UNIVERSIDAD
YACAMBU
MAESTRIA
EN GERENCIA DE LOS NEGOCIOS Y LAS FINANZAS
HERRAMIENTAS
WEB PARA LA CIENCIA Y LA TECNOLOGÍA
GERENCIA DEL CONOCIMIENTO
CAP.(GN) MARCO ANTONIO SÁNCHEZ ESCALONA
GERENCIA
DEL CONOCIMIENTO
ANTECEDENTES
La gerencia del conocimiento no es nada nuevo, algunos ejemplos de estas practicas en épocas antiguas son los sofisticados ritos tribuales para transferir el conocimiento ancestral de una generación a otra, los largos periodos de construcción de obras como las pirámides de Egipto que dio suficiente tiempo para que varias generaciones de ingenieros y arquitectos aprendieran unos de otros. En la Edad Media los aprendices de una profesión u oficio pasaban años cerca de su maestro captando de él su experiencia. Mas recientemente, en las organizaciones industriales se utilizaban con gran éxito los programas de mentoría, programas de inducción para nuevos empleados, planes de renovación generacional, rotación de puestos de trabajo, reuniones de grupos de usuarios, etc.
Todas estas técnicas de Gerencia del Conocimiento tenían como supuesto la relativa estabilidad de las personas en una organización. Además, la practica general era tener un sistema muy formal de archivos de documentos, personas responsables por su operación y procedimientos corporativos para manejar la correspondencia, las comunicaciones y los reportes o informes internos que contenían estudios propios de la naturaleza del negocio. Existía todo un protocolo para generar la correspondencia interna con copias de diferentes colores que iban dirigidos a diferentes archivos, etc. Las cosas no sucedían muy rápidamente y por lo tanto había tiempo para enseñar y aprender. En resumen, el conocimiento explícito se manejaba plasmado en documentos minuciosamente archivados y conservados, mientras que el conocimiento tácito se transfería cuidadosamente mediante técnicas de interacción personal.
DEFINICIÓN
Según
Macintosh, Ann, en su libro "Position Paper on Knowledge Management",
Artifitial Intelligence Applications Institute, University of Adinburgh, Marzo,
1997, define “Gerencia del Conocimiento” de la siguiente forma: “La
Gerencia del Conocimiento envuelve la identificación y análisis del
conocimiento tanto disponible como el requerido, la planeación y control de
acciones para desarrollar activos de conocimiento con el fin de alcanzar los
objetivos organizacionales."
“ Gerencia del Conocimiento es el proceso de administrar continuamente conocimiento de todo tipo para satisfacer necesidades presentes y futuras, para identificar y explotar recursos de conocimiento tanto existente como adquiridos y para desarrollar nuevas oportunidades.” Por Poul Lefrere y Geoff Jones.
Bill Gates la define de la siguiente manera: “ la Gerencia del Conocimiento… no es un producto de software o una categoría de software. La Gerencia del Conocimiento ni siquiera comienza con tecnología. Comienza con los objetivos y procesos del negocio y con el reconocimiento de la necesidad de compartir información. La Gerencia del Conocimiento no es mas que administrar los flujos de información para dar la información correcta a la gente que la necesita, de tal manera que pueda usarla rápidamente.”
Partiendo
de estas definición, entonces podemos decir que la “Gerencia del
Conocimiento” consiste en un continuo proceso de administrar un sin fin de
conocimientos, con el objeto de satisfacer los requerimientos actuales y futuros
de la organización, para identificar y explotar recursos que tienen que ver con
manejo de conocimiento, estos recursos inclusive pueden
ser adquiridos a consecuencia del proceso y de esta forma desarrollar nuevos escenarios
con nuevas oportunidades.
Las definiciones
anteriores reconocen en el conocimiento un recurso importante que debe
adquirirse, clasificarse, conservarse y explotarse para lograr los objetivos de
la organización y hallar nuevas oportunidades. También coinciden en que la
Gerencia del Conocimiento es un proceso, el cual debe formar parte de las
actividades cotidianas de una organización.
PRINCIPIOS
El profesor Thomas H. Davenport, de la Universidad de Texas, enfoca la Gerencia del Conocimiento desde un punto de vista pragmático al describir diez principios generales para el gerenciamiento del conocimiento.
Gerenciar el conocimiento es costoso:
El conocimiento es un activo, pero su administración efectiva requiere de inversiones en otros activos. Existen muchas actividades particulares en la gerencia del conocimiento que requieren inversiones y esfuerzo, algunas de ellas son:
Captura del conocimiento, por ejemplo: creación de documentos y transferencia de documentos a un sistema computarizado.
Adicionar valor al conocimiento mediante edición, compactación, empaquetamiento, etc.
Desarrollar formas de categorización del conocimiento y categorizar nuevas contribuciones de conocimiento.
