Guia de Escolha de Software de Gestão Empresarial - ERP

Tecnologia: a solução para a empresa moderna

Conceitos básicos

• O que é software de gestão empresarial ?

• A relação custo / benefício

Enfoques imprescindíveis

• Como escolher o software de ERP

• Abrangência e aderência

• A evolução da empresa versus a do ERP

• Sob medida ?

• O mais simples: fazer certo

• Proteção legislativa

• Padrões de tecnologia

• Camadas de software

• Caixa preta x transparência

• Produtividade do usuário

• Ambiente Windows e Internet

• Internet e comunicação com parceiros

• A WEB e a segurança do ERP

• Senhas e níveis de acesso

• E se faltar energia ?

• Economia de escala e prioridade no atendimento

Como evitar riscos futuros

• Busque referências

• Parceria a longo prazo

• Implantação sem milagres

• Competência dos consultores

• Plano de implantação a quatro mãos

• Considere custos internos

• Acelere o ROI

• Evite reinventar a roda

• Treinamento otimizado

• Referências para o custo / benefício

• Analise a saúde do fornecedor

Orientações que não devem ser esquecidas

• Envolva sua equipe na escolha

 

Tecnologia: a solução para a empresa moderna

A sua empresa necessita de um controle de fluxo de caixa que garanta previsões de curto e médio prazos ? Precisa assegurar que os pedidos emitidos sejam atendidos nos prazos e condições acertados ? Enfim, o sucesso de sua empresa depende do acompanhamento contínuo do estoque de matéria-prima, produto final, quadro de funcionários, faturamento e recebimentos ?  A resposta afirmativa a essas perguntas independe do porte da companhia. E a solução para tais questões também. Ela está em saber usar a Tecnologia da Informação, ou seja, os recursos da informática e das telecomunicações, das quais nenhuma companhia que pretende acompanhar o novo e acelerado ritmo da globalização pode prescindir.

Dentro desse contexto, o uso crescente da Internet destaca-se como ima tendência inquestionável., o que torna a efici6encia de qualquer solução tecnológica dependente de sua compatibilidade com a Internet. A Adoção de um ERP (Enterprise Resource Planning) deve considerar esse cenário daqui para o futuro, colocando em primeiro plano a necessidade de integração da informação.

Mas como aplicar a tecnologia e o tratamento da informação integrada ao seu negócio, de forma que ela seja acessível em tempo real a todo o universo que envolve a sua empresa ? A resposta principal está em encontrar o software integrado de gestão empresarial ou ERP adequado à sua empresa. Esta ferramenta deve ser uma fonte de informação segura e eficiente para gestão de seus negócios, atendendo aos requisitos de agilidade e segurança do processamento da comunicação corporativa, que estão sendo exigidos pela competitividade econômica atual.

Ao contrário do que é muitas vezes difundido no mercado, a solução de um ERP não é uma exclusividade das grandes corporações. Ela é acessível também a empresas de médio e pequeno portes. O segredo consiste apenas em saber escolher o software indicado às suas necessidades e ao seu ramo de atividades e optar por um fornecedor com solidez no mercado, preparado para garantir uma implantação sem traumas e manutenção contínua do sistema.

Conceitos básicos

O que é software de gestão empresarial ?

A sigla ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos da Empresa) refere-se a um software de gestão empresarial, que é uma ferramenta de trabalho. Nela entram, fornecidos pelas pessoas que os originam, dados sobre fatos novos que ocorrem na empresa. Saem, fornecidas pelo ERP, informações decorrentes.

Exemplos de fatos novos: movimento de estoque, pagamentos, produção, recebimentos, decisões de crédito, vendas, compras, contratos, etc.

Exemplos de informações decorrentes: notas fiscais de saída, notas fiscais de entrada, contas a receber, contas a pagar, fluxo de caixa, recomendações de compras, estatísticas de venda, pedidos faturáveis, comissões devidas, contabilidade, informações gerenciais, etc.

Os princípios básicos de funcionamento de um software de gestão empresarial são a integração e a parametrização. Ambos aplicam-se ao escopo de atividades empresariais contemplado pelo software, a sua abrangência.

