UNIVERSIDAD YACAMBÚ

LA PLANIFICACIÓN. ORIGEN. PARADIGMAS. PLANIFICACIÓN NORMATIVA. PLANIFICACIÓN SOCIAL. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA. CONCLUSIONES.

"Plan general, científicamente organizado y de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado, tal como el desarrollo económico, la investigación científica, el funcionamiento de una industria, etc." (Diccionario enciclopédico ESPASA. Madrid,2002.)

"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996).

"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organización hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).

"Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un plan", (Sisk, s/f).

"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein, 1998).

"La planificación... se anticipa a la toma de decisiones . Es un proceso de decidir... antes de que se requiera la acción" (Ackoff,1981).

"Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo deberá hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir.

"Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998).

"Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción para lograr el objetivo." (Jiménez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situación considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor.

"La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez, 1982).

"Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales" (Terry,1987).

    Los inicios de la planificación estratégica se sitúan, en el mundo privado, en los años 60, y en el mundo público un poco más tarde, a partir de los setenta. Es un nacimiento casi simultáneo. La planificación estratégica se desarrolla tanto en el ámbito privado como en el público casi al mismo tiempo y con criterios parecidos. Es un fenómeno poco común. Estamos acostumbrados a ver como una metodología primero aparece en el mundo privado y después, una vez desarrollada, pasa a ser utilizada en el mundo público. Pero también sucede al revés. Tenemos la idea de que el mundo público siempre va a remolque del mundo privado en lo que se refiere a innovación tecnológica y/o metodológica, pero no es así. Por ejemplo, los tests psicotécnicos y la investigación operativa se inventaron en el sector público.

    La aparición de la Planificación Estratégica se debe a dos crisis simultáneas, diferentes pero directamente emparentadas, en el mundo empresarial y en el mundo público.

1.1 La Planificación Estratégica en el mundo empresarial.

En lo referente al mundo empresarial se produce la conjunción de dos fenómenos:

a) La aparición, expansión y consolidación de organizaciones enormes, que trabajan simultáneamente en diferentes países: las multinacionales.

    Estas organizaciones necesitan cada vez más mecanismos potentes de previsión y organización. Por un lado, hay una demanda creciente de mayor inversión, se requiere cada vez más dinero invertido para producir más y más, primero en la industria y después también en los servicios. Este hecho aumenta los riesgos y las incertidumbres que comprometen el futuro de las organizaciones.

    Por otro lado, la producción se complica más y más. Es el fenómeno de la diversificación. Estas grandes organizaciones tienen que hacer frente a demandas de productos cada vez más variados y diferentes, cuyo ciclo de vida es cada vez más corto. Están obligadas a hacerlo si quieren mantener un mínimo de competitividad. La obligación de amortizar las inversiones aboca a las empresas a acertar si quieren evitar su ruina financiera. Los cambios en el mundo empresarial que acabamos de citar complican considerablemente las variables a través de las cuales se podían hacer previsiones de futuro y atenuar los riesgos de equivocación en la toma de decisiones.

b) Sucede otro hecho importante, otra crisis. La guerra de Oriente Medio desencadena la “Crisis del Petróleo” de 1973, una crisis que aterrorizará a las multinacionales. La crisis aparece de una manera imprevisible (al menos desde el punto de vista de los métodos de previsión utilizados hasta entonces) y se constata un hecho inimaginable en aquel momento: un hecho político localizado, una guerra de ámbito regional, es capaz de cambiar las variables de negocio de manera decisiva a nivel mundial.

    El consumo energético no era una variable que se tuviera en cuenta a la hora de hacer previsiones en el mundo empresarial. Antes de esta crisis petrolera, se preveía una etapa de crecimiento de entre 10 y 15 años vista. Su entrada en escena hace que se pase a una situación de inflexión, donde la producción y el consumo disminuyen significativamente. Un hecho político, una variable totalmente fuera de las que se tenían en cuenta en el sector empresarial, influye de manera decisiva. Esto significará la necesidad de replantear y de cambiar la manera de planificar en el sector privado. Ya no es válido el sistema basado en expectativas de mercado y en una lógica incremental que preveía amortizaciones a 10, 15 o 20 años.