Desarrollar infraestructura y aplicaciones de tecnología de información para distribución del conocimiento.
Educar a los trabajadores en la creación, uso y formas de compartir el conocimiento.
Sin embargo, mientras gerenciar el conocimiento es costoso, la reflexión obvia es que no hacerlo es más costoso aun. ¿Cuál es el costo de la ignorancia? ¿Cuánto le cuesta a una organización olvidar lo que sus trabajadores claves sabe, el no poder contestar oportunamente las preguntas de sus clientes, o tomar decisiones inapropiadas basadas en un conocimiento insuficiente?, Sin duda mucho más que invertir en el conocimiento.
La Gerencia Efectiva del conocimiento requiere soluciones híbridas de gente y tecnología:
A pesar de los avances de la inteligencia artificial, no puede decirse aún que se tenga una máquina que pueda reemplazar a los humanos completamente. Los hechos muestran que las organizaciones que desean una efectiva gerencia de su conocimiento, requieren una alta dosis de esfuerzo humano. Los humanos son muy buenos para ciertos tipos de actividades, los computadores lo son para otras. Cuando se busca entender el conocimiento, interpretarlo en un contexto amplio, combinarlos con otros tipos de información, o sintetizar varias formas no estructuradas de conocimiento, los humanos son la mejor opción.
Los computadores y los sistemas de comunicación, por otra parte, son buenos para otro tipo de tareas, por ejemplo para la captura, y transformación y distribución de conocimiento altamente estructurado que cambia rápidamente. Los computadores se están haciendo cada vez mas útiles en realizar las mismas tareas sobre conocimiento menos estructurado, tal como texto e imágenes. Dada esta mezcla de habilidades, se requiere construir ambientes de gerencia de conocimiento "híbridos" en los que se utilice tanto a personas como a computadores de manera complementaria.
La Gerencia del Conocimiento es altamente política:
No es para nadie un secreto que “el conocimiento es poder” y, por lo tanto, no sorprende que la gerencia del conocimiento tenga un trasfondo altamente político. Si el conocimiento está asociado con el poder, el dinero y el éxito, entonces también esta asociado con intrigas, y tratos velados.
¿Qué significa la política alrededor del conocimiento para una Gerencia del Conocimiento efectiva?, Algunos gerentes despreciaran la política alegando que ellos solos pueden encontrar la solución. Pero un gerente del conocimiento astuto debe reconocer y cultivar la política. Él hará la antecámara para lograr el uso y la valoración del conocimiento, hará negocios entre quienes lo utilizan, cultivará la opinión de ciertos líderes de gran influencia para que sean quienes adopten las propuestas nuevas sobre gerencia del conocimiento. Al nivel mas alto, tratara de moldear la manera como se gobierna el conocimiento para su mejor utilización en la organización.
La Gerencia del Conocimiento Requiere Gerentes del Conocimiento:
Los recursos claves de un negocio como el trabajo y el capital, tienen funciones organizacionales dedicadas a su administración y gerencia. El conocimiento no puede ser bien gerenciado hasta que algún grupo de la empresa tenga la clara responsabilidad de hacer ese trabajo. Dentro de las tareas que ese grupo puede llevar a cabo esta el recolectar y categorizar el conocimiento, establecer una infraestructura orientada al conocimiento y monitorear el uso del mismo.
La gerencia del conocimiento pudiera inspirar resentimiento y preocupación en una organización si buscara ensamblar todo el conocimiento. Los gerentes del conocimiento no deben dar a entender por sus palabras o acciones que son mas “instruidos” o que poseen mas conocimiento que ningún otro en la organización, de hecho se sostiene que la cualidad más importante para este rol es no ser egoísta.
La gerencia del conocimiento brinda mas beneficios a partir de “mapas” que a partir de modelos, más a partir de mercados que a partir de jerarquías.
La mayoría de las organizaciones han tenido mayores resultados dejando que el “mercado” del conocimiento actúe mediante sencillamente proveer y ubicar el conocimiento que sus clientes parecen querer. La dispersión del conocimiento tal como se describe en un mapa puede ser ilógica, pero es más útil para un usuario que un modelo hipotético del conocimiento que sea bien entendido por sus creadores, pero que tal vez nunca se llegue a implantar completamente. La ubicación del conocimiento organizacional es la actividad individual que probablemente mas influye en que haya mayor acceso al mismo.
Dejar que el “mercado” funcione quiere decir que los gerentes de conocimiento, tratan de hacer el conocimiento tan atractiva y accesible como sea posible y luego observan que tipo de conocimiento es solicitado y con que términos específicos.