Integração é a capacidade do software de derivar, a partir de um fato novo, todas as decorrências. Suas vantagens: redução de trabalho, velocidade e segurança, entre outras.

Como as decorrências de um mesmo fato serão diferentes para cada empresa deve-se poder informar ao software como são as suas políticas, normas, processos, etc. Fazer isso é fazer a parametrização. Suas vantagens: adequar o software às necessidades atuais da empresa e permitir sua evolução futura.

A abrangência do software é o universo de funcionalidades que ele pode tratar. Exemplos: controle de rebanhos, gestão hospitalar, escala de professores, fabricação de autopeças, etc. Sua importância: pesquisar detalhadamente se a abrangência atende a todos os processos da empresa é vital para fazer a compra certa.

A ferramenta software de gestão empresarial estimula a qualidade da alimentação dos fatos novos. Consequentemente, elimina retrabalhos, poupa tempo e dinheiro sem burocracia, através da automação de processos.

Portanto, o software de gestão vem atender a uma condição básica da administração de empresa moderna: integração total entre áreas, com a eliminação de papéis, decisões imediadistas e acréscimos de planejamento, agilidade, controle e segurança de processos. Com o ERP, as empresas podem automatizar, por exemplo, os seguintes procedimentos:

1.       A transmissão de dados por parte da produção e do financeiro para a equipe de vendas, antes que esta preencha um pedido de um cliente, quando deverá estabelecer prazo e local de entrega de produtos e demais condições comerciais.

2.       Ressuprimento de materiais (produtos, matérias-primas ou materiais auxiliares) a partir de planos de venda e de produção ou de políticas de estoques reguladores.

3.       Informações sobre as projeções das gerências comercial e financeira para a área industrial, para que esta tenha condições de planejar sua metas;

Enfim, o software de gestão automatiza as operações diárias de uma empresa e o planejamento de suas metas e resultados, oferecendo base atualizada e confiável para a tomada de decisão nos níveis operacionais estratégicos:

·       Controle de capital de giro, produção, estoques, qualidade, quadro de funcionários e terceirização de serviços;

·       Simulação de custos e margens de lucros;

·       Definição e acompanhamento de tabelas de preços;

·       Emissão de notas fiscais; cumprimento de obrigações trabalhistas e tributárias;

·       Desempenho de vendas;

·       Controle de prazos de entrega de produtos e serviços de fornecedores;

·       Análise de clientes;

·       Controle de custos x faturamento, entre outras.

Portanto, hoje o ERP é para o empresário ou executivo o que o Word e o Excel são há alguns anos para a secretária e para a área de contabilidade, respectivamente. Ou seja, recurso vital para a rotina de trabalho em companhias de diferentes segmentos e portes. O ERP deve ser tão utilizado quanto o telefone, fax ou e-mail.

A relação custo / benefício

O ERP custa muito ou pouco ? Tudo depende do benefício que o investimento vai gerar, já que ninguém compra uma escavadeira para plantar uma semente, nem usa uma pá para escavar uma estrada. Esse conceito básico, que orienta a definição da aquisição de qualquer ferramenta, deve ser a primeira análise a ser considerada por uma empresa interessada na implantação do software de gestão. Ao ser a principal ferramenta de gestão de sua empresa, a implementação do ERP deve constituir um investimento e não representar custo.

O efeito multiplicador do investimento deve preferencialmente ser traduzido em números associados a metas e resultados reais e mensuráveis.

A partir da definição das metas de sua empresa para médio e longo prazos, analise o que será exigido para atingi-las: organização de procedimentos, disponibilidade de mão-de-obra, controle de compras, produção, prazo de entrega e distribuição de produtos, qualidade, etc. Faça um paralelo entre esses pontos e seus custos, depois responda: a implantação do ERP garante redução de custos e maior segurança de processos ? Quanto minha empresa deverá faturar com a conquista dessas novas metas e qual o investimento que será destinado à implantação do ERP ? Com o software de gestão posso evitar novas contratações de funcionário ou eliminar etapas operacionais ?

O mercado adota duas siglas para identificar o custo e o benefício de um software de gestão empresarial: TCO (total cost of ownership ou custo total da propriedade) e ROI (return of investiment ou retorno do investimento). O TCO é identificado a partir dos componentes de custo envolvidos na compra e utilização de um software de ERP. Portanto, o cálculo do TCO e, consequentemente, do ROI estão intrinsecamente ligados a todas as análises e precauções a serem tomadas previamente à escolha de um software.

