Reuniões de Revisão

    Uma reunião pode ser do tipo:

• Informativa;

• Consultiva;

• Para tomada de decisões

• Avaliativa

    Geralmente uma reunião se desenvolve nas seguintes fases:

• Fase I: degelo;

• Fase II: debate;

• Fase III: acomodação;

• Fase IV: conclusão;

• Fase V: simulação da reunião e plano de ação

1. É preciso definir claramente o objetivo que se deseja atingir ao final da reunião.

2. A convocação deve acontecer com antecedência, informando os assuntos a serem discutidos e qual a contribuição desejada de cada participante.

3. É preciso haver acordo quanto ao processo de condução da reunião, definindo itens como: falar um participante de cada vez, não iniciar outro assunto enquanto o anterior não houver sido "fechado", horários de início e fim preestabelecidos.

4. Quem for conduzir a reunião deve preocupar-se em articular o pensamento do grupo, administrar os desacordos, garantir a palavra a todos, cumprir a pauta (ou revê-la), conduzir as conclusões, sintetizar e recapitular as decisões e administrar o tempo para garantir a pontualidade.

5. A duração deve ser curta, de preferência não ultrapassando uma hora ou, se tiver mais gente, no máximo duas.

6. Durante a reunião, deve-se fazer uma memória (Ata da reunião), registrando o que está sendo decidido e encaminhado, com os prazos e as responsabilidades de cada um. O mais rápido possível, a memória deve ser remetida aos participantes e para quem faltou.

Componentes de uma Ata de reunião padrão:

Cabeçalho

• data

• local

• participantes previstos (* pouco utilizado)

• participantes presentes

• cópia para (* pouco utilizado)

Conteúdo

• Pauta discutida na ordem em que os temas foram tratados na reunião

Plano de Ação (5W1H)

• Quem (responsável definido na reunião)

• O quê

• Porquê

• Quando (prazo acordado na reunião)

• Onde

• Como