Compartir y utilizar conocimiento con frecuencia son acciones no naturales:
La función de gerentes del conocimiento se podría ejercer mejor, si se reconociera que la tendencia natural es la de esconder nuestro conocimiento y mirar con sospecha a los demás. Para poner nuestro conocimiento en un sistema y buscar el conocimiento de otros, se necesita no solamente tratar sino, además, conducir un gran esfuerzo motivador para lograr ese objetivo.
Si un gerente está consciente de este principio, no debe dar por hecho que el conocimiento se comparta. Debemos estar conscientes de que compartir y utilizar el conocimiento y la información, tiene que ser una acción motivada a través de premios, evaluación de desempeño, compensación, etc.
La gerencia del conocimiento significa mejorar los procesos del negocio que se basan en conocimiento.
Es importante direccionar y mejorar el proceso genérico de la gerencia del conocimiento, pero donde el conocimiento es generado, utilizado y compartido intensivamente es en unos pocos y específicos procesos del negocio que se basan en conocimiento. Los procesos específicos varían en cada firma e industria, pero de todas maneras incluyen investigación de mercado, diseño y desarrollo de productos, y aun hasta procesos transaccionales tales como configuración de ordenes y precios. Si se reconoce que se deben hacer mejoras reales en la gerencia del conocimiento, también se deben hacer mejoras en los procesos clave del negocio.
El acceso al conocimiento es solo el principio:
El acceso es importante, pero la gerencia exitosa del conocimiento también requiere atención y compromiso. Se dice que la atención es el dinero efectivo de la era de la información. Para que los consumidores o clientes del conocimiento, deban llegar a ser mas que receptores pasivos, se puede lograr un contacto mas estrecho con el conocimiento al tener que resumirlo o reportarlo a otros, utilizando juegos basados en el uso del conocimiento, y recibiendo el conocimiento por contacto estrecho con los proveedores del mismo. Esto es particularmente importante cuando el conocimiento que se va a recibir es tácito.
La gerencia del conocimiento nunca termina:
Los gerentes del conocimiento pueden sentir que si pudieran poner el conocimiento de su organización bajo control, su trabajo estaría hecho. Sin embargo, las tareas de la gerencia del conocimiento son de nunca acabar.
Una de las razones por la cual la gerencia del conocimiento no termina, es que las categorías del conocimiento requerido siempre está cambiando. Nuevas tecnologías, enfoques administrativos, asuntos de regulación, inquietudes de los clientes, siempre están apareciendo, las compañías cambian sus estrategias, estructuras organizacionales, productos y enfatizan el servicio, los nuevos gerentes y profesionales tienen nuevas necesidades del conocimiento.
Este cambio rápido en el ambiente del conocimiento significa que las firmas no deberían gastar mucho tiempo en modelar un área particular del conocimiento, mientras transcurre el tiempo pudieran cambiar completamente las necesidades, en vez de esto, las descripciones de ambiente de conocimiento pudieran ser una solución rápida, aunque no perfecta, y solo tan extensa como su uso lo requiera.
La gerencia del conocimiento requiere un contrato de conocimiento:
Muchas organizaciones han retenido el conocimiento de sus trabajadores(al menos el que han desarrollado entre los 5 y 9 años) como propiedad de la organización, sin embargo, muchos cambios han hecho ese enfoque más difícil, ya que los trabajadores cambian con mas frecuencia a nuevos empleos y organizaciones, la distinción entre la vida del trabajo y la vida del hogar es menos acentuada, hay mas trabajadores de “contingencia”.
Si el conocimiento esta llegando ha ser un recurso mas valorado en las organizaciones, debemos prestar mas atención a los aspectos legales de la gerencia del conocimiento. Posiblemente el mayor problema en aumentar los aspectos legales de la gerencia del conocimiento será el aumento del numero de abogados que requieran, la rama de la propiedad intelectual es el campo de mayor crecimiento en la profesión legal y crecerá aun más rápido.
IMPORTANCIA
Según Macintosh, el ambiente competitivo que se vive en la década de los ‘90 ha hecho crítica la calidad del conocimiento que las empresas aplican a sus procesos claves de negocio. En cualquier empresa, la cadena de suministros depende del conocimiento que se tenga sobre materias primas, planeación, manufactura, distribución, etc. Asimismo, el desarrollo de nuevos productos requiere conocimiento sobre las necesidades de los consumidores, nuevos descubrimientos científicos, nueva tecnología, mercadeo, etc.
Existe la necesidad de manejar cada vez mayor complejidad en empresas pequeñas y con operaciones transnacionales.
Cambios
en la dirección estratégica de la empresa pueden causar pérdida de
conocimiento en una área especifica. Una decisión posterior que retome la
orientación anterior puede requerir ese conocimiento, pero el empleado que
lo posee puede ya no estar en la empresa.