A composição do TCO envolve desde questões relacionadas à licença de uso, implantação, treinamento, hardware requerido para rodar o software, funcionalidade e atualização do produto, tecnologia de banco de dados, portabilidade e segurança até a manutenção. De forma direta ou indireta, esses elementos geram custos ou podem reduzi-los. Se a sua empresa não possui especialistas próprios, tais como administrador de banco de dados (DBA), de rede e de sistema operacional, certifique-se de que o ERP que você está adquirindo não conta com estes especialistas a seu custo como pré-requisito.

Enfoques imprescindíveis

Como escolher o software de ERP

O software de gestão chegou para ajudar, disponibilizar informações exatas na hora certa, permitir integração entre os diferentes setores da empresa, fornecer meios para que se reduza esforço gerencial e operacional, para tornar o planejamento mais transparente; enfim, para gerar lucros. Certo ? Mas a grande revolução tecnológica de sua empresa pode acabar em sérios prejuízos. Por isso, toda atenção é pouca na hora de escolher o software que realmente atenda às necessidades da sua empresa. O caminho básico está em analisar cada detalhe, desde os reais recursos oferecidos pelo produto até o atendimento pós-venda. Lembre-se: o fornecedor deve oferecer produtos e serviços. Veja algumas dicas, que poderão ajudá-lo na escolha:

Abrangência e aderência

Antes de adquirir a licença de uso do software de gestão, verifique se as funcionalidades e a aplicação do produto correspondem às necessidades de sua empresa. Por exemplo: caso seu lucro ou prejuízo dependa fundamentalmente do estoque, verifique se o forte do software está justamente na gestão dos estoques.

Verifique a abrangência funcional do produto, ou seja, se reduz custos indiretos, tempo de operações básicas da empresa e outros fatores para aumentar a competitividade e eficiência do atendimento ao cliente.

Servidor e estações de trabalho

Opte por um software que não exija a utilização de um hardware dedicado. Lembre-se: o produto deve atender às necessidades de sua empresa e não aos interesses do fornecedor. Portanto, o hardware deve poder ser compartilhado por outros softwares.

A especificação do hardware exigido pelo ERP é um fator chave para sua escolha. Cada Real de Licença de Uso (LU) pode corresponder, dependendo do fornecedor de software, a um valor de hardware (servidores e estações de trabalho) completamente diferente.

Pode chegar a múltiplos acima de 10! Por exemplo, se o hardware para rodar um software com preço de LU de R$ 30 mil custa R$ 300.000 enquanto o de outro com LU de R$ 150 mil custa R$ 80 mil, qual deles tem o menor TCO, do ponto de vista LU + hardware ?

A expansão do hardware também deve ser calculada desde o início, particularmente nos casos em que a implantação começa com poucos módulos ou usuários. O hardware exigido para o todo pode exceder muito o investimento inicial, gerando expectativas errôneas de TCO. Caso seja exigido hardware dedicado, o custo de propriedade tende a ser bem maior do que o de hardware compartilhável.

A evolução da empresa versus a do ERP

Analise as necessidades de sua empresa, considerando o que fazia há cinco anos, o que faz hoje e o que pretende fazer daqui a cinco anos. Ou seja, uma empresa adquire um software de gestão quando tem metas de crescimento e evolução. Assim, o produto deve oferecer essas condições, através de novas versões. Caso essa evolução dependa da aquisição de um novo produto a médio prazo, certamente esse software não serve para sua empresa. Portanto, verifique se o fornecedor desenvolveu ou está desenvolvendo outro produto com novas premissas tecnológicas que anulam o anterior, pois o lançamento exigirá retrabalho e, consequentemente, novos custos. Certifique-se que você, enquanto cliente, terá direito perene às evoluções do software adquirido, sem custo adicional.

Sob medida ?

