laborales | 61.000 | ||
| 2370 | RETENC. Y APORTES DE NOMINA | 847.316** | ||
| 237005 | Aportes al ISS (Salud, Pensi. y Fon. Solid.) | 289.319 | ||
| 237040 | Cooperativas | 558.000 | ||
| 1110 | BANCOS | 2.661.100*** | ||
| 11100503 | Banco Nacional Cheque 487 | 2.592.967 | ||
| SUMAS IGUALES | 3.569.416 | 3.569.416 |
* Total devengado
** Total deducido
*** Neto pagado
Aportes fiscales y prestaciones sociales
| CODIGO | DETALLE | PARCIAL | DEBE | HABER |
| 5205 | GASTOS DE PERSONAL | 1.761.262* | ||
| 520530 | Cesantías | 297.451 | ||
| 520533 | Intereses sobre cesantías | 35.694 | ||
| 520536 | Prima de servicios | 297.451 | ||
| 520539 | Vacaciones | 148.726 | ||
| 520569 | Aportes al ISS (Salud, pensión, ries. Prof.) | 661.728 | ||
| 520572 | Aportes Caja Comfamiliar | 142.777 | ||
| 520575 | Aportes ICBF | 106.461 | ||
| 520578 | Sena | 70.974 | ||
| 2370 | RETENCIÓN Y APORTES DE NÓMINA | 981.940** | ||
| 237005 | Aportes al ISS (Salud, pensión, ries. Prof.) | 661.728 | ||
| 2370010 | Aportes al ICBF | 106.461 | ||
| 2370010 | Aportes al Sena | 70.974 | ||
| 2370010 | Aporte Caja Comfamiliar | 142.777 | ||
| 2610 | OBLIGACIONES LABORALES | 779.322*** | ||
| 261005 | Cesantías | 297.451 | ||
| 261010 | Intereses sobre cesantías | 35.694 | ||
| 261015 | Vacaciones | 148.726 | ||
| 261020 | Prima de servicios | 297.451 | ||
| SUMAS IGUALES | 1.761.262 | 1.761.262 |
* Total de gastos de personal
** Total aportes empleador
*** Total provisión
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