De
acuerdo a Berenguer J.A., el primer elemento para gerenciar una organización
centrada en el conocimiento es considerar el tiempo como un factor crítico, el
segundo, tener en claro que la tecnología no hace a una empresa más
competente, tercero, solo el mercado decide el éxito de un producto
independientemente de su calidad y por último la cultura organizacional que
debe basarse en compartir el conocimiento y valorizar los resultados al futuro.
La inversión en los
activos de conocimiento debe ser una parte del planeamiento y el proceso de
presupuestación del capital financiero. Los estudios realizados por este autor
indican que las compañías en USA tienen de 4 a 8 veces más activos de
conocimientos que activos financieros.
Para Pascual J.C.
los principios bajo los cuales funcionan la G.C son:
Favorecer la
aprobación del personal fomentando la creatividad y la innovación.
Potenciar el
conocimiento individual a través de la formación y la experiencia.
Conseguir
una red de comunicación fluida y eficaz que garantice la
accesibilidad de los
empleados a la información y que agilice la
capacidad de respuesta.
Uso y
utilización de los indicadores
Coordinar la organización a todos los niveles, áreas y departamentos.
Por último debemos apuntar que se han considerado que existen tres tipos de factores que pueden influir en el éxito que tenga una empresa en el desarrollo o implementación de un sistema de Gerencia del Conocimiento.
Factores
de dirección.
Factores
de recursos (financiero, humanos y fuentes de conocimiento de la organización).
Factores ambientales (competencias, moda, mercados, tecnologías, política gubernamental.
CONCLUSIONES
Aunque la "Gerencia del Conocimiento" posee antecedentes desde epocas muy antiguas, muchas organizaciones y empresas no poseen una consciencia de la importancia de esta herramienta para su acentuar su competitividad dentro de los mercados que se hacen cada vez más hostiles, estas empresas u organizaciones no aprovechan su memoria organizacional lo que se traduce en un desaprovechamiento de nuevos escenarios y nuevas ideas, originado así un estancamiento de sus estrategias . Es por ello que las mejores prácticas en materia de gerencia de conocimiento recomiendan que ante todo debe existir un liderazgo enfocado hacia la administración de los recursos intelectuales para construir la memoria organizacional.
En toda esta labor no se pueden olvidar elementos críticos para articular claramente la razón y crear el conocimiento organizacional, desarrollar el conocimiento explícito y las estrategias de aprendizaje, y realizar las mediciones correspondientes, apoyándose de la tecnología, para generar esa cultura del conocimiento. Hay que tener en cuenta que de poner en marcha este proceso debe estar la organización dispuesta a superar barreras culturales, paradigmas y a motivar el deseo de contribuir entre las personas de la organización. Pero también a encontrar beneficios, como el mejoramiento del ambiente del aprendizaje, el desarrollo y crecimiento del conocimiento organizacional y las ventajas sobre la productividad que tiene el hecho de poder saber lo que se hace.
INFOGRAFIA
http://www.sht.com.ar/archivo/Management/conocimiento.htm#Inicio Enlace Local
Es una pagina muy interesante y sencilla de utilizar, sus temas estan referidos a todo lo concerniente a Relaciones Humanas (RR.HH.) en el ambito del trabajo.
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/kmtmuch.htm Enlace Local
Es una página Hispanoamericana con contenidos de: Administración y Gerencia, Contabilidad y Finanzas, Economía, Marketing, RR.HH y Tecnología entre otras áreas. Constantemente se actualiza y posee un vasto Directorio Temático, muy fácil de usar.
http://anri.org.ve/contenidos/articulos/conocimiento/conocimiento.htm Enlace Local
Es la pagina web de la Asociación Venezolana de Gestión Humana, es una excelente página para estudiar todo lo referente al área de los Recursos Humanos, esta Asociaón es miembro además de la FIDAP "federación Interamericana de Asociaciones Profesionales para la Gestión Humana". En este enlace encontraras un excelente tema llamado "La Gerencia del Conocimiento y la Gestión Tecnológica", Fernando Zorrilla. Diciembre 1997.
http://anri.org.ve/contenidos/articulos/conocimiento/conocimiento.htm Enlace Local
Es la pagina web de la Asociación Venezolana de Gestión Humana, es una excelente página para estudiar todo lo referente al área de los Recursos Humanos, esta Asociaón es miembro además de la FIDAP "federación Interamericana de Asociaciones Profesionales para la Gestión Humana". En este enlace encontraras un excelente tema llamado " A favor de la Gestión del Conocimiento", Caridad Fresno Chávez.
http://www.microsoft.com/colombia/portafolio/esdps.htm Enlace Local
Es la página de servicios de consultoría de Microsoft "Microsoft Consulting Services" para Colombia, en el caso que atañe explica el "Diseño y Planeación de soluciones de Gerencia del Conocimiento".