Quem não fica satisfeito com a possibilidade de adquirir um produto personalizado. No caso de software de gestão é o oposto. Fuja do fornecedor que promete um produto 100% sob medida para a sua empresa. O que ele deve oferecer é flexibilidade, parametrização e a possibilidade de desenvolvimento de algumas particularidades, além da facilidade de comunicação com parceiros (fornecedores, clientes e bancos). Ele também deverá migrar suas eventuais customizações (particularidades) para as novas versões. Esse cuidado também elimina retrabalho, ou seja, reimplantação do ERP.

O mais simples: fazer certo

Funcionalidade. Essa é a característica básica de um software de gestão, já que deve ser um facilitador de processos. Portanto, o ERP ideal, independente de qualquer recurso inédito no mercado, deve garantir o aproveitamento simples de seus benefícios.

Proteção legislativa

Certifique-se de que o produto está adaptado à legislação fiscal, tributária e trabalhista nacional, com garantia de atualização constante nos planos de manutenção do fornecedor. Cuidado com os softwares que não garantem suporte às empresas diante das reformas. Isto deve estar incluso no preço. Lembre-se: o País possui leis específicas de difícil adequação. Cuidado com produtos que somente prevêem legislação internacional e/ou parte da complexa e detalhada política fiscal e tributária brasileira.

Padrões de tecnologia

Fuja de linguagem proprietária, específica de determinado fornecedor, não utilizada e aceita mundialmente. Com ela, sua empresa poderá tornar-se uma ilha.

Fuja de fornecedores que utilizam “gateways” (conjunto de sistemas que abre uma porta para que dois ambientes tecnológicos diferentes possam se comunicar), pois eles comprometem a rapidez e a qualidade.

Camadas de software

Verifique se o produto apresentado não consiste apenas em um núcleo, que permite o desenvolvimento do software pelos seus funcionários ou por prestadores de serviços. Essa liberdade de montar seu próprio programa abre espaço para custos imprevisíveis, desfalques, dependência do profissional que o desenvolveu, criação de software desvinculado de normas e padrões de mercado e, ainda, exclui a possibilidade de adaptações a novas versões.

Caixa preta x transparência

O software deve oferecer condições de rastreabilidade para garantir segurança às operações. Ou seja, a identificação do que foi feito e por quem foi feito, sem riscos de adulterações do banco de dados. A possibilidade de apagar as informações e substituí-las é um convite à fraude e a situações impossíveis de auditar.

Produtividade do usuário

Verifique características intrínsecas do produto como, por exemplo, a interface gráfica, que economiza tempo de operação, a capacidade de transportar dados do ERP para outros softwares (planilhas, banco de dados, processadores de textos e outros), navegabilidade simples, capacidade de documentação própria para fluxos, procedimentos e instruções da empresa.

Ambiente Windows e Internet

A tendência para os próximos anos é combinar progressivamente mais os recursos da internet com os de software ERP. Para certificar-se de que o seu software poderá acompanhar essa evolução, é preciso verificar se ele realmente funciona no ambiente Windows, de modo que possam ser usados, além de dados alfanuméricos, as imagens, que incluem fotos de produtos, logotipos e gráficos em geral.

Os recursos cut and paste (cortar e colar) do Windows são fundamentais para extrair dados do software ERP e disponibilizá-los na Internet.

O conjunto de aplicativos, que envolve as planilhas eletrônicas, processadores de textos e browsers (navegadores da internet) também usado no Windows, é um outro elemento facilitador para a extração de dados do ERP, seu posterior processamento e sua disponibilidade na rede.

Extrair, transmitir e publicar dados na Internet, utilizando toda a potencialidade do Windows e de seus aplicativos, em resumo, dependem de o ERP ter sido construído com tecnologia de última geração.

Internet e comunicação com parceiros

Mais aberta do que um sistema de EDI (Eletronic Data Interchange ou Intercâmbio Eletrônico de Dados), a Internet oferece um canal próprio de variadas transações com parceiros. Por exemplo, pedidos de compras, cotações de produtos e consultas de tabelas de preços feitas por clientes e operações remotas realizadas por profissionais ligados à empresa ou fornecedores podem ser feitas pela rede com o auxílio de informações geradas pelo software ERP. Dados como esses e outros, destinados a constituir áreas reservadas, possibilitam alimentar o site da empresa, permitindo acesso livre aos parceiros ou por senhas e níveis hierárquicos.

