UNIVERSIDAD
YACAMBÚ
VICERRECTORADO
DE ESTUDIOS VIRTUALES
MAESTRIA
EN GERENCIA DE FINANZAS Y DE LOS NEGOCIOS
GERENCIA
TRABAJO
No. 2
EL CAMBIO Y SU GESTIÓN
Autor: Manuel A. ValeroV.
C.I. : 12.907.091
1)
Actividad:
En la actualidad me desempeño como
administrador del Sistema readmisión y Control de Estudios “SDACE” en el
Tecnológico del Estado Trujillo Ext. Boconó. En dicha
actividad soy Co-dueño, ya que en la cede principal
del Tecnológico tenemos un Coordinador del Sistema que coordina todos los
administradores de las diferentes extensiones.
En el cargo de administrador de
sistema se debe cumplir con el desarrollo de las siguientes actividades:
·
Al
comienzo de cada semestre se debe agregar al sistema, Datos personales de los
estudiantes de nuevo ingreso y la programación académica del semestre a cursar,
con la cual se abre el proceso de inscripciones de materias por parte de los
estudiantes para luego emitir los listados por secciones que son entregado a
cada profesor.
·
Durante
el semestre el administrador del sistema debe emitir, constancias de estudios,
constancias de notas, retiros de asignaturas, retiros parciales de semestre, disket contentivos de las nóminas de alumnos por sección a
cada profesor para el control de evaluación.
·
Al
final del semestre se debe recoger todos los disket
para actualizar al sistema la nota de cada alumno y proceder al cierre de
semestre en el cual se emiten los Controles de Notas y Actas Finales de
Evaluación.
2)
Procesos:
3)
Estructura:
Por ser esta actividad parte
complementaria del departamento de Admisión y
Control de Estudio “DACE”, participan las
siguientes personas:
Funciones:
Jefe
del Departamento DACE:
- Coordinar todas las actividades
del departamento.
- Firmar todos los documentos que
salen del departamento
Coordinador del
Sistema SDACE:
- Coordinar todo lo relacionado a
la instalación y mantenimiento del software en las distintas extensiones
del IUTET.
- Mantener los respaldos del
software.
- Realizar modificaciones al
sistema.
Administrador del
sistema SDACE:
·
Manejo
del sistema SDACE a nivel de extensiones.
·
Administrar
las base de dato del sistema.
·
Realizar
respaldos del sistema.
Secretaria:
- Emisión de cartas y documentos
- Recepción de información
- Manejo del sistema SDACE pero
como Usuario Restringido.
1)
Jefe del Departamento: Ing. Omar Garcías. Docente en las áreas de Mecánica e
Informática desde el año 1988.
Coordinador del Sistema: Analista de
sistema, Ramón Santander. Personal administrativo del departamento de
computación en la cede central desde el año 2000 y coordinador del sistema
SDACE desde el año 2003.
Administrador del sistema: Ing. En
Informática, Manuel Valero. Personal docente en el área de informática del
IUTET desde el año 2003, personal adscrito al departamento de Admisión y
control de estudio.
Secretaria: Maria Elena de Santiago.
Personal administrativo adscrito a DACE desde el año 1995.
2)
Tecnología:
Para la ejecución de los distintos procesos que
se llevan a cabo en DACE se utilizan dos computadores y una impresora:
1 Servidor: Equipo Pentium III que
sirve como servidor para el sistema SDACE.
1 PC o Estación de Trabajo: Pentium
I que sirve para los trabajos diarios de DACE, emisión de cartas, documentos,
Constancias, etc.
1 Impresora Citizen
(matriz de punto) donde se imprimen todos los documentos que salen del
Departamento.
3)
Impulsos:
Considero que el principal impulso
que nos lleva a mejorar de forma lenta pero progresiva, es las ganas de
trabajar de los empleados del Departamento de Admisión y Control de Estudio del
IUTET ext. Boconó.
4)
Frenos:
·
La
falta de comunicación entre el Coordinador del sistema y los Administradores.