1.2 La Planificación Estratégica en el mundo público.

En el mundo público se llega a los mismos problemas que en el mundo privado o empresarial pero desde una lógica diferente. En los años treinta se produce un momento de inflexión importante para la configuración del Estado. Se pasa de un Estado liberal a un Estado intervencionista en el terreno social y económico. Este importante cambio que experimenta el Estado actúa directamente sobre un instrumento administrativo que hasta entonces tenía una importancia circunstancial y que a partir de este momento será primordial: el Presupuesto.

    También se produce otro cambio: el Ejecutivo aumenta su autonomía respecto al Legislativo. A diferencia de lo que pasa en los Estados Liberales clásicos basados en un sólido principio de Soberanía Nacional donde los Gobiernos son débiles y fuertemente dependientes de los Parlamentos, el Ejecutivo pasa a ser más fuerte y gana autonomía de acción, desligándose de los controles parlamentarios más pesados. Antes de los años treinta, el Presupuesto consistía en una autorización del Legislativo para que el Ejecutivo pudiera llevar a cabo ciertas cosas.

    Pero es a partir de esta fecha cuando se entra en una nueva fase donde el Ejecutivo debe tener más capacidad de intervención, necesita ser más ágil. El Presupuesto, entendido como una suma minuciosa de autorizaciones de gasto, se convierte en una molestia para el Ejecutivo. Le hace falta una autorización más genérica que le confiera más libertad de actuación. Del enfrentamiento entre Legislativo y Ejecutivo resultará una evolución de las técnicas de presupuestación. El Presupuesto pasa de ser una previsión de los gastos económicos del Ejecutivo a ser un instrumento global de gobierno y de actuación del gobierno en la esfera socioeconómica.

    Este cambio en las técnicas de presupuestación se produce principal e inicialmente en los Estados Unidos de América, donde el hecho de tener una institución con una Presidencia fuerte permitió que la batalla entre el Ejecutivo y el Legislativo se decantara con mayor rapidez, en favor del Ejecutivo. Fue el Presidente Roosevelt quien tomó la decisión de transferir la responsabilidad de la elaboración del Presupuesto de las manos del Secretario del Tesoro (ministro de Hacienda) directamente a las manos del Presidente. Además, para que el Presupuesto se convirtiera en un instrumento claro y central para la acción política, creó el Office of Budget, encargado de preparar y controlar el Presupuesto.

Así pues, vemos como el Presupuesto pasa a ser, además de una previsión del gasto, una previsión de la acción de gobierno. Se deriva así una sofisticación en las técnicas de presupuestación encaminada cada vez más, hacia una técnica de planificación. El Office of Budget pasa a elaborar el Presupuesto, que incluye referencias de la acción de gobierno acompañando las diferentes partidas de gastos. Es lo que se llama un Presupuesto de Ejecución. Pero esto rápidamente se revelará insuficiente. La Administración crece y el Ejecutivo tiene cada vez más problemas para dominarla y controlar sus gastos.

    Motivado por este contexto, se da otro paso y se pasa de un Presupuesto de Ejecución, a un instrumento que, además de describir todavía más la acción de gobierno citando las actividades, desarrolla instrumentos de control sobre la ejecución para mejorar la eficacia de la acción de gobierno: es el PPP o Presupuestación por Programas. Como ejemplo ilustrador de estos cambios podemos citar que el Office of Budget norteamericano pasa a denominarse Office of Budget and Management debido a la nueva naturaleza del Presupuesto como instrumento de dirección.

    Finalmente, aún queda nombrar otra etapa en la evolución de las técnicas de elaboración del Presupuesto.     La cosa se complica todavía más. A finales de los 60, principios de los 70, aparece lo que más tarde se conocerá como PPBS o Planning, Programming and Budgeting System (en castellano, Sistema de Presupuestación, Planificación y Programación).Se trata de una formulación más avanzada de la PPP que responde al espíritu de control de la gestión y aplicación del presupuesto, por parte de la Administración, de cara a asegurar mayor eficacia. La PBS prevé y fija unos objetivos previos que han de conseguirse. Unos objetivos más concretos controlados a través de unos indicadores que permitirán controlar y evaluar la aplicación de un Presupuesto que reúne: objetivos, actividades, indicadores y partidas de dinero. La PPBS se convierte en un instrumento de control maravilloso que nunca llega a funcionar. Lo cierto es que desde su nacimiento se convirtió en un instrumento monstruoso ingestionable.