A rede permite que uma empresa chegue muito próximo de um sistema just in time dispensando o uso do telefone e a custos de ligações locais, ao possibilitar as consultas aos estoques do ERP e providenciar sua constante reposição.

A WEB e a segurança do ERP

As questões de segurança relacionadas ao software de ERP tendem a aumentar na medida em que ele é integrado à Internet. Mesmo sem utilizar a rede para transações financeiras, em alguns casos ainda polêmicas devido à segurança da própria Internet, as informações do software de ERP devem ser protegidas.

Senhas e níveis de acesso

Um ERP de qualidade estabelece diferentes níveis de acesso a funcionários e permite estabelecer graduações de poder para determinados tipos de operações estratégicas para a empresa. Senhas e níveis hierárquicos diferentes para o acesso a dados estratégicos são necessários e devem ser oferecidos pelo produto.

E se faltar energia ?

O software deve ter os seus processos protegidos, ou seja, deve ter condições de reiniciar onde parou quando houver falhas de eletricidade ou paradas súbitas não planejadas, para evitar a perda de informações (integridade dos dados).

Economia de escala e prioridade no atendimento

Evite custos adicionais no momento da compra do software e após a implantação. Informe-se sobre o número de versões do mesmo produto disponibilizadas pelo fornecedor. Diferentes versões de um ERP não significam modernidade e avanço tecnológico. Resultam, sim, em um orçamento mais “salgado”, já que os custos para desenvolver e manter continuamente várias versões diferentes do mesmo produto certamente são repassados aos clientes.

Também é importante certificar-se da solidez a longo prazo do produto a ser comprado, pois, caso o fornecedor lance outro para substituir o anterior, sem compatibilidade funcional e tecnológica com a versão em uso pela sua empresa, esta será obrigada a começar tudo novamente. Proteja os seus investimentos !

Como evitar riscos futuros

Antes de adquirir a licença de uso de qualquer software, analise algumas regras básicas capazes de evitar problemas na implantação e nos serviços pós-venda.

Busque referências

Consulte clientes e até ex-clientes do fornecedor do software sob análise. Verifique se nas empresas dos clientes as necessidades são semelhantes às suas e são atendidas. No caso de clientes que resolveram mudar de fornecedor ou desistiram do software de gestão, procure saber as causas dessas decisões. Visite também algum cliente não indicado pelo fornecedor.

Durante as visitas, procure saber com quem está falando (funcionário que participou da implantação, usuário direto do produto, ex-consultor) e tente identificar os reais interesses do interlocutor ao fornecer tais informações.

Qualquer produto indicado especificamente para médias e pequenas empresas deve ser checado de perto. Para isso, verifique na prática sua funcionalidade.

Como cada referência de cliente resume informações que conjugam características do software ERP (funcionalidade e tecnologia), da software house (serviços e compromisso), e da própria empresa usuária (organização e capacidade de aproveitamento dos recursos do software), é recomendável validar suas conclusões, positivas e negativas, com cada fornecedor, evitando possíveis equívocos de interpretação que podem comprometer radicalmente a sua decisão final. Exija de cada fornecedor um claro posicionamento em relação aos aspectos negativos de sua proposta e de suas referências de mercado.

Parceria a longo prazo

Como você pretende estabelecer uma relação de parceria a longo prazo com seus fornecedores, exponha-lhe suas limitações e seus problemas. Da mesma forma que você deve ter ciência de poder conviver com as limitações do fornecedor (todos a temos), ele também deve poder conviver com as suas restrições. De nada adianta ambos partirem de uma visão idealizada do parceiro. Cedo ou tarde a realidade prevalecerá, podendo inviabilizar a continuidade da relação. Aqui vale o princípio de que “má notícia cedo é boa notícia”.

Implantação sem milagres

Não se deixe iludir pela promessa de “implantação mais rápida e barata”. Como parar a implantação é virtualmente suicida, a proposta pode servir somente para adequá-la ao seu orçamento, já que sua empresa não disporá de recursos financeiros e de mão-de-obra para investir em um projeto de longo prazo. Fique atento. O custo e o prazo reais de implantação variam de acordo com as necessidades da empresa e o empenho de seu próprio pessoal. O barato e a pressa podem causar prejuízos a médio prazo, devido à falta de assessoria, a problemas no funcionamento do software e a customizações ineficientes.