·
Retardo
de los Departamentos Académicos en la entrega de los diskets
a DACE.
·
Retardo
en algunos procesos del sistema por falta de equipos modernos (Inscripciones,
emisión de documentos, etc)
5)
Intimidades:
En DACE la cantidad de personas
adscritas son 3 y la relación entre los empleados es de muy buena calidad lo
que hace un ambiente de trabajo ideal. En dicho departamento no existe ningún
tipo de relación familiar ni sentimental por parte de los empleados.
6)
Factores Externos:
·
Distancia
entre la cede principal del tecnológico en relación con la extensión.
·
Falta
de comunicación telefónica entre una cede y otra.
·
Falta
de la contratación de personal administrativo para el departamento con el fin
de actualizar a la base de datos del sistema con todos los alumnos egresados de
la extensión antes de la instalación y puesta en marcha del mismo.
7)
Motor de cambio:
Uno de los principales cambio que
aria para mejorar los procesos que se cumplen dentro de la actividad seria de
tecnología, cambiaria los equipos de computación existentes por equipos
actualizados, permitiendo así mayor velocidad de respuesta en gran cantidad de
procesos que se ejecutan con el sistema SDACE. En un segundo plano mejoraría
los procesos de comunicación y supervisión
entre el coordinador del sistema y el administrador proponiendo la
instalación de una red o conexión a Internet por parte de los distintos
departamentos de admisión y control de estudios existentes en
Con estos cambios podría asegurar
que mejoraría en un 90% la productividad de los procesos.
Enlaces:
En este breve trabajo sobre la gestión de cambio en varias Instituciones académicas son claras varias cuestiones. La primera se refiere a la reiterada necesidad, revisión o identificación de procesos de transformación organizacional. En cada uno de ellos se observa que el propósito de cambio está presente en la evidente transición organizacional de cada una de esas instituciones; lo interesante es preguntarse ¿hacia dónde se transforman?. La segunda es preguntarse acerca del desarrollo y la investigación alrededor del poder que se ejerce en la gestión o a través de la gestión y las situaciones de conflicto a partir de las cuales se realiza o transforma la organización de la institución educativa. En el caso de la revisión de los estudios o investigaciones en México o en Jalisco, ninguna se refiere expresamente al manejo de conflictos o al poder, aunque de alguna manera refieren estos factores como una de las situaciones laborales más comunes. Estos tres aspectos recurrentes en los trabajos, la transformación de la gestión, el poder y el conflicto, corresponden a los tres temas que intentaré desarrollar en este ensayo. El primero es el más amplio ya que incluye y sirve de marco a los otros dos y se refiere a la dirección de la transformación de la gestión. Los dos siguientes estarán determinados por este proceso de cambio estructural.
http://www.jalisco.gob.mx/srias/educacion/consulta/educar/16/16Lya.html (enlace
web)
El siguiente documento nos habla
sobre
“En esa búsqueda de perfección, de excelencia
educativa, nadie debe quedar excluido. Hemos de participar todos y cada uno de
los miembros de la comunidad universitaria. Hemos de buscar una institución que
responda a los cambios que nos plantea la realidad: creciente tecnificación,
globalización, competitividad, respuesta creativa y rápida a la problemática,
procesamiento inmediato de la información, etc. Todo lo cual implica el dominio
de la capacidad de observación, de análisis, de síntesis y de evaluación. En
otras palabras, tenemos que aprender a gestionar el conocimiento, gestionar la
enseñanza, gestionar las investigaciones, gestionar nuestros exiguos recursos
con eficiencia, honradez, oportunidad y creatividad. Esta nueva gestión
universitaria tiene que partir de una profunda reflexión sobre sus vicios y
deficiencias y del reconocimiento objetivo de haber sido organizaciones
complejas donde muchas veces las metas no están formuladas clara y
precisamente.”
http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtual/libros/Literatura/Univer_Peru/cap2_1.htm
(enlace web)