    La aparición de la crisis petrolera de los 70 acabará demostrando que este instrumento representa un gasto enorme, ineficaz e inservible. La crisis todavía desencadenará dos cambios más en la manera de actuar del Ejecutivo en materia de presupuestación y dirección.

    Por un lado, en lo referente a la presupuestación, se inventará el Presupuesto en base cero, destinado principalmente a “ahorrar” ya que su novedad reside en el hecho de rediseñar el presupuesto de un año para otro de arriba abajo, eliminando todos los gastos posibles. Técnicamente se asemeja al PBS pero progresivamente, se tiende a ser más radical y se pierde interés por la eficacia planificadora del Presupuesto.Por otro lado, en el ámbito del Management o Dirección, se recurre al DPO o Dirección por Objetivos. Este instrumento permite al Ejecutivo usar el sistema de dirección para perseguir objetivos.Desde estos dos caminos (pérdida de interés por la eficacia del Presupuesto como herramienta para “planificarlo todo” e interés por tener claros los grandes objetivos) llega la Planificación Estratégica al Sector Público.

    Como acabamos de ver, paralelamente y por diferentes caminos, tanto en el sector privado como en el sector público, se llega a instrumentos parecidos para la previsión. Pero las motivaciones profundas son muy diferentes. La Planificación Estratégica en las empresas y en el sector público son diferentes en: el ámbito, las finalidades y los métodos.

Se le denomina Paradigmas en la Planificación, a todos aquellos conjuntos de normas metodológicas, teorías técnicas e inclusive creencias en el área de la Planificación que determinan la visión y misión de una organización. Otra manera de definir paradigma es diciendo que es una forma básica de percibir, pensar, valorar y actuar con base a una visión particular de la realidad y además al señalarle que son los supuestos básicos mediante los cuales lo tomadores de decisiones asumen como una realidad, se debe expresar que los supuestos por los cuales se tomaban las decisiones en el pasado, han cambiado y se han transformado en otra realidad. En este contexto, la Planificación, como proceso, función o herramienta debe enfocarse bajo varias perspectivas en la actualidad.

Existe a partir de los años 70s una nueva manera de pensar que se caracteriza por los “nuevos paradigmas de pensamiento en la ciencia”, señalando cinco criterios básicos en ellos (Capra,1994).

Estos se refieren a cambios de visión en la forma de abordar los fenómenos, tales como:

El cambio de la parte al todo, esto es, en vez de enfocarse en el estudio de las partes para comprender el todo, se parte intentando comprender la totalidad y a partir de esa comprensión, explicar el rol que juega la parte en esa totalidad fenoménica.

2.- Hoy lo importante es entender los procesos que hacen posible la explicación de la existencia del fenómeno y sólo después podremos entender la estructura que lo manifiesta.

3.-El rechazo a aceptar una realidad objetiva e independiente del observador. La “realidades” una construcción colectiva y el observador juega allí un rol generativo.

4.-La metáfora para explicar el conocimiento no es ya la de una construcción – ladrillo a ladrillo-sino una red interactiva de observadores.

5.-El cambio de la verdad absoluta a las descripciones aproximativas. En resumen, es una manera de pensar que no separa sino que relaciona, que no es lineal sino circular, que no es monocausal sino multicausal, que se interesa por lo autónomo, por lo autorreferente, lo recurrente y lo recursivo.

La Planificación Normativa, inicialmente calificada de “planificación del desarrollo”, ha sido utilizada desde los comienzos de los Sistemas Nacionales de Planificación y fue impulsada en la región de manera decisiva por la CEPAL e ILPES. En esta los planes describen de manera rigurosa las acciones que se deberían seguir para el logro de los objetivos que se esperan alcanzar. En este tipo de planes los ejecutantes debían guiarse rigurosamente por las acciones previstas y en la percepción del planificador.