Competência dos consultores

Comprove que a equipe de implantação possui conhecimento atualizado e profundo sobre o software. Certifique-se de que o fornecedor dispõe de mão-de-obra qualificada e estável. Os especialistas devem estar comprometidos com a cultura da empresa de oferecer bons produtos e serviços, já que eles serão os realizadores de tudo que for acordado com o fornecedor, tanto na fase de implantação como na de manutenção.

Plano de implantação a quatro mãos

Exija do fornecedor um cronograma de implantação, elaborado em conjunto com funcionários de sua empresa, que defina claramente cada etapa do processo de implantação, cujo acompanhamento possa ser realizado através de um software de controle de projeto, para manter o cronograma estabelecido. O plano deve atribuir as responsabilidades do fornecedor e as da sua equipe,

Considere custos internos

Ao negociar o custo da implantação, defina com antecedência o valor da hora/homem dos especialistas do fornecedor. Preveja, inclusive, as horas de envolvimento de seus funcionários no projeto de implantação. Em alguns casos, este custo interno poderá ser maior do que a contratação de um consultor. Especialista, ele consumirá menos horas e trará conseqüente aceleração do retorno do investimento (ROI).

Acelere o ROI

Preste atenção na ordem estabelecida no projeto de implantação dos módulos. Comece sempre por aqueles que dão retorno mais rápido.

Para economizar tempo e dinheiro na fase inicial do investimento, algumas empresas optam pela implantação modular. Ou seja, implantam o pacote em etapas. Por exemplo, você pode começar a implantação por alguns departamentos específicos. Entre eles, faturamento, contas a receber ou ainda recebimento de mercadorias. Esse caminho é viável e seguro, desde que a implantação gradual não traga prejuízos a atividades vitais da empresa e preveja a global, permitindo que aos poucos e sem traumas, a empresa-cliente atinja a integração de suas áreas operacionais e gerenciais.

Evite reinventar a roda

Garanta que a parametrização assegure a aderência do software, ou seja, que ele opere da maneira mais próxima do jeito que sua empresa deve funcionar. Assim, você evita mudanças desnecessárias de pessoas, processos e equipamentos que redeundam em novos investimentos.

Treinamento otimizado

Durante a implantação, seus funcionários deverão passar por um programa de treinamento que os qualifique a extrair o máximo de aproveitamento dos recursos do software. Entre as particularidades do treinamento, destacam-se a necessidade de ser padronizado, com materiais e instrutores homologados. Outro elemento fundamental é o comprometimento da equipe do fornecedor responsável pelo treinamento com o retorno do investimento feito no ERP.

Referências para o custo / benefício

É fundamental na composição dos custos de manutenção do fornecedor a adoção da tecnologia de Orientação a Objeto (OO) na confecção do software ERP. A Orientação a Objeto contribui para a qualidade com baixo custo, pois permite aplicações modularizadas com interoperabilidade, e que podem ser reconfiguradas mais depressa, entre outras vantagens.

Analise a saúde do fornecedor

Antes de optar por um fornecedor, que deverá acompanhar sua empresa a longo prazo devido aos serviços de manutenção, certifique-se sobre sua boa saúde financeira no mercado. Caso seja necessário, recorra a órgãos como o Serasa. A garantia de solidez financeira de seu fornecedor poderá evitar a descontinuidade da manutenção das operações do seu software de gestão. Lembre-se, se sua empresa ficar sozinha no meio do caminho será obrigada a procurar outros serviços e, consequentemente, passar por uma nova fase de aquisição e implantação.

Orientações que não devem ser esquecidas

Envolva sua equipe na escolha

O processo de seleção e análise de um software de gestão exige a pré-definição das reais necessidades da empresa e conhecimentos básicos dos recursos oferecidos pela tecnologia a ser adquirida para satisfazê-las. Assim, como empresário ou membro da diretoria, evite tomar a decisão sozinho. A participação de funcionários que estão diretamente envolvidos nos benefícios operacionais e gerenciais gerados pela implantação é determinante. Lembre-se cabe ao fornecedor assessorar sua empresa, mas a concretização da implantação depende do seu pessoal.