Esta modalidad se caracterizó de acuerdo a lo siguiente:

1. Define rigurosamente las acciones que deberían seguirse, para el logro de los objetivos propuestos.

2. Los ejecutores del plan debían respetar los lineamientos.

3. Se desenvuelve exclusivamente en el plano del “deber ser”.

4. Se fundamenta en la Teoría Económica, por lo cual solo considera escasos los recursos económicos.

5. Se desenvuelve en un plano egocéntrico (considerado el centro de la acción), no considera en su proceso a los oponentes.

6. Se basa en la certeza del diagnostico, por lo cual solo maneja el plano del futuro cierto.

7. El Plan es el documento rígido que pierde vigencia en el tiempo y espacio.

La planificación social se conduce a partir del uso de métodos de la planificación con el objetivo de alterar, con un fin especifico, algún componente del sistema social. Es importante destacar que los objetivos de la planificación, así como la capacidad de llevar a cabo dicha planificación, son a su vez delimitados por el sistema social. Planificar, sin duda, es una de las actividades características en el mundo contemporáneo, por esta razón muchos gobiernos como particulares destinan buena parte de sus energías y recursos a planear, lo cual ha ido desarrollando paralelamente una metodología cuya sofisticación ha crecido en complicación. No obstante, la planeación sigue siendo en esencia un ejercicio de sentido común, a través del cual se pretende entender, en primer termino, los aspectos cruciales de una realidad presente, para después proyectarla, diseñando escenarios en los que se busca finalmente obtener el mayor provecho posible.

Se trata de elaborar un enfoque de Planificación Social que acompañe la satisfacción de las necesidades humanas, en un marco donde las personas buscan ampliar sus opciones, ejercer sus capacidades de escoger, ganar mayores espacios de autodeterminación y libertad.

La Planificación Estratégica es un proceso de evaluación sistemática de la naturaleza de un negocio, definiendo los objetivos a largo plazo, identificando metas y objetivos cuantitativos, desarrollando estrategias para alcanzar dichos objetivos y localizando recursos para llevar a cabo dichas estrategias. Es una poderosa herramienta de diagnóstico, análisis, reflexión y toma de decisiones colectivas, en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro las organizaciones e instituciones, para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr el máximo de eficiencia y calidad de sus prestaciones.

A la hora de realizar una Planificación Estratégica hemos de evitar cometer errores "típicos" como, por ejemplo:

Para evitar caer en los errores habituales comentados anteriormente, recomendamos:

Primeramente podemos decir que La planificación es el proceso sistemático que tiene como fin principal una ves determinada la misión y visión de una organización (privada o pública) identificar cuales son las necesidades y los recursos con los que se carece para alcanzar sus metas, sin embargo la planificación no solo se limita a identificar estas necesidades sino que de manera pragmática también establece la forma mas idónea para alcanzar tales metas. Para que este proceso se realice, la Planificación estima que debe existir una relación equilibrada de la organización con su entorno procurando responder eficientemente a las demandas ambientales a partir de un flujo constante de información. Las organizaciones no son entes aislados, a través de acciones planificadas también se busca generar cambios en ese entorno a fin de que este modifique su situación de manera favorable a los objetivos que se han trazado para la consecución de las metas de la organización en cuestión.

Ante el dinamismo del comercio, la diversificación de las empresas y productos, el crecimiento de grandes compañías, la internacionalización de estas, la complejidad del gasto publico de las naciones, la necesidad de hacerse mas eficientes los estados ante el compromiso social con sus conciudadanos, e hace cada vez mas importante y actual el tema de la Planificación en todos los estadios de la actividad humana.

Por último es importante recalcar que la planificación, en todas sus variantes, debe estar presente de manera constante en una organización si se quiere que ésta sea efectiva y logre los resultados aspirados. Ella debe debe ser revisada y modificada constantemente en virtud a los cambios que se generen en su entorno.

Koontz, H. y otros .Elementos de Administración Moderna . Bogotá: McGraw Hill.1974